Hausverwaltung

In Abgrenzung zu Facility Management befasst sich die Hausverwaltung im Bereich der Immobilienwirtschaft hauptsächlich mit der Verwaltung von Mieteinheiten und den dazugehörigen Themengebieten wie:

• Mietenabrechnungen
• Neuvermietungen
• Wohnungsabnahmen
• Mieterbetreuung
• Betriebskostenabrechnungen
• Heizkostenabrechnungen
• Mietenbuchhaltung
• Führung aller Konten für die Verwaltung
• Betreuung und Vergabe von Reparaturleistungen, Sanierungsarbeiten, Handwerksarbeiten und Renovierungsarbeiten
• Anpassen des Mietzinses
• Hausmeisterservice

Der Begriff "Gebäudemanagement" oder auch "Facility Management" ist mit dem Begriff "Hausverwaltung" verwandt, aber nicht deckungsgleich.

Eine Hausverwaltung wird auch Mietverwaltung oder Wohnungsverwaltung genannt. In der Immobilienwirtschaft beschäftigen sich Hausverwaltungen mit der Verwaltung von vermieteten Wohnhäusern, Wohnanlagen, Eigentumswohnungen und auch Gewerbeobjekten. Der Hausverwalter oder die Hausverwalterin ist eine selbstständige Person, die eigene Häuser und Wohnungen verwaltet oder im Auftrag der Eigentümer tätig ist. Die Tätigkeitsfelder einer Hausverwaltung lassen sich in die kaufmännische Verwaltung und die technische Verwaltung einteilen.

Die reine kaufmännische Verwaltung umfasst den Mietzins, der durch die Hausverwaltung eingenommen und verwaltet wird. Gegebenenfalls passt die Hausverwaltung regelmäßig den Mietzins an – beispielsweise bei Index- oder Staffelmietverträgen. Die Hausverwaltung erstellt darüber hinaus die jährliche Nebenkostenabrechnung. Außerdem ist der Hausverwalter oder die Hausverwalterin verpflichtet, die monetären Vorgänge wie zum Beispiel Versicherungskosten oder Kosten von Dienstleistern auf ihre Richtigkeit und Effizienz hin zu überprüfen. Und auch die regelmäßige Abrechnung gegenüber dem Eigentümer ist ein Aspekt der kaufmännischen Verwaltung einer Hausverwaltung.

Zum Bereich der technischen Verwaltung gehören beispielsweise der Betrieb und die Kontrolle von technischen Einrichtungen der Immobilie. Dazu zählen unter anderem die Klingelanlage, der Aufzug oder auch die Heizungsanlage. Zusätzlich sollten Hausverwaltungen die Tätigkeiten der Dienstleister beauftragen und kontrollieren. Übliche Service-Tätigkeiten von Dienstleistern sind die Hausreinigung oder die Gartenpflege. Auch die Beauftragung und Kontrolle der notwendigen Instandhaltungsmaßnahmen gehören zu den Aufgaben einer Hausverwaltung. Dazu zählen die Wartung, Inspektion sowie die Instandsetzung. Die Wohnungsabnahme und die Neuvermietung von Wohnungen oder Häusern sind ebenfalls Aufgaben der technischen Verwaltung, die einer Hausverwaltung obliegen.

In Deutschland ist für die Tätigkeit als Hausverwalter keine Qualifikation vorgeschrieben. Seit dem Jahr 1994 haben Interessierte die Möglichkeit, sich mit Blick auf die Tätigkeit in einer Hausverwaltung ausbilden zu lassen. Die Berufsausbildung zur Immobilienkauffrau oder zum Immobilienkaufmann ist die geordnete Qualifizierung. Vor 1994 gab es in Deutschland noch die Ausbildung zur Kauffrau / zum Kaufmann für Grundstücks- und Wohnungswirtschaft. Da dieser Beruf sowohl die Verwaltung von Immobilien als auch die Vermittlung von Immobilien als Grundlage hatte, wurde die Trennung dieser beiden Bereiche durch die neue Ausbildung vollzogen. Zusätzlich bieten zahlreiche Fachhochschulen oder Berufsakademien Studiengänge mit dem Schwerpunkt Immobilienmanagement und Immobilienwirtschaft. Der Abschluss als Diplom-Betriebswirt befähigt dazu, ordnungsgemäß und gut qualifiziert für Hausverwaltungen tätig zu werden.

Personen, die in einer Hausverwaltung unmittelbar Tätigkeiten des Hausverwalters innehaben, werden von den Finanzämtern als sonstige Selbstständige / Freiberufler bewertet. Analog zu den Vermögensverwaltern beruht dies auf § 18 Abs. 1 Nr. 3 Einkommensteuergesetz (EStG). Daher unterliegen Hausverwalter meist nicht der Aufsicht des Gewerbeamtes und sind nicht gewerbesteuerpflichtig. Für die Tätigkeit in einer Hausverwaltung reicht daher in der Regel die Anmeldung für diese selbstständige Tätigkeit beim Finanzamt aus. Wenn jedoch die persönliche Arbeitsleistung eines Hausverwalters eine besondere Größenordnung annimmt – beispielsweise die Verwaltung von 1.000 oder mehr Wohneinheiten – dann wird von einer gewerblichen Tätigkeit ausgegangen und die Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt ist notwendig.