In der jährlichen Betriebskostenabrechnung listen Sie alle Betriebskosten auf und legen diese auf Mieter:innen um. Hier erfahren Sie, welche Kosten umlagefähig sind und-, wie die Verteilung auf mehrere Mieter:innen aussieht, und gelangen zum Abrechnungsgenerator von Vermietet.de von ImmoScout24.


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Das Wichtigste in Kürze
  • Die Frist für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung liegt für Vermieter:innen bei zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums.

  • Einige Ausgaben können Sie als Vermieter:in in der Betriebskostenabrechnung nicht auf die Mieter:innen umlegen; dazu zählen beispielsweise Instandhaltungs- und Reparaturkosten.

  • Eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen ist kompliziert, kostet Zeit und häufig auch Nerven. Nutzen Sie deshalb den Service von Vermietet.de von ImmoScout24 und erstellen Sie Ihre Abrechnungen stressfrei und rechtskonform.

Was ist ei­ne Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung?

Wer eine Wohnung oder ein Haus mietet, muss im Regelfall für die Betriebskosten selbst aufkommen. Daher leisten Mieter:innen meist eine monatliche Betriebskostenvorauszahlung und müssen nach der Abrechnung am Jahresende entweder nachzahlen oder erhalten zu viel gezahlte Beträge zurück. In der Betriebskostenverordnung (BetrKV) ist genau geregelt, welche Kosten zu den Betriebskosten zählen.

Die Grundlage für die Betriebskosten ist das Mietrecht. Im Mietvertrag ist genau festgelegt, was als Betriebskosten bei einer Vermietung abgerechnet werden kann. Entscheidend ist dies vor allem für die „sonstigen Kosten“. Zu diesen kann etwa die Wartung von Rauchmeldern und Alarmanlagen zählen. Was nicht im Mietvertrag vereinbart ist, muss auch nicht bezahlt werden.

Muster Betriebskostenabrechnung ausgefüllt Muster Betriebskostenabrechnung

Welche Betriebskosten darf ich auf die Mietparteien umlegen?

Vermieter:innen dürfen einen Großteil der Kosten auf die Mietparteien umlegen – vorausgesetzt, sie sind umlagefähig und Sie haben dies im Mietvertrag vereinbart. Trotzdem kommt es immer wieder zu Unklarheiten bei der Frage, welche umlagefähigen Betriebskosten die Mieter:innen zahlen.

Folgenden Betriebskosten dürfen Sie auf den Mietparteien umlegen:

  • Grundsteuer
  • Kosten für Haftpflicht- oder Gebäudeversicherungen
  • Heizkosten (zum Großteil verbrauchsabhängig)
  • Kosten für die Wasserversorgung und -erwärmung
  • Gebühren für Abwasser
  • Gebühren für die Müllabfuhr
  • Kosten für die Straßenreinigung
  • Kosten für Aufzüge
  • Schornsteinreinigungskosten
  • Hausbeleuchtung
  • Kosten für einen Hausmeisterservice
  • Reinigungs- und Gartenarbeiten
  • Kosten für Kabelfernsehen und Antennen
  • Kosten für Waschmaschine, Trockner, etc., falls von Vermieterseite bereitgestellt
  • Sonstige Betriebskosten (wichtig: Diese müssen Sie im Mietvertrag genau definieren)
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Hinweis

Gibt es im Haus einen Aufzug, müssen alle Mieter:innen die Betriebskosten dafür bezahlen, auch wenn sie im Erdgeschoss wohnen. 

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Welche Kosten kann ich nicht auf die Mieter:innen umlegen?

Einige Betriebskosten können Sie nicht auf die Mietparteien umlegen. Da viele Mieter:innen die Betriebskostenabrechnung prüfen lassen, sollten Sie als Vermieter:in genau wissen, welche Positionen Sie nicht abrechnen dürfen.

Die folgenden Positionen dürfen Vermieter:innen durch die Betriebskostenabrechnung nicht auf die Mietparteien umlegen:

  • Instandhaltungs- und Reparaturkosten
  • Grunderwerbsteuer
  • Rechtsschutz- und Hausratversicherung
  • Anschlussgebühren für Kabel oder Satellitenschüssel
  • Einzahlungen in die gemeinschaftlichen Rücklagen für Instandhaltung und Sanierung bei Häusern mit mehreren Eigentumswohnungen
  • Gebühren der Hausverwaltung
  • Kontoführungsgebühren oder andere Bankspesen
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Hinweis: Hausmeister-Aufwendungen ermitteln!

