Büros auf Zeit

Bei Büros auf Zeit bestimmt der Mieter flexibel die Mietzeiten und meist auch das Servicelevel. So können kurzfristig Büroräume angemietet werden. Die Räumlichkeiten sind oftmals repräsentativ und in exklusiven, zentralen Lagen, die gut zu erreichen sind. Mietverträge können über einen variablen Zeitraum von Tagesbüros und Konferenzräumen bis zu einem Jahr und länger, je nach Anbieter, abgeschlossen werden. Je nach Bedarf an Räumlichkeiten können unterschiedlich große Büros angemietet werden.

Viele Unternehmen, die Büros auf Zeit offerieren, bieten zusätzlichen Service wie ein komplettes Büromanagement an, dass nicht nur die Ausstattung der Räume mit Möbeln und Telekommunikation (Telefon, ISDN) beinhaltet, sondern auch die Nutzung von Gemeinschaftseinrichtungen wie Besucherbetreuung, Konferenzraum, Telefonservice, Empfang und Teeküche sowie die Nebenkosten übernimmt.

Für viele Unternehmer ist eine repräsentative Außendarstellung inklusive Geschäftsadresse ein wesentlicher Faktor für den Erfolg. Mit einer renommierten Geschäftsadresse im Briefkopf oder auf der Visitenkarte werden die gebotenen Leistungen optimal dargestellt. Aus wirtschaftlichen Gründen ist es jedoch nicht immer zweckmäßig, ein Büro tatsächlich anzumieten. Mitunter ist es ratsamer, lediglich auf ein Büro auf Zeit zurückzugreifen. Bei einer solchen gewerblichen Anmietung gibt es wesentliche Aspekte, die beachtet werden müssen. Die nachfolgende Übersicht stellt einige Auswahl-Faktoren vor.

Verschiedene Business-Center bieten in größeren Bundesländern die Büro-Vermittlung auf Zeit an. Vor der Unterzeichnung eines entsprechenden Mietvertrags sollte auf flexible Laufzeiten geachtet werden. Diese sollten den eigenen zeitlichen Bedürfnissen gerecht werden. Steht eine Vergrößerung an, sollten Unternehmer schnell reagieren können. Im Vertrag sollte zudem festgehalten werden, was fernab des Büroraums genutzt wird. Achten Sie darauf, dass lediglich für das gezahlt wird, was auch genutzt wird.

Wer ein Büro auf Zeit anmietet, sollte prüfen, ob es zusätzliche Räumlichkeiten für Konferenzen oder andere Business-Meetings gibt. Diese sollten flexibel tage- und stundenweise gemietet werden können. Idealerweise stehen sowohl Beamer als auch Whiteboard und andere Konferenzsysteme zur Verfügung.

Ob im eigenen Büro oder den zusätzlich anzumietenden separaten Business-Lounges - eine moderne Ausstattung inklusive Highspeed-Internet sollte Voraussetzung sein. Nur so kann ein professionelles Arbeiten gewährleistet werden. Inzwischen sollte außerdem eine barrierefreie Infrastruktur zum Standard von Büroräumen gehören. Das bedeutet, dass auch Menschen mit körperlicher Behinderung problemlos die Büroräume betreten können. Demzufolge müssen Rampen vor Hauseingängen und vor Fahrstühlen zur Verfügung stehen.

Störende Lärmbelästigungen wie Bauarbeiten oder Ähnliches können den Arbeitsalltag enorm trüben. Daher sollte sichergestellt werden, dass Mitarbeiter ungestört und ohne gesundheitliche Risiken in dem angemieteten Büro auf Zeit arbeiten können. Zudem ist zu prüfen, ob die entsprechenden Büro-Parzellen ausreichend von anderen Lärm-Quellen wie zum Beispiel Nebenbüros und Telefonen geschützt sind. Gänzlich ungeeignet sind beispielsweise Durchgangszimmer oder Räume, an denen stets auf dem Weg zur Toilette oder der Küche vorbeigegangen wird.

Auch im Hinblick auf die eigene Büro-Einrichtung gibt es wesentliche Maßstäbe, die einzuhalten sind. So sollte ein Bildschirmarbeitsplatz etwa 8 bis 10 Quadratmeter groß sein, die Tischmaße zwischen 160 und 80 Zentimetern liegen. Ferner gibt die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAUA) vor, dass die Temperatur in Büros nicht über 26 Grad liegen darf – es sei denn, es herrschen draußen deutlich höhere Temperaturen.

Professionelle Business-Center bieten einen Telefonservice an, den Kunden auf Wunsch hinzubuchen können, wenn sie sich für längere Zeit im Ausland oder anderenorts befinden. Ein freundlich-professioneller Telefonservice kann für die Pflege der Geschäftskontakte entscheidend sein. Ein solcher Telefon-Service agiert für Sie als Front-Office und nimmt Anfragen entgegen, wenn Sie sich gerade nicht im Büro befinden. Eine schlechte Erreichbarkeit führt nicht selten zu einem schlechten Image. Daher sollte bei der Anmietung eines Büros auf Zeit sichergestellt werden, dass ein Telefonservice zur Verfügung steht und gegebenenfalls in Anspruch genommen werden kann.