Vermieter:innen sind verpflichtet, einmal im Jahr eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen und diese innerhalb der einjährigen Frist an Mieter:innen zu versenden. Angespannt, wegen der sehr wahrscheinlich hohen Nachzahlungen, wird sie erwartet. Besonders ärgerlich sind dann Fehler, die unentdeckt bleiben und dem:der Mieter:in zusätzlich Geld kosten. Deshalb lesen Sie in folgendem Beitrag über: Inhalt und Form, Fristen, Verteilerschlüssel, wie man die Nebenkostenabrechnung erstellt oder prüfen lässt und vieles mehr.  


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Erstellen Sie in nur wenigen Schritten Ihre rechtsichere Nebenkostenabrechnung mit Vermietet.de von ImmoScout24. Im Anschluss laden Sie diese einfach herunter oder schicken Sie sie direkt an Ihre Mieter:innen.


importantpoints
Das Wichtigste in Kürze
  • Nach Ende des Abrechnungszeitraums haben Vermieter:innen insgesamt zwölf Monate Zeit, die Nebenkostenabrechnung an ihre Mieter:innen zu versenden. Aufgrund der aktuellen Gaspreisentwicklung kann eine früher im Jahr stattfindende Abrechnung sinnvoll sein.

     

  • Wenn Vermieter:innen die Abrechnung erstellen, müssen sie die Gesamtkosten und die in der Nebenkostenabrechnung genutzten Verteilerschlüssel nachvollziehbar erläutern.

     

  • Die Nebenkostenabrechnung können Vermieter:innen ganz einfach mit Vermietet.de von ImmoScout24 erstellen.


Was ist eine Nebenkostenabrechnung?

Die Nebenkostenabrechnung ist die Aufstellung und Berechnung sämtlicher im Laufe eines Betriebsjahres angefallenen Kosten einer Immobilie. Dementsprechend handelt es sich eigentlich um eine Betriebskostenabrechnung, auch wenn der Begriff Nebenkostenabrechnung gebräuchlicher ist. Zu den Betriebskosten gehören dementsprechend alle Kosten, die fortlaufend entstehen durch die Bewirtschaftung einer Immobilie oder eines Grundstücks.

Damit der:die Vermieter:in diese Kosten auf eine:n Mieter umlegen kann, muss dies im Mietvertrag vereinbart sein. Davon sind Nebenkosten abzugrenzen, als Kosten, die einmalig entstehen und der Instandhaltung der Immobilien zugeordnet werden können. Nebenkosten werden nicht auf die Mieter:innen umgelegt. 

Nebenkostenabrechnung Muster Vorlage Nebenkostenabrechnung Muster


Eine Nebenkostenabrechnung birgt Fehlerpotenzial. Wir gehen mit Ihnen Schritt für Schritt durch die Bereiche, die Sie beachten sollten, wenn Sie eine Nebenkostenabrechnung erhalten haben oder erstellen wollen – angefangen von der Verankerung im Mietvertrag, geltende Fristen, Rechte und Pflichten von Mieter:innen und Vermieter:innen über die korrekte Form, den Inhalt und viele weitere Aspekte des weiten Feldes Nebenkostenabrechnung.  

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Nebenkosten im Mietvertrag

Damit ein:e Vermieter:in die Nebenkosten auf den:die Mieter:in umlegen kann, muss der Mietvertrag nach § 556 Abs. 1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) notwendigerweise eine Regelung zu den Betriebskosten enthalten. Dabei sind zwei Varianten möglich: Bei der einen wird dem:der Mieter:in zusätzlich zur Grundmiete eine monatliche Nebenkostenpauschale für die Nebenkosten in Rechnung gestellt, bei der anderen eine monatliche Nebenkostenvorauszahlung.

Im Falle der Vorauszahlung ist nach zwölf Monaten eine Rechnungslegung der Nebenkosten erforderlich. Die tatsächlich angefallenen Nebenkosten werden mit den Vorauszahlungen verrechnet. Dabei muss es sich aber nicht zwangsläufig um ein Kalenderjahr handeln. 

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Achtung: Angaben im Mietvertrag beachten!

