Als Vermieter sind Sie verpflichtet, eine Nebenkostenabrechnung, auch Betriebskostenabrechnung genannt, zu erstellen. In der Abrechnung werden Betriebskosten aufgeführt, die Sie auf den Mieter umlegen können. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Betriebskosten für die Miete relevant sind und wie Sie die jährliche Betriebskostenabrechnung unkompliziert erstellen.

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Das Wichtigste in Kürze

  • Die Frist für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung liegt für Vermieter bei zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums.
  • Mieter überweisen in der Regel monatlich die Miete plus Betriebskosten und leisten somit eine Vorauszahlung, die verrechnet wird.
  • Einige Ausgaben können Sie als Vermieter in der Betriebskostenabrechnung nicht auf die Mieter umlegen; dazu zählen beispielsweise Instandhaltungs- und Reparaturkosten.
  • Eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen ist kompliziert, kostet Zeit und häufig auch Nerven. Nutzen Sie deshalb den kostenlosen Service von ImmoScout24 und erstellen Sie Ihre Abrechnungen stressfrei und rechtskonform.

Was ist eine Betriebskostenabrechnung?

Wer eine Wohnung oder ein Haus mietet, muss im Regelfall für die Betriebskosten selbst aufkommen. Daher leisten Mieter meist eine monatliche Betriebskostenvorauszahlung und müssen nach der Abrechnung am Jahresende entweder nachzahlen oder erhalten zu viel gezahlte Beträge zurück. Was als Betriebskosten gilt, ist in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) einzeln geregelt.

Eine Nebenkostenabrechnung der Wohnung dürfen Vermieter nur stellen, wenn dies im Mietvertrag vereinbart wurde. Sind neben der Kaltmiete keine Nebenkosten aufgeführt, haben Vermieter theoretisch keinen Anspruch auf Zahlung.

Diese Kosten gehören in die Betriebskostenabrechnung für Mietwohnungen

Bei der Frage, welche Nebenkosten oder Betriebskosten vom Mieter gezahlt werden, gibt es immer wieder Unklarheiten. Zu den Betriebskosten, die auf die Miete aufgeschlagen werden, gehören die folgenden:

  • Grundsteuer

  • Kosten für Haftpflicht- oder Gebäudeversicherungen

  • Heizkosten (zum Großteil verbrauchsabhängig)

  • Kosten für die Wasserversorgung und -erwärmung

  • Gebühren für Abwasser

  • Gebühren für die Müllabfuhr

  • Kosten für die Straßenreinigung

  • Kosten für einen Aufzug

  • Schornstein-Reinigungskosten

  • Hausbeleuchtung

  • Kosten für einen Hausmeister oder Reinigungs- und Gartenarbeiten

  • Kosten für Kabelfernsehen und Antennen

  • Kosten für Waschmaschine, Trockner, etc., falls vom Vermieter bereitgestellt

  • Sonstige Betriebskosten

Hinweis

Gibt es im Haus einen Aufzug, müssen alle Mieter die Betriebskosten dafür bezahlen, auch wenn sie im Erdgeschoss wohnen.

Diese Kosten gehören nicht in die Betriebskostenabrechnung für Mietwohnungen

Einige Betriebskosten oder Nebenkosten können nicht auf die Mieter umgelegt werden. Da viele Mieter die Betriebskostenabrechnung prüfen lassen, sollten Sie als Vermieter genau wissen, welche Positionen Sie nicht abrechnen dürfen. Die folgenden Positionen dürfen Vermieter durch die Betriebskostenabrechnung nicht auf die Mieter umlegen:

  • Instandhaltungs- und Reparaturkosten

  • Grunderwerbsteuer

  • Rechtsschutz- und Hausratversicherung

  • Anschlussgebühren für Kabel oder Satellitenschüssel

  • Einzahlungen in die gemeinschaftlichen Rücklagen für Instandhaltung und Sanierung bei Häusern mit mehreren Eigentumswohnungen

  • Gebühren des Hausverwalters

  • Kontoführungsgebühren oder andere Bankspesen

Hinweis

Wenn der Hausmeister als Nebentätigkeit noch gegen Entgelt die Hausverwaltung übernimmt oder Reparaturen durchführt, müssen diese Aufwendungen vor der Abrechnung ermittelt und aus der Betriebskostenabrechnung herausgenommen werden.

Wo sind die Nebenkosten festgelegt?

