Tagungshotel: Die wichtigsten Anforderungen

Ein Tagungshotel ist nicht gleichzusetzen mit einem Seminarhotel. In Letzterem finden Seminare statt, also mehrtägige Weiterbildungs- und Fortbildungsmaßnahmen. Natürlich kann eine Tagung ebenfalls kürzere Fortbildungselemente enthalten, der Fokus liegt jedoch auf der Zusammenkunft von Experten eines Fachgebiets. Ein Tagungshotel ist dementsprechend eine optimale Lösung für kürzere Veranstaltungen und Sitzungen. Allerdings bieten Tagungshotels auch die Möglichkeit, große Tagungen mit sehr vielen Teilnehmern durchzuführen. Für viele Unternehmen sind derartige Zusammenkünfte von existenzieller Bedeutung. Gerade wenn es um betriebliche Veranstaltungen geht, ist es wichtig, geeignete Räume zu finden.

Geschäftsleute legen meist viele Kilometer zurück, wenn sie auf Geschäftsreisen unterwegs sind und Tagungen besuchen. Damit das Tagungshotel unkompliziert gefunden werden kann, sollte es verkehrsgünstig gelegen sein. Die Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel sowie Autobahnen und Bundesstraßen sollte gleichermaßen gut sein.

Eine ansprechende Architektur sowie gute Akustik- und Lichtverhältnisse sollten für ein Tagungshotel selbstverständlich sein. Im besten Falle gibt es große Fensterfronten, die viel Tageslicht hineinlassen. Erfolgt die Ausleuchtung der Tagungsräume mit Kunstlicht, ist die Qualität sehr wichtig. Auch eine dezente Farbgestaltung der Räumlichkeiten ist bei einer Tagung hilfreich. Neben den Unterkünften, die bei längeren Tagungen von den Teilnehmern in Anspruch genommen werden können, muss das Hotel natürlich auch über einen internen, professionellen Tagungsbereich verfügen. Dazu gehören gesonderte Gruppenräume, die separat genutzt werden können.

Eine zeitgemäße Anschlusstechnik sollte neben visuellen und audiovisuellen Medien ebenfalls vorhanden sein. Dazu gehören neben Computern und Telefonen auch Beamer, Tafeln/Flipcharts und Internetanschlüsse. Für mögliche technische Störungen müssen stets Servicemitarbeiter in der Nähe sein, um einen reibungslosen Ablauf der Tagung zu gewährleisten. Auch Ergonomie spielt heute eine große Rolle. Deshalb sollten Tische und Stühle entsprechend modern sein. Professionelles Equipment ist sowohl für den Innen- als auch Außenbereich vorteilhaft. Bestimmte Veranstaltungen finden beispielsweise auch im Außenbereich statt. Hier sollte ein Tagungshotel über eine entsprechende Outdoor-Anlage nebst passender Ausrüstung verfügen.

Nicht zuletzt gehört auch ein geeigneter Pausenbereich zu anspruchsvollen Tagungshotels. Hier können sich die Teilnehmer erholen und stärken. Für die Betreuung gibt es in einem qualifizierten Tagungshotel kompetentes Personal, das sich um die Verpflegung kümmert und den Gästen bei eventuell auftretenden Fragen zur Seite steht. Die Verpflegung sollte an die Bedürfnisse der Gäste angepasst und auf gute Verdaulichkeit und Verträglichkeit geprüft sein.