Als Vermieter geben Sie Ihren Mietern im Mietvertrag eine Warmmiete an, in der bereits alle umlegbaren Nebenkosten vorhanden sind. Einmal pro Jahr müssen Sie mithilfe der Nebenkostenabrechnung sicherstellen, dass die Summen stimmen und gegebenenfalls Rückzahlungen leisten oder Nachzahlungen einfordern. Hier erfahren Sie, wie Sie dafür am besten vorgehen.

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Das Wichtigste in Kürze

  • Die Nebenkostenabrechnung muss sich an den Vorgaben der Betriebskostenverordnung, am gewählten Verteilerschlüssel sowie an eventuellen Sonderregelungen im Mietvertrag orientieren.
  • Stellen Sie fest, welche Nebenkosten umlagefähig sind und nach welchem Verteilerschlüssel Sie diese auf die Mietparteien Ihrer Immobilie verteilen können.
  • Alle zwölf Monate müssen Sie als Vermieter per Nebenkostenabrechnung an jeden Mieter eine Bilanz senden.
  • Beachten Sie, dass bei verbrauchsabhängigen Nebenkosten wie etwa Heizung und Warmwasser Sonderregelungen gelten.
  • Sie müssen die genauen Summen der Betriebskosten, der Rückzahlungen und der Nachzahlungen nicht von Hand berechnen, sondern können den gratis Betriebskostenrechner von ImmoScout24 nutzen.

Was sind die Nebenkosten oder Betriebskosten einer Wohnung?

Als Vermieter haben Sie viele Kosten für Ihre Immobilie. Die sogenannten Nebenkosten oder Betriebskosten dürfen Sie zum Teil an Ihre Mieter umlegen. Es handelt sich um die laufend entstehenden Ausgaben für ein Gebäude, ein Grundstück oder ein dazugehöriges Nebengebäude.

Diese Positionen zählen zu den umlagefähigen Nebenkosten:

  • Heizung

  • Warmwasser

  • Wasser und Abwasser

  • Müllabfuhr

  • Schornstein- und Straßenreinigung

  • Gebäudereinigung

  • Aufzug

  • Gartenpflege

  • Hausmeister

Streng genommen ist zwischen „Nebenkosten“ und „Betriebskosten“ zu unterscheiden: Letztere dürfen Sie auf den Mieter umlegen, wenn dies im Mietvertrag festgehalten ist. Darüber hinaus entstehen Ihnen weitere Nebenkosten wie etwa die Beseitigung von gravierenden Mängeln, Verwaltungskosten und die Grundsteuer. Diese Beiträge dürfen Sie nicht an den Mieter weitergeben.

In der Praxis gibt es häufig Unklarheiten zwischen den beiden Begriffen. Letztendlich werden diese austauschbar benutzt. Umso wichtiger ist es, dass Sie sich durch detaillierte Formulierungen im Mietvertrag absichern. Lesen Sie hier mehr über die gesetzliche Grundlage zur Nebenkostenabrechnung.

Welche Nebenkosten darf ich auf die Mieter umlegen?

Mieter zahlen eine Warmmiete, die aus der Grundmiete und den warmen Nebenkosten (Heizungs- und Warmwasserkosten) besteht. Darüber hinaus kommen sogenannte kalte Nebenkosten wie Ausgaben für den Gärtner oder die Gebäudereinigung hinzu, die Sie als Vermieter ebenfalls auf den Mieter umlegen dürfen.

Normalerweise ist es ausreichend, im Mietvertrag anzugeben, dass der Mieter „sämtliche Betriebskosten“ übernimmt. Damit sind alle Nebenkosten und Betriebskosten gemeint, die umlagefähig sind. Diese Formulierung ist gesetzlich definiert und bedarf keiner weiteren Erklärungen. Um noch weitere Nebenkosten, die sogenannten „sonstigen Betriebskosten“ wie etwa die Wartung von Rauchmeldern oder Feuerlöschern, umzulegen, sollten Sie diese im Mietvertrag explizit nennen.

Lesen Sie in diesem Artikel mehr darüber, welche Kosten umlagefähig sind und welche nicht.

Wie kann ich die Nebenkosten berechnen?

Normalerweise schlagen Sie die Nebenkosten auf den Mietpreis auf, sodass sich aus der Summe die Warmmiete ergibt. Viele Vermieter arbeiten zum Beispiel bei den Heizungskosten mit einer Nebenkostenpauschale. Halten Sie die Warmmiete im Mietvertrag fest, um die monatliche Miete inklusive Nebenkostenpauschale zu erhalten. Mehr zum Verteilerschlüssel für Nebenkosten erfahren Sie hier.

