Als Vermieter können Sie die umlagefähigen Nebenkosten in Form einer monatlichen Vorauszahlung oder einer Nebenkostenpauschale dem Mieter in Rechnung stellen. Hier erfahren Sie mehr über die Nebenkostenpauschale und ihre Vorteile. Außerdem erklären wir Ihnen, wie Sie die Nebenkostenpauschale berechnen, welche Bedeutung diese für die Nebenkostenabrechnung hat und wie Sie die Pauschale erhöhen und senken können.

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Das Wichtigste in Kürze

  • Für die Anwendung der Nebenkostenpauschale benötigen Sie eine entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag (idealerweise mit Veränderungsvorbehalt).
  • Die Höhe der Pauschale muss angemessen sein und darf vergleichbare Werte nicht um 20 Prozent oder mehr übersteigen
  • Die Nebenkostenpauschale spart Ihnen als Vermieter viel Arbeit, aber Sie müssen fast immer zusätzlich eine Nebenkostenabrechnung erstellen, um die verbrauchsabhängigen Kosten gerecht und ordnungsgemäß zu berechnen.
  • Eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen ist kompliziert, kostet Zeit und häufig auch Nerven. Nutzen Sie deshalb den kostenlosen Service von ImmoScout24 und erstellen Sie Ihre Abrechnungen stressfrei und rechtskonform.

Was ist die Nebenkostenpauschale?

Als Vermieter können Sie einen großen Anteil der Nebenkosten, die Ihnen durch die Bewirtschaftung der Immobilie entstehen, an den Mieter abgeben. Dabei muss es sich um umlagefähige Nebenkosten handeln (den Unterschied erfahren Sie hier) und es muss eine entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag geben. Mehr zu den rechtlichen Hintergründen zu den Nebenkosten erfahren Sie hier.

Sie haben die Wahl, die Nebenkosten über monatliche Vorauszahlungen oder über eine Nebenkostenpauschale abzurechnen. Bei der Pauschale, die im § 556 des BGB näher geregelt ist, handelt es sich um einen von beiden Parteien vereinbarten Zahlbetrag zur pauschalen Abgeltung der verbrauchsunabhängigen Nebenkosten. Diese Pauschale zahlt der Mieter normalerweise in monatlichen Raten.

Damit die Nebenkostenpauschale wirksam ist, benötigen Sie eine entsprechende mietvertragliche Vereinbarung über die umlagefähigen Nebenkosten und die Höhe der Mietpauschale. Sie dürfen nur die umlagefähigen Betriebskosten in die Pauschale einbeziehen. Davon sind zum Beispiel Maßnahmen zur Instandhaltung und Instandsetzung ausgeschlossen.

Sind pauschale Nebenkosten erlaubt?

Vermieter dürfen nicht alle Nebenkosten pauschal abrechnen. Verbrauchsabhängige Nebenkosten wie Warmwasser und Heizung werden separat in Rechnung gestellt, eine Nebenkostenpauschale für Strom wäre aber denkbar. Wo immer möglich sollte der Mieter direkt mit dem Serviceanbieter abrechnen.

Welche Vorteile bietet die Nebenkostenpauschale?

Die Nebenkostenpauschale wird von Vermietern immer häufiger eingesetzt. Die folgenden Vorteile entstehen Ihnen bei der Nutzung einer Nebenkostenpauschale:

  • Keine Nebenkostenabrechnung für verbrauchsunabhängige Kosten nötig

  • Keine Änderung der monatlichen Nebenkostenbeträge

  • Keine Nach- oder Rückzahlungen

  • Gesetzliche Regelungen sind übersichtlicher

Beachten Sie jedoch, dass fast immer eine Heizkosten und Warmwasserabrechnung nötig ist, da nicht alle Nebenkosten in die Pauschale einfließen dürfen. Als Vermieter müssen Sie daher selbst bei Nutzung einer Pauschale eine kurze Nebenkostenabrechnung abschicken. Dennoch kann der Pauschalbetrag Ihnen viel Aufwand sparen. Viele Vermieter wählen daher eine Kombination aus Pauschale und Vorauszahlungen. Übrigens: Hilfe bei der Erstellung der jährlichen Nebenkostenabrechnung oder Heizkostenabrechnung erhalten Sie kostenlos bei ImmobilienScout24!

Wie berechne ich die Nebenkostenpauschale?

