Bei der Betriebskostenabrechnung ist für Vermieter:innen besondere Vorsicht geboten, denn Sie sollten die Nebenkosten anteilig berechnen, ohne dabei Fehler zu begehen. Gehen Sie stets davon aus, dass Mieter:innen die Abrechnung der Betriebskosten genau unter die Lupe nehmen.  

Hier lesen Sie, welche Betriebskosten Sie umlegen dürfen, welche Inhalte, Formalien und Fristen Sie bei der Betriebskostenabrechnung beachten sollten und wie Sie häufige Fehler vermeiden.  

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Das Wichtigste in Kürze

  • Achten Sie als Vermieter:in darauf, nur umlagefähige Betriebskosten in der Betriebskostenabrechnung anzugeben und sie auch im Mietvertrag so detailliert wie möglich zu nennen.  
  • Die Frist von 12 Monaten ist bei der Betriebskostenabrechnung besonders wichtig, da ihre Forderungen sonst verjähren können.  
  • Inhaltliche Fehler in der Betriebskostenabrechnung dürfen Sie korrigieren, aber formelle Fehler können die Abrechnung schnell ungültig machen. 

Was sind Betriebskosten?

Betriebskosten entstehen durch die Bewirtschaftung einer Immobilie. Als Vermieter:in und Eigentümer:in sind Sie für diese anfallenden NebenkKosten zuständig. Dabei gilt, dass Sie viele Kosten, die gemeinsam mit der Nettomiete die Warmmiete ausmachen, auf Ihre Mieter:innen umlegen dürfen. Es handelt sich dabei um eine Vorauszahlung, die auf geschätzten Werten für die Betriebskosten basiert. Im Mietvertrag sollten Sie bereits festlegen, welche Nebenkosten anfallen und wie deren Abrechnung abläuft.

Bevor Sie die dafür nötige Betriebskostenabrechnung erstellen, gilt es, sich mit den verschiedenen Arten der Betriebskosten vertraut zu machen. Laut Mietrecht gibt es 17 Arten umlagefähigenr Betriebskosten – diese müssen dann von Mieter:innen getragen werden, wenn die Kostenübernahme ausdrücklich im Mietvertrag als Vereinbarung festgehalten wurde:

  • Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks

  • Kosten für die Wasserversorgung

  • Kosten für die Entwässerung 

  • Heizkosten

  • Kosten für Warmwasser

  • Kosten für verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen

  • Kosten für einen Aufzug

  • Kosten für Straßenreinigung und Müllabfuhr

  • Kosten für Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung

  • Kosten für die Gartenpflege

  • Kosten für die Beleuchtung

  • Kosten für die Schornsteinreinigung

  • Beiträge für die Sach- und Haftpflichtversicherung

  • Kosten für Hausmeister:in

  • Kosten für Antenne oder Kabelanschluss

  • Kosten für gemeinsam genutzte Waschmaschinen

  • Sonstige Betriebskosten (zum Beispiel für Sondereinrichtungen wie Sauna, Schwimmbad, Klimaanlage oder Müllschlucker)

Wichtig: Achten Sie aufs Detail!

Insbesondere bei den sonstigen Betriebskosten ist es wichtig, die einzelnen Posten so detailliert wie möglich in der Betriebskostenabrechnung aufzulisten. Dies gilt auch für Vereinbarungen zu den Winterdienst Nebenkosten, die sich über die Miete zum Teil umlegen lassen.

Reparaturen, Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten können grundsätzlich nicht über die Betriebskostenabrechnung umgelegt werden, auch wenn sie von der:dem Hausmeister:in erledigt werden. Das gilt auch für Modernisierungsmaßnahmen. Da diese den Wert der Immobilie steigern, ist jedoch eine.  

Auch Nebenkosten für die Verwaltung oder Aufsicht über die Immobilie, zum Beispiel durch eine:n Steuerberater:in, trägt allein die:der Vermieter:in. Diese nicht umlagefähigen Betriebskosten dürfen nicht in der Betriebskostenabrechnung auftauchen. Und auch Vereinbarungen im Mietvertrag zur Umlage dieser Betriebskosten über die Miete sind nicht zulässig.  

Welche Grundsätze gelten für die Betriebskostenabrechnung?

Die Nebenkostenabrechnung muss laut §259 des BGB die Rechenschaftspflicht erfüllen. Achten Sie darauf, dass Sie eine schriftliche Abrechnung für jedes Mietverhältnis erstellen und diese jeder:jedem Mieter:in zukommen lassen. Ein Aushang im Treppenhaus ist zum Beispiel nicht ausreichend. Auch dazu dürfen Sie keine eigenen Vereinbarungen treffen. Eine E-Mail mit einem angehängten PDF ist jedoch erlaubt.  

