An den Nebenkosten reiben sich regelmäßig Mieter und Vermieter. Der eine will möglichst alle auftretenden Kosten anteilig berechnen, der andere misstraut dem Ganzen und achtet auf jede Ungenauigkeit. 

Was vorher schon weitgehend üblich war, steht jetzt auch im Gesetz. § 556 BGB stellt klar, dass die Vertragsparteien vereinbaren können, dass der Mieter Betriebskosten im Sinne des § 27 der II. Berechnungsverordnung trägt. Diese Rechtsverordnung soll die Wirtschaftlichkeit von Wohnungen erhöhen und ist seit der ursprünglichen Fassung vom 1. November 1957 eng an den sozialen Wohnungsbau und den steuerbegünstigten freien Wohnungsbau gekoppelt. ImmobilienScout24 bietet auch hierfür rechtssichere Muster-Formulare zum kostenlosen Download an.

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Eine solche Vereinbarung sollten Sie als Vermieter grundsätzlich immer abschließen, da bei erfahrungsgemäß kontinuierlich steigenden Betriebskosten die Wirtschaftlichkeit der Vermietung nicht mehr gewährleistet wäre. Vor dem Hintergrund der stark wachsenden Kosten und der natürlichen Begrenzung durch Höchstsätze kann diese pauschale Empfehlung aber nur für einen kleinen Teil der Wohnungen gelten. Abgeschafft wurden vor allem der § 27 der II. Berechnungsverordnung und Anlage 3 hierzu. Haben Sie noch gültige Altverträge, ändert sich für Sie als Vermieter nichts. Neu ist lediglich, dass die Eichkosten beim Wasser- und Heizverbrauch allein umlagefähig sind oder Trocken- sowie Bügelanlagen umgelegt werden können. Außerdem dürfen die Kosten von Müllschluckern hinzugerechnet werden. Ausdrücklich hält das Gesetz jedoch fest, dass weitere als die in § 27 der II. Berechnungsverordnung genannten Betriebskosten nicht vom Mieter getragen werden müssen.

Auf die Einhaltung von Formalien kommt es an

Allgemein bekannt dürfte sein, dass Nebenkostenabrechnungen seinen Mietern grundsätzlich binnen Jahresfrist vorgelegt werden müssen. Verpasst man diese oder andere Fristen, können Ansprüche schlicht verjährt sein. Zeit rausschlagen geht heutzutage also zwangsläufig nach hinten los, denn anders sieht es bei pünktlich vorgelegten Abrechnungen aus. Hier räumt das Gesetz eine Verjährungsfrist von drei Jahren ein. Heißt also im Klartext, dass alle früheren Abrechnungen mitunter zugunsten des Vermieters wirksam sein können, wenn Ihr Mieter nicht rechtzeitig reagiert.

Welche Grundsätze gelten für die Betriebskostenabrechnung?

Die Nebenkostenabrechnung muss laut §259 des BGB die Rechenschaftspflicht erfüllen. Achten Sie darauf, dass Sie eine schriftliche Abrechnung für jedes Mietverhältnis erstellen und diese jedem Mieter zukommen lassen. Ein Aushang im Treppenhaus ist zum Beispiel nicht ausreichend. Eine E-Mail mit einem angehängten PDF ist jedoch erlaubt. Zudem sollte die Nebenkostenabrechnung den Mindestanforderungen bezüglich des Inhalts entsprechend. Vor allem muss sie einheitlich, verständlich und nachvollziehbar sein. Mieter sollten also auch ohne Fachkenntnis alle Kostenpunkte nachvollziehen und nachrechnen können.

Übrigens ist es nicht nötig, dass Sie die Belege an die Nebenkostenabrechnung anhängen. Dies dürfen Sie tun, aber es ist nicht verbreitet. Mieter haben bei berechtigten Zweifeln jedoch das Recht auf eine Belegeinsicht. Deshalb ist es wichtig, dass Sie als Mieter alle für die Betriebskostenabrechnung relevanten Dokumente gut aufbewahren.

Welchen Mindestinhalt hat die Betriebskostenabrechnung?