Der Mietvertrag muss Angaben zur Reglung der Nebenkosten enthalten. Fehlen diese Angaben, hat der:die Vermieter:in kein Anrecht auf die Erstattung der Nebenkosten und man spricht von in dem Fall von einer Brutto- oder Inklusivmiete

Im Übrigen regelt der Mietvertrag laut § 556 BGB auch, welche Nebenkostenpositionen fällig werden. Eine Auflistung aller einzelnen Positionen im Mietvertrag ist möglich, aber nicht zwingend notwendig. Es genügt, wenn der Vertrag bei den Betriebskosten auf die Betriebskostenverordnung (BetrKV) verweist. „Neben der Miete sind Betriebskosten gemäß § 2 der Betriebskostenverordnung zu zahlen.“ – damit sind alle denkbaren Betriebskosten mit eingeschlossen. Fehlt dieser Verweis, müssen nur die im Vertrag genannten Positionen gezahlt werden.

Nebenkostenabrechnung: Fristen und Abrechnungszeitraum  

Wurde für eine Immobilie die Regelung der Nebenkostenvorauszahlung getroffen, ist eine Nebenkostenrechnung alle zwölf Monate verpflichtend

Der Startzeitpunkt des Abrechnungszeitraums ist dabei jedoch frei wählbar. Dieser Zeitraum ist dann bindend für die folgenden Jahre des Mietverhältnisses. Viele Vermieter:innen wählen den 31. Dezember als Frist für den Ablauf, dürfen sich aber auch für andere Abrechnungszeiträume entscheiden. 

Nebenkostenabrechnungen über mehr als zwölf Monate sind nicht zulässig. Der:die Mieter:in kann die Nachzahlung in diesem Fall verweigern.



Für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung gilt eine Frist von insgesamt zwölf Monaten ab Ende des Abrechnungszeitraums, in der die fertige Nebenkostenabrechnung bei dem:der Mieter:in vorliegen muss. Endet der Abrechnungszeitraum am 31.12.2021, hat der:die Vermieter:in Zeit bis zum 31.12.2022. Dabei ist nicht entscheidend, ob ein:e Mieter:in bereits im Juni 2021 ausgezogen ist. Er:sie hat kein Anrecht auf eine Teilabrechnung und muss sich gedulden, bis die Abrechnung spätestens zum Jahresende vorliegt.

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Was passiert, wenn die Frist nicht eingehalten wird?

Erreicht die Nebenkostenabrechnung erst nach Ablauf der zwölfmonatigen Frist den betreffenden Haushalt, kann gemäß § 556 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) keine Nachzahlung mehr eingefordert werden. Umgekehrt haben Mietparteien aber ein Recht auf eventuelle Rückzahlungen zu ihren Gunsten.

Wann ist eine verspätete Nebenkostenabrechnung zulässig?

Eine verspätete Zusendung ist erlaubt und gilt als fristgerecht versendet, falls die Verspätung der Nebenkostenabrechnung nicht die Schuld des:der Vermieter:in ist. Die Beweisführung über die verspätete Zusendung, das verspätete Eintreffen der Nebenkostenabrechnung liegt auf der Seite der Vermieter:innen.

Folgende Gründe für eine verspätete Nebenkostenabrechnung kommen infrage:  

  • Das Versorgerunternehmen hat die Rechnung verspätet zugeschickt. 
  • Der:die Mieter:in ist unbekannt verzogen und der: die Vermieter:in muss die Anschrift der neuen Wohnung erst herausfinden. 
  • Manchmal gibt es auch einen Rechtsstreit um die Nebenkosten, das vorhandene Guthaben oder um den Mietvertrag, der vor der Erstellung der Nebenkostenabrechnung erst geklärt werden muss. 
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Rechtliche Grundlage für die Zustellung der Nebenkostenabrechnung

Vermieter:innen sind bei der Frage nach der rechtzeitigen Nebenkostenabrechnungszustellung in der vollen Beweislast. Das Dokument muss die Mietpartei rechtzeitig und vollständig erreichen. 

Es gibt die folgenden Möglichkeiten der Zustellung:

  • Zustellung durch die Post oder andere Versandunternehmen

  • Einschreiben

  • Postzustellungsurkunde / Zustellung durch Gerichtsvollzieher:in

  • Per E-Mail

  • Per Fax

  • Persönliche Übergabe

Der Versandbeleg allein ist bei keiner dieser Varianten ausreichend, um den Zugang der Nebenkostenabrechnung bei der Mietpartei zu beweisen. Übrigens ist ein Aushang im Flur ebenfalls ungenügend!

Der Beweispflicht genügt eine persönliche Übergabe mit der Bitte um schriftliche Eingangsbestätigung, eine Übergabe in Anwesenheit einer neutralen Person oder ein Einschreiben mit Unterschrift.