Zudem sollte die Nebenkostenabrechnung den Mindestanforderungen bezüglich des Inhalts entsprechen und die folgenden Eigenschaften erfüllen: 

  • Einheitlichkeit 
  • Verständlichkeit 
  • Nachvollziehbarkeit (auch ohne Fachkenntnis) 

Übrigens ist es nicht nötig, dass Sie die Belege an die Nebenkostenabrechnung anhängen. Dies dürfen Sie tun, aber es ist nicht verbreitet. Bei berechtigten Zweifeln haben Mieter:innen jedoch das Recht. Deshalb ist es wichtig, dass Sie als Vermieter:in alle für die Betriebskostenabrechnung relevanten Dokumente gut aufbewahren, um zu zeigen, welche Nebenkosten anfallen und wie Sie diese abgerechnet haben. 

Falls nichts anderes vereinbart wird, gilt für die Verteilung der Nebenkosten die gesetzliche Regelung. Danach werden Heizkosten und Warmwasserkosten nach Verbrauch und die übrigen Betriebskosten nach Wohnfläche umgelegt und abgerechnet. Unter Umständen kann für Sie als Vermieter:in aber auch ein anderer Verteilerschlüssel günstiger für die Betriebskostenabrechnung sein. Dieser abweichende Verteilungsschlüssel muss für die jeweilige Betriebskostenart im Vertrag über die MiIete aufgeführt werden. 

Festlegung der Betriebskosten:

Im Mietvertrag sollten Sie festlegen, dass und welche monatlichen Betriebskosten die Mieter:innen als Vorauszahlung zu leisten haben. Auf Wunsch können Sie statt Vorauszahlungen auch mit einer Pauschale arbeiten. Nach Ende des Abrechnungszeitraums bestimmen Sie über die Betriebskostenabrechnung, ob Nachzahlungen oder Rückzahlungen anstehen und wie hoch die Vorauszahlungen für Betriebskosten für das nächste Jahr sind. 

Formalien in der Betriebskostenabrechnung

Betriebskostenabrechnungen müssen Sie Ihren Mieter:innen grundsätzlich binnen Jahresfrist vorlegen. Verpassen Sie diese Frist, können Ansprüche wie Nachzahlungen schlicht verjähren. Andersherum dürfen Mieter:innen aber auch bei verspäteter Betriebskostenabrechnung eine Rückzahlung fordern, falls sie zu viel Nebenkosten bezahlt haben.  

Obwohl es für die Betriebskostenabrechnung keine gesetzlich vorgeschriebene Form oder Vereinbarung gibt, ist es wichtig, dass das Dokument eindeutig verständlich und nachvollziehbar ist. Es sollte die folgenden Mindestinhalte aufweisen: 

  • Absender:in 
  • Empfänger:in 
  • Angaben zum Mietobjekt 
  • Angaben zum Abrechnungszeitraum 
  • Datum und Ort 
  • Geordnete Zusammenstellung von Einnahmen und Ausgaben 
  • Übersichtlichkeit der Kostenpunkte (auch von Lai:innen nachvollziehbar) 
  • Gesamtkosten der Nebenkosten für das Objekt 
  • Berechnung des Mieteranteils 
  • Abzug von geleisteten Vorauszahlungen 
  • Erläuterung zum gewählten Verteilerschlüssel 
  • Endsumme der Nachzahlung oder Rückzahlung sowie Zahlungsmodalitäten (Kontoverbindung und Frist) 

Für viele Vermieter:innen stellt die Nebenkostenabrechnung eine unbeliebte Pflicht dar, die mit viel Aufwand und Papierkram verbunden ist. Nutzen Sie stattdessen den kostenlosen Nebenkostenrechner von ImmoScout24! Hier sehen Sie auf einen Blick, welche Nebenkosten Sie im Rahmen der Miete umlegen dürfen. Sie müssen dann nur noch die Summe der Betriebskosten, den gewählten Verteilerschlüssel und ein paar weitere Details angeben, und schon erhalten Sie von uns eine fertige Abrechnung als PDF, die Sie direkt an Ihre Mieter:innen schicken können. 

Die Frist für die Betriebskostenabrechnung?

Haben Sie mit Ihren Mieter:innen im Mietvertrag eine monatliche Nebenkostenvorauszahlung in Form der Warmmiete vereinbart, müssen Sie einmal im Jahr eine Betriebskostenabrechnung verschicken. Viele Vermieter:innen wählen den 31. Dezember als Datum dafür, aber Sie dürfen anhand der ersten Abrechnung auch einen anderen 12-Monats-Zeitraum festlegen. Wichtig ist, dass Sie sich danach immer an diese Frist halten.  

Eine spätere Zusendung ist nur zulässig, wenn sie daran keine Schuld tragen. Das gilt beispielsweise, wenn Sie Rechnungen noch nicht erhalten haben. Allerdings müssen Sie als Vermieter:in nachweisen können, dass die Fristüberschreitung außerhalb Ihrer Verantwortung liegt. 