Es gibt keine genaue Anleitung dafür, wie Sie die Höhe des Pauschalbetrags festlegen. Wichtig ist jedoch, dass Sie den sogenannten Angemessenheitsgrundsatz respektieren. Wenn Sie Ihre Immobilie schon länger vermieten, wissen Sie in etwa, wie hoch die zu erwartenden Nebenkosten sind. Die Pauschale darf diese Zahl nicht wesentlich übertreffen. Andernfalls liegt eine Mietpreisüberhöhung vor, was eine Ordnungswidrigkeit seitens des Vermieters darstellt.

Faustregel: Unangemessen hohe Entgelte übersteigen die tatsächlichen Mietpreise und Nebenkostenanteile um mehr als 20 Prozent.

Für die Berechnung der Pauschale sollten Sie sich am voraussichtlichen tatsächlichen Verbrauch der Nebenkosten in der Mietwohnung orientieren. Falls Sie keine Vergleichswerte vorliegen haben, ist es sinnvoll, den Betriebskostenspiegel für Ihre Region zu studieren. So können Sie angemessene Werte für die Pauschale festlegen. Darüber hinaus ist die Pauschale vom gewählten Verteilerschlüssel der Nebenkosten, von der Anzahl der Personen in einer Wohnung und von deren Verhalten abhängig.

Wie gebe ich die Pauschale in der Nebenkostenabrechnung an?

Laut der Heizkostenverordnung sind Sie als Vermieter dazu verpflichtet, mindestens 50 Prozent der Kosten für Heizung und Warmwasser nach dem tatsächlichen Verbrauch abzurechnen. Daher müssen Sie in fast jedem Fall eine Nebenkostenabrechnung erstellen – selbst, wenn Sie für alle anderen Nebenkosten eine Pauschale mit dem Mieter vereinbart haben. Ausnahmen sind Vermietungen in Einfamilienhäusern mit Einliegerwohnung sowie Zweifamilienhäuser, in denen Sie als Vermieter eine der Wohnungen bewohnen.

Abhängig von den Ergebnissen der Nebenkostenabrechnung müssen Sie dem Mieter eine Rückzahlung leisten oder dieser muss eine Nachzahlung vornehmen. Um sich Arbeit zu ersparen, können Sie den kostenlosen Nebenkostenabrechnungs-Service von ImmobilienScout24 nutzen. Nach kurzer Zeit liegt Ihnen nach Angabe der wichtigsten Daten eine PDF-Datei vor, die Sie gratis herunterladen und an Ihre Mieter schicken können.

Wie passe ich die Nebenkostenpauschale an?

Im Laufe der Zeit ist es oft nötig, die Nebenkostenpauschale anzupassen. Zum Beispiel kann es sein, dass die Mieter deutlich weniger Kosten verursachen als gewohnt, dass die Rechnungsbeträge sinken oder dass die Nebenkosten ansteigen.

Für die Erhöhung der Nebenkostenpauschale müssen Sie laut § 560 BGB alle folgenden Voraussetzungen auf einmal erfüllen:

  • Es liegt eine schriftliche Vereinbarung zur Nebenkostenpauschale im Mietvertrag vor.

  • Im Mietvertrag steht ausdrücklich, dass die Höhe der Nebenkostenpauschale verändert werden darf.

  • Sie müssen dem Mieter den Grund für die Erhöhung der Pauschale in einer gesonderten Erklärung darlegen.

Wenn Sie die Voraussetzungen erfüllen und der Mieter keinen Widerspruch einlegt, ist die höhere Pauschale ab dem ersten Tag des Folgemonats fällig. Zeitlich rückwirkend dürfen Sie die Nebenkostenpauschale nur dann erhöhen, wenn Sie die Erklärung innerhalb von drei Monaten nach Kenntnisnahme der höheren Kosten an den Mieter schicken. Auch hier gilt, die Gründe und Umstände für die Erhöhung der Nebenkostenpauschale schriftlich darzulegen.

Wichtig

Achten Sie schon bei der Unterzeichnung des Mietvertrags darauf, dass dieser folgende Klausel enthält: „Reicht die vereinbarte Nebenkostenpauschale zur Deckung der tatsächlichen anfallenden Nebenkosten nicht mehr aus, ist der Vermieter berechtigt, diese gemäß § 560 BGB zu erhöhen.

Eine Senkung der Nebenkostenpauschale kommt seltener vor, ist aber auch deutlich unkomplizierter. Sie müssen keine besonderen Voraussetzungen erfüllen. Ist die Nebenkostenpauschale zu hoch, haben Sie als Vermieter die Pflicht, dem Mieter die Ermäßigung der Pauschale direkt ab dem Zeitpunkt der Kostensenkung mitzuteilen. Dadurch vermindert sich der ursprünglich vereinbarte Betrag für die Nebenkostenpauschale.

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