Obwohl es für die Betriebskostenabrechnung keine gesetzlich vorgeschriebene Form gibt, ist es wichtig, dass das Dokument eindeutig verständlich und nachvollziehbar ist. Es sollte die folgenden Mindestinhalte aufweisen:

  • Absender
  • Empfänger
  • Angaben zum Mietobjekt
  • Angaben zum Abrechnungszeitraum
  • Datum und Ort
  • Geordnete Zusammenstellung von Einnahmen und Ausgaben
  • Übersichtlichkeit der Kostenpunkte (auch von Laien nachvollziehbar)
  • Gesamtkosten der Nebenkosten für das Objekt
  • Berechnung des Mieteranteils
  • Abzug von geleisteten Vorauszahlungen
  • Erläuterung zum gewählten Verteilerschlüssel
  • Endsumme der Nachzahlung oder Rückzahlung sowie Zahlungsmodalitäten (Kontoverbindung und Frist)

Wie erstelle ich eine korrekte Betriebskostenabrechnung?

Für viele Vermieter stellt die Nebenkostenabrechnung eine unbeliebte Pflicht dar, die mit viel Aufwand und Papierkram verbunden ist. Nutzen Sie stattdessen den kostenlosen Nebenkostenrechner von ImmoScout24! Hier sehen Sie auf einen Blick, welche Nebenkosten Sie umlegen dürfen. Sie müssen dann nur noch die Summe der Kosten, den gewählten Verteilerschlüssel und ein paar weitere Details angeben, und schon erhalten Sie von uns eine fertige Abrechnung als PDF, die Sie direkt an Ihre Mieter schicken können.

Hinweis:

Sollte sich doch einmal ein Abrechnungsfehler in Ihre Betriebskostenrechnung einschleichen, erfahren Sie hier, wie Sie am besten vorgehen.

17 Arten von umlagefähigen Betriebskosten kennt das Gesetz

Insgesamt 17 verschiedene Betriebskosten sind laut der Betriebskostenverordnung umlagefähig. Vom Mieter getragen werden müssen sie aber nur dann, wenn sie auch tatsächlich im Mietvertrag aufgelistet und damit die Kostenübernahme vereinbart wurde. Neben den Abgaben für Grundsteuer, Wasser-, Abwasser- und Heizkosten, zählen hierzu auch Kosten für Straßenreinigung und Müllabfuhr oder die regelmäßige Gartenpflege. Explizit nicht umlegen dürfen Sie unter anderem die Kosten für eine Hausverwaltung oder den Aufwand von Instandsetzungsrücklagen. Auch "rein vorsorglich“ abgeschlossene Rechtsschutz- oder Mietausfallversicherungen sind Ihr eigen Brot, wenn sie auch in manchen Fällen berechtigt sind. 

Die Betriebskostenverordnung führt 17 Betriebskostenarten auf:

1.

Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks

 

 

2.

 

 

 

Kosten für die Wasserversorgung

 

 

 

 

3.

 

 

 

Kosten für die Entwässerung

 

 

 

 

4.

 

 

 

Heizkosten

 

 

 

 

5.

 

 

 

Kosten für Warmwasser

 

 

 

 

6.

 

 

 

Kosten für verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen

 

 

 

 

7.

 

 

 

Kosten für einen Aufzug

 

 

 

 

8.

 

 

 

Kosten für Straßenreinigung und Müllabfuhr

 

 

 

 

9.

 

 

 

Kosten für Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung

 

 

 

 

10.

 

 

 

Kosten für die Gartenpflege

 

 

 

 

11.

 

 

 

Kosten für die Beleuchtung

 

 

 

 

12.

 

 

 

Kosten für die Schornsteinreinigung

 

 

 

 

13.

 

 

 

Beiträge für die Sach- und Haftpflichtversicherung

 

 

 

 

14.

 

 

 

Kosten für den Hausmeister

 

 

 

 

15.

 

 

 

Kosten für Antenne oder Kabelanschluss

 

 

 

 

16.

 

 

 

Kosten für gemeinsam genutzte Waschmaschinen

 

 

 

 

17.

 

 

 

Sonstige Betriebskosten (zum Beispiel für Sondereinrichtungen Sauna, Schwimmbad, Klimaanlage oder Müllschlucker

 

 

 

Welche Fristen und Zeiträume gelten für die Betriebskostenabrechnung?

