Gewerbemieter können die Abrechnung der Betriebskosten mit dem Vermieter individuell vereinbaren. Umso wichtiger ist es, ungeplante Nebenkosten zu vermeiden. Die Nebenkostenabrechnung im Gewerbe sollte also im Mietvertrag festgehalten und mindestens jährlich ausgestellt werden. Wann im Gewerbe die Betriebskostenabrechnung spätestens fällig wird und wann vom Mieter zusätzlich eine Umsatzsteuer zu entrichten ist, erfahren Sie hier.

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Das Wichtigste in Kürze

  • Die gewerbliche Nebenkostenabrechnung kann pauschal monatlich geregelt werden oder einmal jährlich erfolgen.
  • Vermieter sollten ihren Mietern möglichst innerhalb von zwölf Monaten nach dem Abrechnungszeitraum die Nebenkostenabrechnung im Gewerbe erstellen. Ein Anspruch des Vermieters auf Nachforderungen verfällt jedoch erst drei Jahre nach Ende des Abrechnungszeitraums.
  • Sollte der Vermieter als Unternehmer auftreten und die Gewerbeflächen ebenso an einen Unternehmer vermieten, so kann bei der Nebenkostenabrechnung im Gewerbe die Umsatzsteuer fällig werden. Der daraus resultierende Vorsteuerabzug kann zum Vorteil für beide Seiten werden.
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Vermieter müssen Nebenkosten innerhalb einer angemessenen Frist abrechnen

Gewerbemietverträge haben ihre Besonderheiten. In ihnen kann vieles abweichend vom Wohnraummietrecht vereinbart werden. Mieter und Vermieter stehen sich in der Gewerbevermietung als gleichgesetzte Kaufleute gegenüber. Die Folge: Gewerbemieter genießen einen erheblich geringeren gesetzlichen Schutz bei der Umlage von Betriebskosten als Mieter von Wohnraum.

In der Regel schließen Vermieter und Gewerbemieter einen schriftlichen Mietvertrag und verabreden darin, welche Nebenkosten für das Gewerbe auf die Mietparteien umgelegt werden. Häufig werden eine Kaltmiete und eine monatliche Betriebskostenvorauszahlung vereinbart. Der Vermieter rechnet die Betriebskosten einmal jährlich mit einem Umlageschlüssel „Mietfläche im Verhältnis zur Gesamtfläche des Gewerbeobjektes“ ab.

Eine Ausnahme gilt, wenn die Gewerberäume in einer gemischt genutzten Immobilie liegen. Das ist der Fall, wenn sich beispielsweise im Erdgeschoss eines Wohnhauses ein Friseurladen befindet. Hier kann der Vermieter den Schlüssel für die Betriebskostenabrechnung im Gewerbe nicht verwenden, da die Kostenverteilung nicht zulasten der Wohnraummieter gehen darf.

Gut zu wissen

Betriebskosten können auch mit einer monatlichen Pauschale abgegolten werden. Mit der Zahlung dieses Pauschalbetrages sind alle Kosten beglichen. Eine jährliche Abrechnung findet dann nicht statt und der Gewerbemietvertrag führt die Nebenkosten pauschal auf.

Mögliche Betriebskosten im Gewerbe

Sofern es als schriftliche Vereinbarung im Mietvertrag festgelegt ist, können die Nebenkosten die in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) definierten Kosten übersteigen. Dann könnten anteilige Verwaltungs- oder Instandhaltungskosten für den Mieter entstehen. Dies muss jedoch ausdrücklich unter dem Punkt „Nebenkosten“ im Gewerbemietvertrag festgehalten werden.

Idealerweise weist der Vermieter in der Betriebskostenabrechnung für das Gewerbe alle Kostenarten detailliert aus und dokumentiert diese in der Anlage. So können später Irritationen und Streit vermieden werden. Der Vermieter kann aber auch pauschal auf die Betriebskostenverordnung (§ 2 BetrKV) verweisen. Dort sind alle relevanten Positionen für die Betriebskosten im Gewerbe aufgelistet. Die unter Punkt 17 genannten „sonstigen Betriebskosten“ müssen allerdings im Mietvertrag einzeln aufgeführt werden, denn nur bei genauer Bezeichnung sind sie umlagefähig.