Alle zwölf Monate müssen Sie als Vermieter eine Nebenkostenabrechnung an alle Mieter schicken, die eine genaue Aufschlüsselung der tatsächlich entstandenen Kosten enthält. In vielen Fällen erhalten die Mieter dann eine Rückzahlung von Ihnen oder müssen eine Nachzahlung leisten, wenn sie mehr verbraucht haben als erwartet. Die Frist für die Erstellung der Nebenkosten liegt bei zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums.

Die Nebenkostenabrechnung muss die Gesamtkosten, den Verteilerschlüssel, den Anteil des jeweiligen Mieters und die Höhe der geleisteten Vorauszahlungen enthalten. Sie müssen das Dokument mit Angaben zu den Gesamtkosten und zu den individuellen Kosten für den entsprechenden Empfänger an jeden Mieter schicken.

Beachten Sie dafür die folgenden Tipps rund um die Nebenkostenpositionen:

  • Als Vermieter müssen Sie die Kostenpositionen nachvollziehbar angeben, aber keine Rechnungskopien vorlegen.

  • Es ist ausreichend, dem Mieter auf Nachfrage eine Einsicht in die Rechnungen anzubieten.

  • Geben Sie an, welchen Verteilerschlüssel (auch Umlageschlüssel genannt) Sie bei den Kostenpositionen anwenden, etwa die Berechnung nach anteiliger Wohnfläche.

  • Nennen Sie den Anteil des Mieters für die Nebenkosten in der Nebenkostenabrechnung.

  • Berücksichtigen Sie die bereits geleisteten Vorauszahlungen.

  • Bei Fehlern haben Sie ab dem Datum der Nebenkostenabrechnung zwölf Monate Zeit, diese zu korrigieren.

Nebenkosten berechnen: ein Beispiel

Die Nebenkosten einer Wohnung bestehen aus den laufend anfallenden Kosten, die direkt mit dem Haus oder der Wohnung zu haben. Hier finden Sie ein Beispiel für die Berechnung der Nebenkosten einer Wohnung mit 60 Quadratmeter Wohnfläche:

Kostenart Kostenanteil der Wohnung in Euro
Heizkosten 900,00
Wasser 90,00
Niederschlagswasser 12,50
Versicherungen 230,00
Straßenreinigung und Müllabfuhr 25,00
Gebäudereinigung 120,00
Schornsteinfeger 12,50
Beleuchtung/Strom im Treppenhaus 10,00
Hausmeister 70,00
Anschluss Breitbandnetz 12,00
Dachrinnenreinigung 10,00
Grundsteuer 90,00
Nebenkosten für den gesamten Nutzungszeitraum 1.582,00
Geleistete Vorauszahlung 1.656,00
Rückzahlung an Mieter 74,00

Wie erstelle ich die Betriebskostenabrechnung?

Die Nebenkostenabrechnung ist eines der wichtigsten Dokumente, das Sie als Vermieter ausstellen. Bei Bedarf können Sie diese Aufgabe an die Hausverwaltung abgeben oder sich von einem Makler Unterstützung holen. Mithilfe von Online-Vorlagen ist es jedoch möglich, das Dokument unkompliziert selbst zu erstellen. Achten Sie darauf, dass die folgenden Angaben enthalten sind:

  • Abrechnungszeitraum

  • Gesamtkosten nach Abzug der bereits geleisteten Vorauszahlungen

  • Anfangs- und Endzählerstände

  • Verteilerschlüssel aus dem Mietvertrag

Viele Energiekosten werden verbrauchsunabhängig berechnet, zum Beispiel pro Quadratmeter Wohnfläche. Eine Ausnahme stellt jedoch die zentrale Heizung dar, da die Nutzungsmuster der verschiedenen Mieter stark voneinander abweichen können. Dieser Nebenkostenposten wird daher zu 50 bis 70 Prozent nach individuellem Verbrauch berechnet.

Sie wünschen sich Hilfe bei der Betriebskostenabrechnung für die Wohnung? Anstatt die Rechnungen einzeln durchzugehen und mühsam von Hand die verschiedenen Werte zu kalkulieren, empfehlen wir Ihnen unsere einfache Nebenkostenabrechnung auf ImmobilienScout24. Mit wenigen Klicks können Sie das Dokument individuell an Ihre Immobilie anpassen. Wir geben Ihnen einen Überblick über die umlegbaren Kosten und alle anderen Kosten, die Sie selbst tragen müssen.

Anhand der Summen der umlegbaren Kosten ermittelt unserer Rechner die Angaben in der Betriebskostenabrechnung. Sie erhalten ein fertiges Dokument, das sich kostenlos herunterladen lässt, und können dieses direkt an Ihre Mieter senden. So ist die Berechnung der Betriebskosten und Nebenkosten innerhalb weniger Minuten erledigt!

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