Alle zwölf Monate müssen Sie Ihren Mietern eine korrekte Nebenkostenabrechnung zukommen lassen. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche wichtigen Fristen und Zeiträume für Sie gelten, wann eine Verspätung erlaubt ist und was es mit der Widerspruchsfrist des Mieters auf sich hat.

Wenn Sie mit Ihrem Mieter eine monatliche Nebenkostenvorauszahlung in Form der Warmmiete vereinbart haben, müssen Sie einmal im Jahr eine Abrechnung schicken. In der Nebenkostenabrechnung geben Sie an, welche Gesamtkosten angefallen sind und welche davon auf den jeweiligen Mieter entfallen. So ergeben sich Rückzahlungen oder Nachzahlungen. Mehr zum Inhalt der Nebenkostenabrechnung lesen Sie hier.

Auch der Abrechnungszeitraum umfasst zwölf Monate, wobei Sie sich dabei nicht an das Kalenderjahr halten müssen. Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums müssen Sie dem Mieter die Betriebskostenabrechnung zukommen lassen, ansonsten können Sie die Nebenkosten nicht mehr nachfordern.

Unter welchen Umständen ist eine verspätete Abrechnung möglich?

Nur dann, wenn eine verspätete Nebenkostenabrechnung nicht Ihre Schuld ist, ist eine spätere Zusendung zulässig. Das gilt beispielsweise, wenn Sie Rechnungen noch nicht erhalten haben, allerdings müssen Sie als Vermieter nachweisen, dass die Fristüberschreitung außerhalb Ihrer Verantwortung liegt.

Mögliche Gründe für eine verspätete Nebenkostenabrechnung:

  • Versorger schickt verspätete Rechnung
  • Mieter ist unbekannt verzogen und Sie müssen erst die neue Anschrift finden
  • Konflikte mit dem Mieter, die Sie erst klären müssen
  • Rechtsstreit um Nebenkosten oder um den Mietvertrag

Innerhalb welcher Frist kann der Mieter Widerspruch einlegen?

Laut § 556 Abs. 3 BGB hat der Mieter nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung zwölf Monate Zeit, diese zu prüfen und gegebenenfalls Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch, wenn die Rechnung bereits durch den Mieter beglichen wurde. Als Vermieter können Sie also erst nach Ablauf dieser Frist ganz sicher sein, dass der Mieter die Abrechnung akzeptiert. Auch wenn der Mieter Einwände hat, sollte er die Rechnung innerhalb von 30 Tagen unter Vorbehalt bezahlen.

Sollte der Mieter berechtigte Zweifel an der Richtigkeit der Nebenkostenabrechnung haben, darf er eine Belegeinsicht fordern. Dann müssen Sie ihm innerhalb des Prüfungszeitraums die gewünschten Belege zur Verfügung stellen. Umso wichtiger ist es für Sie als Vermieter alle Belege, die für den Abrechnungszeitraum relevant sind, gut aufzuheben. Achten Sie darauf, in der Nebenkostenabrechnung keine Fehler zu machen – der kostenlose Nebenkostenrechner von ImmoScout24 hilft Ihnen dabei!

Was über die Betriebskostenabrechnung nicht umgelegt werden darf

Reparaturen, Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten können grundsätzlich nicht über die Betriebskostenabrechnung umgelegt werden, auch wenn sie der Hausmeister erledigt. Das gilt auch für Modernisierungsmaßnahmen. Da diese den Wert der Immobilie steigern, ist eine anteilige Erhöhung der Miete möglich. Auch Kosten für die Verwaltung oder Aufsicht über die Immobilie, zum Beispiel durch einen Steuerberater, trägt allein der Eigentümer. Sie dürfen nicht in der Betriebskostenabrechnung auftauchen.

Keine Kostenumlage ohne Vereinbarung

Die erste und wichtigste Voraussetzung, damit ein Vermieter die Betriebskosten auf seine Mieter umlegen kann, ist eine entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag. Fehlt diese, kann der Eigentümer den Mieter nicht nachträglich mit einer Betriebskostenabrechnung zur Kasse bitten. Es müssen nicht alle Betriebskosten einzeln im Mietvertrag aufgeführt werden, wohl aber solche Ausgaben, die nach BetrKV unter „Sonstige Betriebskosten“ (Nr. 17) fallen.

