Die Nebenkostenabrechnung gehört zu den wichtigsten Vermieterpflichten. Hier erfahren Sie, wie Sie die Nebenkosten korrekt berechnen und an welchen Regeln Sie sich orientieren sollten. 

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Das Wichtigste in Kürze

  • Die Nebenkostenabrechnung muss sich an den Vorgaben der Betriebskostenverordnung, am gewählten Verteilerschlüssel sowie an eventuellen Sonderregelungen im Mietvertrag orientieren.
  • Alle zwölf Monate müssen Sie als Vermieter per Nebenkostenabrechnung an jeden Mieter eine Bilanz senden.
  • Sie müssen die genauen Summen der Betriebskosten, der Rückzahlungen und der Nachzahlungen nicht von Hand berechnen, sondern können den gratis Betriebskostenrechner von ImmoScout24 nutzen.

Was sind die Nebenkosten oder Betriebskosten einer Wohnung?

Als Vermieter haben Sie viele Kosten für die Bewirtschaftung einer Immobilie. Die sogenannten Betriebskosten dürfen Sie zum Teil an Ihre Mieter umlegen. Es handelt sich um die laufend entstehenden Ausgaben für ein Gebäude, ein Grundstück oder ein dazugehöriges Nebengebäude.

Diese Positionen zählen zu den umlagefähigen Betriebskosten:

  • Grundsteuer
  • Heizung
  • Warmwasser
  • Wasser und Abwasser
  • Müllabfuhr
  • Schornstein- und Straßenreinigung
  • Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
  • Aufzug (Wartung und Reparatur)
  • Gartenpflege
  • Hausmeister
  • Stromkosten für Außenbeleuchtung
  • Stromkosten für Beleuchtung in von Bewohnern gemeinsam genutzten Bereichen
  • Strom- und Wartungskosten von Einrichtungen für die Wäschepflege (Waschmaschine, Trockner etc.)
  • Sach- sowie Haftpflichtversicherung
  • Kosten rund um Gemeinschafts-Antennenanlage
  • Kosten rund um verbundene private Verteilanlage (Breitbandnetz)
  • Sonstige Betriebskosten

Sonstige Betriebskosten: In der Verordnung über die Aufstellung von Betriebskosten (BetrKV) wird in „§ 2 Aufstellung der Betriebskosten“ bewusst der Punkt „sonstige Betriebskosten“ aufgeführt. Fallen also Kosten für den Vermieter an, die im Sinne § 1 der BetrKV als Betriebskosten zu klassifizieren sind, aber nicht in § 2 der BetrKV aufgeführt werden, können diese ebenfalls auf den Mieter umgelegt werden.

In der Praxis gibt es häufig Unklarheiten zwischen den beiden Begriffen. Letztendlich werden diese austauschbar benutzt. Umso wichtiger ist es, dass Sie sich durch detaillierte Formulierungen im Mietvertrag absichern. Hier können Sie sich über  die gesetzliche Grundlage zur Nebenkostenabrechnung informieren.

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Welche Nebenkosten darf ich auf die Mieter umlegen?

Mieter zahlen eine Warmmiete, die aus der Grundmiete und den warmen Nebenkosten (Heizungs- und Warmwasserkosten) besteht. Darüber hinaus kommen sogenannte kalte Nebenkosten wie Ausgaben für den Gärtner oder die Gebäudereinigung hinzu, die Sie als Vermieter ebenfalls auf den Mieter umlegen dürfen.

Normalerweise ist es ausreichend, im Mietvertrag anzugeben, dass der Mieter „sämtliche Betriebskosten“ übernimmt. Damit sind alle Nebenkosten und Betriebskosten gemeint, die umlagefähig sind. Diese Formulierung ist gesetzlich definiert und bedarf keiner weiteren Erklärungen. Um noch weitere Nebenkosten, die sogenannten „sonstigen Betriebskosten“ wie etwa die Wartung von Rauchmeldern oder Feuerlöschern, umzulegen, sollten Sie diese im Mietvertrag explizit nennen.

Wie kann ich die Nebenkosten berechnen?

Normalerweise schlagen Sie die Nebenkosten auf den Mietpreis auf, sodass sich aus der Summe die Warmmiete ergibt. Viele Vermieter arbeiten zum Beispiel bei den Heizungskosten mit einer Nebenkostenpauschale. Diese sollten Sie als Warmmiete im Mietvertrag festhalten, um die monatliche Miete inklusive Nebenkostenpauschale zu erhalten. Mehr zum Verteilerschlüssel für Nebenkosten erfahren Sie hier.

Alle zwölf Monate müssen Sie als Vermieter eine Nebenkostenabrechnung an alle Mieter schicken, die eine genaue Aufschlüsselung der tatsächlich entstandenen Kosten enthält. In vielen Fällen erhalten die Mieter dann eine Rückzahlung von Ihnen oder müssen eine Nachzahlung leisten, wenn sie mehr verbraucht haben als erwartet. Die Frist für die Erstellung der Nebenkosten liegt bei zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums.