Verjährung der Nebenkostenabrechnung

Es gilt grundsätzlich eine Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB). Die Verjährungsfrist bei einer Nebenkostenabrechnung beginnt dabei zum Ende der Abrechnungsfrist.

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Beispiel

Die Abrechnungsfrist für die Nebenkostenabrechnung 2022 endet am 31. Dezember 2023. Ansprüche seitens der Mieter:innen wären also zum 31. Dezember 2025 verjährt. 

Für Vermieter:innen gilt die dreijährige Verjährungsfrist ebenfalls. Sie beginnt mit Ablauf desjenigen Jahres, in der ein Anspruch entstanden ist. Der Nachzahlungsanspruch beginnt jedoch frühestens dann, wenn dem:der Mieter:in eine gültige Nebenkostenabrechnung vorliegt.

Können Mieter Widerspruch einlegen? Mit welcher Frist?

Sind Punkte unklar oder strittig geblieben, können Mieter:innen Widerspruch gegen die erhaltene Nebenkostenabrechnung einlegen. Der Widerspruch muss jedoch innerhalb eines Jahres nach dem Zugang der Abrechnung erfolgt sein. Nur so können Mieter:innen ihre Einwände nach § 556 Absatz 3 Sätze 5 und 6 (BGB) geltend machen.

Wird ein Widerspruch eingelegt, müssen Mieter:innen aber dennoch zunächst die Nachzahlung tätigen. Sofern nicht anders vereinbart, ist die Nachzahlung innerhalb eines Zeitfensters von 30 Tagen nach Erhalt zu begleichen. Der Widerspruch an sich hat somit keine aufschiebende Wirkung auf den vorgegebenen Fälligkeitstermin. Vermieter:innen müssen auf die gesetzlichen Bestimmungen hinweisen.

ImmoScout24 unterstützt seine MieterPlus-Abonnenten dabei mit dem kostenlosen Nebenkosten-Check und im Falle von Fehlern mit einem Widerspruchsschreiben, in dem die einzelnen strittigen Punkte genannt und begründet werden.

Nebenkostenabrechnung: Welche Rechte haben Mieter?

Mieter:innen haben das Recht darauf, die Nebenkostenabrechnung zu prüfen. Ein Widerspruch zur Abrechnung der Nebenkosten ist möglich. Gibt es Fehler in der Nebenkostenabrechnung, haben Vermieter:innen eine ausgebesserte, korrekte Abrechnung zu erstellen.

Das Recht der Mieter:innen umfasst außerdem:

  • Einsicht in die relevanten Rechnungen und Belege, die zur Abrechnung herangezogen wurden

  • Vermieter:innen bei Nichterstellung der Nebenkostenabrechnung zu verklagen

  • Auszahlung eines möglichen Guthabens innerhalb eines Zeitfensters von 30 Tagen

  • Aussetzung der Nebenkostenvorauszahlung, bis eine fällige Nebenkostenabrechnung erfolgt ist

  • Rückzahlung der Nebenkostenvorauszahlungen durch Vermieter:innen, wenn das Mietverhältnis schon beendet wurde

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Recht auf Belegeinsicht

Bei der Beauftragung von Firmen wie etwa für die Gartenpflege haben Vermieter:innen auf die Wirtschaftlichkeit der Dienstleistungen zu achten. Bestehen Zweifel an der Wirtschaftlichkeit, haben Mieter:innen ein Recht auf Belegeinsicht vor Ort. Allerdings ist die Vermieterseite nicht verpflichtet, Kopien zu versenden. Wohnen Mieter:innen und Vermieter:innen sehr weit auseinander, kann die Mietpartei kostenpflichtige Kopien für diesen besonderen Fall anfordern. Bis das nicht geschehen ist, braucht der:die Mieter:in jedoch keine Nachforderung zu leisten.

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Hinweis für Vermieter:innen

Erstellen Sie die Nebenkostenabrechnung am besten ordnungsgemäß und halten die entsprechenden Belege bereit. So gibt es keinerlei Schwierigkeiten hinsichtlich der Nebenkostenabrechnung.

Formale und inhaltliche Anforderungen an eine Nebenkostenabrechnung

Gibt es Anforderungen an die Nebenkostenabrechnung, Inhalt und Form betreffend? – Ja!

