Ne­ben­kos­ten be­rech­nen: So rech­nest du Be­triebs­kos­ten rich­tig ab

Wer Nebenkosten berechnen möchte, muss wissen, welche Betriebskosten auf Mieter:innen umgelegt werden dürfen und nach welchem Verteilerschlüssel sie abzurechnen sind. Hier erfährst du, welche Kosten umlagefähig sind, wie du die Nebenkosten korrekt berechnest und welche gesetzlichen Vorgaben aktuell gelten. 

Mieter:innen zahlen eine Warmmiete. Die Warmmiete setzt sich aus der Nettokaltmiete sowie den kalten und warmen Betriebskosten zusammen.

• Grundmiete (Nettomiete),
• den warmen Nebenkosten (Heizungs- und Warmwasserkosten)
• sowie den kalten Nebenkosten (u. a. Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Gartenpflege)

Nebenkosten umfassen also alle Kosten, die neben der eigentlichen Miete anfallen, wie z. B. Heizkosten, Wasserversorgung und Müllabfuhr. Als Vermieter:in kannst du diese Nebenkosten berechnen, indem du sie auf deine Mieter:innen umlegst – allerdings nur, wenn sie als sogenannte Betriebskosten umlagefähig sind. Welche das sind, regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV).

Eine korrekte und transparente Nebenkostenabrechnung sorgt für Klarheit und vermeidet Streitigkeiten zwischen Vermieterseite und Mietpartei. Bereits im Mietvertrag müssen die Nebenkosten aufgeführt werden. Außerdem muss im Mietvertrag vereinbart sein, ob eine Betriebskostenvorauszahlung oder eine Betriebskostenpauschale gezahlt wird, damit vermieterseitig überhaupt ein Anspruch auf die Zahlung entsteht.

Die Betriebskostenverordnung (§ 2 BetrKV) regelt, welche Kostenarten Vermieter:innen auf die Mietpartei umlegen dürfen. Über die Nebenkostenabrechnung stellst du diese Kosten in Rechnung.  

Umlagefähig sind unter anderem folgende Betriebskosten: 

• Heizung und Warmwasser
• Wasser und Abwasser
• Müllabfuhr
• Grundsteuer
• Schornstein- und Straßenreinigung
• Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
• Aufzug (Betrieb und Wartung)
• Gartenpflege
• Hausmeister
• Stromkosten (z. B. Außenbeleuchtung, Treppenhaus, Waschküche)
• Sach- und Haftpflichtversicherung
• Sonstige Betriebskosten (Sie müssen im Mietvertrag definiert werden: siehe Abschnitt „Welche Nebenkosten darf ich auf die Mietpartei umlegen“)
  

In der Praxis werden die Begriffe Nebenkosten und Betriebskosten oft verwechselt:
 

• Nebenkosten: Umfassen alle Kosten, auch solche, die nicht auf die Mieter:innen umgelegt werden dürfen.
• Betriebskosten: Beziehen sich ausschließlich auf die umlagefähigen Nebenkosten.

In diesem Artikel verwenden wir die Begriffe „Nebenkostenabrechnung“ und „Betriebskostenabrechnung“ synonym, um den Fokus auf die umlagefähigen Kosten zu legen.

Normalerweise reicht es aus, im Mietvertrag anzugeben, dass die Mietpartei „sämtliche Betriebskosten“ gemäß § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) übernimmt. Damit sind alle umlagefähigen Nebenkosten gemeint, wie sie in der BetrKV definiert sind. Eine zusätzliche Erklärung ist gesetzlich nicht erforderlich.

Möchtest du darüber hinaus auch sonstige Betriebskosten umlegen, müssen diese im Mietvertrag explizit benannt werden. Beispiele hierfür sind:

• Wartung von Rauchmeldern
• Wartung von Feuerlöschern
• Dachrinnenreinigung

Wichtig: Umlagefähig sind nur solche Nebenkosten, die im Mietvertrag eindeutig benannt sind und den Anforderungen der BetrKV entsprechen.

