Die Heizkostenabrechnung ist eine aufwendige, aber notwendige Pflicht. Wie die Heiz- und Betriebskostenabrechnung aufgestellt ist und wann diese zu stellen ist, lesen Sie in diesem Überblick. Erfahren Sie außerdem, welche Fehler Sie vermeiden können, wenn Sie die Heizkostenabrechnung erstellen.

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Das Wichtigste in Kürze

  • Die jährliche Betriebskostenabrechnung enthält auch Heizkosten. Diese werden zu zwischen 50 und 70 Prozent verbrauchsabhängig auf die Mietparteien umgelegt. Der Restanteil kann beispielsweise nach Wohnfläche oder Personenzahl im Haushalt berechnet werden.
  • Die Nebenkosten ohne Kosten für Heizung, Gas und Öl aufzustellen, ist eher ungewöhnlich. Dies ist nur der Fall, wenn die Abrechnungszeiträume für übrige Nebenkosten und Heizkosten vertraglich unterschiedlich geregelt sind.
  • Achten Sie auf die Vollständigkeit der Angaben in der Abrechnung für Heiz- und Nebenkosten. Fehlende Posten können binnen zwölf Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums nachgebessert werden.
  • Eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen ist kompliziert, kostet Zeit und häufig auch Nerven. Nutzen Sie deshalb den kostenlosen Service von ImmoScout24 und erstellen Sie Ihre Abrechnungen stressfrei und rechtskonform.

Damit auf der Heizkostenabrechnung nichts fehlt

In einem Mietverhältnis zählen zu den Nebenkosten auch die Heizkosten. In jede Heizkostenabrechnung gehört die Auflistung aller Heizkosten und sonstigen Nebenkosten des gesamten Hauses. Die Heizkostenabrechnung wird einmal im Jahr aufgestellt, und alle einzelnen Posten werden nach Menge, Preis und Datum aufgeschlüsselt. Folgende Kostenpunkte gehören in die Heizkostenabrechnung:

  • Lieferungen des jeweiligen Energieträgers, also Nebenkosten für Gas, Strom, Fernwärme oder Öl

  • Nebenkosten für die Wartung, Reinigung und Steuerung der Heizungsanlage.

  • Kosten für Schornsteinfeger und Betriebsstrom

  • Kosten für die Erstellung der Heizkostenabrechnung

  • In manchen Fällen Mietkosten von Messgeräten wie Warmwasserzähler und Heizkostenverteiler

  • Kosten für die Wassererwärmung

Die Wasserversorgung und die Entsorgung des Abwassers gehören hingegen separat in die Betriebskostenabrechnung. Auch Reparaturkosten für Heizungsanlagen dürfen nicht in die Heizkostenabrechnung selbst eingerechnet werden.

Gut zu wissen

Der Abrechnungszeitraum für Heiz- und Betriebskosten wird im Mietvertrag festgelegt. Sollte es sich hierbei um denselben Zeitraum handeln, kommt die Abrechnung für Betriebskosten und Heizung immer gebündelt zum selben Zeitpunkt. Sind die Zeitspannen unterschiedlich festgelegt, kann die Nebenkostenabrechnung für die Heizung auch als separates Dokument erfolgen.

Die rechtliche Grundlage für die Heizkostenabrechnung

Die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) gibt die formellen und inhaltlichen Bestandteile einer Heizkostenabrechnung vor. Sie besagt, dass der Vermieter dazu verpflichtet ist, den Verbrauch im Gebäude zu erfassen und davon ausgehend eine verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung zu erstellen. Dementsprechend müssen die Wohnungen und Heizkörper mit Erfassungssystemen ausgestattet sein. Wenn die Warmwasserbereitung im Gebäude zentral geregelt ist, gehören auch diese Kosten zu den Heizkosten. Mehr zu den Kosten für Wasser erfahren Sie hier (Link).

In Deutschland bezieht sich die Heizkostenberechnung stets auf den Zeitraum von einem Jahr. Dies muss nicht unbedingt ein Kalenderjahr sein. Wichtig ist jedoch, dass die Abrechnung spätestens ein Jahr nach dem gewählten Abrechnungszeitraum vorliegt. Für einen Zeitraum beispielsweise vom 31. Dezember 2018 bis 31. Dezember 2019 muss die Heizkostenabrechnung zum Beispiel spätestens am 31. Dezember 2020 beim Mieter ankommen. Bei späterer Ausstellung können Sie als Vermieter keine Nachzahlungen mehr geltend machen. Rückzahlungen an Mietparteien hingegen sind auch nach dieser Frist fällig.

