Nicht umlagefähige Ne­ben­kos­ten: Was zählt da­zu?

• Welche Nebenkosten nicht umlagefähig sind.  
• Welche Kosten nur teilweise umlagefähig sind.  
• Wie du steuerliche Vorteile nutzen kannst, um trotzdem das Beste aus deinen Ausgaben herauszuholen. 

Wenn du deine Nebenkostenabrechnung erstellst, solltest du als Erstes prüfen, welche Kosten nicht umlagefähig sind. Denn nicht alle Ausgaben rund um deine Immobilie darfst du auf deine Mieter:innen umlegen. Doch worin liegt eigentlich der Unterschied zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Nebenkosten?

Nicht umlagefähige Nebenkosten musst du als Vermieter:in grundsätzlich selbst tragen. Umlagefähige Nebenkosten darfst du dagegen unter bestimmten Voraussetzungen auf deine Mieter:innen umlegen. Welche Nebenkosten umlagefähig sind, regelt § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Voraussetzung ist außerdem, dass die Umlage wirksam im Mietvertrag vereinbart wurde (§ 556 BGB). 

Einige laufende Betriebskosten gehören zu den „sonstigen Betriebskosten“ nach § 2 Nr. 17 BetrKV. Sie dürfen nur dann auf die Mieter:innen umgelegt werden, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart wurden. Ein Verweis auf § 2 der Betriebskostenverordnung reicht hier nicht aus.  

Zu den sonstigen Betriebskosten gehören beispielsweise: 

• Wartung von Rauchwarnmeldern, Feuerlöschern, Brandmelde- oder Alarmanlagen
• Reinigung von Lichtschächten und Dachrinnen 
• Prüfungen von Blitzschutzanlagen
• Betriebskosten gemeinschaftlicher Einrichtungen wie einer Sauna oder eines Fitnessraums  
   

Fehlt eine entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag, zählen diese Ausgaben zu den nicht umlagefähigen Betriebskosten und müssen von dir als Vermieter:in getragen werden. 

Welche Nebenkosten nicht umlagefähig sind, kannst du leicht überprüfen. Grundsätzlich gilt: Nicht umlagefähig sind alle Kosten, die nicht direkt mit der Nutzung durch die Mieter:innen zusammenhängen.

Dazu zählen:

• Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten: Reparaturen oder größere Maßnahmen wie ein neues Dach oder ein Fassadenanstrich musst du selbst tragen.  
• Modernisierungskosten: Maßnahmen, die den Wohnwert erhöhen, die Immobilie energetisch verbessern oder den Gebrauchswert nachhaltig erhöhen, sind nicht umlagefähig.  
• Verwaltungskosten: Dazu zählen beispielsweise Buchhaltung, Hausverwaltung, Telefon-, Porto- und Bürokosten.  
• Kosten im Zusammenhang mit einem Mieterwechsel: Etwa für Wohnungsabnahmen, Neuvermietung oder Inserate.  
• Kosten für leerstehende Wohnungen: Diese dürfen nicht auf die übrigen Mietparteien verteilt werden.  
• Kontoführungs- und Bankgebühren: Ebenso wenig umlagefähig sind Finanzierungskosten wie Kreditzinsen oder Darlehensgebühren. 
• Abschreibungen (AfA) und Rücklagen: Diese sind ausschließlich von dir als Vermieter:in zu tragen.  
• Kosten für Gemeinschaftsantennen oder Kabelfernsehen: Seit dem Wegfall des Nebenkostenprivilegs dürfen sie grundsätzlich nicht mehr über die Nebenkosten abgerechnet werden, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift. 
• Einmalige Ausgaben: Dazu gehören beispielsweise die Neuanlage eines Gartens oder die Installation neuer Feuerlöscher. Die regelmäßige Gartenpflege ist dagegen umlagefähig. 

Diese Kostenarten dürfen in der Nebenkostenabrechnung nicht auftauchen, da sie nicht umlagefähig sind. Viele dieser Kosten kannst du stattdessen steuerlich geltend machen. 

Nicht alle Kosten sind eindeutig umlagefähig oder nicht umlagefähig. Bei einigen Kostenarten darfst du nur bestimmte Kostenanteile auf deine Mieter:innen umlegen. Prüfe deshalb genau, welche Leistungen tatsächlich umlagefähig sind, und rechne nur die zulässigen Kostenanteile ab. 

