Heiz­kos­ten­ab­rech­nung: Er­stel­len und prü­fen

Wer eine Heizkostenabrechnung für seine Mieter:innen erstellt, weiß: Einmal im Jahr ist sie fällig. Damit es keine Rückfragen oder Beanstandungen gibt, muss die Abrechnung der Heizung- und Warmwasseraufbereitung für Mieter:innen nachvollziehbar sein und den formellen Vorgaben der Heizkostenverordnung entsprechen.
In diesem Beitrag erfährst du, worauf du bei der Erstellung und Prüfung deiner Heizkostenabrechnung achten musst – kompakt, rechtssicher und praxisnah.

Wie prüfst du eine Heizkostenabrechnung auf Richtigkeit?
Die folgende Checkliste bietet dir einen kompakten Überblick über die zentralen Vorgaben der Heizkostenverordnung (HeizKV).
Weichen einzelne Punkte davon ab – etwa beim Abrechnungszeitraum, der Kostenverteilung oder der CO₂-Kosten – kann die Heizkostenabrechnung fehlerhaft sein. In dem Fall besteht Handlungsbedarf: Korrekturen, Rückfragen beim Abrechnungsdienst oder rechtliche Prüfung können notwendig werden.

✅ Wurde der Abrechnungszeitraum korrekt angegeben?
Der Zeitraum darf maximal 12 Monate umfassen (§ 556 Abs.3 BGB) und muss klar erkennbar sein.

✅ Wurde die Kostenverteilung nach dem vorgeschriebenen 70/30-Prinzip vorgenommen?
Mindestens 50 %, in der Regel 70 % der Heizkosten müssen verbrauchsabhängig abgerechnet werden (§ 6 HeizKV).

✅ Sind alle Messgeräte ordnungsgemäß installiert und abgelesen worden?
Achte auf korrekte Verbrauchserfassung, insbesondere bei fernablesbaren Geräten (Pflicht bei Neubauten / bei Gerätetausch seit 2022).

✅ Wurde der CO₂-Kostenanteil gemäß CO₂KostAufG korrekt aufgeteilt und ausgewiesen?
Seit 2023 musst du als Vermieter:in abhängig vom energetischen Zustand des Gebäudes einen Teil der CO₂-Kosten übernehmen.

✅ Sind Vorauszahlungen der Mieter:innen korrekt berücksichtigt worden?
Der in der Abrechnung ausgewiesene Nachzahlungs- oder Erstattungsbetrag muss nachvollziehbar aus den geleisteten Abschlägen hervorgehen.

✅ Wurden Leerstände korrekt behandelt?
Heizkosten leerstehender Wohnungen dürfen nicht auf andere Mieter:innen umgelegt werden – sie sind von dir zu tragen.

✅ Ist die Abrechnung fristgerecht erstellt worden?
Du hast maximal 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, die Abrechnung zuzustellen (§ 556 Abs. 3 BGB).

Nach § 1 der Heizkostenverordnung sind Vermieter:innen verpflichtet, jährlich eine Heizkostenabrechnung zu erstellen, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

• Es besteht eine zentrale Heizungs- oder Warmwasseranlage,
• die Kosten werden auf mehrere Mieter:innen oder Eigentümer:innen umgelegt.

Ausnahmen von der Abrechnungspflicht gelten in folgenden Fällen:

• Das Gebäude wird ausschließlich mit Strom beheizt (z. B. Nachtspeicheröfen),
• eine verbrauchsabhängige Erfassung ist technisch nicht möglich oder wirtschaftlich unzumutbar,
• Mieter:innen können ihren Verbrauch nicht individuell regeln (z. B. in Heimen oder Wohnheimen),
• es handelt sich um ein Zweifamilienhaus, in dem du selbst mitwohnst.
  → In diesem Fall darfst du abweichende Regelungen mit deinen Mieter:innen treffen (§ 2 HeizKV).
  

Wichtig: Die Pauschale muss realistisch bemessen sein – eine spätere Nachforderung ist nicht möglich. 
Auch wenn keine Abrechnungspflicht besteht, empfiehlt sich eine klare schriftliche Vereinbarung zur Höhe und Geltung der Pauschale – zur Vermeidung späterer Missverständnisse. 

Damit die Heizkostenabrechnung rechtskonform ist, müssen Vermieter:innen verschiedene gesetzliche Vorgaben beachten – insbesondere aus der Heizkostenverordnung (HeizKV) und dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). Auch neuere Gesetze wie das CO₂-Kostenaufteilungsgesetz und das Gebäudeenergiegesetz (GEG) spielen inzwischen eine Rolle. Die wichtigsten Regelungen findest du hier im Überblick.