Laut der Rechtsprechung muss eine Nebenkostenabrechnung bestimmte Mindestanforderungen erfüllen. Diese inhaltlichen Punkte dürfen nicht fehlen:  

  • Namen von Mieter:innen

  • Namen von Vermieter:innen  

  • Anschrift der Mietpartei

  • genauer Abrechnungszeitraum (maximal ein Jahr) 

  • Angabe des Nutzungszeitraums

  • Anschrift und Etage des Mietobjektes, für das die Nebenkostenabrechnung gilt

  • Auflistung der Kostenarten laut mietvertraglicher Vereinbarungen

  • Auflistung sonstiger Nebenkosten nach § 2 Ziffer 17 BetrKV 

  • durch Mieter:innen geleistete Vorauszahlungen

  • Gesamtkosten der vermietenden Partei für jede Kostenart separat samt Aufteilung auf die einzelnen Mietobjekte 

  • Erwähnung des Umlageschlüssels, der mietvertraglich festgelegt wurde

  • Ermittlung des Nebenkostenanteils für jede Mietpartei 

  • Berechnung des Guthabens oder der Nachforderung und Berücksichtigung der Vorauszahlungen

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Klar, übersichtlich und nachvollziehbar sollte eine Nebenkostenabrechnung sein und ohne komplizierte Berechnungen oder Erläuterungen auskommen. Wer eine Nebenkostenabrechnung liest, muss auf den Blick die wichtigsten Angaben erkennen können. Diese sind:

  1. Die Gesamtkosten: Welche Kostenpositionen fließen ein (Müllabfuhr, Hausmeister, Abwasser...)? Jeder Kostenposition ist ein Gesamtbetrag zugeordnet, der auf die Mieter:innen mithilfe eines Verteilerschlüssels aufgeteilt wird.
  2. Angabe und Erklärung des Verteilerschlüssels: Müllgebühren werden nach der Anzahl der Personen in einer Wohneinheit aufgeteilt, die Gartenpflege nach der Wohnfläche in qm. Zu jeder Kostenposition in der Nebenkostenabrechnung ist ein Verteilerschlüssel zu nennen. Die Verteilerschlüssel sollten im Dokument erklärt werden. 
  3. Berechnung der Kostenanteile: Aus den Gesamtkosten einer Kostenposition wie Müllabfuhr ergibt sich mithilfe des Verteilerschlüssels der Anteil, der auf die jeweilige Wohnung umgelegt wird. Alle Kostenanteile zusammen ergeben die Nebenkosten einer Wohneinheit. 
  4. Die Nebenkostenvorauszahlung der Mietpartei muss von den zu zahlenden Kosten abgezogen werden. So ergibt sich für Mieter:innen entweder eine anstehende Nachzahlung oder eine Rückzahlung der zu viel gezahlten Vorauszahlungen.

Welche Nebenkosten können auf die Mietparteien umgelegt werden?

Mieter:innen dürfen lediglich umlagefähige Nebenkosten zahlen. Das sind Kosten, die auch tatsächlich entstanden sind und regelmäßig wiederkehren. Dabei gilt grundsätzlich, dass nur Nebenkosten auf die Mieter:innen umgelegt werden können, die vorher in ihren jeweiligen Mietverträgen festgehalten wurden.   
 
Bei klassischen Nebenkosten, die auf die Mietpartei umgelegt werden dürfen, handelt es sich um die folgenden Positionen: 

  • Wasser 

  • Heizkosten

  • Straßenreinigung und Müllabfuhr 

  • Winterdienst 

  • Hausmeister:in 

  • Aufzug 

  • Versicherung 

  • Beleuchtung und Strom 

  • Abwasser 

  • Grundsteuer

Was kommt alles in die Nebenkostenabrechnung? – Diese Frage beantworten wir Ihnen gerne ausführlicher in unserem Ratgeber zu umlagefähigen Nebenkosten.

 

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Vorlage für die Nebenkostenabrechnung nutzen

Die übersichtliche Nebenkostenabrechnung von Vermietet.de ist ein Service von ImmoScout24 und enthält alle umlagefähigen Nebenkosten. So können Sie die jährliche Abrechnung der Nebenkosten schnell, einfach und unkompliziert erstellen.

Welche Nebenkosten sind nicht umlagefähig?

In einer ordnungsgemäßen Nebenkostenabrechnung dürfen diese Kosten nicht auf die Mieter:innen umgelegt werden:

  • Instandhaltungs- und Reparaturkosten 

  • Hausratversicherung und Rechtsschutzversicherung

  • Grunderwerbsteuer 

  • Gebühren für die Immobilienverwaltung

  • Kosten für Anschluss von Satellitenschüssel und Kabel 

  • Kontoführungsgebühren

Wenn Sie die Nebenkostenabrechnung richtig erstellen, muss der:die Mieter:in eine mögliche Nachzahlung innerhalb einer vorgegebenen Zahlungsfrist (meist 30 Tage) überweisen. Im Fall einer Rückzahlung an den:die Mieter:in haben Vermieter:innen ebenfalls 30 Tage Zeit, das Guthaben auszuzahlen. 

