Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung: In­fos & Mus­ter für Ver­mie­ter und Mie­ter

Hast du mit deinen Mieter:innen Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart, musst du jährlich eine Betriebskostenabrechnung erstellen. Doch was gehört in die Abrechnung, welche Kosten darfst du umlegen und welche Fristen musst du einhalten? In diesem Artikel erfährst du Schritt für Schritt, worauf du bei der Betriebskostenabrechnung achten musst. Beispiele, praktische Tipps und ein Muster helfen dir bei der Erstellung. 

Die Betriebskostenabrechnung ist eine jährliche Übersicht über die tatsächlich angefallenen Betriebskosten einer Immobilie und den geleisteten Vorauszahlungen. Die umlagefähigen Betriebskosten des Abrechnungszeitraums werden addiert und mit den Vorauszahlungen verrechnet. Daraus ergibt sich entweder eine Nachzahlung oder ein Guthaben.

Vermieter:innen müssen eine Betriebskostenabrechnung erstellen, wenn im Mietvertrag Vorauszahlungen auf die Betriebskosten vereinbart wurden (§ 556 BGB). Das gilt grundsätzlich auch bei einer vermieteten Eigentums- oder Einliegerwohnung. Wurde dagegen eine Betriebskostenpauschale vereinbart, erfolgt grundsätzlich keine jährliche Abrechnung. 

Die Abrechnung muss den Mieter:innen spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Wird diese Frist versäumt, können Vermieter:innen eine Nachforderung grundsätzlich nicht mehr geltend machen. Ein Guthaben der Mieter:innen bleibt davon unberührt. 

Eine Betriebskostenabrechnung muss klar und nachvollziehbar aufzeigen, welche laufenden Kosten im Abrechnungszeitraum angefallen sind und wie diese auf die einzelnen Mietparteien verteilt wurden. 

Diese Angaben gehören in eine Betriebskostenabrechnung 

• Abrechnungszeitraum (z. B. 01.01. bis 31.12.) 
• Gesamtkosten je Kostenart (z. B. Heizung, Wasser, Müllabfuhr) 
• Verwendeter Verteilerschlüssel (z. B. Wohnfläche, Verbrauch oder Personenzahl) 
• Berechnung des Anteils der Mieter:innen 
• Gegenüberstellung der geleisteten Vorauszahlungen 
• Abrechnungsergebnis (Nachzahlung oder Guthaben) 
   

Wenn du dich an diese Angaben hältst, stellst du sicher, dass die Gesamtkosten, der angewandte Verteilerschlüssel und der daraus errechnete Anteil der Mietpartei in deiner Betriebskostenabrechnung erkennbar sind. 

Muster einer Betriebskostenabrechnung 

Das folgende Beispiel zeigt, wie typische Kostenarten, Verteilerschlüssel und Vorauszahlungen in einer Betriebskostenabrechnung dargestellt und miteinander verrechnet werden können. 

Ein Muster für eine Betriebskostenabrechnung könnte zum Beispiel so aussehen: 

Nicht alle Kosten rund um eine vermietete Immobilie dürfen Vermieter:innen auf ihre Mieter:innen umlegen. Welche Betriebskosten grundsätzlich umlagefähig sind, ist in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgeführt. Die Verordnung nennt in den Nummern 1 bis 16 verschiedene Kostenarten – von der Grundsteuer über Wasser- und Heizkosten bis zur Gebäudereinigung und Gartenpflege. Hier kann ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung im Mietvertrag genügen. Nr. 17 erfasst darüber hinaus sonstige Betriebskosten, die im Mietvertrag konkret aufgeführt werden müssen.  

Bei der Erstellung deiner BK-Abrechnung solltest du darauf achten, folgende umlagefähige Betriebskosten zu erfassen: 

• Heizkosten (z. B. Brennstoffkosten, Betriebsstrom und bestimmte Wartungskosten);CO₂-Kosten dürfen nur in dem Umfang auf Mieter umgelegt werden, den das CO₂-Kostenaufteilungsgesetz vorsieht 
   

Gut zu wissen: CO₂-Kosten 
Bei Wohngebäuden werden die CO₂-Kosten für Heizung und Warmwasser grundsätzlich zwischen Vermieter:in und Mieter:in aufgeteilt. Wie hoch der jeweilige Anteil ist, richtet sich nach dem CO₂-Ausstoß des Gebäudes. Je höher die Emissionen, desto größer ist in der Regel der Kostenanteil der Vermieter:innen. 

