Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung oh­ne Be­le­ge

Vermieter haben die Pflicht, jährlich eine Nebenkostenabrechnung an ihre Mieter zu schicken. Diese muss zwar keine einzelnen Belege enthalten, aber der Mieter hat ein Recht auf Belegeinsicht. In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie tun können, wenn Ihnen die Belege für die Nebenkosten nicht vorliegen.

• Die Nebenkostenabrechnung gehört zu wichtigsten Vermieterpflichten; sie muss rechtzeitig und vollständig vorliegen.

• Belege gehören nicht zur Nebenkostenabrechnung, aber der Mieter hat das Recht auf Belegeinsicht.

• Als Vermieter sollten Sie fehlende Belegen so schnell wie möglich einholen, um ausbleibende Nebenkostenvorauszahlungen oder gar eine Klage des Mieters zu vermeiden.

• Bei ImmoScout24 erhalten Sie schnell und kostenlos Hilfe bei der Ausstellung einer korrekten Nebenkostenabrechnung.

Die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung gehört zu den wichtigsten Pflichten von Vermietern. Sie müssen Ihren Mietern jährlich eine korrekte und vollständige Abrechnung der umlagefähigen Betriebskosten vorlegen. Aus dem Dokument muss unter anderem hervorgehen, welche Gesamtkosten entstanden sind und ob der Mieter eine Nachzahlung leisten muss oder von Ihnen eine Rückzahlung erhält.

Beachten Sie, dass die Nebenkostenabrechnung nur dann gültig ist, wenn Sie diese Punkte enthält:

• Adresse und Kontaktdaten des Vermieters

• Genaue Bezeichnung der Immobilie

• Identifizierung der Wohneinheit, für die abgerechnet wird

• Zusammenstellung der Gesamtkosten

• Angabe zum verwendeten Verteilerschlüssel

• Berechnung der anteiligen Kosten des Mieters

• Abzug der Vorauszahlungen des Mieters

Das bedeutet im Umkehrschluss, dass die Abrechnung ohne Belege und Rechnungen wirksam ist. Sie muss nachvollziehbar sein, muss aber keine Anlagen enthalten. Jedoch darf der Mieter eine Einsichtnahme in die Belege verlangen, wenn er Zweifel an der Richtigkeit bestimmte Kostenpunkte hat. Als Vermieter sind Sie in der Pflicht, auf Anfrage die Belege vorzuzeigen.

Für viele Vermieter ist die jährliche Nebenkostenabrechnung ein Anlass für Stress, da sie mit viel Arbeit verbunden sein kann. Jedoch muss das nicht der Fall sein: Erstellen Sie einfach online Ihre Nebenkostenabrechnung mit ImmoScout24.

Dazu benötigen Sie die vorliegenden Rechnungen aus dem Abrechnungszeitraum. Wir geben Ihnen eine Übersicht über umlagefähige Kosten. Berücksichtigen Sie jedoch, dass Sie im Mietvertrag eventuell besondere Regelungen zur Kostenübernahme mit dem Mieter getroffen haben. Außerdem sollten Sie bei mehreren Mietwohnungen den gewählten Verteilerschlüssel kennen. Auf Grundlage dieser Daten können Sie das Formular auf unserer Seite mit wenigen Klicks anpassen. Dieses erfüllt selbstverständlich alle gesetzlichen Richtlinien. Die fertige Abrechnung können Sie direkt an Ihre Mieter senden.

Mieter haben laut § 259 des BGB das Recht, nach Eingang der Betriebskostenabrechnung die zugrundeliegenden Rechnungen, Gebührenbescheide und andere relevante Dokumente zu prüfen. Es handelt sich um die sogenannte Belegeinsicht, die der Vermieter ermöglichen muss. Auf Anfrage des Mieters ist es daher wichtig, dass Sie die relevanten Dokumente vorzeigen können. Die Originale behalten Sie, aber der Mieter muss Kopien oder Fotos machen dürfen.

Es gibt immer wieder Streitigkeiten um die Frage, in welchem Rahmen die Belegeinsicht zumutbar ist. Normalerweise ist davon auszugehen, dass der Mieter sich die Belege in den Räumlichkeiten der Hausverwaltung oder des Vermieters ansehen kann. Dabei ist eine lange Anreise nicht zumutbar, lange Fahrtwege in einer Großstadt hingegen schon. Der Vermieter muss kein Kopiergerät zur Verfügung stellen, muss aber das Abfotografieren der Belege genehmigen. Wenn es ein Kopiergerät gibt, dürfen Sie zwischen 25 und 50 Cent pro Kopie berechnen.

Das Recht auf Belegeinsicht, das sich auch mit dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit begründen lässt, gilt innerhalb der Widerspruchsfrist der Nebenkostenabrechnung. Diese Frist beträgt ab Eingang der Nebenkostenabrechnung zwölf Monate. Es handelt sich um eine sogenannte Ausschlussfrist. Dies bedeutet, dass der Mieter nach Ablauf der zwölf Monate keinen Widerspruch mehr einlegen kann. Ausnahmen von dieser Regel gibt es nur dann, wenn der Mieter die Fristüberschreitung nicht zu verantworten hat. Dies kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn der Vermieter trotz Aufforderung die Belege zur Nebenkostenabrechnung nicht rechtzeitig vorlegt.

Wenn Ihnen als Vermieter bei der Erstellung der jährlichen Nebenkostenabrechnung auffällt, dass einige Belege fehlen, sollten Sie diese so schnell wie möglich nachfordern. Dafür ist es meistens ausreichend, beim Rechnungssteller anzufragen und um eine erneute Zusendung der Belege zu bitten. Eventuell ist dies mit einer Gebühr verbunden. Wir empfehlen Ihnen, die Unterlagen zu den Nebenkosten immer vollständig zu halten. Denn so geraten Sie nicht unter Druck, sobald ein Mieter von seinem Einsichtsrecht Gebrauch machen möchte.

Diese Belege müssen Sie als Vermieter auf Verlangen vorlegen können:

• Wartungsverträge

• Versicherungsverträge

• Rechnungen

• Lieferscheine

• Ableseprotokolle

• Verträge mit Dienstleistern und Lieferanten

Zugleich sollten Sie wissen, dass ein fehlender Beleg über Nebenkosten den Mieter nicht von der Zahlungspflicht entbindet. Selbst, wenn der Mieter von seinem Einsichtsrecht Gebrauch macht, muss er die Nebenkostenabrechnung zur festgesetzten Frist begleichen. Es ist nicht möglich, die eventuell nötige Nachzahlung erst nach Einsicht und Prüfung aller Belege vorzunehmen. Nur, wenn der Mieter nach der Belegeinsicht beweisen kann, dass es einen Fehler in der Abrechnung gab, muss der Vermieter ihm zu viel gezahlte Beträge zurückerstatten.

Übrigens: Sollte der Vermieter sich weigern, die Belegeinsicht zu ermöglichen, hat der Mieter dieselben Rechte wie bei einer fehlenden Abrechnung. Nach § 273 des BGB darf er weitere Betriebskostenvorauszahlungen einbehalten. Sobald der Vermieter die Belegeinsicht gewährt, muss er die Vorauszahlungen jedoch leisten. Darüber hinaus kann der Mieter auf Belegeinsicht klagen.