Seminarraum buchen: Perfekter Rahmen für jede Veranstaltung

Ein Seminarraum ist eine Räumlichkeit, in der Seminare und verwandte Veranstaltungen wie Workshops, Coachings oder Incentives durchgeführt werden können. Dabei gilt, dass ein zielgerichtet ausgewählter Seminarraum zum Erfolg einer Veranstaltung maßgeblich beitragen kann.

Die zwei wichtigsten Kriterien für die Bewertung eines Seminarraums sind die Teilnehmeranzahl und die Lage der Örtlichkeit. Ob ein Seminarraum die richtige Größe hat, ist zum einen eine Frage der möglichen Bestuhlung. Alle Teilnehmer sollten einen Sitzplatz bekommen, von dem aus sie den Referenten oder den Veranstaltungsleiter sehen können. Zum anderen muss im Hinblick auf die Größe auch der Raum für den Seminarleiter berücksichtigt werden. Dies gilt besonders dann, wenn dieser mit mehreren Medien arbeiten oder Fallbeispiele einbauen möchte. Aber auch ein zu großer Seminarraum kann sich negativ auf den Erfolg der Veranstaltung auswirken, da er eine kalte und unpersönliche Atmosphäre schafft.

Wo ein Seminarraum gelegen ist, spielt eine wichtige Rolle. Kommen die Teilnehmer aus ganz Deutschland zusammen, bietet sich eine Lage in Mitteldeutschland an. Handelt es sich hingegen um Teilnehmer aus einer bestimmten Region oder aus einem einzelnen Betrieb, sollte ein Seminarraum ganz in der Nähe gewählt werden, um die Anreisezeit und -kosten gering zu halten. Zudem muss der Veranstalter entscheiden, ob er auf einen zentral gelegenen Seminarraum in einer Stadt zurückgreift. Diese Variante ist zwar logistisch gut erreichbar, kann allerdings höhere Mietkosten und teilweise hohe Parkgebühren nach sich ziehen. Alternativ kann ein ländlicher gelegenes Angebot gebucht werden.

Seminarräume unterscheiden sich sehr stark hinsichtlich ihrer Ausstattung. Zunächst ist dabei die technische Ausrüstung für den Vortrag zu beachten, beispielsweise das Angebot eines Computers, eines Beamers, von WLAN oder Netzwerkanschlüssen. Gibt es im Raum Fenster, stellt sich die Frage, ob diese verdunkelt werden können. Je nach Teilnehmerstruktur können auch Raucher- und Nichtraucherbereiche im Gebäude sowie die Möglichkeit des barrierefreien Zugangs zu Auswahlkriterien werden. Ob ein Seminarraum für ein bestimmtes Vorhaben geeignet ist, hängt zudem von den folgenden Faktoren ab:

• Wie hoch ist die Miete für den Seminarraum?
• Handelt es sich um einen öffentlichen, repräsentativen Anlass (z. B. Pressekonferenz) oder um eine unternehmensinterne Schulung?
• Kann der Seminarraum exklusiv genutzt werden oder kann es passieren, dass die Räumlichkeiten mit anderen Veranstaltungen geteilt werden müssen?
• Wird nur ein großer Seminarraum benötigt oder zusätzlich mehrere kleine Räume für die Arbeit in Kleingruppen?
• Passen die zusätzlichen Einrichtungen wie Toiletten, Garderoben oder Aufenthaltsräume zur Anzahl der Teilnehmer?
• Gibt es vor Ort die Möglichkeit einer Verpflegung und wie sieht diese im Detail aus?