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Ist ein Service für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung sinnvoll?

Es gibt Dienstleister:innen für die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen wie z. B. Hausverwaltungen. Jedoch entstehen dabei Kosten, die je nach Aufwand und Komplexität schnell ansteigen können. Wenn Sie nur eine oder zwei Mietimmobilien besitzen, ist die Beauftragung zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung nicht zwingend notwendig.

 

Alterntiv können Sie auch zeitsparende und rechtssichere Services wie die digitale Nebenkostenabrechnung von vermietet.de verwenden.

Sind die Erstellungskosten der Nebenkostenabrechnung umlagefähig?

Bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung fallen Kosten an. Diese Kosten werden in der Betriebskostenverordnung aufgeführt als umlagefähige Kosten und können daher bei der Nebenkostenabrechnung nicht auf die Mieter:innen umgelegt werden.  

Nicht umlagefähig bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung sind: 

Verwaltungskosten (kann auch nicht im Mietvertrag vereinbart werden)

  • Wert der von der vermietenden Partei geleisteten Verwaltungsarbeit, etwa für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung 
  • Kosten für die Prüfung der jährlichen Nebenkostenabrechnung durch eine Steuerberatung 

  • Kosten für die Geschäftsführung 

Laut Betriebskostenverordnung gibt es jedoch auch umlagefähige Kosten bei der Erstellung von Nebenkostenabrechnungen.  

Umlagefähig bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung sind

  • Kosten für die Erstellung der verbrauchs- und verbrauchsunabhängigen Abrechnung von Heizungs-, Wasser- und Müllkosten 

  • Kosten für die Erstellung der Heizkostenabrechnung

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Für die Vermieterpraxis: Erstellungskosten teilweise umlagefähig

Während einige Posten nicht umlagefähig sind, können Sie bei bestimmten Nebenkosten, insbesondere den Heizkosten, die Mietparteien zur Kasse bitten. Verlangen Sie nach Möglichkeit getrennte Rechnungen für die Erstellung der Abrechnung, um die Kosten für die verbrauchsabhängigen Abrechnungen von Ihren Mieter:innen einzufordern. 

Häufige Fehler in einer Nebenkostenabrechnung

Bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung schleichen sich oft Fehler ein. Es handelt sich entweder um Rechenfehler oder Zahlendreher, Formfehler und sehr häufig auch um inhaltliche Fehler. Achten Sie besonders auf folgende häufige Fehler in der Nebenkostenabrechnung: 

  • Nicht alle Pflichtangaben enthalten: In der Nebenkostenabrechnung müssen alle Pflichtangaben aufgelistet werden. Ansonsten gilt die formell fehlerhafte Abrechnung als unwirksam. 

  • Nicht vereinbarte Nebenkosten abgerechnet: Tauchen Rechenfehler auf und werden nicht vereinbarte Nebenkosten abgerechnet, müssen Sie die Abrechnung korrigieren. 

  • Verspätete Zustellung der Nebenkostenabrechnung: Bei einer verspäteten Zusendung müssen Mieter:innen eine Nachforderung nicht bezahlen. 

  • Abrechnungsperiode überschritten: § 556 Absatz 3 Satz 1 BGB gibt vor, dass die Abrechnungsperiode der Nebenkosten zwölf Monate nicht übersteigen darf. Mieter:innen haben das Recht, eine Nachzahlung aus einer längeren Abrechnungsperiode zu verweigern. 

  • Vergessene umlagefähige Nebenkosten: Falls Sie vergessen haben, bestimmte Nebenkostenpositionen abzurechnen, können Sie diese Positionen nur im Abrechnungszeitraum korrigieren und nachfordern. 

  • Nicht umlagefähige Nebenkosten abgerechnet: Nicht alle Kosten können als Nebenkosten deklariert und abgerechnet werden. § 2 BetrKV nennt die zulässigen umlagefähigen Positionen. Als sonstige Nebenkosten, die nicht zu Instandhaltungs- und Verwaltungskosten gehören dürfen, können Kostenarten im Mietvertrag vereinbart werden. 

  • Nebenkosten aus Leerstand in Berechnung einbezogen: Stehen Immobilien leer, können die Nebenkosten aus diesen Bereichen nicht auf andere Mieter:innen umgelegt werden. Entsprechende Mietvertragsklauseln sind unwirksam.    

