Kaufmännisches Facility Management

Facility Management bezeichnet grundsätzlich die Bewirtschaftung und Verwaltung von Gebäuden, Einrichtungen und Anlagen. Das kaufmännische Facility Management beschränkt sich dementsprechend auf die wirtschaftlichen Aspekte der Gebäudeverwaltung und -bewirtschaftung. Mithilfe des kaufmännischen Facility Managements wird sichergestellt, dass Flächen und Gebäude auch effizient betrieben werden.

Das Controlling ist eine Teilfunktion der Unternehmensführung und umfasst die Planung, Steuerung und Kontrolle von Geschäftsabläufen.

Das Vergabe- und Beschaffungsmanagement analysiert den Bedarf an Dienstleistungen bzw. Sachmitteln und vergibt an die besten Angebote Aufträge.

Im Vertragsmanagement werden Verträge vorbereitet, erwirkt, überprüft und betreut. Unter Contracting versteht die Übertragung von Aufgaben an spezialisierte Unternehmen. Dabei wird zwischen Contractinggeber und Contractingnehmer unterschieden. Contractingnehmer sind die Auftragnehmer, die in der Regel auch diese übertragenen Leistungen nutzen.

Betriebskosten sind alle Kosten die bei der Bewirtschaftung von Immobilien anfallen. Zu den Betriebskosten zählen:

• Grundsteuer
• Heizungskosten
• Warmwasserkosten
• Wasserkosten
• Kosten für den Aufzug
• Straßenreinigung
• Müllabfuhr
• Entwässerung
• Stromkosten / Energie
• Schornsteinreinigung
• Gartenpflege
• Sach- und Haftpflichtversicherung
• Hausmeister
• Gemeinschaftsantenne oder Betriebskabelnetz
• Maschinelle Wascheinrichtung
• Hausreinigung
• Ungezieferbekämpfung

Diese Kosten zu optimieren ist eine Aufgabe des kaufmännischen Facility Management.

Bei der Objektbuchhaltung werden Bestands- und Vertragsdaten erfasst und gepflegt sowie Zahlungsvorgänge überwacht.

Bei der Bestandsdatenerfassung werden die relevanten Informationen von den zu untersuchenden Objekten in Datenbanken oder Listen dokumentiert.

Beim Flächenmanagement werden alle flächenrelevanten Prozesse im Hinblick auf Nutzung und Verwertung abgewickelt. Dazu gehören Flächenverrechnung, Raumplanung, Umzugsmanagement. Das Flächenmanagement nutzt als Hilfsmittel das CAFM - Computer Aided Facility Management.

Das Versicherungswesen beschäftigt sich mit den verschiedenen Versicherungen rund um das Gebäude sowie mit der Abwicklung von Schadensfällen.

Benchmarking ist ein Vergleich zwischen Kosten, Leistungen oder Organisationen anhand von Kennzahlen oder Standards. Dabei ist es das Ziel herauszufinden wer der Beste ist. Es werden nicht nur Projekte gebenchmarkt sondern auch Geschäftsprozesse und Dienstleistungen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln. Zu den verschiedenen Arten von Benchmarking gehören unter anderem horizontales Benchmarking, vertikales Benchmarking, internes Benchmarking oder externes Benchmarking.

Das Personalmanagement beschäftigt sich unter anderem mit Bewerbermanagement, der Definition von Stellenprofilen und dem Personalcontrolling.

Darüber hinaus umfasst das kaufmännische Facility Management auch die Kosten-Leistungsanalyse. Diese bildet die Grundlage für sämtliche Optimierungsmaßnahmen. Hinzu kommt, dass die jeweiligen Parameter der Kosten-Leistungsanalyse fortlaufend überprüft werden müssen. Denn nur so können Optimierungspotenziale möglichst frühzeitig als solche identifiziert werden. Werden diese Potenziale erkannt und genutzt, garantiert dies höchste Wirtschaftlichkeit für die betreffenden Gewerbeimmobilien.

Neben den kaufmännischen Aspekten beinhaltet Facility Management auch noch das infrastrukturelle und das technische Gebäudemanagement. Das infrastrukturelle Facility Management ist für einen gepflegten Eindruck des Gebäudes verantwortlich. So gilt es nicht nur die Fassaden sauber zu halten und die Grünflächen zu pflegen. Auch Hausmeisterleistungen und die Optimierung der Vermietung sind Bestandteil des infrastrukturellen Gebäudemanagements. Das technische Facility Management sorgt hingegen dafür, dass alle technischen Anlagen reibungslos funktionieren. Neben technischen Dienstleistungen für Haus-, Gebäude- und Elektrotechnik übernimmt das technische Gebäudemanagement auch die regelmäßige Wartung der Anlagen und die Instandhaltung der versorgungstechnischen Gewerke.