Wohnungsübergabeprotokoll
Muster & Tipps 2024

Ob du aus deiner alten Wohnung ausziehst oder dich über eine Wohnungszusage freust: Bei Ein- oder Auszug solltest du ein Wohnungsübergabeprotokolls erstellen. Nur mit einem Protokoll über große oder kleine Mängel bist du auf der sicheren Seite, was beispielsweise eine Ausbesserung von Schäden angeht. Ein Wohnungsübergabeprotokoll sichert auch Vermieter:innen ab. In diesem Beitrag erfährst du, was in so ein Protokoll gehört – inklusive einer Vorlage, zum Herunterladen als PDF. 

Wenn Mieter:innen und Vermieter:innen über Reparaturen, Energiekosten oder die Anzahl der überlassenen Schlüssel streiten, sind meist Unklarheiten über die Verantwortlichkeiten beider Parteien daran Schuld. Ein aussagekräftiges Wohnungsübernahmeprotokoll für die Mietwohnung, auch Abnahmeprotokoll genannt, beugt solchen Konflikten vor. Zwar ist dieses Dokument in keinem Gesetz vorgeschrieben, dennoch sollten sowohl Mieter:innen als auch Vermieter:innen bei Ein- und Auszug darauf bestehen.

Ein Wohnungsübergabeprotokoll ist aus mehreren wichtigen Gründen für Mieter:innen essenziell:

1. Beweissicherung des Zustands der Wohnung:
   Das Übergabeprotokoll dokumentiert den genauen Zustand der Wohnung bei Ein- und Auszug. Es hält fest, ob und welche Mängel oder Schäden vorhanden sind. Dies schützt Mieter:innen davor, für bereits vorhandene Schäden haftbar gemacht zu werden.
2. Klarheit und Transparenz:
   Mieter:innen und Vermieter:innen wissen genau, was vereinbart wurde, und können Missverständnisse vermeiden.
3. Rechtsgrundlage bei Streitigkeiten:
   Im Falle von Streitigkeiten, zum Beispiel über die Rückzahlung der Kaution, kann das Übergabeprotokoll als wichtiges Beweismittel dienen. Es kann helfen, Ansprüche zu untermauern oder abzuwehren.
4. Vermeidung von nachträglichen Forderungen:
   Ein detailliertes Protokoll kann verhindern, dass Vermieter:innen nach dem Auszug Forderungen für angebliche Schäden oder Mängel stellen, die bereits bei Einzug vorhanden waren.
   

Für Vermieter:innen ist ein Wohnungsübergabeprotokoll ebenso wichtig. Das sind die Gründe, warum Vermieter:innen auf ein Wohnungsübergabeprotokoll bestehen sollten:

1. Beweissicherung des Zustands der Wohnung:
   Es dokumentiert den genauen Zustand der Wohnung bei Ein- und Auszug und hält fest, welche Mängel oder Schäden vorhanden sind. Dies schützt Vermieter:innen davor, für spätere Schäden haftbar gemacht zu werden, die nachweislich nicht bei der Übergabe existierten.
2. Rechtsgrundlage bei Streitigkeiten mit Mieter:innen:
   Im Falle von Streitigkeiten, beispielsweise über die Rückzahlung der Kaution, kann das Übergabeprotokoll als wichtiges Beweismittel dienen. Es hilft Vermieter:innen, Ansprüche auf Schadenersatz für während der Mietzeit entstandene Schäden zu untermauern.
3. Dokumentation von Mängeln:
   Falls bei der Übergabe Mängel festgestellt werden, können diese im Protokoll festgehalten werden. Dies gibt Vermieterinnen die Möglichkeit, diese Mängel innerhalb einer vereinbarten Frist beheben zu lassen oder den Mietzins entsprechend anzupassen.
4. Wahrung der Immobilie:
   Ein Übergabeprotokoll motiviert Mieter:innen, sorgfältig mit der Wohnung umzugehen, da sie wissen, dass der Zustand der Wohnung bei Auszug dokumentiert wird. Dies trägt zur langfristigen Werterhaltung der Immobilie bei.
   

