Im folgenden Artikel erfahren Sie alles Wichtige rund um nicht umlagefähige Nebenkosten – also Kosten, für die Sie als Vermieter:in selbst aufkommen. Nebenkosten, die nur einmalig anfallen oder die der Instandhaltung und Instandsetzung dienen, dürfen Sie nicht auf die Mieter:innen umlegen.  

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Das Wichtigste in Kürze

  • Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung, Verwaltungskosten, Versicherungskosten, Leerstandskosten und im Mietvertrag nicht detailliert aufgeführte sonstige Betriebskosten dürfen Sie nicht umlegen.  
  • Sie haben die Möglichkeit, nicht umlagefähige Nebenkosten als Werbungskosten von der Steuer abzusetzen.  
  • Strom, Wasser, Warmwasser und Heizkosten gehören zu den verbrauchsabhängigen Nebenkosten, die komplett umlagefähig sind.  
  • Mit dem Service von ImmobilienScout24 können Sie gratis und bequem die nächste Nebenkostenabrechnung für die umlagefähigen Kosten erstellen. 

Welche Nebenkosten sind nicht umlagefähig?

Als Vermieter:in dürfen Sie Betriebs- und Nebenkosten auf Ihre Mieter:innen umlegen – vorausgesetzt, die Nebenkosten sind umlagefähig und im Mietvertrag wurde eine entsprechende Vereinbarung getroffen. Sie haben die Wahl zwischen einer Nebenkostenpauschale oder einer monatlichen Vorauszahlung. In §556 des BGB gibt es klare Vorgaben darüber, welche Betriebskosten sich umlegen lassen und welche nicht. 

Hinweis: Sonderkosten umlegen

Sonderkosten wie etwa der Unterhalt eines Schwimmbads für den:die Mieter:in, einer Sauna, eines Fitnessraums oder die Reinigung von Dachrinnen sind nur dann umlegbar, wenn Sie diese im Mietvertrag einzeln auflisten. 

Aus dem Gesetz ergibt sich außerdem, welche Nebenkosten Sie als Vermieter:in in keinem Fall umlegen dürfen. Dies sind vor allem Kosten, die Ihnen außerhalb des bestimmungsgemäßen Gebrauchs des Gebäudes entstehen, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sowie einmalige Kosten: 

  • Reparaturkosten in der Nebenkostenabrechnung: Sie müssen den vertraglich vereinbarten Zustand des Gebäudes erhalten und daher größere Reparaturen übernehmen. Schönheitsreparaturen obi liegen dem:der  Mieter:in. 
  • Instandhaltungskosten: Instandhaltungskosten, etwa durch ein neues Dach oder einen Anstrich der Fassade, liegen bei Ihnen als Vermieter:in. 
  • Nebenkosten für Verwaltung: Für Personal und Einrichtungen zur Verwaltung des Mietobjektes müssen Sie selbst aufkommen. Die Kosten für eine Wach- und Schließgesellschaft oder einen Sicherheitsdienst tragen Sie selbst. Kosten für den:die Hausmeister:in dürfen Sie auf die Mieter:innen umlegen. 
  • Nebenkostenanteile für leerstehende Wohnungen: Die bei Leerstand anfallenden Kosten müssen Sie ebenfalls selbst tragen.
  • Bank- und Kontoführungsgebühren, Zinsen, Porto für Briefe, Telefongespräche 
  • Neuanlage eines Gartens: Sie dürfen die Kosten für die Pflege eines bestehenden Gartens auf die Mieter:innen umlegen, müssen aber für die Neuanlage selbst aufkommen. 
  • einmalige Dachrinnenreinigung 
  • Versicherungskosten  
  • Wartungskosten für die Klingelsprechanlage 
  • einmalige Schädlingsbekämpfung 
  • Fassadenreinigung 
  • Installation von Feuerlöschern: Die Installation neuer Feuerlöscher ist nicht umlagefähig, Wartungskosten können für bestehende Feuerlöscher können Sie umlegen. 
  •  Erschließungsbeiträge:  Kosten zur Erschließung von Straßen, Wegen und Plätzen sind nicht umlagefähig. 
  • Straßenbaubeiträge oder Straßenausbaubeiträge 

Häufig stellt sich die Frage, ob die Aufzugskosten für Mieter:innen aus dem Erdgeschoss umlagefähig sind. Die Antwort lautet fast immer: Ja – es sei denn, die Mieter:innen wohnen weit vom Aufzug entfernt oder können nachweisen, dass sie den Aufzug niemals benutzen. 

Wie gehe ich mit den nicht umlagefähigen Nebenkosten um?

Als Vermieter:in sind Sie dazu verpflichtet, alle Belege zu den Nebenkosten aufzubewahren, und dem:der Mieter:in auf Anfrage eine Belegeinsicht zu ermöglichen. Obwohl Sie die oben genannten Kosten nicht umlegen dürfen, ist es möglich, sie in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend zu machen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, Kosten zur Instandhaltung und Instandsetzung abzuschreiben.   

Lassen Sie sich im Zweifelsfall von Ihrem:Ihrer Steuerberater:in und/oder von einem:einer Fachanwält:in für Mietrecht beraten. 

Gehört Strom zu den Nebenkosten einer Mietwohnung?

Ja, Strom, Wasser und Warmwasser gehören zu den Nebenkosten einer Mietwohnung. Sie lassen sich komplett auf den:die Mieter:in umlegen. Wo immer möglich, sollten Sie veranlassen, dass der:die Mieter:in diese Kosten direkt mit dem entsprechenden Unternehmen abrechnet. Für Strom in der Betriebskostenabrechnung gilt, dass er für Gemeinschaftsräume wie den Flur oder die Außenbeleuchtung je nach Verteilerschlüssel gerecht auf alle Mietparteien aufgeteilt wird. 

