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Büroimmobilien – Wie Geschäftstreibende das passende Büro finden

Ob Großunternehmen, Existenzgründer oder wachsendes Start-up – die Suche nach passenden Büroimmobilien stellt für die Betreffenden oft ein zeitraubendes und schwieriges Unterfangen dar. Schließlich will die Wahl der richtigen Büroimmobilie nicht unüberlegt getroffen werden. Daher müssen alle relevanten Aspekte, wie beispielsweise die Lage, Ausstattung und Kosten der Büroräume, gleichermaßen berücksichtigt werden. Die folgende Übersicht gibt Aufschluss über die wichtigsten Fragestellungen rund um die Suche nach passenden Büroimmobilien:

Inhalt

Was macht Büroimmobilien aus?

Neben Logistik- und Handelsimmobilien zählen auch Büroimmobilien zur Gruppe der gewerblichen Immobilien. Grundsätzlich sind Büroimmobilien darauf ausgelegt, Räumlichkeiten für wirtschaftliche Aktivitäten bereitzustellen, und werden in allen Phasen des betrieblichen Prozesses benötigt. Bei der Konzeption von Büroimmobilien ist es wichtig, dass nicht nur die Fläche für die Büromitarbeiter ausreichend groß ist, sondern die betreffenden Immobilienobjekte auch über eine intelligente Gebäudetechnik verfügen. Denn nur auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass die Anforderungen, die an die Nutzung von Büroimmobilien gestellt werden, auch erfüllt werden können. Büroimmobilien können im Hinblick auf die Art des Objekts in verschiedene Kategorien eingeteilt werden: Einzelbüros, Lofts und Ateliers, Büroetagen, Bürohäuser und Bürozentren.

Der beste Weg zu Ihrer Büroimmobilie

Bei der Suche nach einer geeigneten Büroimmobilie kommen eine ganze Reihe von Kriterien wie Größe, Lage und Bürokonzept sowie weitere unternehmens- bzw. branchenspezifische Anforderungen zum Tragen. Um dabei den Überblick zu behalten, empfiehlt es sich, eine Checkliste mit allen relevanten Aspekten anzufertigen und diese zu priorisieren. So können Interessenten einfach und strukturiert überprüfen, ob die verschiedenen Immobilienobjekte für ihren Nutzungszweck geeignet sind. Ein weiterer Vorteil ist, dass auf diese Weise keine Mängel übersehen werden. Alternativ können Gewerbetreibende auch auf die Unterstützung eines Maklers bauen. Da dieser den Markt für Büroimmobilien gut kennt, kann er basierend auf einer gründlichen Analyse der Vorstellungen und Anforderungen des Interessenten passende Angebote herausfiltern und entsprechend vorstellen. Darüber hinaus können Makler auch über die eigentliche Immobiliensuche hinaus umfassende Beratung bieten.

Wer eine Büroimmobilie sucht, hat zudem die Möglichkeit, die Immobiliensuche im Internet durchzuführen. Die Vorteile der Online-Immobiliensuche liegen dabei klar auf der Hand: Nicht nur, dass das Angebot an Kauf- und Mietobjekten sehr groß ist. Interessenten können zudem die Suche anhand verschiedener Kriterien genau an die eigenen Anforderungen anpassen, sodass nur die Büroimmobilien angezeigt werden, die die individuellen Anforderungen auch wirklich erfüllen.

Wie groß sollten Büroimmobilien gewählt werden?

Für eine sichere, effiziente und gesunde Arbeitsweise ist es unerlässlich, dass eine ausreichend große Büroimmobilie gewählt wird. Dabei kommt es nicht nur darauf an, dass die Wege zu Türen, Fenstern und Schränken ungehindert begehbar sind, sondern auch am Arbeitstisch sollte genügend Raum vorhanden sein, um Bewegungsfreiheit und einen Wechsel der Körperhaltungen zu ermöglichen. Doch die Größe der Büroimmobilie wird nicht nur durch die Arbeitsplätze für die Mitarbeiter bestimmt. Ein weiterer entscheidender Faktor ist auch der Platzbedarf für Nebenräume wie etwa Besprechungszimmer oder Server-Räume.