Einige Kosten dürfen nur teilweise an die Mietpartei weiterberechnet werden:

• Hausmeisterkosten: Umlagefähig ist der Teil der Hausmeisterkosten, der auf Betriebskosten wie Gebäudereinigung, Gartenpflege oder Winterdienst entfällt. Verwaltungstätigkeiten sowie Instandhaltungs- und Reparaturarbeiten dürfen nicht umgelegt werden. 
• Rauchwarnmelder: Umlagefähig sind die laufenden Kosten für die Wartung von Rauchwarnmeldern, sofern sie als Betriebskosten vereinbart wurden. Anschaffung oder der Ersatz defekter Geräte zählt hingegen nicht zu den umlagefähigen Kosten.  
• Aufzugskosten: Laufende Betriebs- und Wartungskosten wie Kosten zur Notrufbereitschaft dürfen umgelegt werden. Reparaturen oder der Austausch des Aufzugs gehören dagegen zu den Instandhaltungskosten und müssen von Vermieter:innen getragen werden. 
• Gartenpflege: Umlagefähig sind die laufenden Pflegekosten, etwa für Rasenmähen oder Heckenschnitt. Eine Neuanlage des Gartens oder größere Umgestaltungen dürfen nicht über die Nebenkosten abgerechnet werden. 
   

Grundsätzlich nicht umlagefähig sind Kosten, die durch die Verwaltung der Immobilie entstehen. Diese müssen die Vermieter:innen selbst tragen.

Wie berechne ich die Nebenkosten als Vermieter?
Um die Nebenkosten korrekt zu berechnen, gehst du wie folgt vor:

1. Ermittlung der Gesamtkosten: Sammle die Rechnungen und Belege für alle umlagefähigen Betriebskosten des Abrechnungszeitraums.
2. Verteilungsschlüssel festlegen: Meist erfolgt die Aufteilung nach Wohnfläche (z. B. Quadratmeter), alternativ nach Verbrauch, wenn entsprechende Zähler vorhanden sind.
3. Rechenbeispiel:
   Eine Gesamtnebenkostenhöhe von 3.600 € wird auf drei Wohnungen mit folgender Wohnfläche verteilt:
   
   
   • Wohnung A: 50 m²
   • Wohnung B: 80 m²
   • Wohnung C: 70 m²
      

→ Verteilerschlüssel: (Wohnfläche der Wohnung ÷ Gesamtwohnfläche) × Gesamtkosten
 

1. Wohnung A: (50 ÷ 200) × 3.600 € = 900 €
2. Wohnung B: (80 ÷ 200) × 3.600 € = 1.440 €
3. Wohnung C: (70 ÷ 200) × 3.600 € = 1.260 €

Die tatsächlich verursachten Kosten werden mit der Vorauszahlung verrechnet. Im Ergebnis erhältst du das Guthaben der Mietpartei oder den Nachzahlungsbeitrag:

1. Wohnung A: jährliche Vorauszahlung: 780
   780 − 900 = − 120 € Nachzahlung
2. Wohnung B: jährliche Vorauszahlung: 1.560
   1.560 − 1.440 = 120 € Guthaben
3. Wohnung C: jährliche Vorauszahlung = 1200
   1200 − 1260 = 60 € Guthaben

Gut zu wissen: In unserem Beispiel werden zur besseren Veranschaulichung einfach die Gesamtkosten auf die einzelnen Wohnungen umgelegt. Normalerweise nimmst du dir jede Kostenposition einzeln mit dem zugehörigen Verteilerschlüssel vor und legst sie entsprechend um.

Tipp: Bei hohen Nachzahlungen solltest du eine Nebenkostenerhöhung durchführen. Das geschieht immer zusammen mit der Nebenkostenabrechnung.

In der Nebenkostenabrechnung ist der Verteilerschlüssel ein zentrales Element, das regelt, wie die Gesamtkosten auf die Mietparteien verteilt werden. Jeder Kostenposition – z. B. Heizung, Wasserkosten oder Hausmeister – wird dabei ein spezifischer Schlüssel zugeordnet, der im Mietvertrag festgelegt ist.

• Wohnfläche (Quadratmeter): Häufig verwendet für feste Kosten wie Gebäudereinigung oder Gartenpflege.
• Anzahl der Personen: Oft genutzt für Wasser- oder Abwasserkosten sowie Müllgebühren, da diese vom Verbrauch der Mietparteien abhängen.
• Verbrauchsabhängige Schlüssel: Besonders bei Heizung und Warmwasser ist der individuelle Verbrauch entscheidend.
  

Eine rechtskonforme Nebenkostenabrechnung muss folgende Angaben enthalten:

• Den Abrechnungszeitraum (max. 12 Monate)
• Die Gesamtkosten für die umlagefähigen Betriebskosten
• Den angewandten Verteilungsschlüssel (z. B. Wohnfläche, Verbrauch)
• Den auf die Mieter:innen entfallenden Anteil der Kosten
• Die bereits gezahlten Vorauszahlungen und die Nachzahlung bzw. das Guthaben

Tipp: Halte dich an diese Mindestangaben, um Rückfragen oder Einwände der Mieter zu vermeiden.