Falls nichts anderes vereinbart wird, gilt für die Verteilung der Kosten die gesetzliche Regelung. Danach werden Heizungs- und Warmwasserkosten nach Verbrauch, die übrigen Kosten nach Wohnfläche umgelegt. Unter Umständen kann für den Vermieter aber ein anderer Umlageschlüssel für die Betriebskostenabrechnung, zum Beispiel die Anzahl der Personen im Haushalt oder die Miteigentumsanteile einer Eigentumswohnung, günstiger sein. Dieser abweichende Verteilungsschlüssel muss für die jeweilige Betriebskostenart im Mietvertrag aufgeführt werden.

Vorauszahlungen festlegen

Im Mietvertrag sollten Sie auch festlegen, dass der Mieter für die Nebenkosten monatliche Vorauszahlungen zu leisten hat. Diese Vereinbarung verpflichtet den Vermieter seinerseits, innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums eine Betriebskostenabrechnung vorzulegen. Trifft die Abrechnung verspätet ein, so muss der Mieter keine Nachzahlung leisten, falls die tatsächlichen Kosten über der Summe der monatlichen Abschlagszahlungen liegen. Überzahlte Beträge erhält er aber trotzdem zurück. Es liegt also im Interesse des Vermieters, den Vorauszahlungsbetrag nicht zu niedrig anzusetzen, falls es zu einer Verzögerung bei der Betriebskostenabrechnung kommen sollte. Angesichts ständig steigender Kosten für Heizung, Wasser oder kommunale Abgaben sollte man auf den Betrag der letzten Betriebskostenabrechnung zur Sicherheit mindestens zehn Prozent aufschlagen.

Was sind die häufigsten Abrechnungsfehler?

Grundsätzlich gilt, dass Sie viel Wert auf eine inhaltlich und formell korrekte Nebenkostenabrechnung legen sollten. Sollten sich Mieter dann aber wegen einer zu hohen Nebenkostenabrechnung beschweren, gilt es, die Nebenkostenabrechnung auf falsche Angaben oder Fehler zu prüfen. Bei dieser Prüfung wird zwischen inhaltlichen und formellen Fehlern unterschieden. Zur Ungültigkeit der Abrechnung führen nur formelle Fehler, während inhaltliche Fehler vom Vermieter noch korrigiert und angeglichen werden können. Eine fehlerhafte Betriebskostenabrechnung bedeutet also nicht, dass diese automatisch ungültig wird. Die folgende Tabelle zeigt in Kürze die unterschiedlichen inhaltlichen und formellen Fehler bei falschen Nebenkostenabrechnungen auf:

Inhaltliche Fehler

Formelle Fehler

 

 

 

  • Fehler bei der Anwendung des Verteilerschlüssels

  • Anwendung eines falschen Abrechnungsmaßstabs

  • Angabe einer falschen Wohn- oder Gesamtfläche

  • Allgemeine Schreib- oder Rechenfehler

  • Vergessene Unterschrift des Vermieters

 

 

 

 

 

  • Angabe eines falschen Abrechnungszeitraums

  • Abrechnungsfrist (12 Monate) nicht eingehalten

  • Auflistung der Kosten nicht nachvollziehbar

  • Kommt nicht vom Vermieter oder einer beauftragten Person (etwa ein Hausverwalter, unbedingt mit Vollmacht)

  • Umlagemaßstab wird in der Abrechnung nicht mitgeteilt und erläutert (Angaben müssen anhand des Verteilerschlüssels nachvollzogen werden können)

  • Anteilskosten des Mieters werden nicht an den Gesamtkosten gemessen

  • Abrechnung enthält ohne weitere Erklärung einen Teil namens „Dienstleistungen“ oder „Sonstige Kosten“

  • Mehrere Kostenpunkte oder Dienstleistungen sind ohne Grund zusammengefasst

  • Abrechnung enthält unsachgemäße Schätzungen oder Vorbehalte

  • Heizkosten wurden nicht verbrauchsabhängig abgerechnet

 

 

 

Achtung: Die Abgrenzung bei Abrechnungsfehlern gestaltet sich oft als schwierig, wenn es zur Anfechtung der Nebenkostenabrechnung kommt. Aufgrund des Interpretationsspielraums bei den falschen Betriebskostenabrechnungen ist die Rechtsprechung fallabhängig uneinheitlich. Es könnte zur Unterstellung einer vorsätzlich falschen Nebenkostenabrechnung kommen.