Im Zuge der gemeinsamen Besichtigung sollten sich die Mieter:innen und Vermieter:innen ausreichend Zeit nehmen, um jeden Winkel der Wohnung zu begutachten und eventuelle Schäden auf dem Dokument festzuhalten. Neben den Namen beider Mietparteien sollten auch die Personalien weiterer Anwesenden sowie Ort, Zeit und Datum schriftlich festgehalten werden. Außerdem ist es ratsam, folgende Informationen auf dem Protokoll niederzuschreiben:

• Zählerstände an Wasseruhren, Heizkörpern sowie Stromzählern
• Aufgetretene Mängel (im besten Fall eine Dokumentation anhand von Fotos)
• Die Anzahl der Schlüssel, die an den Vermieter übergeben werden (z. B. für Haustür, Wohnungstür, Keller, Briefkasten, Dachboden, Waschküche, Eingangstor, usw.)
• Der Zustand der Wände hinsichtlich Anstrich und der Tapete
• Die Funktionsfähigkeit sämtlicher elektrischer Geräte, Leitungen, Wasserhähne, Duschen, Toilettenspülungen und Heizkörper
• Der Zustand von Fenstern, Türen und Schlössern
• Der Zustand von Teppichen, Holzfußböden und Fliesen
• Etwaige Mängel wie Schimmelbefall
• Falls es sich um einen Einzug handelt, solltest du deinen Mietvertrag günstig von einem Anwalt prüfen lassen

Der richtige Zeitpunkt zum Anfertigen des Protokolls ist beim Ein- und Auszug, und zwar dann, wenn alle Möbel aus der Wohnung heraus geräumt und etwaige Renovierungsarbeiten abgeschlossen sind.

Falls der:die Vermieter:in kein Interesse an der Protokollierung hat, kann man sich als Mieter:in dennoch absichern und selbst ein Abnahmeprotokoll der Mietwohnung gemeinsam mit einem:einer neutralen Zeugen:in anfertigen. Auch ein Gespräch mit dem:der ehemaligen Mieter:in kann sehr hilfreich sein, um sich beispielsweise über versteckte Mängel der Wohnung zu informieren. 

Wer in eine Wohnung einzieht, kann sich mit einem Wohnungsübergabeprotokoll nach unserem Muster viel Ärger ersparen – während der Mietzeit oder später beim Auszug. Solltest du zuvor bei der Wohnungsbesichtigung Mängel an der Wohnung übersehen haben, ist jetzt noch Gelegenheit, sie zu entdecken und von dem:der Vermieter:in eine Reparatur zu verlangen.  

Eventuelle Mängel sollten in das Protokoll eintragen werden. Außerdem sollte der:die Mieter:in darauf achten, dass vermerkt wird, dass sich der:die Miter:in die Gewährleistungsrechte vorbehält. Andernfalls könnte beispielsweise aufgrund von Schäden die Miete nicht gemindert werden.  

Das Wohnungsübergabeprotokoll hat für neue Mieter:innen noch eine weitere wichtige Funktion: der:die Vermieter:in kann Mieter:innen beim Auszug nicht für eingetragene Schäden haftbar machen, indem er:sie behauptet, diese seien während der Mietzeit entstanden. 

Damit die Wohnungsübergabe problemlos vollzogen werden kann, sollten sich alle Parteien vorher informieren, welche Schönheitsreparaturen Mieter:innen durchführen müssen. Sofern im Mietvertrag nicht anderes geregelt, fallen folgende Maßnahmen unter die Pflicht des :der Mieters:Mieterin bei einem Auszug: 

1. Streichen und Tapezieren von Wänden und Decken
2. Streichen von Fußböden
3. Streichen von Heizkörpern und Heizungsrohren
4. Streichen von Innentüren, Innenseiten von Außentüren und Fenstern
5. Streichen von Scheuerleisten und Leitungen, die über Putz liegen
6. Schließen von Dübel- und Bohrlöchern 

Bei der Farbwahl sollten immer neutrale Farbtöne gewählt werden. Am besten greifen Miter:innen bei abschließenden Maler- und Tapezierarbeiten vor dem Auszug zur Farbe Weiß. Wurden diese Schönheitsreparaturen vor der Wohnungsübergabe durchgeführt, ist in der Regel mit einer beanstandungslosen Übergabe zu rechnen.  

Sollte der:die Vermieter:in darüber hinaus weitere Schönheitsreparaturen fordern, sollten diese zunächst mit den Vereinbarungen im Mietvertrag abgeglichen werden. Werden die Maßnahmen nicht explizit im Vertrag erwähnt, ist der:die Mieter:in nicht zu Durchführung der geforderten Reparaturen verpflichtet. 