Fristen für die Nebenkostenabrechnung im Gewerbe

Erst durch die ordnungsgemäße und fristgerechte Erstellung einer gewerblichen Nebenkostenabrechnung wird eine mögliche Nachforderung wirksam. Vermieter müssen ihren Mietern die Abrechnung der Betriebskostenvorauszahlungen innerhalb von zwölf Monaten nach dem Abrechnungszeitraum mitteilen.

Diese Rechtsprechung hat sich inzwischen auch für die Nebenkostenabrechnungen von Gewerbeimmobilien durchgesetzt. Nun müssen die Nebenkosten bei Geschäftsraummieten innerhalb einer „angemessenen Frist“ – in der Regel spätestens ein Jahr nach Beendigung der Abrechnungsperiode – mitgeteilt werden. Ein Ausschluss von Nachforderungen wie bei der Wohnraummiete ist hiermit aber nicht verbunden.

Vermieter von Gewerberäumen dürfen auch bei Überschreitung dieser Frist eine Nachforderung aus der Betriebskostenabrechnung geltend machen. Der Anspruch verjährt erst nach Ablauf von drei Jahren.

Gewerbliche Nebenkostenabrechnung mit Umsatzsteuer?

Im Gewerbemietvertrag werden die Nebenkosten für gewöhnlich steuerfrei abgerechnet, wie auch bei regulären Mietverträgen. Die Vermietung und Verpachtung ist für gewöhnlich von der Umsatzsteuer befreit. Jedoch kann bei gewerblicher Vermietung eine Umsatzsteuer auf die Nebenkosten anfallen. Dies ist nur möglich, wenn sowohl Vermieter als auch Mieter als Unternehmer auftreten und der Vermieter auf die Befreiung von der Umsatzsteuer verzichtet (Umsatzsteueroption).

Dies kann unterschiedliche finanzielle Vorteile für beide Seiten mit sich bringen: Die Steuerpflicht kann sowohl den Vermieter als auch den Mieter dazu befähigen, den Vorsteuerabzug gemäß § 15 UStG geltend zu machen. Das kann für den Vermieter beispielsweise dann sinnvoll sein, wenn es sich um eine neu gebaute oder kürzlich sanierte Immobilie handelt. Die beim Bau oder bei der Renovierung gezahlte Mehrwertsteuer kann dann durch den Vorsteuerabzug mit der eingenommenen Mehrwertsteuer aus der Vermietung ausgeglichen werden. Diese muss nämlich nicht oder nicht vollständig an das Finanzamt abgeführt werden. Auch der gewerbliche Mieter kann den Vorsteuerabzug für sich nutzen und unterliegt somit keinem Nachteil.

Die Anrechnung der Umsatzsteuer auf Gewerbe-Nebenkosten ist nur möglich, wenn die Flächen rein gewerblich und für das Erzielen von Einnahmen genutzt werden und der Vermieter die Umsatzsteueroption gewählt hat. So kann die Umsatzsteuer beispielsweise auf die Nebenkosten von Büroräumen angerechnet werden. Der Gewerbemietvertrag muss die Betriebskosten dann inklusive der Umsatzsteuer aufführen, um späteren Missverständnissen vorzubeugen. Nur bei der korrekten Aufführung im Mietvertrag ist der Mieter verpflichtet, die Umsatzsteuer zusätzlich zur Miete zu zahlen. Mieter können ihre Nebenkostenabrechnung im Gewerbe prüfen lassen, wenn diese nicht genau den vertraglichen Vereinbarungen entspricht.

Wichtig

Einige Berufszweige sind jedoch von der Umsatzsteuer befreit, wie beispielsweise Ärzte, Versicherungen oder Banken. Nur steuerpflichtige Unternehmen können als Mieter besteuert werden.

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