Tipp

Legen Sie Details zu den Heizungs- und Warmwasserkosten im Mietvertrag fest, um eine vertragliche Grundlage zu haben. 

So berechnen sich die Betriebskosten für die Heizung

Heizkosten werden in Mietshäusern für gewöhnlich über den Verbrauch umgelegt. Dies wird durch die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) geregelt. Diese besagt, dass mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heizungs-Nebenkosten nach individuellem Verbrauch abgerechnet werden müssen. Genau wie andere Betriebskosten müssen auch Heizkosten über einen Abrechnungsschlüssel auf die gesamte Mieterschaft verteilt werden. Dieser Schlüssel muss in der Heizkostenabrechnung vom Vermieter kenntlich gemacht werden. Gemessen wird der Verbrauch über Messgeräte, die an den jeweiligen Heizkörpern in den Mietwohnungen verbaut sind.

Hinweis

Eine Nebenkostenabrechnung für Heizungen ohne Zähler zu erstellen, ist nur schwer möglich, da anteilig verbrauchsabhängig abgerechnet werden muss. Sollten Sie keine Verbrauchsmessgeräte an den Heizkörpern angebracht haben, haben die Mieter nach § 12 der Heizkostenverordnung womöglich ein Kürzungsrecht, nach dem die Betriebskostenabrechnung für die Heizung um bis zu 15 Prozent gemindert werden kann.

Heizkostenabrechnung: Muster für Vermieter

In der Heizkostenberechnung für den Mieter muss zunächst einmal stehen, welche Heizkosten es im Abrechnungszeitraum insgesamt gegeben hat und wie sich dieser Zeitraum gestaltet. Schon am Anfang steht meistens, ob der Mieter etwas nachzahlen muss oder eine Erstattung erhält.

Weitere Informationen sind die Kosten für den Brennstoffkauf, die Heiznebenkosten wie Wartungsgebühren und eine Übersicht des tatsächlichen Verbrauchs sowie der Gesamtkosten. Diese werden mit der Vorauszahlung, die der Mieter jeden Monat zusammen mit seiner Miete leistet, verrechnet.

Online finden Sie viele Muster für die Heizkostenabrechnung, in die Sie dann nur noch die entsprechenden Zahlen eintragen müssen. Bei der Berechnung der Heizkosten hilft Ihnen ImmoScout24 – nutzen Sie unseren kostenlosen Nebenkostenrechner! Dafür benötigen Sie lediglich die Rechnungen des Heizungsdienstleisters sowie den Verteilerschlüssel. Unser Rechner übernimmt alle anderen Aufgaben und erstellt Ihnen nach wenigen Klicks kostenlos eine Abrechnung, die Sie direkt an den Mieter schicken können.

Überprüfen Sie anhand dieser Checkliste, ob die Heizkostenabrechnung alle nötigen Informationen enthält:

  • Ersteller der Abrechnung
  • Abrechnungszeitraum
  • Brennkosten- und Lieferkosten
  • Heiznebenkosten
  • Genutzter Verteilerschlüssel
  • Tatsächlicher Verbrauch
  • Geleistete Vorauszahlung
  • Zu zahlende oder zu erstattende Gesamtkosten
Wichtig

Reparaturkosten und Ausgaben für Versicherungen sowie die Anschaffung von Heizanlagen dürfen Sie nicht über die Heizkosten abrechnen.

10 Fehler, die Sie bei der Heizkostenabrechnung vermeiden können

  • Formelle Anforderungen
    Beide Vertragspartner (Vermieter/Verwalter und Mieter) müssen mit vollständigem Namen in der Heizkostenabrechnung genannt werden. Geben Sie den genauen Abrechnungszeitraum und den Namen der Abrechnungsfirma an.

  • Angabe der Grunddaten
    Achten Sie auf die Korrektheit der angegeben Daten auf der Heiz- und Nebenkostenabrechnung. Aus den Grunddaten geht unter anderem die Größe der beheizten und beheizbaren Wohnfläche der einzelnen Nutzeinheiten hervor. Zudem gibt das technische Grunddatenblatt darüber Auskunft, welche Verbrauchserfassungsgeräte welchem Nutzer zugeordnet sind.

