Konferenzraum

Ein Konferenzraum, ab einer bestimmten Größe auch als Konferenzsaal bezeichnet, verfügt über eine spezielle Ausstattung. In ihm werden Konferenzen, Besprechungen, Versammlungen, Tagungen oder Kongresse abgehalten.
Große Büros haben in der Regel eigene Konferenzräume. Des Weiteren stehen in vielen Hotels, Stadthallen, eigenen Konferenzzentren und Messehallen Konferenzräume zur Vermietung oder freien Verfügung bereit. Ein Konferenzraum ist meist mit Stühlen und Konferenztischen bestückt. Außerdem befinden sich darin oft ein Rednerpult, sowie eine Anlage für audiovisuelle Medien, zum Beispiel für Power Point Präsentationen.

Grundsätzlich dient ein Konferenzraum unterschiedlichen Zwecken. Innerhalb von Büroräumen stehen die Konferenzräume für interne Besprechungen, für Meetings mit Kunden oder für Konferenzen zur Verfügung. Es ist durchaus denkbar, dass in großen Unternehmen oder Institutionen die räumliche Unterteilung in separate Konferenzräume, Besprechungsräume und Meeting-Räume vorhanden ist. Ein moderner Konferenzraum hingegen vereint die Anforderungen und Voraussetzungen für fast jede Form von Besprechungen und Meetings.

Ein Konferenzraum lässt sich innerhalb der Büroräume eines Unternehmens, einer Bürogemeinschaft oder in einem Bürogebäude für Büros auf Zeit integrieren. Ein Konferenzraum ist durch die vorhandenen räumlichen Gegebenheiten bestimmt, weshalb er meist bereits in der Konzept-Phase für das Büro oder die Büro-Etage berücksichtigt wird. Zusätzlich sind die Raumfunktion, die Funktionalität der Einrichtungsgegenstände sowie das unmittelbare Umfeld für einen Konferenzraum maßgeblich.

Zur Raumfunktion gehört, dass sich ein Konferenzraum am besten harmonisch in das Büro-Umfeld eingliedern sollte. Ein Raum ist für Konferenzen weniger geeignet, wenn beispielsweise die Mitarbeiter in den umliegenden Büros gestört werden. Einen negativen Einfluss auf die Raumfunktion eines Konferenzraumes können auch die normalen Abläufe im Büro haben, wenn dadurch die Konferierenden stark gestört werden.

Konferenzen können langwierig oder kurz und knackig gestaltet werden. Unabhängig der Dauer der Konferenz sollte ein Konferenzraum in den Punkten Ergonomie, Beleuchtung, Einrichtung und Farbe auf die Nutzer des Raumes abgestimmt sein. Die Sitzmöglichkeiten und die Tische sollten bequem sein und ergonomischen Anforderungen entsprechen. Das Licht – natürliches oder künstliches – darf die Konferenz-Teilnehmer nicht blenden und trotzdem den Raum optimal ausleuchten. Wenn im Konferenzraum eine Audio-Anlage mit Lautsprechern für den Einsatz von Mikrofonen installiert ist, dürfen die teilnehmenden Personen nicht durch eine zu hoch eingestellte Lautstärke gestört werden.

Wenn der Platzbedarf innerhalb der Büro-Flächen für die Konferenz-Teilnehmer nicht ausreicht oder die Konferenz mit Event-Elementen verbunden ist, werden häufig externe Konferenzräume angemietet. Die Auswahl ist dabei sehr vielfältig und reicht von funktionalen Räumlichkeiten bis zu außerordentlich repräsentativen Konferenz-Räumen.

Die Anforderungen an einen Konferenzraum können sehr vielfältig sein. Ein extern angemieteter Konferenzraum bietet sich beispielsweise an, wenn eine Konferenz mit vielen Teilnehmern durchgeführt werden soll. Wenn Unternehmen für einmalige Konferenzen intern nicht die geeigneten Räumlichkeiten zur Verfügung haben, lässt sich ebenfalls ein externer Konferenzraum anmieten. Seit einiger Zeit erfreuen sich Coworking, Bürogemeinschaften und Büros auf Zeit einer steigenden Beliebtheit – gerade für Gründer oder projektbezogene Aufträge.

Meist bieten die Betreiber dieser Büro-Immobilien neben den reinen Büroräumen gleichermaßen geeignete Konferenzräume. Durch dieses Angebot können Konferenzen unmittelbar im Büro-Gebäude abgehalten werden. Die dritte Möglichkeit, einen Konferenzraum zu nutzen, ist der eigene Konferenzraum. Gewerbetreibende oder Unternehmen richten einen geeigneten Raum der angemieteten Bürofläche zu einem Konferenzraum ein. Nicht selten sind bei zur Miete angebotenen Büro-Flächen bereits ausgewählte Räume mit der nötigen Infrastruktur eines Konferenzraums ausgestattet.