Gesetzliche Richtwerte für die Größe von Büroimmobilien

Die jeweiligen Büroräume der Büroimmobilie sollten so groß sein, dass für alle anwesenden Mitarbeiter so viel Atemluft zur Verfügung steht, dass eine gängige sitzende Tätigkeit gesundheitlich zuträglich ausgeführt werden kann. Darüber hinaus sollten in der Planung auch etwaige Kunden, die sich immer wieder in den Räumlichkeiten aufhalten, berücksichtigt werden. Um eine ausreichende Luftzufuhr zu gewährleisten, sollten Gewerbetreibende auf eine adäquate Grundfläche und eine ausreichende lichte Höhe achten. Laut Arbeitsstättenrichtlinie sollte bei sitzender oder leichter körperlicher Tätigkeit für jeden Mitarbeiter ein Raumvolumen von 20 Kubikmetern eingeplant werden, sofern die Büroräume über eine Fensterlüftung verfügen. Da moderne Bürogebäude häufig sehr gut abgedichtet sind und der erforderliche Luftaustausch nicht mehr durch Fugen von Türen und Fenstern ermöglicht wird, fordern Experten sogar ein noch höheres Raumvolumen je Mitarbeiter. Denn eine konstante Kippstellung der Fenster ist für die Frischluftzufuhr in energetischer Hinsicht nicht zu empfehlen. Unternehmen, die häufig Kunden in ihren Räumlichkeiten begrüßen, sollten dies auch bei der Größe der Büroimmobilie berücksichtigen. Als Richtwert gilt ein Raumvolumen von zehn Kubikmetern pro Kunde, der sich länger als eine Stunde in den Büroräumen aufhält. 

Art der Büroräume und erforderliche Nebenräume sind entscheidende Faktoren

Die erforderliche Größe für Büroimmobilien richtet sich zudem danach, wie viele Arbeitsplätze in den jeweiligen Büroräumen untergebracht werden. So ist bei vielen Einzelbüros mit einem anderen Platzbedarf zu rechnen als bei einem Großraumbüro, in dem eine Vielzahl von Arbeitsplätzen eingerichtet werden kann. Während in Zellenbüros mit ein bis zwei Arbeitsplätzen in der Arbeitsstättenrichtlinie pro Arbeitsplatz eine Fläche von etwa acht bis zehn Quadratmetern zur Verfügung stehen sollte, empfiehlt es sich in Großraumbüros ab einer Gesamtfläche von 400 Quadratmetern, pro Arbeitsplatz eine Fläche von zwölf bis 15 Quadratmeter einzuplanen. Handelt es sich um Arbeitsplätze, die viel Ablagefläche oder mehrere EDV-Geräte erforderlich machen, ist dieser erhöhte Flächenbedarf entsprechend zu berücksichtigen. Des Weiteren ist für die Größe von passenden Büroimmobilien entscheidend, ob neben den Arbeitsplätzen zusätzlicher Platzbedarf für Gemeinschaftsräume, ein zentrales Sekretariat, Besprechungskabinen, Lagerräume oder große Server-Räume besteht.

Worauf ist bei der Lage von Büroimmobilien zu achten?