Wenn der Hausmeisterservice als Nebentätigkeit noch gegen Entgelt die Hausverwaltung übernimmt oder Reparaturen durchführt, müssen diese Aufwendungen vor der Abrechnung ermittelt und aus der Betriebskostenabrechnung herausgenommen werden.​

Worin besteht der Unterschied zwischen Betriebskosten und Nebenkosten?

Vielmals werden die Begriffe Betriebskosten und Nebenkosten synonym verwendet, obwohl es einen großen Unterschied gibt. Nebenkosten bezeichnen alle anfallenden Kosten. Dazu gehören auch die nicht umlagefähigen Kosten. Wird von Betriebskosten gesprochen, handelt es sich um die Kosten, die Sie auf Mieter:innen umlegen können. In Rechnung dürfen somit nur die Betriebskosten gestellt werden.

Dürfen Gartenpflegekosten umgelegt werden?

Gerade bei Wohnanlagen mit größeren Gärten und dementsprechend hohen Gartenpflegekosten sollten Sie als Vermieter:in wissen, welche Kosten Sie auf die Mieter:innen umlegen dürfen. Umlagefähig sind nur die Kosten für die laufende Gartenpflege.

Einmalige Ausgaben beispielsweise für die Neuanlage oder Umgestaltung des Gartens, die Erneuerung des Gehwegbelags oder die Anschaffung von Gartengeräten müssen Sie als Vermieter:in selbst tragen.


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Wie werden Heizkosten in den Betriebskosten auf die Miete verteilt?

Die Heizkostenabrechnung wird üblicherweise in der Betriebskostenabrechnung auf Mieter:innen umgelegt. Dabei ist für Vermieter:innen wichtig zu wissen, wie sie Heizkosten als Betriebskosten abrechnen. Nach der Heizkostenverordnung sollen die Heizkosten zu 50 bis 70 Prozent verbrauchsabhängig auf die einzelnen Wohnparteien umgelegt werden, den Rest dürfen Vermieter:innen nach einem festen Maßstab, zum Beispiel anhand der Personenanzahl oder der Wohnfläche, verteilen.

  • Meist sind in Wohnungen Wärmezähler an den einzelnen Heizkörpern installiert, die einmal pro Jahr von einem Dienstleister abgelesen werden.
  • Wohnungen oder Häuser mit Fußbodenheizung haben meist einen zentralen Zähler im Bad oder in der Abstellkammer.
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Hinweis: Berechnung der warmen und kalten Betriebskosten beachten

Kalte Betriebskosten dürfen nach dem sogenannten Abflussprinzip berechnet werden. Dabei rechnen Sie die Posten ab, für die Sie selbst erst im Laufe des Abrechnungszeitraums die Rechnung erhalten haben. Für warme Betriebskosten gilt hingegen das Leistungsprinzip, das nach Verbrauch abrechnet.

Wie werden die Betriebskosten auf mehrere Parteien umgelegt?

Der Abrechnungsmaßstab der Betriebskosten wird in der Regel im Mietvertrag festgelegt. Wird er dort nicht erfasst, dürfen Betriebskosten nur nach dem Anteil der Wohnfläche berechnet werden. Grundsätzlich können Betriebskosten nach Wohneinheit, Wohnfläche, Personenzahl oder Verbrauch abgerechnet werden. Zum Teil ist der Umlageschlüssel für Betriebskosten gesetzlich bestimmt, so beispielsweise bei Heizkosten. Hierbei müssen 50 bis 70 Prozent der Kosten verbrauchsabhängig umgelegt werden.

In dieser Übersicht sehen Sie, nach welchen Verteilerschlüsseln die Betriebskosten umgelegt werden können:

Art des Verteilerschlüssels

Besonderheiten
Betriebskostenabrechnung nach Wohneinheit
  • Jede Mietpartei zahlt den gleichen Anteil an Betriebskosten.
  • Nur bei verbrauchsunabhängigen Betriebskosten wie Gebühren für den Kabelanschluss oder die Treppenhausreinigung empfehlenswert.
Betriebskostenabrechnung nach Wohnfläche
  • Mietparteien zahlen Betriebskosten je nach Anteil der Wohnung an der Gesamtwohnfläche.
Betriebskostenabrechnung nach Personenzahl
  • Mietparteien zahlen Betriebskosten entsprechend der Bewohnerzahl.
  • Vermieter:innen müssen genau erfassen, wie viele Personen in welcher Wohnung leben.
Betriebskostenabrechnung nach Verbrauch
  • Für verbrauchsabhängige Betriebskostenarten wie Wasser und Heizung werden Messgeräte installiert, die den tatsächlichen Verbrauch der Mietparteien erfassen.
  • Vermieter:innen sind verpflichtet, 50 bis 70 Prozent der Heizkosten verbrauchsabhängig abzurechnen. Der restliche Anteil wird nach Wohnfläche erhoben.

