Wer eine Nebenkostenabrechnung erstellt, sollte nicht nur die Abgabefrist kennen. Auch offene Forderungen aus der Nebenkostenabrechnung verjähren nach einer bestimmten Zeit. Hier erfährst du, welche Fristen Vermieter:innen kennen sollten und wie du verhinderst, dass Ansprüche verfallen.
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Forderungen aus der Nebenkostenabrechnung verjähren grundsätzlich nach drei Jahren.
Nur in bestimmten Fällen kann die Verjährung gehemmt oder neu begonnen werden.
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- Verjährungsfrist: Wann die Verjährung für Forderungen aus der Nebenkostenabrechnung droht
- Was passiert, wenn Vermieter Nebenkostenabrechnung nicht fristgerecht zustellt?
- Verjährungsfrist 3 Jahre: Was heißt das konkret?
- Verjährung hemmen oder neu beginnen: Was gilt es zu beachten?
- Rückforderung nach Verjährung der Nebenkostenabrechnung – geht das?
- Verjährung der Nebenkostenabrechnung bei Gewerbe
- Fazit: Verjährung der Nebenkostennachforderungen – und andere Fristen
- FAQ: Häufige Fragen zur Verjährung der Nebenkostenabrechnung
Bei der Nebenkostenabrechnung gelten mehrere Fristen, die leicht verwechselt werden. Hältst du sie nicht ein, können Nachforderungen ausgeschlossen oder später verjährt sein. Besonders wichtig sind die Abgabefrist und die Verjährungsfrist. Während die Abgabefrist bestimmt, bis wann du die Nebenkostenabrechnung zustellen musst, regelt die Verjährungsfrist, wie lange offene Forderungen geltend gemacht werden können.
- Abrechnungszeitraum: 12 Monate
- Abgabefrist: 12 Monate
- Zahlungsfrist: 30 Tage
- Widerspruchsfrist: 12 Monate
- Verjährungsfrist: 3 Jahre
Als Vermieter:in solltest du vor allem die Abrechnungsfrist und die Verjährungsfrist im Blick behalten. Laut § 195 BGB beträgt die Verjährungsfrist für Forderungen aus der Nebenkostenabrechnung drei Jahre.
Damit die Verjährungsfrist gilt, muss die Nebenkostenabrechnung fristgerecht bei dem:der Mieter:in eingehen. Geht die Nebenkostenabrechnung den Mieter:innen nicht bis zum Ende des Folgejahres zu, verliert sie ihre Gültigkeit und Nachforderungen können nicht mehr geltend gemacht werden.
Ausnahmen gelten nur, wenn Vermieter:innen die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten haben.
Wichtig: Wird die Nebenkostenabrechnung nicht bis zum Ende des Folgejahres zugestellt, verfallen die Ansprüche auf Nachzahlungen!
Nachforderungen und Guthaben verjähren nach 3 Jahren. Weder du als Vermieter:in noch deine Mieter:innen können nach Ende des Zeitraums noch Geld einfordern.
Die Verjährungsfrist beginnt immer mit dem Ende der Abrechnungsfrist – unabhängig davon, wann die Abrechnung tatsächlich zugestellt wurde.
- 31.12.2021: Ende der Abrechnungsfrist
- 15.10.2022: fristgerechte Zustellung der Nebenkostenabrechnung
- 01.01.2023: Beginn der Verjährungsfrist
- 31.12.2025: Ende der Verjährungsfrist
In bestimmten Fällen kannst du die Verjährungsfrist hemmen (§ 203 BGB) oder sogar neu beginnen lassen. Eine Hemmung tritt beispielsweise ein, wenn über die Forderung verhandelt wird – etwa nach einem Widerspruch der Mietpartei. Die Verjährungsfrist läuft dann erst weiter, wenn die Verhandlungen beendet sind.
Ein Neubeginn der Verjährungsfrist ist unter anderem möglich, wenn der:die Schuldner:in die Forderung anerkennt oder du gerichtliche Schritte einleitest, etwa durch einen Mahnbescheid oder eine Zwangsvollstreckung. In diesem Fall beginnt die Frist nach § 212 BGB erneut.