Bei der Suche nach neuen Büroimmobilien sollte auch die Lage des Objekts in die Entscheidung einbezogen werden. Zunächst sollte die Verkehrsanbindung auf den Prüfstand gestellt werden. Können sowohl Mitarbeiter als auch Kunden mit den öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem eigenen PKW gut zum Standort gelangen? Zwar kann es aus Kostengründen mitunter sinnvoll sein, Büroimmobilien außerhalb des Stadtzentrums zu wählen – die Büroraummieten fallen in Randlagen häufig geringer aus. In manchen Branchen kann ein Standort im Gewerbegebiet mit einer schlechten Verkehrsanbindung jedoch verheerende Folgen haben. Gerade wenn häufig Kundentermine anstehen, ist eine zentrale Lage mit ausreichenden und wenn möglich sogar kostenlosen Parkplatzmöglichkeiten die bessere Wahl. Zudem sollte auf die Infrastruktur der Umgebung geachtet werden. Sind ausreichend Restaurants und eine Grundversorgung mit Lebensmitteln für Pausen und die Kundenbewirtung sichergestellt? Des Weiteren sollte auf etwaige Lärmquellen, beispielsweise Fabriken, langfristig angelegte Baustellen oder Kindergärten und Schulen geachtet werden.

Welches Bürokonzept passt zum Unternehmen?

Mittlerweile haben sich diverse Büroformen etabliert. Denn in Abhängigkeit von Unternehmensgröße, Branche und Geschäftszweck kommen unterschiedliche Anforderungen an die Grundrisse zum Tragen.

Einzelbüros

Als Einzelbüro wird ein Büroraum bezeichnet, in dem nur eine Person ihren Arbeitsplatz hat. Auch wenn diese Büroform viele Vorteile mit sich bringt, ist sie vor allem für mitarbeiterstarke Unternehmen nur bedingt geeignet, da der Platzbedarf relativ hoch ausfällt, wenn jeder Mitarbeiter ein eigenes Büro erhält – selbst wenn die einzelnen Büros sehr klein sind. Für kleinere bis mittlere Unternehmen kann diese Konzeption der Büroräume jedoch durchaus vorteilhaft sein.

Vorteile von Einzelbüros:

  • Einzelbüros ermöglichen ein konzentriertes und störungsfreies Arbeiten.
  • Die Mitarbeiter können ihren Arbeitsplatz im Hinblick auf die Ablage der Unterlagen, die Temperatur und Beleuchtung individuell gestalten.
  • Einzelbüros erlauben auch vertrauliche Gespräche ohne unerwünschte Zuhörer.

Nachteile von Einzelbüros:

  • Bei Einzelbüros gestaltet sich die Kooperation und Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen, aber auch abteilungsintern deutlich schwieriger.
  • Einzelbüros sind für Team- und Projektarbeit kaum geeignet.
  • Einzelne Arbeitnehmer könnten sich isoliert fühlen.

Mehrpersonenbüros

Unter einem Mehrpersonenbüro wird ein Büroraum mit zwei bis vier Arbeitsplätzen verstanden. Diese Büroform ist vor allem für Unternehmen geeignet, die in mehrere kleine Abteilungen unterteilt sind, die Mitarbeiter in den einzelnen Mehrpersonenbüros also ähnliche Aufgaben erledigen und ein effektiver und schneller Austausch erforderlich ist. Als Nachteil erweist sich jedoch der im Vergleich zu Einzelbüros höhere Geräuschpegel, wodurch die Konzentration der Mitarbeiter in Mitleidenschaft gezogen werden könnte. Zudem ist das Konfliktpotenzial in einem Mehrpersonenbüro deutlich höher, da eine kleine Gruppe auf sehr engem Raum zusammenarbeitet.

Kombibüros

Das Konzept der Kombibüros vereint die Vorteile von Einzel- und Mehrpersonenbüros. In der Regel handelt es sich um eine Kombination aus Einzelbüros und verschiedenen Gemeinschaftszonen. Dabei befinden sich die einzelnen Büros zumeist an den Außenseiten der Büroimmobilien und verfügen über transparente Trennwände zu den gemeinschaftlich genutzten Zonen. Auf diese Weise ist sowohl ein konzentriertes und störungsfreies Arbeiten als auch ein Austausch mit Kollegen und anderen Abteilungen in den Gemeinschaftszonen möglich. Einziger Nachteil dieses Bürokonzepts ist der vergleichsweise hohe Platzbedarf für die Einzelbüros und Besprechungsräume.