Wie sieht ei­ne Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung aus?

Die Betriebskostenabrechnung muss formal richtig sein. Zwar gibt es keine offizielle Vorlage, aber Sie sollten besonders auf Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit für die Mieter:innen achten.

Diese Angaben muss die Betriebskostenabrechnung mindestens enthalten:

Bei inhaltlichen Fehlern bleibt die Betriebskostenabrechnung mit den genannten Fristen gültig. Jedoch müssen Sie die Fehler so schnell wie möglich korrigieren.

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Hinweis: Abrechnungszeitraum wird bei Wechsel der Mietpartei nicht unterbrochen.

Bei einem Mieterwechsel wird der Abrechnungszeitraum nicht unterbrochen. Notieren Sie beim Auszug der vorherigen Mietpartei alle Zählerstände, um zu wissen, ab welchem Zeitraum Sie mit der neuen Mieterparteier die Betriebskosten abrechnen.

Ge­ne­ra­tor für die Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung

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Wie lan­ge hat man für die Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung Zeit?

Häufig gilt ein Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum für die Betriebskosten durch die Vermieter:innen - aber nicht immer. Nach Ende des Abrechnungszeitraums müssen Vermieter:innen die Abrechnung nicht sofort erstellen, sondern können sie bis zu zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums in Rechnung stellen. Das bedeutet: Für die Abrechnung 2021 haben Sie bis zum 31.12.2022 Zeit.

Achtung:
Wenn Sie die Nebenkostenabrechnung Frist verpassen, muss die Mietpartei keine Betriebskosten bezahlen!

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Wichtig:

Verwechseln Sie die Betriebskostenabrechnung nicht mit der Jahresabrechnung. Die Jahresabrechnung der Hauskosten wird von den Wohnungseigentümer:innen beschlossen, gilt aber nicht als Grundlage für die Betriebskostenabrechnung. Nach der einjährigen Frist für die Betriebskostenabrechnung dürfen Sie nur dann Betriebskosten auf Basis der Jahresabrechnung nachfordern, wenn Sie nicht an deren Verspätung beteiligt waren und dies beweisen können.

Erhält eine Mietpartei die Betriebskostenabrechnung für die Wohnung später, muss sie nicht nachzahlen. Haben die Mieter:innen durch ihre Betriebskostenvorauszahlungen zu viel bezahlt, erhalten sie das Geld auch bei einer verspäteten Abrechnung zurück. Wenn die Mieter:innen vor der Erstellung der Betriebskostenabrechnung ausziehen, darf der:die Vermieter:in einen Teil der Kaution zurückbehalten, bis die Abrechnung erstellt ist.

Was passiert bei einer vergessenen Nachzahlung?

Sollten Sie als Vermieter:in die Rückzahlung von Betriebskosten innerhalb der zwölfmonatigen Frist versäumen oder gar gänzlich unterlassen, dürfen die betroffenen Mieter:innen Mahnungen ausstellen und sogar rechtliche Schritte gehen. Halten Sie sich daher unbedingt an die Fristen, um Unannehmlichkeiten zu vermeiden!

Was passiert, wenn die Betiebskosten nicht gezahlt werden?

Sollte eine Mietpartei die Betriebskostennachzahlung innerhalb der dreißigtägigen Frist nicht begleichen, sollten Sie sie unverzüglich an die ausstehende Rechnung erinnern. Suchen Sie die offene Kommunikation - oftmals lässt sich so eine schnelle Lösung erreichen. Ist dies nicht der Fall, ist eine Mahnung der nächste Schritt. Ist nach mehrmaligem Kontaktaufbau keine Zahlung eingegangen, steht Ihnen unter bestimmten Bedingungen ein Sonderkündigungsrecht für eine fristlose Kündigung zu. Dies ist jedoch nur der Fall, wenn die ausstehende Nebenkostenrechnung besonders hoch ist oder andere erschwerende Bedingungen hinzukommen.

Wel­ches sind die häu­figs­ten Feh­ler in ei­ner Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung?

Es gibt einige Fehler, in der Betriebskostenabrechnung, die Sie als Vermieter:in vermeiden sollten.