Hausmeisterkosten 
Umlagefähig ist nur der Teil der Hausmeisterkosten, der auf Betriebskosten entfällt, beispielsweise für die Gebäudereinigung, Gartenpflege oder den Winterdienst. Verwaltungstätigkeiten sowie Instandhaltungs- und Reparaturarbeiten dürfen nicht auf Mieter:innen umgelegt werden.  

Aufzugskosten
Umlagefähig sind die laufenden Betriebs- und Wartungskosten eines Aufzugs. Reparaturen, Modernisierungen oder der Austausch des Aufzugs zählen dagegen nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten.

Besonderheit: Auch Mieter:innen im Erdgeschoss müssen sich grundsätzlich an den Aufzugskosten beteiligen, sofern der Aufzug allgemein genutzt werden kann. Nur wenn nachweislich keine Nutzung möglich ist – etwa weil der Aufzug weder Keller noch Dachboden erschließt –, kann im Einzelfall etwas anderes gelten. 

Rauchwarnmelder 
Umlagefähig sind die laufenden Kosten für die Wartung von Rauchwarnmeldern. Die Anschaffung oder der Ersatz defekter Geräte gehört dagegen zu den Instandhaltungskosten und muss von Vermieter:innen getragen werden.   

CO₂-Kosten beim Heizen 
Beim Heizen mit fossilen Brennstoffen werden die CO₂-Kosten zwischen Vermieter:innen und Mieter:innen aufgeteilt. Wie hoch der jeweilige Kostenanteil ist, richtet sich nach dem energetischen Zustand des Gebäudes und dem gesetzlichen Stufenmodell.

Ob Strom zu den umlagefähigen Nebenkosten gehört, lässt sich nicht pauschal beantworten. Entscheidend ist, wofür der Strom genutzt wird. 
 

• Wohnungsstrom: Mieter:innen schließen ihren Stromvertrag in der Regel selbst ab und tragen die Kosten direkt. Diese Stromkosten sind nicht umlagefähig. 
• Allgemeinstrom: Strom für Gemeinschaftsbereiche wie Treppenhaus, Flure oder die Außenbeleuchtung gehört zu den umlagefähigen Nebenkosten (§ 2 Nr. 11 BetrKV). Die Kosten werden nach dem im Mietvertrag vereinbarten Verteilerschlüssel auf die Mietparteien umgelegt. 
• Betriebsstrom der Heizanlage: In Häusern mit zentraler Heizung fällt oft Strom für den Betrieb der Heizungsanlage oder die Warmwasserbereitung an. Diese Kosten sind umlagefähig und werden in der Regel als Teil der Heizkosten abgerechnet. 
• Nicht umlagefähige Stromkosten: Stromkosten für bauliche Maßnahmen, etwa während Renovierungen oder Modernisierungen, gehören ebenso wenig zu den umlagefähigen Nebenkosten wie Strom für individuell genutzte Keller- oder Hobbyräume.

• Steuerliche Vorteile nutzen: Viele nicht umlagefähige Kosten kannst du als Werbungskosten steuerlich geltend machen. Dazu gehören beispielsweise Instandhaltungs- und Verwaltungskosten.  
• Belege sorgfältig aufbewahren: Bewahre Rechnungen und Zahlungsnachweise gut auf. Sie erleichtern dir die Steuererklärung und helfen dir, Ausgaben bei Rückfragen des Finanzamts nachzuweisen. 

So aufwendig eine Nebenkostenabrechnung auch scheint – Hast du alle Belege beisammen und die Kosten richtig zugeordnet, ist der Rest schnell erledigt.  

Worauf du achten solltest:
 

1. Verteilerschlüssel festlegen: Ob nach Wohnfläche oder Personenzahl – wichtig ist, dass du den passenden Verteilerschlüssel einheitlich anwendest. 
2. Belege gut organisieren: Mit einer lückenlosen Dokumentation hast du alle Kostenpositionen schnell zur Hand und erleichterst dir die Abrechnung. 
3. Zeit sparen: Mit VermietenPlus erstellst du deine rechtskonforme Nebenkostenabrechnung schnell und einfach – inklusive PDF für den Versand an deine Mieter:innen. 

Es ist wichtig, nicht umlagefähige Nebenkosten zu kennen und sauber von den umlagefähigen Kosten zu trennen. So vermeidest du bereits eine häufige Fehlerquelle bei der Nebenkostenabrechnung. Viele dieser Ausgaben kannst du außerdem steuerlich geltend machen. Mit einer guten Vorbereitung und den richtigen Werkzeugen erstellst du deine Nebenkostenabrechnung schnell und rechtssicher.