Als Vermieter sind Sie verpflichtet, Ihren Mietern einmal im Jahr eine Nebenkostenabrechnung vorzulegen. In der Betriebskostenabrechnung – wie die Nebenkostenabrechnung korrekterweise heißt – werden die über das Jahr vorausgezahlten Betriebskosten von Mietwohnungen oder anderen Liegenschaften abgerechnet. Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung gilt es bestimmte Mindestanforderungen zu berücksichtigen. In diesem Artikel erfahren Sie mehr rund um die Nebenkostenabrechnung für Eigentümer.

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Das Wichtigste in Kürze

  • Die Nebenkostenabrechnung können Vermieter ganz einfach mit dem Formular von ImmoScout24 erstellen.

  • Nach Ende des Abrechnungszeitraums haben Vermieter zwölf Monate Zeit, die Nebenkostenabrechnung für ihre Mieter zu erstellen.

  • Wenn Vermieter die Abrechnung erstellen, müssen sie auch die Gesamtkosten und die in der Nebenkostenabrechnung genutzten Verteilerschlüssel erläutern.

Was muss bei der Nebenkostenabrechnung beachtet werden?

In der Nebenkostenabrechnung werden umlagefähige Betriebskosten aufgeführt, die der Mieter zu tragen hat. Als Vermieter sind Sie verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung so zu erstellen, dass sie klar, übersichtlich und nachvollziehbar ist. Sie muss also frei von komplizierten Rechnungen sein, damit der Mieter sie einfach überprüfen kann. Um dies sicherzustellen, müssen folgende Mindestanforderungen eingehalten werden:

  • Nachvollziehbare Zusammenstellung der Gesamtkosten
    Als Vermieter sind Sie verpflichtet, übersichtlich aufzuzeigen, wie sich die Gesamtkosten zusammensetzen. Dabei müssen die Gesamtkosten jeder Kostenart angegeben werden.

  • Angabe und Erklärung des Verteilerschlüssels
    Der jeweils gültige Abrechnungsmaßstab bzw. Verteilerschlüssel legt fest, wie die anfallenden Betriebskosten auf die einzelnen Mietparteien zu verteilen sind. Dieser muss in der Nebenkostenabrechnung nachvollziehbar benannt und erklärt werden. Hier erfahren Sie mehr zum Verteilerschlüssel.

  • Berechnung des Mieteranteils
    Mit dem zugrundeliegenden Verteilerschlüssel wird anschließend der zu zahlende Anteil des jeweiligen Mieters errechnet. Durch die vorhergegangenen Schritte ist es dem Mieter möglich, nachzuvollziehen, wie die Abrechnung zustande gekommen ist.

  • Abzug der Vorauszahlungen
    Die Betriebskostenvorauszahlung des Mieters muss von den zu zahlenden Kosten abgezogen werden. So ergibt sich für den Mieter entweder eine anstehende Nachzahlung oder eine Rückzahlung der zu viel gezahlten Vorauszahlungen. 

Wann muss die Nebenkostenabrechnung erstellt werden?

Vermieter sind dazu verpflichtet, dem Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums eine Nebenkostenabrechnung vorzulegen. In der Regel entspricht der Abrechnungszeitraum dem Kalenderjahr. In diesem Fall muss der Mieter die Nebenkostenabrechnung bis zum 31. Dezember des Folgejahrs erhalten. Später eingereichte Nebenkostenabrechnungen sind verjährt und Vermieter haben keinen Anspruch mehr darauf, Nachzahlungen vom Mieter einzufordern. Mieter haben jedoch auch bei einer verspätet eingereichten Nebenkostenabrechnungen das Recht darauf, mögliche Rückzahlungen aus der Abrechnung zu erhalten.

Hinweis

Sind Sie nicht für die verspätete Abgabe der Nebenkostenabrechnung verantwortlich, weil Sie beispielsweise auf eine externe Abrechnung warten müssen, können Sie die Betriebskostenabrechnung entsprechend später beim Mieter einreichen. Nachdem Sie im Verspätungsfall alle Unterlagen erhalten haben, haben Sie drei Monate Zeit, die Abrechnung der Nebenkosten zu erstellen.

Welchen Zeitraum schließt die Nebenkostenabrechnung ein?

Grundsätzlich beträgt der Abrechnungszeitraum immer zwölf Monate. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Abrechnungszeitraum zwischen Januar und Dezember oder zwischen April und März liegt. Nebenkostenabrechnungen über mehr als zwölf Monate sind nicht ordnungsgemäß. Der Mieter kann die Nachzahlungen für solche Abrechnungen verweigern. Kürzere Abrechnungszeiträume sind in Ausnahmefällen zulässig. Diese Regelung kommt besonders häufig zur Anwendung, wenn ein Mieter weniger als ein Jahr lang in der Mietwohnung wohnt. Die Nebenkostenabrechnung erhält er entsprechend anteilig.

Welche Nebenkosten können auf den Mieter umgelegt werden?

Auf den Mieter können lediglich umlagefähige Kosten umgelegt werden. Das sind Kosten, die auch tatsächlich entstanden sind und regelmäßig wiederkehren. Dabei gilt grundsätzlich, dass nur Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden können, die vorher im Mietvertrag festgehalten wurden. 

Bei klassischen Nebenkosten, die auf dem Mieter umgelegt werden, handelt es sich um die folgenden Positionen:

  • Wasser

  • Heizkosten

  • Straßenreinigung und Müllabfuhr

  • Winterdienst

  • Hausmeister

  • Aufzug

  • Versicherung

  • Beleuchtung und Strom

  • Abwasser

  • Grundsteuer

Im Musterschreiben für die Nebenkostenabrechnung von ImmoScout24 finden Sie diese Positionen, sodass Sie eine korrekte Nebenkostenabrechnung besonders unkompliziert erstellen.

In einer ordnungsgemäßen Nebenkostenabrechnung dürfen Sie diese Kosten nicht auf die Mieter umlegen:

  • Instandhaltungs- und Reparaturkosten

  • Hausratversicherung und Rechtsschutzversicherung

  • Grunderwerbsteuer

  • Gebühren des Hausverwalters

  • Kosten für Anschluss von Satellitenschüssel und Kabel

  • Kontoführungsgebühren

Wenn Sie die Nebenkostenabrechnung richtig erstellen, muss der Mieter seine Nachzahlung innerhalb einer vorgegebenen Frist, die meist 30 Tage beträgt, überweisen. Im Fall einer Rückzahlung an den Mieter haben Sie als Vermieter ebenfalls 30 Tage Zeit, das Guthaben auszuzahlen.

Gibt es ein Muster für Nebenkostenabrechnungen?

Um die Abrechnungen schnell erstellen zu können, bietet Ihnen ImmoScout24 für die Nebenkostenabrechnung eine einfache Berechnungsvorlage. Alles, was Sie tun müssen, ist den Gesamtverbrauch einzugeben. Je nach Verteilungsschlüssel werden anschließend die Abrechnungen für die einzelnen Mietparteien erstellt.

Durch den klaren Aufbau des Formulars, die Transparenz aller Kosten und den nachvollziehbaren Verteilerschlüssel sind Sie auf der sicheren Seite und haben alle umlegbaren Kosten im Blick.

Die Nebenkostenabrechnung, die Sie online erstellen, erhalten Sie ganz bequem per E-Mail. Die Abrechnung der Nebenkosten für die Mieter können Sie also ebenso unkompliziert per E-Mail weiterleiten.

Nebenkostenabrechnung

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