Gemäß § 6 HeizKV und § 556 BGB muss die Heizkostenabrechnung formell ordnungsgemäß und nachvollziehbar aufgebaut sein. Die wichtigsten Bestandteile im Überblick:

• Abrechnungszeitraum (max. 12 Monate)
• Gesamtverbrauch und Umlageschlüssel (i. d. R. Wohnfläche und Verbrauch)
• Einzelverbrauch der Mieter:innen
• Nebenkosten für Brennstoffe, Wartung, Schornsteinfeger:in etc.
• ggf. Mietkosten für Messgeräte
• geleistete Vorauszahlungen
• Nachzahlungs- oder Erstattungsbetrag
• CO₂-Kosten (seit 2023 verpflichtend)
• Hinweis auf verwendete Verteilerschlüssel

Wichtig:

• Mindestens 50 %, in der Regel 70 % der Heizkosten müssen verbrauchsabhängig abgerechnet werden.
• Bei fehlender oder fehlerhafter Abrechnung dürfen Mieter:innen ihren Anteil um 15 % kürzen (§ 12 HeizKV).
• Die Abrechnung muss spätestens 12 Monate nach Abrechnungsende bei den Mieter:innen eingehen (§ 556 Abs. 3 BGB).

Seit der Novelle der Heizkostenverordnung sowie neuen Gesetzen zur Energiewende gelten weitere Verpflichtungen für Vermieter:innen:

Fernablesbare Messgeräte

Seit Dezember 2021 dürfen neue Verbrauchserfassungsgeräte nur noch fernablesbar installiert werden. Ab 2027 gilt diese Pflicht auch für Bestandsanlagen.
Die Geräte müssen:

• interoperabel sein (kompatibel mit anderen Systemen)
• an ein Smart-Meter-Gateway anschließbar sein (bei Neuinstallation seit 2022)

Monatliche Verbrauchsinformation

Seit dem 01.01.2022 musst du Mieter:innen monatlich Verbrauchsinformationen zur Verfügung stellen (bei Fernablesbarkeit). Ziel: mehr Transparenz und Energieeinsparung.

CO₂-Kostenaufteilung

Seit dem 01.01.2023 gilt das CO₂-Kostenaufteilungsgesetz (CO₂KostAufG). Die CO₂-Abgabe bei fossilen Brennstoffen (z. B. Gas, Öl) muss nach einem 10-Stufenmodell zwischen Mieter:in und Vermieter:in aufgeteilt werden – je nach Energieeffizienz des Gebäudes.

Beispiel:

• 52 kg CO₂/m² → 95 % zahlt der:die Vermieter:in
• < 12 kg CO₂/m² → 100 % zahlt der:die Mieter:in

Die Werte musst du in der Abrechnung ausweisen.

Wichtig: Für Mehrfamilienhäuser, in denen seit dem 1. Oktober 2024 eine Wärmepumpe neu installiert wurde, gilt die Ausstattungs- und Abrechnungspflicht sofort ab dem Zeitpunkt der Installation. 

Für Gebäude mit bestehenden Wärmepumpen griff eine Übergangsfrist bis zum 30.09.2025. Die Pflicht zur verbrauchsabhängigen Abrechnung begann hier mit dem Abrechnungszeitraum, der nach dem 30.09.2025 startete.

Diese Regelung betrifft insbesondere Mehrfamilienhäuser mit zentraler Wärmepumpenanlage, bei denen die Heizkosten auf mehrere Mietparteien umgelegt werden. Eigentümer:innen sollten frühzeitig prüfen, ob ihre Verbrauchserfassung den neuen Anforderungen entspricht.

Nachdem du die rechtlichen Grundlagen kennst, geht es nun an die Umsetzung: Wie erstellst du eine korrekte und transparente Heizkostenabrechnung?
Hier zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du vorgehst – von der Verbrauchserfassung bis zur Abrechnung gegenüber deinen Mieter:innen.

Die Grundlage jeder Abrechnung ist der tatsächliche Energieverbrauch. Dieser wird über Heizkostenverteiler, Wärmemengenzähler oder Wasserzähler erfasst.

• Lies die Messgeräte am Ende des Abrechnungszeitraums ab – bei fernablesbaren Geräten erfolgt das automatisch.
• Bei Mieterwechsel: Unbedingt Zwischenablesung durchführen.
• Falls du mit Öl oder Holzpellets heizt, musst du den Verbrauch ggf. anhand der Brennstoffrechnung aufteilen.
  

Im nächsten Schritt ermittelst du alle Kosten, die im Abrechnungszeitraum für Heizung und Warmwasser angefallen sind. Dazu gehören unter anderem:

• Brennstoffkosten (z. B. Gas, Öl, Fernwärme)
• Betriebsstrom für Heizungsanlage
• Wartung und Reinigung der Anlage
• Schornsteinfeger:in
• Mietkosten für Erfassungsgeräte (z. B. Heizkostenverteiler)
• ggf. Abrechnungsdienstleister
• anteilige CO₂-Kosten gemäß Gebäudeeffizienz

Nicht alle angefallenen Kosten dürfen auf Mieter:innen umgelegt werden. Entscheidend ist, ob es sich um Betriebskosten im Sinne der Heizkostenverordnung handelt – also regelmäßig anfallende und damit umlagefähige Kosten des laufenden Betriebs.

