Was sind sons­ti­ge um­leg­ba­re Be­triebs­kos­ten? Ein Über­blick zu umlagefähigen Be­triebs­kos­ten

Als Vermieter:in trägst du die Kosten für die Bewirtschaftung und Wartung einer Immobilie. Ein Großteil dieser Kosten – die sogenannten Betriebskosten – kann jedoch auf die Mieter:innen umgelegt werden. Diese Regelung ist in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) festgelegt. Neben bekannten Posten wie Heizkosten oder Wassergebühren existiert ein weiterer Punkt: die "sonstigen" umlegbaren Betriebskosten. Doch was zählt genau dazu? Und wie unterscheidet sich dieser Posten von den allgemeinen umlagefähigen Betriebskosten? 

Grundsätzlich ist es laut Betriebskostenverordnung erlaubt, die Betriebskostenarten an die Mieter:innen umzulegen, die dir an der Immobilie laufend entstehen.

Dabei handelt es sich zum Beispiel um Heizkosten oder die Kosten für Warm- und Kaltwasser. Beachte dabei, dass es sich bei der Warmmiete um monatliche Vorauszahlungen handelt, die zum Teil verbrauchsabhängig abgerechnet werden müssen.

Du darfst dem:der Mieter:in nur dann Nebenkosten berechnen, wenn du im Mietvertrag eine entsprechende Regelung getroffen hast. Üblich ist eine monatliche Betriebskostenvorauszahlung. Alternativ kommt auch eine Nebenkostenpauschale infrage.

Alle umlagefähigen Nebenkosten, die in einer entsprechenden Klausel im Vertrag automatisch enthalten sind, findest du in § 2 1-16 der Betriebskostenverordnung. Diese umfassen unter anderem Heizkosten, Wassergebühren und Straßenreinigung. Auch Nebenkosten wie Gartenpflege oder Gebäudereinigung zählen zu diesen umlagefähigen Kosten. Für die Umlage dieser Betriebskosten genügt grundsätzlich ein Verweis auf § 2 BetrKV im Mietvertrag; die einzelnen Kostenarten müssen nicht aufgeführt werden. Sonstige Betriebskosten nach § 2 Nr. 17 BetrKV müssen dagegen konkret benannt sein. 

Unter Nummer 17 des zweiten Paragrafen der Betriebskostenverordnung werden sonstige Betriebskosten aufgeführt. Sie beziehen sich auf laufende, objektbezogene Nebenkosten, die nicht eindeutig den Nummern 1 bis 16 zugeordnet werden können.

Ein detaillierter Überblick zu den Unterschieden zwischen allgemeinen Betriebskosten und umlagefähigen Betriebskosten hilft dir dabei, die gesamten Kosten für dein Haus oder deine Wohnung korrekt zu erfassen und damit Konflikte und Unstimmigkeiten mit den Mieter:innen zu vermeiden.

Diese Kosten können zum Beispiel zu den sonstigen Betriebskosten nach § 2 Nr. 17 der BetrKV gehören:

• Wartung von Feuerlöschern und deren Befüllung
• Dachrinnenreinigung
• Dachrinnenbeheizung
• Reinigung von Lichtschächten
• Wartung von Rauchmeldern
• Wartung von Rauchabzugsanlagen
• Wartung von Brandmeldeanlagen
• Prüfung der Blitzschutzanlage
• Prüfung von Elektroinstallationen
• Regelmäßige Wartung von Abflussrohren und Gullys
• Prüfung der Betriebssicherheit von technischen Anlagen
• Betriebskosten für Gemeinschaftseinrichtungen wie Fitnessräume oder Sauna

Bei all diesen Kosten gilt es zu differenzieren: Wird beispielsweise eine einmalige Verstopfung einer Dachrinne oder eines Abflussrohrs beseitigt, fallen derartige Aufwendungen nicht unter die sonstigen Betriebskosten. Schließlich handelt es sich dabei nicht um wiederkehrende, sondern um einmalige Kosten, die von Mieter:innen letztlich nicht gezahlt werden müssen.

Um dich bei den sonstigen Betriebskosten abzusichern, solltest du die Nebenkosten, die nicht in § 2 Nr. 1-16 genannt werden, konkret und einzeln in den Mietvertrag aufnehmen. Die bloße Bezeichnung „sonstige Betriebskosten“ ist für die Umlegung auf die Mieter:innen nämlich nicht ausreichend. Im Zweifelsfall sind diese dann nicht zur Zahlung verpflichtet.

Am einfachsten ist das bei neuen Mieter:innen. Hier kannst du den Mietvertrag direkt entsprechend aufsetzen, die sonstigen Betriebskosten konkret benennen und ihre Umlage vereinbaren. Sinnvoll ist außerdem eine Öffnungsklausel für zukünftig neu entstehende Betriebskosten, soweit diese rechtlich umlagefähig sind. 

Anders sieht es bei bestehenden Mietverträgen aus. Sind in der Vergangenheit bereits sonstige Betriebskosten angefallen, die jedoch nicht vertraglich vereinbart wurden, können Vermieter:innen deren Zahlung grundsätzlich weder nachträglich noch für die Zukunft verlangen. 

Sonstige Betriebskosten, die im Laufe eines bestehenden Mietverhältnisses neu anfallen, können jedoch auf die Mieter:innen umgelegt werden, wenn eine wirksame Öffnungsklausel im Mietvertrag vorhanden ist und die Kosten von der Vereinbarung erfasst werden oder die Mieter einer entsprechenden Vertragsergänzung zustimmen. 

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Damit die jährliche Nebenkostenabrechnung bzw. Betriebskostenabrechnung alle Posten korrekt erfasst, müssen sonstige Betriebskosten wirksam im Mietvertrag vereinbart sein. In der Abrechnung sollten die einzelnen Kostenarten nachvollziehbar ausgewiesen und nach dem vereinbarten bzw. geltenden Verteilerschlüssel auf die Mieter:innen umgelegt werden. 

Achte außerdem darauf, keine Reparatur-, Instandhaltungs- oder Verwaltungskosten als sonstige Betriebskosten abzurechnen. 

Eine gut vorbereitete Betriebskostenabrechnung minimiert das Risiko von Einsprüchen durch die Mieter. 

1. Mietvertrag prüfen: Sind die sonstigen Betriebskosten konkret benannt und wurde ihre Umlage vereinbart? 
2. Kosten prüfen: Handelt es sich um laufende Betriebskosten und nicht um Reparatur-, Instandhaltungs- oder Verwaltungskosten? 
3. Detaillierte Abrechnung: Sind die einzelnen Kostenarten und ihre Umlage nachvollziehbar aufgeschlüsselt? 
   

Die umlagefähigen Betriebskosten, einschließlich der "sonstigen" Posten, bieten Vermietenden die Möglichkeit, eine faire Kostenverteilung zwischen Eigentümer:innen und der Mietpartei zu gewährleisten. Durch eine präzise Formulierung im Mietvertrag und eine transparente Nebenkostenabrechnung lassen sich potenzielle Konflikte minimieren. Gleichzeitig können Mietende sicher sein, dass sie nur für gerechtfertigte Ausgaben aufkommen müssen.  

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