Einhaltung des Abrechnungszeitraums

Sie rechnen grundsätzlich nicht über mehr als zwölf Monate ab. Nach § 556 Abs. 3 Satz 2 muss innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraumes frist- und formgerecht abgerechnet werden. Ergeben sich Nachforderungen und wurde die Nebenkostenabrechnung verspätet zugestellt, müssen Ihre Mieter diese nicht ausgleichen. Etwas anderes gilt nur, wenn zu spät abgerechnet wurde und sich eine Gutschrift ergibt – Mieter haben auch dann noch Anspruch darauf.

Haben Sie eine Rechnungsposition vergessen und bleiben auf zu hohen Nebenkosten sitzen, die Sie eigentlich problemlos umlegen dürften, können Sie die Nebenkostenabrechnung korrigieren. Allerdings entfällt auch diese Möglichkeit der Nachforderung zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums. Bei bedeutend hohen Nebenkostennachzahlungen ist damit zu rechnen, dass der Mieter Widerspruch einlegen wird.

Betriebskostenabrechnung: Frist für den Abrechnungszeitraum

Laut Paragraf 556 Abs. 3 Satz 1 BGB darf der Zeitraum, für den die Betriebskostenabrechnung erstellt wird, zwölf Monate nicht überschreiten. In der Regel entspricht der Abrechnungszeitraum dem Kalenderjahr. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, der Betriebskostenabrechnung einen hiervon abweichenden Abrechnungszeitraum, beispielsweise vom 01.04. eines Jahres bis zum 31.03. des Folgejahres, zugrunde zu legen. Übersteigt der Abrechnungszeitraum die Grenze von zwölf Monaten, kann der Mieter die Begleichung einer etwaigen Forderung verweigern – und zwar so lange, bis der Vermieter eine korrekte Betriebskostenabrechnung erstellt hat. Unproblematisch ist hingegen ein kürzerer Abrechnungszeitraum. Zieht beispielsweise der Mieter erst im Laufe des Jahres ein, kann der Vermieter eine Betriebskostenabrechnung für den Zeitraum vom Einzug bis zum Jahresende bzw. bis zum Ablauf der regulären Abrechnungsperiode erstellen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang jedoch, dass die Nebenkosten nur anteilig für den betreffenden Zeitraum abgerechnet werden dürfen.

Betriebskosten: Die Abrechnungsfrist

Damit eine Betriebskostenabrechnung fristgerecht dem Mieter zukommt, muss der Vermieter diese binnen zwölf Monaten nach Ablauf des jeweiligen Abrechnungszeitraums erstellen. Endet der Abrechnungszeitraum beispielsweise am 30.11. eines Jahres, muss der Mieter die Betriebskostenabrechnung spätestens am 30.11. des Folgejahres erhalten. Wird die Betriebskostenabrechnung nicht innerhalb dieser Frist vorgelegt, ist die Abrechnung zumeist unwirksam. Aus der Abrechnung resultierende Forderungen können vom Vermieter nicht mehr geltend gemacht werden. Sollte die Abrechnung ein Guthaben des Mieters ausweisen, so hat dieser auch dann einen Anspruch auf Auszahlung, wenn die Betriebskostenabrechnung nicht fristgerecht eingegangen ist. Hat der Vermieter die Verspätung jedoch nicht zu vertreten und kann dies auch nachweisen, ist die Abrechnung auch noch nach Ablauf der Abrechnungsfrist wirksam.

Nebenkostenabrechnung zu hoch: Das sind die Gründe

Die Gründe für zu hohe Betriebskostenabrechnungen sind also vielfältig. Oftmals geschieht dies durch Rechenfehler oder sogar Unwissenheit des Vermieters. Zu häufigen Irrtümern zählt die Annahme, dass einmalige Kosten wie Reparaturen am Objekt von den Mietern mitfinanziert werden. Das gilt auch, wenn diese Arbeiten von einem Hausmeister erledigt werden. Die Kosten liegen hier beim Vermieter, da es sich um einmalige Leistungen handelt. Hierzu gehört beispielsweise auch die Entfernung eines zu hoch gewachsenen Baumes. Die Mieter kommen lediglich für laufende Kosten der Hausverwaltung auf, wie beispielsweise Flurreinigung oder Gartenpflege. Damit die Nebenkosten nicht zu hoch angesetzt werden, müssen die einzelnen Leistungen zuordnungsfähig sein und Hausmeisterkosten dürfen nicht in Gänze umverteilt werden.