✅ Umlagefähig sind u. a.:

• Brennstoffe (Gas, Öl, Fernwärme)
• Betriebsstrom der Heizung
• Wartung und Überprüfung der Heizungsanlage
• Schornsteinfeger:in
• Miete für Mess- und Erfassungsgeräte
• Verbrauchsabhängige CO₂-Kosten (nach Stufenmodell)
• Kosten für Ablesung und Erstellung der Abrechnung (wenn im Mietvertrag geregelt)

❌ Nicht umlagefähig sind:

• Reparatur- und Instandsetzungskosten (z. B. defekte Pumpe, Leckagen)
• Modernisierung oder Austausch der Heizungsanlage
• Anschaffungskosten von Messgeräten
• Verwaltungskosten
• Planungskosten oder Gutachten

Laut Heizkostenverordnung musst du die Gesamtkosten in der Regel wie folgt aufteilen:

• 70 % verbrauchsabhängig
• 30 % nach Wohnfläche

Der Verteilerschlüssel muss in der Abrechnung angegeben werden. Achtung: Kosten für leerstehende Wohnungen dürfen nicht auf andere Mieter:innen umgelegt werden – sie bleiben dein Anteil als Vermieter:in.

Nun weißt du die anteiligen Kosten jeder Mietpartei zu:

• Verbrauchswerte × Preis pro Einheit = Anteil der Mieter:in
• Vorauszahlungen abziehen
• Ergebnis: Nachzahlung oder Guthaben

Achte auf eine übersichtliche, nachvollziehbare Darstellung – idealerweise mit Vergleich zum Vorjahr und Erläuterung des Verteilerschlüssels.

Die Heizkostenabrechnung muss den Mieter:innen spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums schriftlich vorliegen.
Versäumst du diese Frist, kannst du keine Nachforderungen mehr geltend machen (§ 556 Abs. 3 BGB).

Du willst sichergehen, dass deine Abrechnung vollständig und korrekt ist?
Dann wirf nochmal einen Blick auf unsere Checkliste zur Heizkostenabrechnung – damit entgeht dir kein Detail.

Zieht ein:e Mieter:in während des Abrechnungszeitraums aus, musst du den Verbrauch zum Auszugsdatum gesondert erfassen – z. B. durch eine Zwischenablesung der Heizkostenverteiler oder Zähler.

Die Verteilung der Jahreskosten erfolgt dann anteilig – entweder nach tatsächlichem Verbrauch oder, wenn keine Zwischenablesung möglich ist, anhand des Zeitanteils oder über sogenannte Gradtagszahlen.

Wichtig: Du bist gesetzlich nicht verpflichtet, eine gesonderte Zwischenabrechnung zu erstellen – viele Vermieter:innen tun dies dennoch freiwillig, um Klarheit zu schaffen.

Die Kosten für eine Zwischenablesung sind nicht umlagefähig und müssen von dir selbst getragen werden.

Auch wenn du die Heizkostenabrechnung korrekt und fristgerecht erstellt hast, kann es passieren, dass Mieter:innen Rückfragen oder Einwände haben. Damit du vorbereitet bist, findest du hier die wichtigsten Rechte deiner Mieter:innen – und was sie für dich als Vermieter:in bedeuten.

Deine Mieter:innen haben das Recht, alle relevanten Unterlagen zur Heizkostenabrechnung einzusehen – also z. B.:

• Brennstoffrechnungen
• Ableseprotokolle
• Verteilerschlüssel
• CO₂-Kostenaufteilung

Du bist verpflichtet, auf Wunsch vollständige Kopien zur Verfügung zu stellen oder Einsicht in deinem Büro zu gewähren.
Die Dokumente dürfen per E-Mail, Fax oder Post geschickt werden – achte dabei darauf, keine Originale zu verschicken.

Mieter:innen können binnen 12 Monaten nach Erhalt der Abrechnung Widerspruch einlegen – schriftlich oder mündlich.
Nach Ablauf dieser Frist ist ein Widerspruch nur noch in Ausnahmefällen möglich, etwa bei nachträglich entdeckten groben Rechenfehlern oder Täuschung.

Wird eine Nachzahlung angezweifelt, kann diese unter Vorbehalt geleistet werden – das sichert den Mieter:innen rechtlich ab und hält sie von Verzug frei.

Werden die Vorschriften der Heizkostenverordnung nicht eingehalten, dürfen Mieter:innen ihre Heizkostenabrechnung kürzen – und zwar additiv bis zu 21 %:

Eine gut strukturierte, rechtssichere Heizkostenabrechnung ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch in deinem Interesse: Je klarer die Darstellung, desto seltener gibt es Rückfragen, Widersprüche oder unnötige Konflikte.
Nutze Checklisten, rechne transparent ab – und scheue dich nicht, bei Unsicherheiten auf einen professionellen Abrechnungsdienst wie Techem zurückzugreifen.
Gerade bei steigenden Energiepreisen und neuen gesetzlichen Anforderungen kann das viel Aufwand und Ärger ersparen.