• Warmwasser und Wasserversorgung 
• Abwasser und Entwässerung 
• Allgemeinstrom, z. B. für die Beleuchtung gemeinschaftlich genutzter Bereiche 
• Müllabfuhr, Straßenreinigung und Winterdienst 
• Hausreinigung und Schädlingsbekämpfung 
• Gartenpflege  
• Betrieb des Aufzugs 
• Hausmeisterkosten, soweit darin keine Verwaltungs-, Instandhaltungs- oder Reparaturleistungen enthalten sind 
• Schornsteinreinigung 
• bestimmte Sach- und Haftpflichtversicherungen, z. B. die Gebäudeversicherung 
• Betrieb gemeinschaftlicher Wascheinrichtungen 
• Grundsteuer 
• Wartung von Rauchwarnmeldern, sofern die Kosten als sonstige Betriebskosten wirksam auf die Mieter:innen umgelegt werden können 
• sonstige Betriebskosten, sofern sie im Mietvertrag konkret benannt sind, z. B. bestimmte regelmäßig anfallende Wartungs- oder Reinigungskosten 

Nicht umlagefähig sind Kosten, die Vermieter:innen für die Verwaltung, Instandhaltung oder Instandsetzung der Immobilie entstehen. 

Dazu zählen beispielsweise: 

• Instandhaltungs- und Reparaturkosten, z. B. für die Reparatur einer defekten Heizung oder eines Aufzugs 
• Kosten für Neu- und Ersatzanschaffungen, z. B. für neue Geräte oder technische Anlagen 
• Verwaltungskosten, z. B. für Hausverwaltung und Buchhaltung 
• Bankspesen und Kontoführungsgebühren 
• Rechtskosten, z. B. Anwalts- und Gerichtskosten im Streitfall 
• nicht umlagefähige Versicherungen, z. B. Hausrat- und Rechtsschutzversicherungen 
• Einzahlungen in Rücklagen, z. B. die Erhaltungsrücklage einer WEG 
• einmalige Ersterschließungs- und Anschlusskosten 

Der Verteilerschlüssel legt fest, wie die Gesamtkosten auf die einzelnen Mietparteien verteilt werden. Welcher Schlüssel gilt, kann sich aus dem Mietvertrag oder aus gesetzlichen Vorgaben ergeben. Ist kein anderer Umlagemaßstab vereinbart, werden Betriebskosten grundsätzlich nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt. Verbrauchsabhängige Kosten sind nach den jeweils geltenden gesetzlichen Vorgaben abzurechnen. 

Gängige Verteilerschlüssel im Überblick: 

• Nach Wohnfläche 
  Die Betriebskosten werden anteilig nach der Wohnfläche verteilt. Beispiel: Eine Wohnung mit 80 m² in einem Haus mit 400 m² Gesamtwohnfläche trägt 20 Prozent der entsprechend verteilten Kosten. 
• Nach Verbrauch 
  Bei verbrauchsabhängigen Kosten richtet sich der Anteil nach dem erfassten Verbrauch. Für Heiz- und Warmwasserkosten gelten besondere Vorgaben der Heizkostenverordnung. In der Regel müssen 50 bis 70 Prozent der Kosten verbrauchsabhängig verteilt werden; der übrige Anteil wird insbesondere nach Wohn- oder Nutzfläche verteilt. 
• Nach Personenzahl 
  Die Kosten werden entsprechend der Zahl der im Haushalt lebenden Personen verteilt. Dieser Umlageschlüssel kommt beispielsweise für bestimmte verbrauchsabhängige Kosten infrage, wenn keine individuelle Verbrauchserfassung erfolgt. 
• Nach Wohneinheiten 
  Die Kosten werden gleichmäßig auf die Wohnungen verteilt. Dieser Verteilerschlüssel kann für geeignete Kostenarten vereinbart werden. 
   

Vermieter:innen müssen die Betriebskostenabrechnung den Mieter:innen spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen. Entscheidend ist, dass die Abrechnung innerhalb dieser Frist bei den Mieter:innen eingeht. 

Fristen im Überblick: 

• Abrechnungszeitraum: in der Regel zwölf Monate, häufig vom 1. Januar bis 31. Dezember 
• Abrechnungsfrist: spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums 
• Beispiel: Für den Abrechnungszeitraum 1. Januar bis 31. Dezember 2025 muss die Betriebskostenabrechnung spätestens am 31. Dezember 2026 bei den Mieter:innen eingehen. 
  

Zieht ein:e Mieter:in während des laufenden Abrechnungszeitraums aus, müssen Vermieter:innen deshalb keine vorzeitige Betriebskostenabrechnung erstellen. Die Kosten werden im Rahmen der regulären Abrechnung zeit- beziehungsweise verbrauchsanteilig berücksichtigt. 

Geht die Betriebskostenabrechnung verspätet zu, können Vermieter:innen eine Nachforderung grundsätzlich nicht mehr geltend machen. Das gilt jedoch nicht, wenn sie die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten haben. Ein Guthaben der Mieter:innen muss auch nach Ablauf der Abrechnungsfrist ausgezahlt werden. 