Großraumbüros

Unter einem Großraumbüro ist grundsätzlich ein Bürokonzept zu verstehen, bei dem sich auf einer Grundfläche von über 400 Quadratmetern eine Vielzahl von Arbeitsplätzen einrichten lässt. Um dennoch einen gewissen Grad an Privatsphäre gewährleisten zu können, werden die einzelnen Arbeitsplätze vielfach durch trennende Elemente wie Schränke, Raum-in-Raum-Systeme oder Stellwende strukturiert. Heutzutage geht der Trend hin zu kleineren Dimensionen, die auch als deutlich sozialer empfunden werden. Diese werden häufig unter den Stichworten open space oder offene Bürokonzepte geführt. Großraumbüros oder offene Bürokonzepte sind vor allem für Unternehmen geeignet, die durch eine hohe Veränderungsdynamik in der Organisation und durch einen hohen Anteil an Team- und Projektarbeit geprägt sind.

Vorteile von Großraumbüros:

  • Die vorhandene Grundfläche kann effizient genutzt und zusätzliche Arbeitsplätze leicht integriert werden.
  • Dank der kurzen Kommunikationswege ist eine intensive Zusammenarbeit in Teams und Projektgruppen möglich.
  • Unterschiedliche Arbeitsformen können gut kombiniert werden.
  • Großraumbüros bieten eine hohe Flexibilität für eine anforderungsbezogene Umgestaltung des Büros.

Nachteile von Großraumbüros:

  • Angesichts des vergleichsweise hohen Geräuschpegels ist störungsfreies und konzentriertes Arbeiten nicht immer möglich.
  • Eine ausreichende Frisch- bzw. Atemluftversorgung erfordert einen hohen Klimatisierungs- und Lüftungsaufwand.
  • Mitarbeiter können die Beleuchtung und Temperatur nicht individuell regulieren.

Büroimmobilien mieten oder kaufen?

Wer auf der Suche nach geeigneten Büroimmobilien ist, hat grundsätzlich zwei Möglichkeiten: Entweder können die potenziellen Büroräume gemietet oder gekauft werden. Welche Variante zu bevorzugen ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Wichtig ist jedoch, dass die Entscheidung möglichst frühzeitig getroffen wird, da dies bereits bei der Suche und Auswahl geeigneter Büroimmobilien ein entscheidender Faktor ist.

Kauf erfordert eine hohe Liquidität

Zunächst ist der Kauf einer Büroimmobilie nur möglich, wenn ausreichend Liquidität vorhanden ist. Zwar besteht auch die Möglichkeit, die erforderlichen finanziellen Mittel mithilfe eines Kredits aufzubringen. Doch gerade bei jungen Unternehmen oder Existenzgründern besteht die Möglichkeit, dass ein Kreditantrag vonseiten der Banken negativ beschieden wird. Des Weiteren ist auch für einen Kredit ein gewisser Eigenkapitalanteil erforderlich und auch empfehlenswert. Zwar bieten einige Kreditinstitute mittlerweile auch 100-Prozent-Finanzierungen an, allerdings müssen Kreditnehmer hier mit einem Zinsaufschlag rechnen, da sich die Kreditinstitute das höhere Risiko entgelten lassen. In jedem Fall wird bei einem Kauf der Büroimmobilie ein gewisser Anteil des Firmenvermögens gebunden und steht daher nicht mehr für andere Investitionen, beispielsweise in die Geschäftsentwicklung, zur Verfügung. Hinzu kommt, dass es sich bei einem Immobilienkredit um eine langfristige Verbindlichkeit handelt, die nur eingegangen werden sollte, wenn die Erfolgsaussichten des Unternehmens einigermaßen verlässlich eingeschätzt werden können. Auf der anderen Seite stellt die Büroimmobilie einen Vermögensgegenstand und damit auch eine Sicherheit dar, wenn der Kredit erst einmal abgezahlt ist. Wird die Büroimmobilie hingegen gemietet, können die finanziellen Mittel anderweitig verwendet werden. Allerdings ist regelmäßig die Miete zu entrichten – ein Betrag, der einzig dem Vermieter zugutekommt.