1. Umlage der Betriebskosten im Mietvertrag nicht festgehalten

Vermieter:innen kommen für die Betriebskosten auf, sofern es nicht anders vereinbart wurde. Sie als Vermieter:in können nur dann Betriebskosten auf Mieter:innen umlegen, wenn Sie es schriftlich im Mietvertrag festgehalten haben. Steht diese Vereinbarung nicht im Mietvertrag, kann sich die Mietpartei weigern, die Kosten zu zahlen.

2. Falsche Abrechnung der Betriebskosten

Es kommt immer wieder vor, dass die Betriebskosten falsch abgerechnet werden. Teilweise wurden alle Nebenkosten in Rechnung gestellt, obwohl diese gar nicht umgelegt werden durften. In der Betriebskostenverordnung werden alle umlagefähigen Betriebskosten aufgelistet. Wurden im Mietvertrag nur einzelne Betriebskosten aufgelistet, die abgerechnet werden, dann dürfen auch nur die entsprechenden Kosten berechnet werden.

3. Sonstige Betriebskosten im Mietvertrag nicht genau definiert

Unter dem Punkt “Sonstige Betriebskosten” können Vermieter:innen viele Kosten unterbringen. Allerdings dürfen nicht alle beliebigen Kosten über diesen Punkt abgerechnet werden. Stattdessen müssen die sonstigen Betriebskosten im Mietvertrag genau definiert werden. Hierzu könnten beispielsweise Kosten für die Wartung von Feuerlöschern und die Reinigung der Dachrinnen gehören. Wurde nichts definiert, können Sie die Kosten nicht umlegen.

4. Abrechnungszeitraum und Abrechnungsfrist nicht eingehalten

​Achten Sie darauf, dass die Mieter:innen spätestens nach Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums die Abrechnung vorliegen haben. Vorsichtshalber sollten Sie die Betriebskostenabrechnung per Einschreiben versenden, um einen Nachweis zur Hand zu haben. Mieter:innen könnten sonst behaupten, keine Betriebskostenabrechnung erhalten zu haben. 

Falls Vermieter:innen die Verspätung der Abrechnung verschuldet haben, müssen Mieter:innen die Betriebskosten nicht zahlen. Wollen Sie beispielsweise eine Abrechnung für das Jahr 2021 absenden, müssten Mieter:innen die Abrechnung spätestens bis zum 31.12.2022 vorliegen haben.​

5. Bestimmte Mindestangaben fehlen

Achten Sie darauf, dass bestimmte Mindestangaben in die Nebenkosten- beziehungsweise Betriebskostenabrechnung inkludiert sind. Auf der Abrechnung müssen unbedingt stehen:

  • Abzurechnendes Objekt
  • Abrechnungszeitraum
  • Gesamtkosten je Kostenart
  • Mieteranteil-Ermittlung
  • Verrechnung der Vorauszahlungen
  • Verteilerschlüssel

Ihre Mietpartei könnte eine Abrechnung mit fehlenden Mindestangaben zurückweisen. Da sie mietrechtlich formell als unwirksam gilt, müssen Mieter:innen zunächst nichts bezahlen. Allerdings müssen Mieter:innen innerhalb eines Zeitraums von zwölf12 Monaten einen Einwand bringen. Sie als Vermieter:in haben anschließend die Möglichkeit, nochmal eine korrigierte Abrechnung vorzulegen. 

6. Nicht umlagefähige Nebenkosten wurden abgerechnet​

Manchmal werden nicht umlagefähige Nebenkosten in der Betriebskostenabrechnung aufgelistet. In dem Fall müssen Vermieter:innen eine korrigierte Abrechnung ausstellen. Kosten für die Verwaltung, Instandsetzung und Instandhaltung dürfen nicht umgelegt werden.

Wie kön­nen ho­he Be­triebs­kos­ten-Nach­zah­lun­gen ver­mie­den wer­den?

Für Mieter:innen sind Nachzahlungen, vor allem wenn sie besonders hoch sind, sehr ärgerlich. Um sie zu vermeiden, sollten Sie als Vermieter:in die monatlichen Vorauszahlungen genau prüfen und ermitteln

In vielen Fällen wird erst nach einigen Monaten klar, dass die monatlichen Vorauszahlungen nicht ausreichen. In diesem Fall könnte eine Anpassung weiterhelfen. Durch eine entsprechende Korrektur der Vorauszahlung lassen sich hohe Nachzahlungen mit der nächsten Abrechnung vermeiden. Für eine derartige Anpassung gelten gewisse Voraussetzungen. Hierzu gehören:

  • Es gibt keine Klausel im Mietvertrag, die eine Anpassung der Vorauszahlung untersagt.