Sonderfall: Gewerbefläche im Haus

Gibt es im Mehrfamilienhaus eine Gewerbefläche, muss der jeweilige Gewerbeanteil herausgerechnet werden (Vorwegabzug). Erst danach dürfen Sie die Betriebskostenabrechnung vornehmen. Rechnen Sie dennoch ab, können die übrigen Betriebskostenabrechnungen zu hoch für die Mietparteien ausfallen. Der Vorwegabzug muss trotzdem auf der Nebenkostenabrechnung der übrigen Mieter erscheinen – ansonsten handelt es sich um einen formellen Fehler. Sollte durch die Mischnutzung des Hauses keine Mehrbelastung für Mieter entstehen, oder liegt die Mehrbelastung bei unter 15 Prozent, ist der Vermieter nicht gezwungen, gesondert abzurechnen.

Sollten jedoch wissentlich eine falsche Nebenkostenabrechnung erstellt und den Mietern zu hohe Betriebskosten in Rechnung gestellt werden, führt dies zu rechtlichen Folgen für den Vermieter. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn die Kosten einer leerstehenden Wohnung auf die restlichen Mieter umverteilt werden. Mieter können bis zu zwölf Monate nach Ende der Abrechnungsperiode Widerspruch einlegen, wenn die Betriebskostenabrechnung falsch aufgestellt wurde.

Heizungsanlage, Nebenkosten

Zu den Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage einschließlich der Abgasanlage und sinngemäß auch der Warmwasseraufbereitung gehören die folgenden Ausgaben für:

  • verbrauchte Brennstoffe
  • Heizöl-Lieferung
  • Energieversorgungsunternehmen
  • Betriebsstrom (für Nebenaggregate wie z.B. Heizungs-, Umwälz- oder Ölpumpe)
  • Bedienungs- und Überwachungskosten
  • Pflege der Anlage
  • regelmäßige Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit
  • Einstellung durch einen Fachmann
  • Reinigung der Anlage und des Betriebsraums
  • Messungen nach dem BImmSchG (Immissionsschutzmessung)
  • Miet- oder Leasingkosten der Verbrauchs-Messgeräte (nicht die Anschaffungskosten bei Kauf)
  • Kosten der Abrechnung und Aufteilung (Wärmedienst, der z.B. Flüssigkeitsampullen oder Batterien austauscht)
  • Kosten der Schornsteinreinigung (Reinigungskosten hinsichtlich der Abgasanlage)

Was gehört zum Winterdienst in den Nebenkosten?

Als Vermieter haben Sie laut der Straßenreinigungssatzung Räum- und Streupflichten. Das bedeutet, dass Sie die Bürgersteige und Gehwege sowie die Grundstückszugänge der Mietobjekte von Eis und Schnee freihalten und bei Glätte streuen müssen. Dabei ist ein Streifen von etwa 100 bis 120 cm Breite ausreichend. Für die Zugänge zu Parkplätzen und Mülltonnen ist ein Streifen mit 50 cm Breite ausreichend, um der Pflicht nachzukommen.

Grundsätzlich besteht die Pflicht an Werktagen zwischen 7 und 22 Uhr. An Sonn- und Feiertagen darf die Räumung ein wenig später geschehen. Bei starkem Schneefall müssen Sie mehrmals täglich räumen und streuen.

Sollten Sie als Immobilieneigentümer der Verkehrssicherungspflicht nicht nachkommen und dadurch jemand zu Schaden kommen, stehen Sie in der Haftung. Sie müssen gegebenenfalls Schadensersatz leisten. Schäden durch Dachlawinen hingegen müssen Sie nur dann übernehmen, wenn Sie die in bestimmten Regionen vorgeschriebenen Schneefanggitter am Dach nicht angebracht haben.