Mögliche Gründe für eine verspätete Nebenkostenabrechnung: 

  • Versorger schickt verspätete Rechnung 
  • Mieter:in ist unbekannt verzogen und Sie müssen erst die neue Anschrift finden 
  • Konflikte mit der:dem Mieter:in, die Sie erst klären müssen 
  • Rechtsstreit um Nebenkosten oder um den Vertrag zur Miete 

Dürfen Mieter:innen die Betriebskostenabrechnung ablehnen?

Laut § 556 Abs. 3 BGB haben Mieter:innen nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung zwölf Monate Zeit, diese zu prüfen und gegebenenfalls Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch, wenn die Rechnung bereits durch die:den Mieter:in beglichen wurde. Als Vermieter:in können Sie also erst nach Ablauf dieser Frist ganz sicher sein, dass Ihre Mieter:innen die abgerechneten Betriebskosten akzeptiert. Auch wenn Mieter:innen Einwände haben, sollten sie die Rechnung innerhalb von 30 Tagen unter Vorbehalt bezahlen. 

Falls Mieter:innen berechtigte Zweifel an der Richtigkeit der Betriebskostenabrechnung haben, dürfen sie eine Belegeinsicht fordern. Dann müssen Sie innerhalb des Prüfungszeitraums die gewünschten Belege zur Verfügung stellen. Umso wichtiger ist es für Sie als Vermieter:in, alle Belege zu den Betriebskosten, die für den Abrechnungszeitraum relevant sind, gut aufzuheben. Eine Kopierpflicht haben Sie nicht, aber Mieter:innen dürfen auf eigene Kosten Kopien der Belege anfertigen. 

Was sind die häufigsten Abrechnungsfehler?

Um die Ablehnung oder Anfechtung einer Betriebskostenabrechnung zu vermeiden, sollten Sie bei der Erstellung der Abrechnung mit äußerster Vorsicht vorgehen. Denn schon bei kleinen formellen Fehlern ist die Betriebskostenabrechnung eventuell nicht mehr gültig. Bei inhaltlichen Fehlern dürfen Sie als Vermieter:in eine Korrektur vornehmen, ohne dass die Abrechnung der Betriebskosten ungültig wird.  

Die folgenden inhaltlichen Fehler können Sie bei Bedarf angleichen: 

  • Fehler bei der Angabe zum Verteilerschlüssel 
  • Anwendung eines falschen Abrechnungsmaßstabs 
  • Angabe einer falschen Wohnungs- oder Gesamtfläche 
  • Schreib- oder Rechenfehler 
  • Fehlender Unterschrift   

Diese formellen Fehler hingegen können direkt dazu führen, dass die Abrechnung ungültig wird:  

  • Angabe eines falschen Abrechnungszeitraums 
  • Abrechnungsfrist von 12 Monaten nicht eingehalten 
  • Auflistung der Betriebskosten nicht nachvollziehbar 
  • Nicht von der:dem Vermieter:in oder einer bevollmächtigten Person erstellt 
  • Umlagemaßstab wird nicht mitgeteilt oder erläutert 
  • Anteilskosten werden nicht an den Gesamtkosten gemessen 
  • Abrechnung enthält ohne weitere Erklärung einen Teil namens „Dienstleistungen“ oder „Sonstige Kosten“ 
  • Kostenpunkte sind ohne Grund zusammengefasst 
  • Abrechnung enthält unsachgemäße Schätzungen oder Vorbehalte 
  • Heizkosten werden nicht nach Verbrauch abgerechnet  
  • Vereinbarungen außerhalb des geltenden Rechts 
Hinweis: Anfechtung der Nebenkosten

Die Abgrenzung bei Abrechnungsfehlern gestaltet sich oft als schwierig, wenn es zur kommt. Aufgrund des Interpretationsspielraums bei den falschen Betriebskostenabrechnungen ist die Rechtsprechung fallabhängig uneinheitlich. 

Haben Sie eine Rechnungsposition vergessen und bleiben auf zu hohen Betriebskosten sitzen, die Sie eigentlich problemlos umlegen dürften, können Sie die Betriebsabrechnung korrigieren. Allerdings entfällt auch diese Möglichkeit der Nachforderung zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums. Bei bedeutend höheren Nebenkostennachzahlungen oder überhöhten Vorauszahlungen für das nächste Jahr ist damit zu rechnen, dass die Mieter:innen Widerspruch einlegen werden. 

Hinweis zu Abrechnungsfehlern:

Sollte sich ein Abrechnungsfehler in Ihre Betriebskostenrechnung einschleichen, erfahren Sie bei ImmoScout24, wie Sie am besten vorgehen. Zudem erhalten Sie bei uns viele weitere Tipps rund um das Thema Miete. 


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