Sowohl für Vermietende als auch für Mietende gilt: Nach Ablauf der dreijährigen Verjährungsfrist können keine Forderungen mehr erhoben werden. Deshalb ist es wichtig, offene Beträge rechtzeitig anzumahnen oder den Rechtsweg zu beschreiten.
Rückforderungen nach Verjährung sind grundsätzlich ausgeschlossen.
Besitzt du eine Gewerbeimmobilie, gelten dafür andere Regeln als bei Wohnraum. Die gesetzliche Ausschlussfrist von zwölf Monaten für die Nebenkostenabrechnung gilt hier grundsätzlich nicht. Stattdessen richtet sich die Abrechnung nach den Vereinbarungen im Mietvertrag.
Das bedeutet: Je nach vertraglicher Regelung kann eine Nebenkostenabrechnung auch noch nach Ablauf von zwölf Monaten erstellt und zugestellt werden. Ansprüche aus der Nebenkostenabrechnung sowie der Anspruch auf Erstellung einer Nebenkostenabrechnung verjähren grundsätzlich nach drei Jahren.
Gerade wenn du deine Nebenkostenabrechnung selbst erstellst, lohnt sich ein Blick auf die verschiedenen Fristen. Kennst du den Unterschied zwischen Abgabefrist und Verjährungsfrist, kannst du Nachforderungen rechtzeitig geltend machen und vermeidest unnötige Streitigkeiten mit deinen Mieter:innen.
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FAQ: Häufige Fragen zur Verjährung der Nebenkostenabrechnung
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Wann verjährt die Nebenkostenabrechnung?
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Deine Forderungen aus der Nebenkostenabrechnung verjähren grundsätzlich nach drei Jahren. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Hast du die Nebenkostenabrechnung nicht fristgerecht zugestellt, kannst du Nachforderungen in der Regel nicht mehr geltend machen.
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Was passiert, wenn die Nebenkostenabrechnung zu spät zugestellt wird?
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Hältst du die Zustellfrist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums nicht ein, verlierst du deinen Anspruch auf Nachforderungen. Als Ausnahme gilt nur, wenn du die Verspätung nicht zu vertreten hast und dies nachweisen kannst. Mieter:innen behalten auch bei einer verspäteten Abrechnung ihren Anspruch auf eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung und auf die Auszahlung eines möglichen Guthabens.
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Kann ich nach Ablauf der Frist noch Nebenkosten nachfordern?
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Nach Ablauf der Zustellfrist von zwölf Monaten kannst du Nebenkosten nur in Fällen nachfordern, in denen du die Verspätung nicht zu vertreten hast. Nach Ablauf der dreijährigen Verjährungsfrist ist eine Nachforderung nicht mehr möglich.
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Wann beginnt die Verjährungsfrist?
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Die Verjährungsfrist beginnt nach Ende der Zustellfrist. Wenn deine Nebenkostenabrechnung bis zum bis zum 31. Dezember 2026 eingegangen sein muss, so beginnt die Verjährungsfrist in diesem Fall am 01. Januar.2027. Der tatsächliche Zustelltermin hat auf die Verjährungsfrist keinen Einfluss.
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Kann die Verjährung unterbrochen werden?
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Ja. Während laufender Verhandlungen über die Forderung wird die Verjährung gehemmt und läuft erst nach Abschluss der Verhandlungen weiter. Außerdem kann die Verjährungsfrist neu beginnen, etwa wenn der:die Schuldner:in die Forderung anerkennt oder du gerichtliche Schritte einleitest.
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Wie lang ist der Abrechnungszeitraum für die Nebenkosten?
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Der Abrechnungszeitraum für die Nebenkosten beträgt 12 Monate. Für gewöhnlich wird das Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum gewählt, es ist aber nicht gesetzlich vorgeschrieben.
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„Viele Vermieter:innen wissen, dass sie die Nebenkostenabrechnung fristgerecht erstellen müssen. Weniger bekannt ist, dass auch offene Forderungen verjähren können. Wer beide Fristen im Blick behält und Belege sorgfältig dokumentiert, vermeidet unnötige finanzielle Nachteile."