Einmal im Jahr müssen Sie als Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen. Wenn Sie dafür eine Firma oder die Hausverwaltung beauftragen, entstehen Kosten für das Dokument. Hier erfahren Sie, in welchem Rahmen sich diese Kosten bewegen und ob Sie die Kosten für die Nebenkostenabrechnung auf die Mieter umlegen können.

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Das Wichtigste in Kürze

  • Die jährliche Nebenkostenabrechnung ist eine der wichtigsten Vermieterpflichten und zieht häufig Kosten nach sich.

  • Die Kosten für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung müssen Sie selbst tragen, können sie aber bei der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.

  • Der kostenlose Nebenkostenrechner von ImmoScout24 hilft Ihnen dabei, im Handumdrehen eine fertige Nebenkostenabrechnung zu erstellen und zu versenden.

Wichtige Hinweise zur Nebenkostenabrechnung

Die Erstellung der Nebenkostenabrechnung gehört zu Ihren wichtigsten Pflichten als Vermieter. Sie müssen diese Rechnung in einem jährlichen Rhythmus an all Ihre Mieter schicken. Dabei müssen Sie sich jedoch nicht an das Kalenderjahr halten. Wichtig ist, dass die Nebenkostenabrechnung vollständig, verständlich, korrekt und eindeutig ist. Lesen Sie hier mehr zu Form und Inhalt der Betriebskostenabrechnung.

Darüber hinaus sollten Sie sich rechtzeitig damit beschäftigen, welchen Verteilerschlüssel Sie für die Nebenkostenabrechnung nutzen möchten, wie die Heizkosten aufgeteilt werden sollen und welche Nebenkosten umlagefähig sind. Wir empfehlen Ihnen, schon bei der Erstellung des Mietvertrags eindeutige Regelungen zu treffen. Diese helfen Ihnen dabei, die Nebenkostenabrechnung schnell und korrekt zu erstellen. Tipps für die Nebenkostenregelungen im Mietvertrag erhalten Sie hier.

Wie teuer ist die Nebenkostenabrechnung?

Als Vermieter haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Sie können zum Beispiel eine vorhandene Vorlage aus den letzten Jahren anpassen oder online ein PDF-Formular finden und dieses ausfüllen. Diese händische Vorgehensweise ist für Sie kostenlos, dauert aber recht lange und ist aufwändig. Beachten Sie unsere Tipps zu Nebenkosten für dieses Vorgehen.

Andere Vermieter geben die Erstellung der Nebenkostenabrechnung an einen Dienstleister ab. Dies hat den Vorteil, dass Sie sich keine Gedanken mehr um dieses Dokument machen müssen. Ihre einzige Pflicht besteht darin, alle anfallenden Rechnungen an den Dienstleister weiterzuleiten und ihn über den Verteilerschlüssel sowie die Mietobjekte zu informieren. Je nach Anzahl der Wohneinheiten in Ihrer Immobilie sollten Sie pro Nebenkostenabrechnung mit einem Preis zwischen 50 und 200 Euro rechnen. Beachten Sie, dass jede Mietwohnung ihre eigene Nebenkostenabrechnung erhalten muss.

Alternativ kann die Hausverwaltung für Sie die Nebenkostenabrechnung übernehmen. Dies ist meistens günstiger und hat den Vorteil, dass Sie mit jemandem zusammenarbeiten, der das Mietobjekt bereits gut kennt. Viele Hausverwaltungen nehmen Ihnen alle Angelegenheiten rund um die Nebenkosten ab, sodass Sie sich um gar nichts mehr kümmern müssen. In der jährlichen Rechnung des Verwaltungsbüros finden Sie den entsprechenden Kostenpunkt für diesen Service.

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Hilfe bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung

Wenn Sie die Kosten für die Nebenkostenabrechnung Erstellung sparen möchten, können Sie den Nebenkostenrechner von ImmoScout24 nutzen. Dafür benötigen Sie nur die Rechnungen aus dem Abrechnungsjahr und den Verteilerschlüssel. Wir geben Ihnen einen einfachen Überblick über die umlegbaren Kosten. Mit wenigen Klicks können Sie das Formular anpassen und die relevanten Zahlen für Ihr Mietobjekt eintragen. Die Vorlage erfüllt selbstverständlich alle gesetzlichen Richtlinien. Innerhalb weniger Minuten erhalten Sie von uns eine fertige Nebenkostenabrechnung, die Sie herunterladen und direkt an die Mieter schicken können.

Kann ich die Kosten für die Nebenkostenabrechnung auf die Mieter umlegen?

Laut der Betriebskostenverordnung sind nur die Kosten, die in den §§ 1 und 2 genannt werden, sowie die sonstigen Betriebskosten umlagefähig. Sie werden bei einem Blick in den Gesetzestext sehen, dass die Kosten für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung nicht in dieser Liste enthalten sind.

Das bedeutet, dass eine vollständige Umlage der Kosten für die Betriebskostenabrechnung auf die Mieter nicht möglich ist. Jedoch sind andere Bestandteile der Kosten umlagefähig. Hier sehen Sie eine Kostenaufschlüsselung der Nebenkostenabrechnung:

  • Verwaltungskosten: nicht umlagefähig (kann auch nicht mietvertraglich vereinbart werden)

  • Wert der vom Vermieter geleisteten Verwaltungsarbeit, etwa für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung: nicht umlagefähig

  • Kosten für die Prüfung der jährlichen Nebenkostenabrechnung durch einen Steuerberater: nicht umlagefähig

  • Kosten für die Geschäftsführung: nicht umlagefähig

  • Kosten für die Erstellung der verbrauchs- und verbrauchsunabhängigen Abrechnung von Heizungs-, Wasser- und Müllkosten: umlagefähig

  • Kosten für die Erstellung der Heizkostenabrechnung: umlagefähig

In der Praxis bedeutet dies, dass Sie sich die Kosten für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung mit dem Mieter teilen können. Während einige Posten nicht umlagefähig sind, können Sie bei bestimmten Nebenkosten, insbesondere den Heizkosten, den Mieter zur Kasse bitten. Verlangen Sie nach Möglichkeit getrennte Rechnungen für die Erstellung der Abrechnung, um die Kosten für die verbrauchsabhängigen Abrechnungen vom Mieter einzufordern.

Tipp

Alle nicht umlagefähigen Kosten für die Nebenkostenabrechnung dürfen Sie in der Steuererklärung geltend machen. Dafür ist bei Elster das Formular zu „Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung“ relevant. Es handelt sich um Werbungskosten.

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