  • Eine Betriebskostenabrechnung wurde ordnungsgemäß erstellt.

  • Die Abrechnung ist sowohl formell als auch inhaltlich korrekt und entspricht den gesetzlichen Vorgaben.

​Ist eine Anpassung der monatlichen Vorauszahlungen möglich, sollten Sie dies in Erwägung ziehen. Dazu verpflichtet sind Sie als Vermieter:in jedoch nicht. Dieser Prozess ist sinnvoll, um der Mietpartei eine hohe Betriebskostenabrechnung zu ersparen. Die Anpassung der Vorauszahlung muss schriftlich mitgeteilt werden.

Wie hoch dürfen monatliche Betriebskostenvorauszahlungen maximal sein?

Laut § 560 Abs. 4 BGB dürfen die monatlichen Abschläge nur in einer angemessenen Höhe ausfallen. Der Jahreskostenbetrag dient als Grundlage für die Ermittlung der Vorauszahlungsbeträge. Für die konkrete Ermittlung ders monatlichen Vorauszahlungsbeitrags dividieren Sie den Jahreskostenbetrag durch zwölf.

Die häu­figs­ten Fra­gen zur Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung

Welche Kosten gehören in die Betriebskostenabrechnung?

 Zu den Betriebskosten, die auf die Miete aufgeschlagen werden, gehören folgende Positionen:

  • Grundsteuer
  • Kosten für Haftpflicht- oder Gebäudeversicherungen
  • Heizkosten (zum Großteil verbrauchsabhängig)
  • Kosten für die Wasserversorgung und -erwärmung
  • Gebühren für Abwasser
  • Die Betriebskostenverordnung führt sämtliche Posten an.

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Welche Kosten gehören nicht in die Betriebskostenabrechnung?

Die folgenden Positionen dürfen Vermieter durch die Betriebskostenabrechnung nicht auf die Mieter:innen umlegen:

  • Instandhaltungs- und Reparaturkosten
  • Grunderwerbsteuer
  • Rechtsschutz- und Hausratversicherung
  • Anschlussgebühren für Kabel oder Satellitenschüssel
  • Einzahlungen in die gemeinschaftlichen Rücklagen für Instandhaltung und Sanierung bei Häusern mit mehreren Eigentumswohnungen
  • Verwaltungskosten 

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Wie werden die Betriebskosten abgerechnet?

Der Abrechnungsmaßstab der Betriebskosten wird in der Regel im Mietvertrag festgelegt. Wird er dort nicht erfasst, dürfen Beitriebskosten nur nach dem Anteil der Wohnfläche berechnet werden. Grundsätzlich können Betriebskosten nach Wohneinheit, Wohnfläche, Personenzahl oder Verbrauch abgerechnet werden. Zum Teil ist der Umlageschlüssel für Betriebskosten gesetzlich festgelegt, so beispielsweise bei Heizkosten. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Wie werden Heizkosten in den Betriebskosten auf die Miete verteilt?

Die Heizkosten werden meist in der Betriebskostenabrechnung auf Mieter:innen umgelegt. Dabei ist für Vermieter:innen wichtig zu wissen, wie sie Heizkosten als Betriebskosten abrechnen. Nach der Heizkostenverordnung sollen die Heizkosten zu 50 bis 70 Prozent verbrauchsabhängig auf die einzelnen Wohnparteien umgelegt werden, den Rest dürfen Vermieter:innen nach einem festen Maßstab, zum Beispiel der Personenanzahl oder der Wohnfläche, verteilen.

  • Üblicherweise sind in Wohnungen Wärmezähler an den einzelnen Heizkörpern installiert, die einmal pro Jahr von einem Dienstleister abgelesen werden.
  • Wohnungen oder Häuser mit Fußbodenheizung haben meist einen zentralen Zähler im Bad oder in der Abstellkammer.
Wie lange hat man für die Betriebskostenabrechnung Zeit?

In der Regel gilt ein Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum für die Betriebskosten durch die Vermieter:innen. Nach Ende des Abrechnungszeitraums müssen Vermieter:innen die Abrechnung nicht sofort erstellen, sondern haben bis zu zwölf Monate nach Ende des Abrechnung Zeit. Das bedeutet: Die Abrechnung 2021 dürfen Sie bis zum 31.12.2022 verschicken.

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