Form der Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung

Damit die jährlich fällige Nebenkostenabrechnung gültig ist, muss sie inhaltlich und formell korrekt sein. Außer bei Mietwohnungen mit Preisbindung gibt es hier zwar keine gesetzlichen Vorschriften, aber dennoch sollte Vermieter bestimmte Anforderungen beachten. Hier erfahren Sie, welche Regelungen nach § 556 des BGB für die Nebenkostenabrechnung wichtig sind und erhalten außerdem eine Checkliste zur Vermeidung häufiger Fehler.

• Die Nebenkostenabrechnung ist nur dann gültig, wenn sie rechtzeitig verschickt wird und alle inhaltlichen Mindestanforderungen erfüllt.

• Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben zur Form der Nebenkostenabrechnung, aber diese sollte immer eindeutig, übersichtlich und einheitlich sein.

• Nur bei Wohnraum mit Preisbindung müssen Sie als Vermieter besondere Formvorgaben bei der Nebenkostenabrechnung beachten.

• Die Nebenkostenabrechnung können Vermieter ganz einfach mit Vermietet.de von ImmoScout24 erstellen.

Laut BGB gibt es Mindestinhalte, die sich in der Nebenkostenabrechnung befinden müssen. Diese muss außerdem rechtzeitig verschickt werden. Der Abrechnungszeitraum beträgt immer 12 Monate, muss aber nicht dem Kalenderjahr folgen. Stellen Sie sicher, dass der Mieter die Nebenkostenabrechnung rechtzeitig erhält. Mehr über eine Eingangsbestätigung, insbesondere beim Versand per E-Mail, lesen Sie hier.

Die folgenden Mindestinhalte muss die Nebenkostenabrechnung immer aufweisen:

• Datum der Abrechnung

• Angaben zum Aussteller der Nebenkostenabrechnung

• Angaben zur abzurechnenden Wohnung

• Aufstellung aller Gesamtkosten

• Angabe des Abrechnungszeitraums

• Anteil der Nebenkosten für jeden Mieter

• Gültiger Verteilerschlüssel

• Verrechnung der vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen mit den entstandenen Gesamtkosten

• Angaben zu Nachzahlungen oder Rückzahlungen

Besonders wichtig ist dabei, dass die Nebenkostenabrechnung vollständig und übersichtlich ist. Sie muss keine einzelnen Belege enthalten, aber der Mieter hat bei berechtigten Zweifeln das Recht auf Belegeinsicht. Außerdem gilt, dass die Betriebskostenabrechnung auch für Laien auf den ersten Blick verständlich sein muss.

Nebenkostenabrechnungen haben normalerweise keine vorgeschriebene Form. Sie gelten, sofern sie die genannten Mindestinhalte erfüllen und rechtzeitig zugestellt werden. Eine wichtige Ausnahme stellen Mietwohnungen mit einer Preisbindung dar. Hier handelt es sich zum Beispiel um Sozialwohnungen und öffentlich geförderten Wohnraum. Wichtig ist bei diesen Fällen, dass die Nebenkostenabrechnung in der vereinfachten Schriftform gemäß § 126 des BGB erfolgt. Außerdem muss eine Erläuterung zu den einzelnen Posten vorliegen. Neben der einheitlichen schriftlichen Abfassung sollte der Aussteller darauf achten, das Dokument eigenhändig zu unterschreiben. Eine elektronische Signatur von einer zertifizierten Software ist in den meisten Fällen ebenfalls erlaubt.

Bei Mietwohnungen ohne Preisbindung, die dem freien Markt zugeordnet werden können, ist keine Form vorgegeben. Dennoch muss sie schriftlich zugestellt werden. Eine Unterschrift ist nicht nötig. Mehr zur Zustellung der Nebenkostenabrechnung per E-Mail  lesen sie hier.

Laut Verbraucherschutzorganisationen erhalten bis zu 80 Prozent der Nebenkostenabrechnungen Fehler. Der Mieter hat nach Eingang eine zwölfmonatige Widerspruchsfrist. Bei gravierenden Fehlern kann er die Zahlung von Nachzahlungen verweigern. Um dies zu vermeiden, sollten Sie als Vermieter die folgende Checkliste zur Vermeidung häufiger Fehler nutzen:

• Abrechnung schriftlich und pro Mietverhältnis ausstellen

• Abrechnung an jeden Mieter schicken (Bekanntmachung im Treppenhaus reicht nicht aus)

• Geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten beachten

• Nur umlagefähige Nebenkosten in die Abrechnung aufnehmen

• Angaben zum Verteilerschlüssel machen

• Vorauszahlungen des Mieters abziehen

• Angaben zum Abrechnungszeitraum nicht vergessen

• Einheitlichkeit der einzelnen Blätter durch fortlaufende Seitenzahl oder eindeutige grafische Gestaltung garantieren

• Namensunterschrift des Vermieters einschließen

• Nach Möglichkeit eine Zugangsbestätigung einholen, zum Beispiel durch Unterschrift des Mieters bei persönlicher Zustellung der Nebenkostenabrechnung

Die Nebenkostenabrechnung verursacht vielen Vermietern Kopfschmerzen. Mit dem Online-Service auf Vermietet.de von ImmoScout24, können Sie die jährliche Nebenkostenabrechnung innerhalb kürzester Zeit ganz bequem erledigen.

Sie erhalten in unserem Rechner einen einfachen Überblick aller umlegbaren Kosten. Diese können Sie dann im Formular mit wenigen Klicks eingeben, wodurch sich das Dokument automatisch anpasst. Sie haben außerdem Platz für eventuelle Ergänzungen. Unsere Vorlage erfüllt selbstverständlich alle gesetzlichen Richtlinien rund um die Nebenkostenabrechnung. Laden Sie die fertige Abrechnung ganz einfach als PDF herunter und versenden Sie sie elektronisch oder in Briefform an die Mieter!