Geschäftsentwicklung berücksichtigen

Ein weiterer Aspekt, den vor allem junge Unternehmen berücksichtigen sollten, ist das hohe Maß an Flexibilität, das das Mieten mit sich bringt. Sollte sich eine positive Geschäftsentwicklung abzeichnen und eine Vergrößerung der Büroräumlichkeiten erforderlich sein, kann bei einer gemieteten Büroimmobilie vergleichsweise flexibel mit einem Umzug reagiert werden. Allerdings sollten derartige Erwägungen bereits vor Abschluss eines entsprechenden Mietvertrages angestellt werden. Ist ein Unternehmenswachstum sehr wahrscheinlich, kann es mitunter ratsam sein, gleich ein größeres Objekt zu wählen. Denn ein Umzug ist nicht nur zeitintensiv und beeinträchtigt den Arbeitsfluss, sondern kann auch teuer werden. Die genannten Aspekte fallen umso schwerer ins Gewicht, wenn eine Büroimmobilie käuflich erworben wird. Hinzu kommt, dass es sich mitunter schwierig gestalten kann, zeitnah einen geeigneten Käufer zu finden. Muss die Büroimmobilie relativ kurzfristig verkauft werden, kann sich dies auch negativ auf den Verkaufserlös auswirken.

Steuerliche Aspekte

Bei der Entscheidung, ob Büroimmobilien gemietet oder gekauft werden, sollten auch steuerliche Aspekte berücksichtigt werden. Fällt die Entscheidung zugunsten eines Mietobjektes, sollte aus rechtlichen Gründen darauf geachtet werden, dass ein gewerblicher Mietvertrag abgeschlossen wird. Auch wenn beispielsweise eine Privatwohnung gemietet wird, in der dann ein Büro eingerichtet werden soll, ist diese gewerbliche Nutzung in den Mietvertrag aufzunehmen. Andernfalls könnten sowohl Mieter als auch Vermieter bei der Steuererklärung Probleme bekommen. Denn die Vermietung und Miete von Privatwohnungen wird steuerlich anders behandelt als von gewerblichen Räumen. Ist dies berücksichtigt, kann es durchaus steuerliche Vorteile mit sich bringen, wenn die betreffende Büroimmobilie gemietet wird. So können die monatlichen Mietzahlungen an den Vermieter als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden. Auf diese Weise fällt der zu versteuernde Gewinn geringer aus. Und auch die Belegpflicht für die Mietzahlungen ist vergleichsweise einfach. So müssen beim Finanzamt lediglich eine Kopie des Mietvertrages und der relevanten Kontoauszüge vorgelegt werden. Als nachteilig bei der Miete von Büroimmobilien erweist sich der Umstand, dass im Gegensatz zu privatgenutzten Immobilien für die Vermietung und Verpachtung von gewerblichen Objekten die Mehrwertsteuer in Höhe von 19 Prozent fällig wird. Dies kann den ursprünglichen Steuervorteil wieder schmälern. Allerdings kann der Mehrwertsteueranteil über den Vorsteuerabzug geltend gemacht werden.

Wird die betreffende Büroimmobilie gekauft, können zwar die monatlichen Kosten, etwa für die Kreditraten, nicht steuerlich geltend gemacht werden. Allerdings werden Büroräume in steuerlicher Hinsicht dem Betriebsvermögen zugeordnet. Da sich hierdurch die jährliche „Absetzung für Abnutzung“ (AfA) für das gesamte Betriebsvermögen um drei Prozent erhöht, kann ein Kauf der Büroimmobilie sich durchaus als steuerlich vorteilhaft erweisen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Kosten für den Kauf zumindest anteilig als Werbungskosten steuerlich geltend zu machen. Allerdings bringt der Kauf einer Büroimmobilie in steuerlicher Hinsicht auch Nachteile mit sich. So wird beim Kauf einer gewerblichen Immobilie die Grunderwerbssteuer fällig, die je nach Bundesland unterschiedlich hoch ausfällt.