Wer übernimmt den Winterdienst?

Viele Vermieter übernehmen den Winterdienst nicht selbst, sondern geben ihn an den Mieter ab. Dabei ist es wichtig, dies ausdrücklich im Mietvertrag oder in der Hausordnung festzuhalten. Sie können den Winterdienst sowohl an alle Mieter als auch an ausgewählte Mieter übergeben. Für die wirksame Übertragung ist ein Aushang im Treppenhaus nicht ausreichend, ebenso wenig wie ein Gewohnheitsrecht.

Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, den Winterdienst an den Hausmeister zu delegieren. Hierbei entstehen keine gesonderten Kosten für die Mieter oder den Vermieter, denn der Hausmeister ist normalerweise automatisch für den Winterdienst zuständig.

Wenn Sie hingegen die Leistungen des Winterdienstes an ein externes Unternehmen übergeben, sind die meisten Kosten umlagefähig. Sie dürfen zum Beispiel die Lohn- und Anfahrtskosten sowie die Kosten für Streumittel und Wartung der Räumgeräte an die Mieter umlegen. Das gilt auch dann, wenn Sie selbst, Ihr Personal oder ein Familienmitglied den Winterdienst vornehmen.

Kann ich den Winterdienst auf Mieter umlegen?

Laut § 2 Nr. 8 der Betriebskostenverordnung ist ein großer Teil des Winterdienstes als Nebenkosten umlagefähig. Die folgenden Kostenpunkte werden dabei abgedeckt:

  • Kosten für Straßenreinigung durch die Stadt oder die Gemeinde

  • Kosten für die Schnee- und Eisbefreiung der Zu- und Nebenwege

Dabei ist es unerheblich, ob die Stadt, Sie als Vermieter oder ein externer Dienstleister den Winterdienst leisten. Wenn der Mieter jedoch selbst dafür verantwortlich ist oder der Hausmeister den Winterdienst erledigt, dürfen Sie keine zusätzlichen Nebenkosten erhaben.

Wichtig:

Die Kosten für die Erstanschaffung und Ersatzbeschaffung der Räumgeräte sowie deren Reparatur dürfen Sie nicht auf die Mieter umlegen. Materialkosten hingegen können Sie umlegen. Achten Sie darauf, die entsprechende Regelung im Mietvertrag detailliert festzuhalten.

Als Vermieter ist es wichtig, dass Sie schon bei der Erstellung des Mietvertrags an den Winterdienst denken. Zwar muss dieser nicht explizit genannt werden, aber um sich Probleme zu ersparen, sollten Sie Details und Zuständigkeiten klären. Unter Umständen ist es dafür nötig, den Standard-Mietvertrag ein wenig anzupassen. Beachten Sie außerdem, dass Sie auch bei einer Delegation des Winterdienstes für dessen Erledigung verantwortlich bleiben. Vermieter sollten die Ausführung des Winterdienstes daher stichprobenartig kontrollieren. Entstehende Schäden unterliegen Ihrer Haftung, werden aber meistens von der Gebäudehaftpflichtversicherung übernommen.

Können Wartungskosten auf die Mieter umgelegt werden?

In Mietverträgen sind in der Regel Nebenkostenvorauszahlungen vereinbart, die auch Wartungskosten betreffen. Was genau unter Wartungskosten fällt, ist in der Betriebskostenverordnung nicht abschließend definiert. In § 2 BetrKV werden die Wartung von Wassermengenreglern, Etagenheizungen, Gaseinzelfeuerstätten und Warmwassergeräten als Betriebskosten erwähnt. Die Wartung betrifft dementsprechend vor allem technische Geräte. Die Wartung der folgenden Geräte kann auf die Mieter umgelegt werden:

  • Fahrstuhl
  • Alarmanlage
  • Heizungsanlage
  • Öltank
  • Gasgeräte und -leitungen
  • Notstromaggregate
  • Blitzableiter
  • Feuerlöscher
  • Brandmeldeanlage
  • Rauchmelder
  • Reinigung der Dachrinne
  • Fernsehempfang
  • Lüftungsanlage
  • Warmwassergeräte
  • Wassermengenregler
  • Gemeinsam genutzte Waschmaschinen und Trockner

Wartungskosten, die nicht zwingend erforderlich sind, dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden. Auch Kosten für Verwaltung, Instandhaltung und Instandsetzung werden nicht auf die Mieter umgelegt. Es ist die Aufgabe des Vermieters, die Wohnung instand zu halten.