Die Nebenkostenabrechnung muss die Gesamtkosten, den Verteilerschlüssel, den Anteil des jeweiligen Mieters und die Höhe der geleisteten Vorauszahlungen enthalten. Sie müssen das Dokument mit Angaben zu den Gesamtkosten und zu den individuellen Kosten für den entsprechenden Empfänger an jeden Mieter schicken.

Wichtig

Viele Energiekosten werden verbrauchsunabhängig berechnet, zum Beispiel pro Quadratmeter Wohnfläche. Eine Ausnahme stellt jedoch die zentrale Heizung dar, da die Nutzungsmuster der verschiedenen Mieter stark voneinander abweichen können. Dieser Nebenkostenposten wird daher zu 50 bis 70 Prozent nach individuellem Verbrauch berechnet.

Was muss die Nebenkostenabrechnung enthalten?

In der Betriebskostenabrechnung müssen Sie bestimmte Angaben machen, damit das Dokument den gesetzlichen Anforderungen genügt:

  • Abrechnungszeitraum
  • Gesamtkosten
  • Anfangs- und Endzählerstände
  • Berechnung des Mieteranteils
  • Erläuterung des Verteilerschlüssels
  • Abzug der Vorauszahlungen des Mieters
  • Anfallende Nachzahlungen oder Rückzahlungen

Die Abrechnung muss für den Mieter nachvollziehbar sein. Sie müssen keine einzelnen Rechnungskopien vorlegen, aber der Mieter hat auf Wunsch das Recht, die Rechnungen einzusehen. Besonders wichtig ist, dass Sie die Betriebskostenabrechnung pünktlich innerhalb der Zwölf-Monatsfrist schicken.

Falls Fehler vorliegen, haben Sie ab dem Datum der Abrechnung zwölf Monate Zeit, diese zu korrigieren. Ebenso hat der Mieter zwölf Monate Zeit, Fehler zu finden und eine entsprechende Anpassung der Betriebskosten von Ihnen zu verlangen.

Wichtig

Achten Sie darauf, den sogenannten Verteilerschlüssel oder Umlageschlüssel in der Betriebskostenabrechnung zu erwähnen und zu erklären. Mehr Informationen dazu finden Sie hier. Da sich die Kosten für Heizung und Warmwasser zu einem Großteil verbrauchsabhängig berechnen, sollten Sie diese Positionen besonders detailliert aufschlüsseln.

Nebenkosten berechnen: ein Beispiel

Die Nebenkosten einer Wohnung bestehen aus den laufend anfallenden Kosten, die direkt mit dem Haus oder der Wohnung zu haben. Hier finden Sie ein Beispiel für die Berechnung der Nebenkosten einer Wohnung mit 60 Quadratmeter Wohnfläche:

Kostenart Kostenanteil der Wohnung in Euro
Heizkosten 900,00
Wasser 90,00
Niederschlagswasser 12,50
Versicherungen 230,00
Straßenreinigung und Müllabfuhr 25,00
Gebäudereinigung 120,00
Schornsteinfeger 12,50
Beleuchtung/Strom im Treppenhaus 10,00
Hausmeister 70,00
Anschluss Breitbandnetz 12,00
Dachrinnenreinigung 10,00
Grundsteuer 90,00
Nebenkosten für den gesamten Nutzungszeitraum 1.582,00
Geleistete Vorauszahlung 1.656,00
Rückzahlung an Mieter 74,00

Wie erstelle ich die Betriebskostenabrechnung?

Die Nebenkostenabrechnung ist eines der wichtigsten Dokumente, das Sie als Vermieter ausstellen müssen. Bei Bedarf können Sie diese Aufgabe an die Hausverwaltung abgeben oder sich von einem Makler unterstützen lassen. Mithilfe von Online-Vorlagen ist es jedoch möglich, das Dokument unkompliziert selbst zu erstellen. So vermeiden Sie häufige Fehler und sparen sich viel Arbeit.

Sie wünschen sich Hilfe bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung für Ihr Mietobjekt? Anstatt die Rechnungen einzeln durchzugehen und mühsam von Hand die verschiedenen Werte zu kalkulieren, empfehlen wir Ihnen unsere einfache und kostenlose Vorlage zur Nebenkostenabrechnung auf ImmoScout24.

Mit wenigen Klicks können Sie das Dokument individuell an Ihre Immobilie anpassen. Wir geben Ihnen einen Überblick über die umlegbaren und alle anderen Kosten, die Sie selbst tragen müssen.

Anhand der Summen der umlegbaren Kosten ermittelt unserer Rechner die Angaben in der Betriebskostenabrechnung. Sie erhalten ein fertiges Dokument, das sich kostenlos herunterladen lässt, und können dieses direkt an Ihre Mieter senden. So ist die Berechnung der Betriebskosten und Nebenkosten innerhalb weniger Minuten erledigt!

Nebenkostenabrechnung

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