Wenn du alle Unterlagen und Verbrauchsdaten vorliegen hast, kannst du die Betriebskostenabrechnung Schritt für Schritt erstellen: 

1. Abrechnungszeitraum festlegen und Leerstände erfassen: Bestimme den Zeitraum, für den du die Betriebskosten abrechnest. Er darf höchstens zwölf Monate umfassen.  
2. Betriebskosten zusammenstellen: Erfasse die im Abrechnungszeitraum tatsächlich angefallenen umlagefähigen Kosten und ordne sie den einzelnen Kostenarten zu. 
3. Verteilerschlüssel anwenden: Verteile die Gesamtkosten nach dem jeweils geltenden Umlageschlüssel auf die Mietparteien. Verbrauchsabhängige Kosten werden nach den dafür geltenden Vorgaben abgerechnet. 
4. Anteil der Mietpartei berechnen: Ermittle für jede Kostenart, welcher Betrag auf die jeweilige Wohnung entfällt. 
5. Vorauszahlungen abziehen: Ziehe die im Abrechnungszeitraum geleisteten Betriebskostenvorauszahlungen vom Kostenanteil der Mietpartei ab. 
6. Guthaben oder Nachzahlung ermitteln: Aus der Differenz ergibt sich das Abrechnungsergebnis. 
7. Abrechnung prüfen und fristgerecht zustellen: Kontrolliere insbesondere Kostenarten, Verteilerschlüssel, Berechnungen und Vorauszahlungen und achte darauf, dass die Abrechnung rechtzeitig bei den Mieter:innen eingeht. 

Bevor du die Betriebskostenabrechnung an deine Mieter:innen verschickst, solltest du sie noch einmal sorgfältig prüfen. So lassen sich formale und inhaltliche Fehler frühzeitig erkennen. 

Achte insbesondere auf folgende Punkte:

• Umlage im Mietvertrag: Prüfe, ob die Umlage der Betriebskosten wirksam vereinbart wurde und welche Kostenarten davon erfasst sind. 
• Vollständige und nachvollziehbare Abrechnung: Abrechnungszeitraum, Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Anteil der Mietpartei und geleistete Vorauszahlungen müssen nachvollziehbar dargestellt sein. 
• Nur umlagefähige Kosten: Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Reparaturkosten sowie Rücklagen gehören nicht in die Betriebskostenabrechnung. 
• Sonstige Betriebskosten: Kosten nach § 2 Nr. 17 BetrKV dürfen nur umgelegt werden, wenn die jeweilige Kostenart im Mietvertrag konkret bezeichnet ist. 
• Richtiger Verteilerschlüssel: Prüfe, ob der vereinbarte beziehungsweise gesetzlich vorgeschriebene Umlageschlüssel korrekt angewendet wurde. 
• Gemischt genutzte Gebäude: Bei Wohn- und Gewerbeeinheiten kann ein Vorwegabzug erforderlich sein, wenn die gewerbliche Nutzung bei einer Kostenart zu einer erheblichen Mehrbelastung der Wohnungsmieter führt. 
• Heiz- und CO₂-Kosten: Beachte bei der Heizkostenabrechnung die Vorgaben zur verbrauchsabhängigen Abrechnung und zur Aufteilung der CO₂-Kosten. Prüfe außerdem, ob die erforderlichen Angaben zur Berechnung und Aufteilung der CO₂-Kosten enthalten sind. 
• Abrechnungsfrist: Die Betriebskostenabrechnung muss den Mieter:innen spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen.

Auch Mieter:innen können eine Betriebskostenabrechnung prüfen und bei Unklarheiten oder Fehlern Einwände geltend machen. Als Vermieter:in solltest du daher insbesondere die folgenden Rechte kennen: 

• Einwendungen erheben: Mieter:innen können innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Betriebskostenabrechnung Einwendungen geltend machen. Nach Ablauf dieser Frist sind Einwendungen grundsätzlich ausgeschlossen. Eine Ausnahme gilt, wenn Mieter:innen die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten haben. 
• Belegeinsicht verlangen: Mieter:innen haben das Recht, die der Betriebskostenabrechnung zugrunde liegenden Belege einzusehen. Dazu gehören beispielsweise Rechnungen und andere für die Abrechnung relevante Unterlagen. 
• Fehler beanstanden: Sind einzelne Kosten nicht umlagefähig, wurde ein falscher Verteilerschlüssel angewendet oder enthält die Abrechnung Rechenfehler, können Mieter:innen die betreffenden Positionen beanstanden. Ob und in welchem Umfang eine Zahlung zurückbehalten oder gekürzt werden darf, hängt vom jeweiligen Fehler und Einzelfall ab. 

Eine korrekte Betriebskostenabrechnung zeigt nachvollziehbar, welche umlagefähigen Kosten angefallen sind, wie sie auf die Mietparteien verteilt wurden und ob sich daraus eine Nachzahlung oder ein Guthaben ergibt.

Achte darauf, nur zulässige Betriebskosten umzulegen, den richtigen Verteilerschlüssel anzuwenden, Vorauszahlungen korrekt anzurechnen und die Abrechnungsfrist einzuhalten. Eine sorgfältige Prüfung vor dem Versand hilft dabei, Fehler und spätere Einwände zu vermeiden.