Die Grundlage für die Betriebskosten ist das Mietrecht. Im Mietvertrag ist genau festgelegt, was als Nebenkosten bei einer Haus-Vermietung abgerechnet werden kann. Entscheidend ist dies vor allem für die „sonstigen Kosten“. Zu diesen kann etwa die Wartung von Rauchmeldern und Alarmanlagen zählen. Was nicht im Mietvertrag vereinbart ist, muss auch nicht bezahlt werden.

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Wie werden die Nebenkosten abgerechnet?

Der Abrechnungsmaßstab der Betriebskosten wird in der Regel im Mietvertrag festgelegt. Wird er dort nicht erfasst, dürfen Nebenkosten nur nach dem Anteil der Wohnfläche berechnet werden. Grundsätzlich können Betriebskosten nach Wohneinheit, Wohnfläche, Personenzahl oder Verbrauch abgerechnet werden. Zum Teil ist der Umlageschlüssel für Nebenkosten gesetzlich festgelegt, so beispielsweise bei Heizkosten. Hierbei müssen 50 bis 70 Prozent der Kosten verbrauchsabhängig umgelegt werden.

Betriebskostenabrechnung nach Wohneinheit

  • Jede Mietpartei zahlt den gleichen Anteil an Nebenkosten.

  • Nur bei verbrauchsunabhängigen Nebenkosten wie Gebühren für den Kabelanschluss oder die Treppenhausreinigung empfehlenswert.

Betriebskostenabrechnung nach Wohnfläche

  • Mietparteien zahlen Nebenkosten je nach Anteil der Wohnung an der Gesamtwohnfläche.

Betriebskostenabrechnung nach Personenzahl

  • Mietparteien zahlen Nebenkosten entsprechend der Bewohneranzahl.

  • Vermieter müssen darauf achten, dass sie genau erfassen, wie viele Personen in welcher Wohnung leben.

Betriebskostenabrechnung nach Verbrauch

  • Für verbrauchsabhängige Betriebskostenarten wie Wasser und Heizung werden Messgeräte installiert, die den tatsächlichen Verbrauch der Mieter erfassen.

  • Vermieter sind verpflichtet, 50 bis 70 Prozent der Heizkosten verbrauchsabhängig abzurechnen. Der restliche Anteil wird nach Wohnfläche erhoben.

Wie werden Heizkosten in den Betriebskosten auf die Miete verteilt?

Die Heizkosten werden klassischerweise in der Betriebskostenabrechnung auf Mieter umgelegt. Dabei ist für Vermieter wichtig zu wissen, wie sie Heizkosten als Betriebskosten abrechnen. Nach der Heizkostenverordnung sollen die Heizkosten zu 50 bis 70 Prozent verbrauchsabhängig auf die einzelnen Wohnparteien umgelegt werden, den Rest dürfen Vermieter nach einem festen Maßstab, zum Beispiel der Personenanzahl oder der Wohnfläche, verteilen.

  • Üblicherweise sind in Wohnungen Wärmezähler an den einzelnen Heizkörpern installiert, die einmal pro Jahr von einem Dienstleister abgelesen werden.

  • Wohnungen oder Häuser mit Fußbodenheizung haben meist einen zentralen Zähler im Bad oder in der Abstellkammer.

Dürfen Gartenpflegekosten auf die Mieter umgelegt werden?

Gerade bei Wohnanlagen mit größerem Gartenanteil und dementsprechend hohen Gartenpflegekosten sollten Sie als Vermieter wissen, welche Kosten Sie auf die Mieter umlegen dürfen. Umlagefähig sind nur die Kosten für die laufende Gartenpflege.

Einmalige Ausgaben beispielsweise für die Neuanlage oder Umgestaltung des Gartens, die Erneuerung des Gehwegbelags oder die Anschaffung von Gartengeräten müssen Sie als Vermieter selbst tragen.

Wie lange haben Vermieter für die Nebenkostenabrechnung Zeit?

In der Regel gilt ein Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum für die Betriebskosten durch den Vermieter. Nach Ende des Abrechnungszeitraums müssen Vermieter die Abrechnung nicht sofort erstellen. Als Vermieter können Sie die Betriebskosten bis zu zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums in Rechnung stellen. Das bedeutet: Für die Abrechnung 2018 haben Sie bis zum 31.12.2019 Zeit. Erhält der Mieter die Nebenkostenabrechnung für seine Wohnung später, muss er nicht nachzahlen. Hat der Mieter durch seine Nebenkostenvorauszahlungen zu viel bezahlt, erhält er das Geld auch bei einer verspäteten Abrechnung zurück. Wenn der Mieter vor der Erstellung der Nebenkostenabrechnung auszieht, darf der Vermieter einen Teil der Kaution zurückbehalten, bis die Abrechnung erstellt ist.

Nebenkostenabrechnung

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