Im Mietvertrag wird in der Regel vereinbart, dass der Mieter dem Vermieter die Betriebskosten erstattet. Hierzu gehören etwa die Kosten der Wasserversorgung, der Heizung, des Aufzugs, Straßenreinigung oder Müllabfuhr. Am häufigsten werden dafür laufende Vorauszahlungen mit späterer Abrechnung der tatsächlichen Kosten vereinbart. Das Gesetz gibt klare Termine vor, die Mieter und Vermieter einzuhalten haben.

Das Bürgerliche Gesetzbuch schreibt für den Vermieter die Zeit vor, die ihm für die  Erstellung der Nebenkostenabrechnung (Abrechnungsfrist) eingeräumt ist. Es wird aber auch die Zeitperiode festgelegt, in der die anfallenden Kosten abgerechnet werden (Abrechnungszeitraum) und wie lang der Mieter Zeit hat, die Abrechnung zu prüfen (Widerspruchsfrist).  Außerdem ist geregelt, wann der Mieter gegebenenfalls eine Nachzahlung beziehungsweise der Vermieter eine Rückzahlung der Vorauszahlung tätigen muss (Zahlungsfrist).


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Der Abrechnungszeitraum

Der Vermieter darf maximal über einen Zeitraum von zwölf Monaten eine Abrechnung erstellen. In den meisten Fällen entsprechen diese zwölf Monate dem Kalenderjahr, also dem Zeitraum vom 1. Januar bis zum 31. Dezember. Aber auch über den Jahreswechsel hinausgehende Abrechnungszeiträume sind möglich, sofern sie einen Zeitraum von höchstens zwölf Monaten abdecken. So ist beispielsweise ein Abrechnungszeitraum vom 1. April bis zum 31. März des Folgejahres möglich. Rechnet der Vermieter über einen längeren Zeitraum als zwölf Monate ab, so ist dies unzulässig. Der Mieter kann dann die Zahlung verweigern. Ein Abrechnungszeitraum von weniger als zwölf Monate ist dagegen zulässig – allerdings können dann auch nur Kosten für diesen Zeitraum abgerechnet werden. Zieht ein Mieter innerhalb eines Abrechnungszeitraums in die Wohnung, darf der Vermieter auch nur für diesen kürzen Zeitraum die Kosten in Rechnung stellen.

Die Abrechnungsfrist

Die Nebenkostenabrechnung des Vermieters muss dem Mieter spätestens mit Ablauf des zwölften Monats, nach Ende des entsprechenden Abrechnungszeitraums, schriftlich zugegangen sein. Endete beispielsweise der Abrechnungszeitraum am 31. März 2013, muss der Mieter die Nebenkostenabrechnung bis zum 31. März 2014 erhalten.

Versäumt der Vermieter diese Abrechnungsfrist, so ist eine Nebenkostenabrechnung zugunsten des Mieters ungültig. Der Vermieter bleibt dann auf den Nebenkosten des Mieters, die nicht durch dessen Vorauszahlungen abgedeckt sind, sitzen. Bei der Nichteinhaltung der Abrechnungsfrist durch den Vermieter, verfällt ein eventuelles Guthaben zugunsten des Mieters nicht. Der Anspruch auf Auszahlung des Guthabens aus der Nebenkostenabrechnung bleibt bestehen. Nur wenn der Vermieter für die Überschreitung der Nebenkostenabrechnung nicht verantwortlich gemacht werden kann, besteht für ihn die Möglichkeit, eventuelle  Nachforderungen doch noch geltend zu machen.

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Die Widerspruchsfrist

Der Mieter hat zwölf Monate nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung Zeit, diese zu prüfen und einen Einwand gegen die Abrechnung zu erstellen. Erhält der Mieter beispielsweise erst am 31. Dezember 2013 die Nebenkostenabrechnung des Abrechnungszeitraums 2012, kann er der Abrechnung noch bis zum 31. Dezember 2014 widersprechen.

Die Zahlungsfrist

Offene Forderungen aus der Nebenkostenabrechnung müssen innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Abrechnung beglichen werden. Dies gilt sowohl für den Mieter (im Falle einer Nachzahlung) als auch für den Vermieter (im Fall eines positiven Guthabens aus der Vorauszahlung abzüglich des tatsächlichen Nebenkostenanteils). Besteht der begründete Verdacht auf einen Fehler in der Nebenkostenabrechnung, der noch nicht belegt werden kann, da eine Überprüfung noch andauert, kann der Mieter unter Vorbehalt und mit der Möglichkeit einer Rückforderung zahlen.


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