Als Vermieter:in bist du gesetzlich verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zu erstellen und deinen Mieter:innen vorzulegen.

Hier sind die wichtigsten Fristen im Überblick:

• Abrechnungszeitraum: Du musst die Nebenkostenabrechnung jährlich erstellen. Der Abrechnungszeitraum darf dabei laut § 556 Absatz 3 BGB maximal zwölf Monate betragen.
• Abgabefrist: Die Nebenkostenabrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums schriftlich vorliegen.
  Beispiel: Für das Jahr 2023 ist die Abgabe bis zum 31. Dezember 2024 fällig.
• Prüfungsrecht der Mieter:innen: Deine Mieter:innen haben das Recht, die Originalbelege und Rechnungen einzusehen, um die Abrechnung zu prüfen.
• Rückforderungsfrist: Wurden Nebenkosten fehlerhaft abgerechnet, können diese binnen zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung zurückgefordert werden.

Tipp: Halte alle Unterlagen vollständig bereit und achte auf eine transparente Abrechnung, um Rückfragen und Streitigkeiten zu vermeiden.

Die Nebenkostenabrechnung unterliegt regelmäßigen gesetzlichen Anpassungen. Diese Änderungen sind derzeit besonders wichtig. 

Die CO₂-Kosten für fossile Brennstoffe werden nach einem gesetzlich festgelegten Stufenmodell zwischen Vermieter:innen und Mieter:innen verteilt. Maßgeblich ist der energetische Zustand des Gebäudes.
 

• Energetisch gute Gebäude: Mieter:innen tragen einen höheren Anteil. 
• Energetisch weniger effiziente Gebäude: Vermieter:innen übernehmen einen größeren Anteil der CO₂-Kosten.
   

Seit 2026 gilt für den CO₂-Preis ein gesetzlicher Preiskorridor. Der tatsächliche Preis wird über den Zertifikatehandel ermittelt und kann höher ausfallen als in den Vorjahren. Dadurch können sich die Heizkosten erhöhen, auch wenn sich an der prozentualen Aufteilung nichts ändert. 

Beziehen Mieter:innen Erdgas direkt vom Energieversorger, können sie den Vermieteranteil der CO₂-Kosten geltend machen. Vermieter:innen müssen hierfür die erforderlichen Angaben zum energetischen Zustand des Gebäudes bereitstellen.

Seit dem 1. Januar 2025 wird die Grundsteuer nach den neuen Grundsteuerwerten berechnet. Je nach Kommune kann sie höher oder niedriger ausfallen als bisher. 

Für Vermieter:innen gilt weiterhin: 

Die Grundsteuer zählt zu den umlagefähigen Betriebskosten und kann – sofern dies im Mietvertrag vereinbart wurde – über die Nebenkosten abgerechnet werden. Die geänderten Grundsteuerbeträge erscheinen in vielen Fällen erstmals in den Betriebskostenabrechnungen für das Jahr 2025, die im Jahr 2026 erstellt werden. 

Seit dem 1. Juli 2024 dürfen Kosten für Kabel-TV-Anschlüsse nicht mehr über die Betriebskosten auf Mieter:innen umgelegt werden. 

Prüfe deshalb deine Nebenkostenabrechnung und entferne diese Kostenposition, falls sie noch enthalten ist. 

Die Übergangsfrist für fernablesbare Messgeräte endet Ende 2026. 

Ab 2027 müssen Heizkostenverteiler und Warmwasserzähler grundsätzlich fernablesbar sein. Vermieter:innen sollten deshalb rechtzeitig prüfen, ob die vorhandenen Messgeräte den gesetzlichen Anforderungen entsprechen oder ausgetauscht werden müssen. 

Wer Nebenkosten korrekt berechnen möchte, braucht vor allem vollständige Belege, den richtigen Verteilerschlüssel und einen Blick auf die aktuellen gesetzlichen Vorgaben. Sind die Betriebskosten im Mietvertrag wirksam vereinbart und wird die Abrechnung fristgerecht erstellt, lassen sich Nachzahlungen oder Guthaben nachvollziehbar berechnen und unnötige Streitigkeiten vermeiden.