  • Falsche Verteilerschlüssel: Sie führen immer wieder dazu, dass Kosten falsch auf die Mieter verteilt werden. Heizkosten wurden nicht zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch abgerechnet, wie die Heizkostenverordnung vorgibt. Lediglich der Rest wird nach Fläche aufgeteilt.  

Innerhalb der zwölfmonatigen Abrechnungsfrist kann der:die Vermieter:in die Abrechnung jederzeit ergänzen, nachbessern oder korrigieren. Maßgabe ist, dass die Abrechnung fehlerfrei und aus sich heraus nachvollziehbar ist, d. h. keiner weiteren Erläuterungen bedarf.  

Nebenkostenerhöhung – was ist erlaubt?

Als Vermieter:in haben Sie das Recht, die Nebenkosten zu erhöhen. Allerdings ist das nicht einfach so möglich. Es müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein. Hinsichtlich der Erhöhung der Nebenkostenvorauszahlungen gibt es strenge gesetzliche Vorgaben.

Bei Bedarf können Sie die monatlichen Vorauszahlungen laut § 560 BGB anpassen. Vorzugsweise legen Sie nach jeder Abrechnung eine neue monatliche Vorauszahlung für die Nebenkosten fest. Erfüllen Sie folgende Voraussetzungen, steht einer Erhöhung nichts im Wege:

  • Die Nebenkostenabrechnung muss schon erfolgt sein.

  • Die Abrechnung muss fehlerfrei sein.

  • Es darf keine Klausel im Mietvertrag enthalten sein, die eine Nebenkostenanpassung ausschließt.

  • Eine ausdrückliche Vereinbarung zur Anpassung ist jedoch nicht nötig.

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Keine ausdrückliche Zustimmung der Mieter:innen erforderlich

Mieter:innen müssen der Erhöhung der Nebenkosten nicht explizit zustimmen. Die Erhöhung tritt automatisch zwei Monate nach dem zugestellten Mitteilungsschreiben in Kraft.

Sonderfälle bei der Nebenkostenabrechnung

Bei der Nebenkostenabrechnung sind einige Sonderfälle zu berücksichtigen. Hierzu gehören unter anderem der Auszug oder Einzug von Mieter:innen innerhalb einer Abrechnungsperiode, Wohnungsleerstand und strukturell unterschiedliche Nebenkosten, also teils gewerblich und teils privat genutzt. 

Mieter:in zieht innerhalb einer Abrechnungsperiode ein oder aus

Wenn Mieter:innen innerhalb des Abrechnungszeitraums ein- oder ausziehen, muss eine zeitanteilige Nebenkostenabrechnung sowohl für die alte als auch für die neue Mietpartei erstellt werden. Dafür ist es wichtig, den exakten Energieverbrauch zum Auszug und Einzug zu erfassen.

Was ist mit zeitanteilig gemeint? Der Abrechnungszeitraum beträgt 12 Monate. Zieht eine Partei Ende März, also nach 3 Monaten dieser Abrechnungsperiode aus, zahlt sie nur für dieses Quartal. Die Nebenkostenendsumme wird dann einfach durch vier geteilt. Alle Daten, die über Zähler erfasst werden, sind davon ausgenommen und werden dem:der Mieter:in zugeordnet. Deshalb ist es wichtig, die Zählerstände zum Auszug und Einzug zu berücksichtigen.  

Die Nebenkostenabrechnung muss auch in diesem Fall zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums an die Mieter:innen verschickt worden sein. War der Auszug am 31.03. 2022, so muss die Nebenkostenabrechnung dennoch erst am 31.12.2023 dem:der Mieter:in spätestens vorliegen. 

Nebenkosten bei Leerstand

Leerstand lässt sich nicht immer vermeiden. In der Nebenkostenabrechnung muss er als solcher ausgewiesen werden. Die Nebenkosten eines Leerstands sind durch die Vermieterpartei zu zahlen und können nicht auf die anderen vermieteten Wohnungen umgelegt werden. Für Vermieter:innen bedeutet Leerstand nicht nur, dass keine Mietzahlungen eingenommen werden, sondern auch, dass Nebenkosten trotzdem anfallen. Ein Trostpflaster gibt es aber: Die nicht umlagefähigen Kosten können steuerlich geltend gemacht werden, auch wenn die Immobilie aktuell nicht vermietet ist.