  • Zuordnung der Verbrauchserfassungsgeräte
    Denken Sie auch an die außerhalb der Nutzeinheit befindlichen Messgeräte. Hier kommt es bisweilen zur Verwechslungsgefahr hinsichtlich der Nutzerzuordnung.

  • Energieverbrauch
    Der Energieverbrauch muss nebst den dafür verauslagten Kosten auf der Heizkostenabrechnung angegeben werden. Beachten Sie auch, dass bei den Verbrauchserfassungskosten der Vermieter dazu angehalten ist, dem Gebot der Wirtschaftlichkeit Rechnung zu tragen.

  • Umrechnungsfaktor
    Bei den an den Heizkörpern befindlichen Heizkostenverteilern muss darauf geachtet werden, dass der Umrechnungsfaktor bei gleichen Heizkörpern identisch ist.

  • Nutzergruppen
    Hat ein Gebäude unterschiedliche Messsysteme für Wärme, ist laut Heizkostenverordnung eine Trennung in Nutzergruppen vorzunehmen. Achten Sie auch bei der Heizkostenabrechnung auf die verschiedenen Nutzungsarten.

  • Ablesewerte
    Denken Sie daran, dass die einmal jährliche Ablesung rechtzeitig angekündigt und bei einem Mieterwechsel eine Zwischenablesung vorgenommen werden muss. Im Fall eines Wohnungsleerstands lassen Sie dies die Ablesefirma wissen, da sonst bei der Heizkostenabrechnung eine Schätzung erfolgt.

  • Einhaltung der Normen
    Achten Sie darauf, dass die Kostenverteilung nachvollziehbar ist. So wie der Abrechnungszeitraum von zwölf Monaten nicht überschritten werden darf, ist auch der verbrauchsabhängige Kostenanteil von 70 Prozent nicht zu überschreiten. Sollten Sie das prozentuale Verhältnis ändern wollen, bedarf es in jedem Fall der Absprache mit dem Mieter und eines Eintrags im Mietvertrag.

  • Vorschüsse des Mieters
    Die geleisteten Vorschüsse des Mieters sind bei der Heizkostenabrechnung von den Gesamtkosten der Wohnung abzuziehen. Daraus ergibt sich dann entweder eine Nachforderung des Vermieters oder ein Guthaben des Mieters.

  • Nachforderungen
    Wenn die Heizkostenabrechnung dem Mieter nicht zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegt, verfallen etwaige Nachforderungen des Vermieters. Das Guthaben des Mieters verjährt jedoch nicht. Hat der Mieter Einwände gegen die Abrechnung, so muss er sie allerdings auch innerhalb von zwölf Monaten nach Erhalt vorbringen.

Unterschied zwischen Heiz- und Nebenkostenabrechnung

Nebenkosten ohne Heizkosten abzurechnen ist möglich, aber nicht üblich. Dies ist meist nur der Fall, wenn für die Abrechnung der Heizung und übriger Betriebskosten unterschiedliche Abrechnungszeiträume festgelegt wurden. Die Heizkosten zählen als Betriebskosten, werden anders als solche jedoch nach Verbrauch abgerechnet. Restliche Nebenkosten wie Abfallentsorgung oder Straßenreinigung werden anteilmäßig auf alle Mietparteien aufgeteilt und entweder nach Wohnfläche oder nach Personenanzahl im Haushalt aufgeschlüsselt.

Wenn die Heizkosten nicht in den Nebenkosten enthalten sind, haben Sie als Vermieter bis zu zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums Zeit, die Heizkosten in der Nebenkostenabrechnung zu ergänzen.

Eine Nebenkostenpauschale für die Heizkosten einzurichten, ist nicht zugelassen. Dadurch, dass die Heizkosten nach Verbrauch abgerechnet werden, müsste die Pauschale zu häufig angepasst werden. In der Regel sind also in der Nebenkostenabrechnung auch die Heizkosten zu finden.

Gut zu wissen

Sie sollten die in der Betriebskostenabrechnung enthaltene Heizkostenabrechnung immer prüfen. Es kann ansonsten passieren, dass der Mieter einen Fehler bemerkt und eine unerwartete Rückzahlung auf Sie zukommt.

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