• Abschleifen und Versiegeln von Holzböden
• Erneuern von bereits vor dem Einzug vorhandenen Teppichböden
• Abschleifen, Grundieren und Lackieren von Wandschränken
• Streichen der Fensteraußenseiten von Balkon und Terrasse
• Reparatur der Fensterverkittung
• Renovierung von Kellerräumen
• Streichen von Gemeinschaftsräumen- und Nutzflächen
• Beseitigung von Schäden, die nachweislich und laut Übernahmeprotokoll nicht von dem:der Mieter:in verursacht wurden 
  

Für den Tag der endgültigen Übergabe muss der:die Mieter:in einen verbindlichen Termin mit dem:der Vermieter:in oder dem:der Verwalter:in ausmachen. Der gemeinsame Rundgang durch die Wohnung ist wichtig, damit der:die Mieter:in möglichst schnell die bei Einzug gezahlte Mietkaution zurückerhält. Wenn im Wohnungsabnahmeprotokoll keine Mängel festgehalten sind, steht der Auszahlung in der Regel nichts mehr im Wege. Lediglich für noch ausstehende Betriebskosten kann der:die Vermieter:in möglicherweise noch einen Restbetrag einbehalten. 

Bei kleineren Schäden wie beispielsweise leichten Kratzern auf den Dielen im Flur, lässt sich eventuell verhandeln und argumentieren, dass es sich hier um normale Abnutzungserscheinungen handelt. Falls Uneinigkeiten nicht sofort geklärt werden können, sollten die unterschiedlichen Positionen im Übergabeprotokoll festgehalten werden. Vorab solltest du dir hier für das Protokoll eine Vorlage besorgen. Am Tag der Übergabe gehst du am besten etwas früher in die Wohnung und überprüfst noch einmal, ob sich diese in einem angemessenen Zustand befindet:

• Ist sie wirklich leer?
• Ist sie sauber?
• Sind alle Fenster fest verschlossen?
• Sind alle Gas- und Wasserhähne fest zugedreht? 

Wenn alles in Ordnung ist, entfernst du die Namensschilder von Tür und Briefkasten und entnimmst ein letztes Mal die Post. Falls der Termin in den Abendstunden angesetzt wird, sollten zu diesem Zeitpunkt noch ein paar Lampen montiert sein, damit sich der Zustand der Wohnung einwandfrei erkennen lässt. 

Selbst bei einer gemeinsamen durchgeführten Übernahme inklusive Wohnungsübernahmeprotokoll kann es passieren, dass der:die Mieter:in nach seinem:ihrem Einzug weitere Mängel entdeckt, die zuvor nicht bemerkt wurden. Obwohl diese Mängel nicht im Übergabeprotokoll gelistet sind, hat der:die Mieter:in bei gravierenden Fällen das Recht, die Fehler durch seinem:seiner Vermieter:in beheben zu lassen. Insbesondere möglicher Schimmelbefall, defekte Heizungen und nicht funktionierende Leitungen fallen oftmals erst nach dem Bezug der neuen Wohnung auf.  

Vermieter:innen müssen diese Schäden auf eigene Kosten beheben, da sie gesetzlich dazu verpflichtet sind, die Wohnung in dem vertragsmäßig festhaltenem Zustand zu halten. Kleinere Schäden, wie gebrochene Fliesen oder zerkratztes Parkett müssen hingegen akzeptiert werden, sofern sie nicht bereits im Übergabeprotokoll protokolliert wurden. Der vertragsmäßige Zustand einer Wohnung wird durch solche Schönheitsmängel nicht gefährdet. 

Auch beim Kauf oder Verkauf eines Hauses spielt das Übergabeprotokoll eine wichtige Rolle. In der Regel findet die Hausübergabe nach Zahlung des Kaufpreises statt, ausnahmsweise auch schon nach Vertragsabschluss, wenn beispielsweise der:die Käufer:in mit Sanierungsarbeiten beginnen will. 

Wie beim Übergabeprotokoll einer Mietwohnung sollten im Hausübergabeprotokoll alle Mängel, sowohl bauliche Mängel und Ausstattungsmängel, vermerkt werden. Ebenso die Anzahl der Schlüssel, sämtliche Zählerstände und gegebenenfalls der Füllstand des Heizöltanks müssen überprüft werden. Als Ergänzung zum Übergabeprotokoll sollten beim Hauskauf dem:der neuen Eigentümer:in auch wichtige Unterlagen wie Garantiebelege, Lieferscheine oder Rechnungen ausgehändigt werden. 

Für das Protokoll beim Hauskauf kann das Wohnungsabnahmeprotokoll für Mietwohnungen als Muster genutzt werden. Bei Bedarf können weitere Punkte ergänzt werden. Es ist zum Beispiel sinnvoll festzuhalten, bis wann der:die bisherige Eigentümer:in die Nebenkosten bezahlt hat.