Welche Reinigungskosten sind als Nebenkosten auf die Mieter umlagefähig?

Über die Nebenkostenabrechnung umlagefähig sind nach § 2 Abs. 9 der Betriebskostenverordnung regelmäßige Kosten, die durch die Hausreinigung in einem Mehrfamilienhaus anfallen. Als angemessen gilt eine Reinigung einmal pro Woche. Zu den Räumen gehören die folgenden:

  • Zugänge
  • Flure
  • Treppen
  • Keller
  • Dachboden
  • Waschküche
  • Aufzug

Die Räume können durch den Hausmeister oder durch eine beauftragte Reinigungskraft gesäubert werden. Denkbar ist auch, dass Sie als Vermieter die Reinigung selbst übernehmen und die Kosten hierfür abrechnen. Je nachdem, für welche Variante Sie sich entscheiden, gestalten sich auch die Kosten.

Bei einer beauftragten Reinigungskraft sind die Lohnkosten der entscheidende Faktor. Erledigt der Hausmeister die Reinigung, sind die Kosten in der Regel mit dessen Vergütung abgegolten. Die Kosten für die Reinigung durch einen Hausmeister werden in den Nebenkosten nicht separat aufgeführt. Wenn Sie als Vermieter die Reinigung übernehmen, dürfen Sie einen angemessenen Stundenlohn berechnen.

Gut zu wissen:

Zu den umlagefähigen Kosten im Rahmen der Reinigung gehören auch die Kosten für die genutzten Putzmittel. Nicht umlagefähig hingegen ist die Anschaffung von Putzwerkzeugen.

Welche Reinigungskosten sind in der Nebenkostenabrechnung nicht umlagefähig?

Nicht alle Reinigungsarbeiten und die damit verbundenen Kosten können in der Nebenkostenabrechnung auf die Mieter umgelegt werden. So gilt zwar die Treppenhausreinigung in normalem Umfang als umlagefähig, nicht jedoch Hausreinigungskosten in unangemessener Höhe. Ihren Mietern können Sie also nicht zumuten, dreimal pro Woche das Treppenhaus reinigen zu lassen und die Kosten auf sie umzulegen.

Auch außergewöhnliche Reinigungen, die einmalig erfolgen, können Sie nicht auf die Mieterschaft umlegen. Die umlagefähigen Betriebskosten sind regelmäßige Kosten. Hier gibt es immer wieder Streitigkeiten zwischen Vermietern und Mietern. Als Beispiel dienen die Kosten zur Entfernung von Graffiti. In der Regel müssen Graffiti von Fassaden, nicht aber in gemeinsam genutzten Räumen entfernt werden. Eine Entfernung von der Fassade ist dementsprechend nicht umlagefähig. In gemeinsam genutzten Innenräumen wie dem Treppenhaus kann es anders aussehen. In der Regel fällt eine Graffiti-Entfernung jedoch nicht regelmäßig an und ist damit nicht umlagefähig. Auch erhöhte Reinigungskosten durch Baumaßnahmen dürfen Sie als Vermieter nicht auf die Mieter umlegen.

Betriebskostenabrechnung: Checkliste

1. Darf eine Betriebskostenabrechnung durchgeführt werden?
2. Bezieht sich die Betriebskostenabrechnung auf die richtige Mietsache?
3. Rechnet die richtige Person ab?
4. Abrechnungseinheit eingehalten?
5. Richtiger Abrechnungszeitraum?
6. Wurden nur umlegbare Betriebskosten berücksichtigt?
7. Wirtschaftlichkeit?
8. Betriebskostenumlegung?
9. Richtige Ermittlung der Bezugsfaktoren für die Umlageschlüssel?
10. Abrechnung formell ordnungsgemäß?
11. Abrechnung der Heizkosten?
12. Mieterwechsel: Betriebskostenaufteilung zwischen den Mietparteien richtig?
13. Vorauszahlungen berücksichtigt?
14. Betriebskostennachzahlung durchsetzbar?
15. Einsichtsrecht des Mieters
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