Nebenkosten bei strukturell unterschiedlichen Nebenkosten

Manchmal verursachen bestimmte Mietparteien deutlich höhere Nebenkosten als andere. Es wäre ungerecht, die Nebenkosten auf alle Mietparteien gleichermaßen aufzuteilen. In solchen Fällen ist eine separate Aufteilung und Abrechnung über die entstandenen Nebenkosten möglich

Durch eine gesonderte Aufstellung und Abrechnung entstehen den Mietparteien mit geringerem Verbrauch keine Nachteile. Allerdings besteht keine Verpflichtung dazu, den für alle Beteiligten gerechtesten Verteilungsschlüssel zu verwenden. Möglich sind dabei folgende Szenarien: 

  • Immobilie mit gewerblichen und wohnwirtschaftlichen Mietparteien: Der Verbrauch eines Gewerbebetriebs liegt meistens deutlich über dem Verbrauch privater Mieter:innen. 

  • Teilgewerbliche Nutzung bringt möglicherweise höhere Kosten: Aufgrund teilgewerblicher Nutzung entstehen beispielsweise höhere Versicherungsbeiträge für die Gebäudeversicherung. 

  • Nutzung bestimmter Bereiche nur durch eine Mietpartei: Bestimmte Bereiche einer Immobilie wie beispielsweise Parkplätze werden nur von Mitarbeiter:innen und Kund:innen der gewerblichen Mietpartei verwendet. 

Für eine gerechte Verteilung wäre ein Vorwegabzug für Gewerbe bei einer gemischten Nutzung sinnvoll. Dies ist vor allem dann notwendig, wenn es für private Nutzer:innen deutliche Nachteile durch die Gewerbenebenkosten gibt. 

Eine Vorabprüfung lohnt sich, da nicht jedes Gewerbe wesentlich höhere Kosten erzeugt. Ein Büro verursacht beispielsweise kaum merkliche Mehrkosten. Bei einem Gewerbe wie beispielsweise einer Gastronomie mit erhöhtem Wasserverbrauch sollte jedoch eine genaue Prüfung erfolgen. 

Dieser Sonderfall lässt sich aber umgehen, wenn komplett nach Verbrauch abgerechnet wird. Dann ist ein Vorwegabzug unnötig, da der erhöhte Verbrauch nur der entsprechenden Mietpartei zugeordnet wird. 

Nebenkostenabrechnung notfalls prüfen lassen: Sollten Sie sich nicht sicher sein, dass Ihre Berechnungen fehlerfrei sind, können Sie die Nebenkostenabrechnung von spezialisierten Anbieter:innen prüfen lassen. Alternativ können Sie den zeitsparenden, nachvollziehbaren und rechtssicheren Service der digitalen Nebenkostenabrechnung von vermietet.de nutzen.

Nebenkostenabrechnungen erstellen oder online erstellen lassen

Um die Nebenkostenabrechnungen schnell und unkompliziert online erstellen zu können, bietet Ihnen ImmoScout24 den Service, digitale Nebenkostenabrechnungen bei Vermietet.de zu erstellen. Alles, was Sie tun müssen, ist den Gesamtverbrauch einzugeben. Je nach Verteilungsschlüssel werden anschließend die Abrechnungen für die einzelnen Mietparteien erstellt.

Durch den klaren Aufbau des Formulars, die Transparenz aller Kosten und den nachvollziehbaren Verteilerschlüssel sind Sie auf der sicheren Seite und haben alle umlegbaren Kosten im Blick

Die Nebenkostenabrechnung, die Sie online erstellen, erhalten Sie ganz bequem per E-Mail. Die Abrechnung der Nebenkosten für die Mieter:innen können Sie ebenso unkompliziert per E-Mail weiterleiten.


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FAQ für Vermieter: Häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung

Wie kann ich eine korrekte Nebenkostenabrechnung erstellen?

Als Vermieter:in von ein bis zwei Immobilien benötigt man nicht zwangsläufig eine:n Dienstleister:in zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung. Zusätzlich zu dem Wissen, wie man eine Nebenkostenabrechnung erstellt, ist hier allerdings viel Geduld und Genauigkeit gefragt. Kleinste Fehler können schon den Widerspruch der Mieter:innen auslösen und eine Korrektur erforderlich machen. 

Welches Programm zum Nebenkostenabrechnung erstellen? 

Sie können die Nebenkostenabrechnung zwar auch selbst erstellen, einfacher und schneller geht es jedoch mit einem Programm. Sie können zum Beispiel die digitale Nebenkostenabrechnung von vermietet.de nutzen und mit wenigen Klicks eine nachvollziehbaren Nebenkostenabrechnung erstellen.

