Jetzt schnell und einfach Nebenkostenabrechnung erstellen!
Einfacher Überblick über alle umlegbaren Kosten
Individuell anpassbar mit wenigen Klicks
Vorlage erfüllt alle gesetzlichen Richtlinien
Fertige Abrechnung kann kostenlos heruntergeladen oder direkt an den Mieter gesendet werden
So funktioniert's
1. Melden Sie sich kostenlos im EigentümerPlus Portal an.
2. Füllen Sie die Vorlage mit Ihren Daten aus.
3. Speichern sie die Vorlage als PDF und senden dies an ihre Mieter.
Die Nebenkostenabrechnung – Was es zu beachten gibt!
Als Vermieter sind Sie verpflichtet, Ihren Mietern einmal im Jahr eine Nebenkostenabrechnung vorzulegen. In der Betriebskostenabrechnung – wie die Nebenkostenabrechnung korrekterweise heißt – werden die über das Jahr vorausgezahlten Betriebskosten von Mietwohnungen oder anderen Liegenschaften abgerechnet.

Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung gilt es bestimmte Mindestanforderungen zu berücksichtigen. Werden diese nicht eingehalten, kann es zu Fehlern kommen und somit die gesamte Abrechnung unwirksam werden.

Deshalb kann die Nebenkostenabrechnung, gerade für Vermieter, die ihre Immobilien selbst verwalten, zur Herausforderung werden. Mit ImmobilienScout24 erstellen Sie die Nebenkostenabrechnung ganz einfach online:

Durch den klaren Aufbau des Formulars, die Transparenz aller Kosten und den nachvollziehbaren Verteilerschlüssel sind Sie auf der sicheren Seite und haben alle umlegbaren Kosten im Blick.

Direkt zum Wunschthema:

  1. Was muss bei der Nebenkostenkostenabrechnung beachtet werden?
  2. Wann muss die Nebenkostenabrechnung erstellt werden?
  3. Welchen Zeitraum schließt die Nebenkostenabrechnung ein?
  4. Welche Kosten können auf den Mieter umgelegt werden?
  5. Gibt es ein Muster für Nebenkostenabrechnungen?

Was muss bei der Nebenkostenabrechnung beachtet werden?

Als Vermieter sind sie verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung klar, übersichtlich und nachvollziehbar darzustellen. Sie muss also frei von komplizierten Rechnungen sein, damit der Mieter sie einfach überprüfen kann. Um dies sicherzustellen, müssen folgende Mindestanforderungen eingehalten werden:

  • Nachvollziehbare Zusammenstellung der Gesamtkosten
    Als Vermieter sind Sie verpflichtet, übersichtlich aufzuzeigen, wie sich die Gesamtkosten zusammensetzen. Dabei müssen die Gesamtkosten jeder Kostenart (z.B. Heizkosten oder Hauswart) angegeben werden.

  • Angabe und Erklärung des Verteilerschlüssels
    Der jeweils gültige Abrechnungsmaßstab bzw. Verteilerschlüssel legt fest, wie die anfallenden Betriebskosten auf die einzelnen Mietparteien zu verteilen sind. Dieser muss in der Nebenkostenabrechnung nachvollziehbar benannt und erklärt werden.

  • Berechnung des Mieteranteils
    Mit dem zugrundeliegenden Verteilerschlüssel wird anschließend der zu zahlende Anteil des jeweiligen Mieters errechnet. Durch die vorhergegangenen Schritte ist es dem Mieter möglich, nachzuvollziehen, wie die Abrechnung zustande gekommen ist.

  • Abzug der Vorauszahlungen
    Falls es eine Betriebskostenvorauszahlung gab, gilt es diese zu berücksichtigen. So muss diese von den vorläufig zu zahlenden Kosten abgezogen werden. So ergibt sich entweder die Summe, welche der Mieter noch zu zahlen (Nachzahlung) hat oder ein Guthaben (Rückzahlung) zugunsten des Mieters.

Wann muss die Nebenkostenabrechnung erstellt werden?

Vermieter sind dazu verpflichtet, dem Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums eine Nebenkostenabrechnung vorzulegen. In der Regel entspricht der Abrechnungszeitraum dem Kalenderjahr. In diesem Fall muss der Mieter die Nebenkostenabrechnung bis zum 31. Dezember des Folgejahrs erhalten. Später eingereichte Abrechnungen sind verjährt und Vermieter haben keinen Anspruch mehr darauf, Nachzahlungen vom Mieter einzufordern. Mieter haben jedoch auch bei einer verspätet eingereichten Nebenkostenabrechnungen das Recht darauf, mögliche Rückzahlungen aus der Abrechnung zu erhalten.

Hinweis: Sind Sie nicht für die verspätete Abgabe der Nebenkostenabrechnung verantwortlich, weil Sie beispielsweise auf eine externe Abrechnung warten müssen, können Sie die Betriebskostenabrechnung entsprechend später beim Mieter einreichen.

Welchen Zeitraum schließt die Nebenkostenabrechnung ein?

Grundsätzlich beträgt der Abrechnungszeitraum immer zwölf Monate. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich bei dem Abrechnungszeitraum von Januar bis Dezember oder von April bis März handelt. Nebenkostenabrechnungen über mehr als zwölf Monate sind nicht ordnungsgemäß, wodurch der Mieter die Nachzahlungen für solche Abrechnungen verweigern kann. Kürzere Abrechnungszeiträume sind in Ausnahmefällen zulässig. Diese Regelung kommt besonders häufig beim unterjährigen Ein- oder Auszug eines Mieters zur Anwendung.

Welche Nebenkosten können auf den Mieter umgelegt werden?

Auf den Mieter können lediglich umlagefähige Kosten umgelegt werden. Das sind Kosten, die auch tatsächlich entstanden sind und regelmäßig wiederkehren. Dabei gilt grundsätzlich, dass nur Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden können, die vorher im Mietvertrag festgehalten wurden.

Bei klassischen Nebenkosten handelt es sich beispielsweise um:

  • Wasser
  • Heizkosten
  • Straßenreinigung und Abfallbeseitigung
  • Winterdienst
  • Hausmeister
  • Aufzug
  • Versicherung
  • Beleuchtung und Strom

Gibt es ein Muster für Nebenkostenabrechnungen?

Um die Abrechnungen schnell erstellen zu können, bietet Ihnen ImmobilienScout24 für die Nebenkostenabrechnung eine einfach Berechnungsvorlage. Alles, was Sie tun müssen, ist den Gesamtverbrauch einzugeben. Je nach Verteilungsschlüssel werden anschließend die Abrechnungen für die einzelnen Mietparteien erstellt.