Kaufen oder Mieten – Die Vor- und Nachteile im Überblick

  Vorteile Nachteile
Miete
  • hohe Anfangsinvestition entfällt; liquide Mittel anderweitig einsetzbar
  • hohes Maß an Flexibilität bei strukturellen Veränderungen
  • Mietzahlungen steuerlich absetzbar
  • Mietzahlungen kommen dem Vermieter zugute
  • Geringerer Gestaltungsspielraum
  • Auf die Miete von Gewerbeimmobilien ist Mehrwertsteuer zu zahlen
Kauf
  • Büroimmobilie als Vermögens­gegenstand
  • Planungssicherheit
  • Flexibilität bei der Bürogestaltung
  • Immobilienkauf erhöht AfA um drei Prozent pro Jahr
  • Liquide Mittel werden langfristig gebunden
  • Geringere Flexibilität bei strukturellen Veränderungen
  • Grunderwerbssteuer wird fällig

Ausstattung und Erscheinungsbild von Büroimmobilien

Wesentliche Ausstattungsmerkmale

Bei der Wahl der richtigen Büroimmobilie sollten Interessenten auch auf eine dem Nutzungszweck angemessene Ausstattung achten. Je nach Branche und Geschäftsvorhaben können die erforderlichen Ausstattungsmerkmale erheblich variieren. Während es für Unternehmen, die vorrangig in den Bereichen IT und Telekommunikation tätig sind, unerlässlich ist, dass die Büroräume über eine moderne Infrastruktur verfügen, steht bei anderen Firmen, die häufig Kunden und Gäste empfangen, der ästhetische Aspekt im Vordergrund. Der Fokus liegt darauf, ob die potenziellen Büroräume repräsentativ und ansprechend gestaltet sind.

Zu den Ausstattungsmerkmalen, auf die Gewerbetreibende bei der Wahl der passenden Büroimmobilie achten sollten, zählen:

  • Sanitärinstallation
  • evtl. Duschmöglichkeiten für Mitarbeiter, die mit dem Fahrrad ins Büro fahren
  • Elektroinstallation
  • Telefon- und EDV-Anschlüsse
  • Ausreichend Parkplätze für Kunden und Mitarbeiter
  • Ausreichend Platz beispielsweise für die Aktenlagerung
  • Spezialausstattung (z. B. eine Mitarbeiterküche)

Äußeres Erscheinungsbild von Büroimmobilien

Auch auf das äußere Erscheinungsbild der Büroimmobilie sollten Unternehmer achten. Dies gilt umso mehr, wenn viele Kunden in den Büroräumen erwartet werden. Denn auch bei Kunden gilt: Der erste Eindruck zählt. Und so kann sich das äußere Erscheinungsbild der Immobilie erheblich auf die Wahrnehmung und damit den Erfolg des Unternehmens auswirken. Auch die nähere Umgebung, also angrenzende Gebäude, der Straßenzug und eine ansprechende Begrünung, können sich erheblich auf den Eindruck, den Kunden oder Geschäftspartner vom Unternehmen haben, auswirken. In diesem Zusammenhang sollten auch Überlegungen dahingehend angestellt werden, ob eher ein Neubau oder ein Altbau zu bevorzugen ist. Während beispielsweise bei einem auf ein konservatives Geschäftsfeld konzentriertes Unternehmen ein prestigeträchtiger Gründerzeitbau das richtige Bild vermittelt würde, könnte bei einer jungen und kreativen Werbeagentur ein etwas ausgefallener Neubau die bessere Wahl sein.