Welche Kosten dürfen nicht auf Mieter umgelegt werden? 

Mieter:innen müssen keine Verwaltungskosten sowie Kosten für Verwaltungspersonal oder Steuerberatungskosten tragen. Ebenfalls zählen Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten nicht zu den umlagefähigen Kostenarten. 

Welche Ausgaben lassen sich als Nebenkosten abrechnen?

Mieter:innen müssen im Zuge der Nebenkostenabrechnung lediglich umlagefähige Kosten bezahlen. Diese umlagefähigen Kosten sind regelmäßig wiederkehrende Kosten, die wirklich entstanden sind. Mieter:innen müssen aber nur die Nebenkosten zahlen, die im Mietvertrag festgehalten wurden und in der Nebenkostenverordnung stehen. Hierzu gehören unter anderem Grundsteuer, Kosten für Straßenreinigung und regelmäßige Müllbeseitigung, Gartenpflege und Beleuchtungskosten. 

Sind Vermieter verpflichtet, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen? 

Wenn vertraglich eine Nebenkostenvorauszahlung vereinbart wurde, ist der:die Vemieter:in verpflichtet einmal jährlich, zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen.  

Welcher Verteilerschlüssel für Grundsteuer?

Der:die Vermieter:in darf die Grundsteuer in voller Höhe auf den: die Mieter:in umlegen. Gibt es mehrere Mieter:innen, wird die Grundsteuer anhand der Wohnfläche auf die einzelnen Wohnungen verteilt

Welche Kosten der Nebenkostenabrechnung sind steuerlich absetzbar? 

Heizung, Wassergeld, Müllabfuhr, Kanalisation, Straßenreinigung und  Schornsteinfeger sind beim Vermietungsobjekt Werbungskosten. Werden diese Kosten umgelegt, zählen die Umlagen zu den Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung

FAQ für Mieter: Häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung

Wie lange dürfen Nebenkosten rückwirkend gefordert werden? 

Grundsätzlich ist der:die Vermieter:in verpflichtet innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums die Nebenkosten in einer Nebenkostenabrechnung genau auszurechnen. Falls die Beträge nicht alle bekannt sind, darf er: sie nachberechnen. Über die Länge der Nachbearbeitungsfrist wird gestritten.  

Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung vorliegen?

Für die Erstellung der Nebenkosten haben Vermieter:innen zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums Zeit. Lief dieser am 31.12.2021 aus, so muss die Nebenkostenabrechnung den Mieter:innen spätestens am 31.12.2022 vorliegen. 

Wie kann ich meine Nebenkostenabrechnung überprüfen? 

Für einen Laien ist eine Nebenkostenabrechnung schwer zu beurteilen. Wer es genauer wissen möchte, kann den online Nebenkosten-Check von ImmoScout24 nutzen.

Wie schreibt man einen Widerspruch?

Beim Nebenkosten-Check von ImmoScout24 wird die Nebenkostenabrechnung genau nach Fehlern gescannt und diese, falls vorhanden, in ein Widerspruchsschreiben eingebunden. Wer MieterPlus-Abonnent ist, profitiert von dieser Leistung.  

Wie hoch darf die Nebenkostenabrechnung sein? 

Vor der Energiekrise rechnete man mit zwei bis drei Euro pro Quadratmeter bei einer Wohnfläche von 70 qm. Allerdings ist dies nur ein grober Richtwert, der sich je nach Verbrauch von Wasser und Energie und im Zusammenhang der steigenden Energiepreise stark verändern kann.  

Was ist alles in den Nebenkosten enthalten? 

In der Nebenkostenabrechnung sind alle umlagefähigen Nebenkosten enthalten, die zur Bewirtschaftung der Immobilie im Abrechnungszeitraum entstanden sind. Aufgeführt werden Kosten wie Hausmeister, Versicherungskosten, Gartenpflege, aber auch verbrauchsabhängige Kosten für Heizung, Wasser oder Strom.  

 

Die Nebenkostenabrechnung enthält die Ausgaben, die der:die Vermieter:in auf den:die Mieter:in umlegen kann. Neben den verbrauchsabhängigen Nebenkosten wie Wasser und Strom zählen auch Kosten für den Hausmeisterservice, Versicherungsbeiträge oder Schneeräumdienste dazu. Welche Kosten in den Nebenkostenabrechnungen enthalten sind, und welche nicht, lesen Sie hier. (Sprungsmarke zum Abschnitt) 


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