Betriebskostenabrechnung - Tipps für Vermieter

So vergessen Sie nichts bei der Betriebskostenabrechnung

Über die Betriebskostenabrechnung gibt es zwischen Vermieter und Mieter häufig Meinungsverschiedenheiten. Wer aber von Anfang an die Regeln beachtet, kann als Eigentümer Auseinandersetzungen bei der Betriebskostenabrechnung vermeiden.

Unter Betriebskosten versteht man laufende Kosten für Dienst- und Versorgungsleistungen, die nötig sind, damit ein Haus bewohnt werden kann. Dazu gehören zum Beispiel der Betrieb der Heizung, die Müllabfuhr und die Wasserversorgung. Diese Ausgaben fallen regelmäßig in vorhersehbaren Zeiträumen an. Welche Kosten zu den Betriebskosten gehören und vom Eigentümer über die Betriebskostenabrechnung auf den Mieter umgelegt werden dürfen, ist in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) von 2004 geregelt.

Die Betriebskosten im Einzelnen

Die Betriebskostenverordnung führt 17 Betriebskostenarten auf:

1.

Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks

2.

Kosten für die Wasserversorgung

3.

Kosten für die Entwässerung

4.

Heizkosten

5.

Kosten für Warmwasser

6.

Kosten für verbundene Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen

7.

Kosten für einen Aufzug

8.

Kosten für Straßenreinigung und Müllabfuhr

9.

Kosten für Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung

10.

Kosten für die Gartenpflege

11.

Kosten für die Beleuchtung

12.

Kosten für die Schornsteinreinigung

13.

Beiträge für die Sach- und Haftpflichtversicherung

14.

Kosten für den Hausmeister

15.

Kosten für Antenne oder Kabelanschluss

16.

Kosten für gemeinsam genutzte Waschmaschinen

17.

Sonstige Betriebskosten (zum Beispiel für Sondereinrichtungen Sauna, Schwimmbad, Klimaanlage oder Müllschlucker

Zu den häufigen Streitpunkten bei der Betriebskostenabrechnung gehören die Hausmeisterkosten. Sie dürfen keine Leistungen enthalten, die in anderen Positionen, etwa unter Gartenarbeit oder Wartung der Heizungsanlage, aufgeführt werden.


Was über die Betriebskostenabrechnung nicht umgelegt werden darf

Reparaturen, Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten können grundsätzlich nicht über die Betriebskostenabrechnung umgelegt werden, auch wenn sie der Hausmeister erledigt. Das gilt auch für Modernisierungsmaßnahmen. Da diese den Wert der Immobilie steigern, ist eine anteilige Erhöhung der Miete möglich. Auch Kosten für die Verwaltung oder Aufsicht über die Immobilie, zum Beispiel durch einen Steuerberater, trägt allein der Eigentümer. Sie dürfen nicht in der Betriebskostenabrechnung auftauchen.

Keine Kostenumlage ohne Vereinbarung

Die erste und wichtigste Voraussetzung, damit ein Vermieter die Betriebskosten auf seine Mieter umlegen kann, ist eine entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag. Fehlt diese, kann der Eigentümer den Mieter nicht nachträglich mit einer Betriebskostenabrechnung zur Kasse bitten. Es müssen nicht alle Betriebskosten einzeln im Mietvertrag aufgeführt werden, wohl aber solche Ausgaben, die nach BetrKV unter „Sonstige Betriebskosten“ (Nr. 17) fallen.

Falls nichts anderes vereinbart wird, gilt für die Verteilung der Kosten die gesetzliche Regelung. Danach werden Heizungs- und Warmwasserkosten nach Verbrauch, die übrigen Kosten nach Wohnfläche umgelegt. Unter Umständen kann für den Vermieter aber ein anderer Umlageschlüssel für die Betriebskostenabrechnung, zum Beispiel die Anzahl der Personen im Haushalt oder die Miteigentumsanteile einer Eigentumswohnung, günstiger sein. Dieser abweichende Verteilungsschlüssel muss für die jeweilige Betriebskostenart im Mietvertrag aufgeführt werden.

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Vorauszahlungen festlegen

Im Mietvertrag sollten Sie auch festlegen, dass der Mieter für die Nebenkosten monatliche Vorauszahlungen zu leisten hat. Diese Vereinbarung verpflichtet den Vermieter seinerseits, innerhalb eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums eine Betriebskostenabrechnung vorzulegen. Trifft die Abrechnung verspätet ein, so muss der Mieter keine Nachzahlung leisten, falls die tatsächlichen Kosten über der Summe der monatlichen Abschlagszahlungen liegen. Überzahlte Beträge erhält er aber trotzdem zurück. Es liegt also im Interesse des Vermieters, den Vorauszahlungsbetrag nicht zu niedrig anzusetzen, falls es zu einer Verzögerung bei der Betriebskostenabrechnung kommen sollte. Angesichts ständig steigender Kosten für Heizung, Wasser oder kommunale Abgaben sollte man auf den Betrag der letzten Betriebskostenabrechnung zur Sicherheit mindestens zehn Prozent aufschlagen.

Form der Betriebskostenabrechnung

Das Gesetz schreibt keine einheitliche Form für die Betriebskostenabrechnung vor. Sie muss dem Mieter aber persönlich „mitgeteilt“ werden. Eine mündliche Mitteilung gilt dafür nicht als ausreichend, ebenso wie die bloße Möglichkeit einer Einsicht bei der Hausverwaltung. Es ist hingegen zulässig, die Betriebskostenabrechnung per Fax oder E-Mail zu verschicken. Die meisten Vermieter entscheiden sich für die klassische Schriftform und die Zustellung per Post.