In einem Haus mit mehreren Parteien gibt es jedoch meist eine zentrale Heizung sowie die zentrale Bereitstellung von Warmwasser. In diesem Fall sollten Sie beachten, dass mindestens 50 Prozent dieser Kosten verbrauchsabhängig nach Mietwohnung berechnet werden müssen.  

Die anderen 50 Prozent können Sie im Rahmen einer Nebenkostenpauschale berechnen. Da diese umlagefähigen Nebenkosten verbrauchsabhängig sind, müssen Sie als Vermieter:in eine regelmäßige Nebenkostenabrechnung erstellen. Diese muss mindestens die Aufstellung der Heizkosten enthalten.

Keine Angaben von Reparaturkosten

Die Reparaturkosten für die Heizung in der Nebenkostenabrechnung anzugeben, ist nicht möglich. 

Wie werden die Strom-Nebenkosten berechnet?

Die Betriebskosten für den Strom in der Wohnung trägt der:die Mieter:in in der Regel durch Abschluss eines Stromvertrages selbst. Den sogenannten Allgemeinstrom, also die Strom-Betriebskosten für die Gemeinschaftsräume, können Sie dagegen umlegen. Folgende Übersicht zeigt, welche Stromkosten umlagefähig sind und welche Mietnebenkosten für Strom Sie nicht oder nur teilweise umlegen können:

Verwendung umlagefähig bzw. nicht umlagefähig
Strom pro Wohneinheit nicht umlagefähig, wird in der Regel vom:von der Mieter:in selbst getragen
Strom für Gemeinschaftsräume (Flur, Treppenhaus, Keller, Dachboden usw.) nach § 2 Nr. 11 BetrKV umlagefähig als Beleuchtungskosten
Außenbeleuchtung nach § 2 Nr. 11 BetrKV umlagefähig
Fahrstuhlbetrieb nur dann nach § 2 Nr. 7  BetrKV umlagefähig, wenn der Aufzug für alle Mieter:innen von Nutzen ist
Beleuchtung von mietereigenen Kellerabteilen nicht umlagefähig, da der Verbrauch individuell zugeordnet werden kann
Strom für Baumaßnahmen am Gebäude nicht umlagefähig

Umlegen können Sie die allgemeinen Stromkosten in der Nebenkostenabrechnung entweder anhand der Wohnfläche in Bezug zur Gesamtfläche der Immobilie oder nach der Personenanzahl pro Wohnung. Also beispielsweise:

Stromkosten/Quadratmeter x Wohnfläche der Wohneinheit x 12 Monate = Allgemeinstrom des gesamten Jahres: 0,05 €/Quadratmeter x 83 Quadratmeter x 12 Monate = 46,80€

Wie kann ich die Nebenkostenabrechnung erstellen?

Da Sie als Vermieter:in in den meisten Fällen mindestens für die Heizkosten eine 12-monatige Nebenkostenabrechnung erstellen müssen, lohnt es sich, den kostenlosen Nebenkostenabrechnungsservice von ImmoScout24 in Anspruch zu nehmen. Mit dem Service erstellen Sie Ihre korrekte Abrechnung bequem Innerhalb kurzerund innerhalb kürzester Zeit. 

Geben Sie einfach Ihren Verteilerschlüssel, einige Daten zu Ihrem Gebäude und die Summen der Nebenkosten an, die Sie umlegen möchten, und wir erledigen den Rest! Innerhalb von Minuten erhalten Sie ein praktisches PDF mit der Nebenkostenabrechnung, die alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt. Drucken Sie das Dokument einfach aus, um es an Ihre Mieter:innen zu verteilen. 

Was gehört zu den umlagefähigen Kosten?

Die Abrechnung über die umlagefähigen Kosten muss im Mietvertrag festgehalten werden. Falls Sie dies nicht getan haben, sind die Nebenkosten letztendlich nicht umlagefähig, auch wenn Ihnen als Vermieter:in die Kosten entstanden sind. Für die Abrechnung der Nebenkosten ist es also wichtig, einen korrekten Mietvertrag zu erstellen. 

Umlagefähige Nebenkosten sind unter anderem: 

  • Öffentliche Lasten wie z.B. die Grundsteuer 
  • Laufende Kosten für Straßenreinigung, Schornsteinfeger und Müllbeseitigung 
  • Nebenkosten rund um die Wasserversorgung 
  • Entwässerungskosten der Immobilie 
  • Heizkosten, Wartung und Betriebskosten für Warmwasser 
  • Beleuchtungskosten gemeinsam genutzter Bereiche 
  • Gartenpflege 
  • Kosten für eine:n Hausmeister:in, wenn es sich um umlagefähige Tätigkeiten, wie etwa die Kontrolle der Einhaltung der Hausordnung durch die Mieter:innen handelt

Typische laufenden Kosten gehören in die Abrechnung hinein. Listen Sie in Ihrem Mietvertrag aber sämtliche Positionen auf, damit es zum Schluss keine Streitereien rund um die Abrechnung gibt. Ist alles exakt aufgeführt, haben Sie eine rechtliche Grundlage zur Abrechnung der laufenden Kosten. 

Es gibt also doch einige Punkte zu beachten, wenn Sie Nebenkosten umlegen möchten. Der korrekte Vorgehensweise, wie zum Beispiel die Auflistung der laufenden Kosten im Mietvertrag, ist essentiell. Nur so sind Sie als Vermieter:in auf der sicheren Seite und bleiben nicht auf den umlagefähigen Nebenkosten sitzen. 

Nebenkostenabrechnung

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