Damit die jährlich fällige Nebenkostenabrechnung gültig ist, muss sie inhaltlich und formell korrekt sein. Außer bei Mietwohnungen mit Preisbindung gibt es hier zwar keine gesetzlichen Vorschriften, aber dennoch sollte Vermieter bestimmte Anforderungen beachten. Hier erfahren Sie, welche Regelungen nach § 556 des BGB für die Nebenkostenabrechnung wichtig sind und erhalten außerdem eine Checkliste zur Vermeidung häufiger Fehler.
Es ist Zeit für deine Betriebskostenabrechnung?
In nur wenigen Schritten erstellst du deine rechtssichere Betriebskostenabrechnung mit VermietenPlus. Im Anschluss kannst du diese einfach herunterladen oder sie direkt an deine Mieter:innen schicken.
Die Nebenkostenabrechnung ist nur dann gültig, wenn sie rechtzeitig verschickt wird und alle inhaltlichen Mindestanforderungen erfüllt.
Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben zur Form der Nebenkostenabrechnung, aber diese sollte immer eindeutig, übersichtlich und einheitlich sein.
Nur bei Wohnraum mit Preisbindung müssen Sie als Vermieter besondere Formvorgaben bei der Nebenkostenabrechnung beachten.
Die Nebenkostenabrechnung können Vermieter ganz einfach mit Vermietet.de von ImmoScout24 erstellen.
Laut BGB gibt es Mindestinhalte, die sich in der Nebenkostenabrechnung befinden müssen. Diese muss außerdem rechtzeitig verschickt werden. Der Abrechnungszeitraum beträgt immer 12 Monate, muss aber nicht dem Kalenderjahr folgen. Stellen Sie sicher, dass der Mieter die Nebenkostenabrechnung rechtzeitig erhält. Mehr über eine Eingangsbestätigung, insbesondere beim Versand per E-Mail, lesen Sie hier.
Die folgenden Mindestinhalte muss die Nebenkostenabrechnung immer aufweisen:
Datum der Abrechnung
Angaben zum Aussteller der Nebenkostenabrechnung
Angaben zur abzurechnenden Wohnung
Aufstellung aller Gesamtkosten
Angabe des Abrechnungszeitraums
Anteil der Nebenkosten für jeden Mieter
Gültiger Verteilerschlüssel
Verrechnung der vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen mit den entstandenen Gesamtkosten
Angaben zu Nachzahlungen oder Rückzahlungen
Besonders wichtig ist dabei, dass die Nebenkostenabrechnung vollständig und übersichtlich ist. Sie muss keine einzelnen Belege enthalten, aber der Mieter hat bei berechtigten Zweifeln das Recht auf Belegeinsicht. Außerdem gilt, dass die Betriebskostenabrechnung auch für Laien auf den ersten Blick verständlich sein muss.
Nebenkostenabrechnungen haben normalerweise keine vorgeschriebene Form. Sie gelten, sofern sie die genannten Mindestinhalte erfüllen und rechtzeitig zugestellt werden. Eine wichtige Ausnahme stellen Mietwohnungen mit einer Preisbindung dar. Hier handelt es sich zum Beispiel um Sozialwohnungen und öffentlich geförderten Wohnraum. Wichtig ist bei diesen Fällen, dass die Nebenkostenabrechnung in der vereinfachten Schriftform gemäß § 126 des BGB erfolgt. Außerdem muss eine Erläuterung zu den einzelnen Posten vorliegen. Neben der einheitlichen schriftlichen Abfassung sollte der Aussteller darauf achten, das Dokument eigenhändig zu unterschreiben. Eine elektronische Signatur von einer zertifizierten Software ist in den meisten Fällen ebenfalls erlaubt.
Bei Mietwohnungen ohne Preisbindung, die dem freien Markt zugeordnet werden können, ist keine Form vorgegeben. Dennoch muss sie schriftlich zugestellt werden. Eine Unterschrift ist nicht nötig. Mehr zur Zustellung der Nebenkostenabrechnung per E-Mail lesen sie hier.
Gehen Sie sicher, dass die Übernahme der Nebenkosten durch den Mieter im Mietvertrag eindeutig festgelegt ist. Neben den üblichen umlagefähigen Nebenkosten können Sie in dem Dokument auch angeben, ob und welche Sonderkosten der Mieter übernehmen soll.
Die passenden Mieter:innen finden
...war noch nie so einfach! Inseriere jetzt deine Immobilie ab 0€ und finde schnell und unkompliziert neue Mieter:innen.
Laut Verbraucherschutzorganisationen erhalten bis zu 80 Prozent der Nebenkostenabrechnungen Fehler. Der Mieter hat nach Eingang eine zwölfmonatige Widerspruchsfrist. Bei gravierenden Fehlern kann er die Zahlung von Nachzahlungen verweigern. Um dies zu vermeiden, sollten Sie als Vermieter die folgende Checkliste zur Vermeidung häufiger Fehler nutzen:
Abrechnung schriftlich und pro Mietverhältnis ausstellen
Abrechnung an jeden Mieter schicken (Bekanntmachung im Treppenhaus reicht nicht aus)
Geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten beachten
Nur umlagefähige Nebenkosten in die Abrechnung aufnehmen
Angaben zum Verteilerschlüssel machen
Vorauszahlungen des Mieters abziehen
Angaben zum Abrechnungszeitraum nicht vergessen
Einheitlichkeit der einzelnen Blätter durch fortlaufende Seitenzahl oder eindeutige grafische Gestaltung garantieren
Namensunterschrift des Vermieters einschließen
Nach Möglichkeit eine Zugangsbestätigung einholen, zum Beispiel durch Unterschrift des Mieters bei persönlicher Zustellung der Nebenkostenabrechnung
Besondere Vorsicht ist bei der Berechnung der Heizungs- und Warmwasserkosten geboten. Diese müssen verbrauchsabhängig abgerechnet werden.
Die Heizkostenabrechnung steht an?
Mit unserem Partner Techem erstellst du ganz bequem eine professionelle Heizkostenabrechnung. Erhalte jetzt in nur drei Minuten ein passgenaues Angebot!
Die Nebenkostenabrechnung verursacht vielen Vermietern Kopfschmerzen. Mit dem Online-Service auf Vermietet.de von ImmoScout24, können Sie die jährliche Nebenkostenabrechnung innerhalb kürzester Zeit ganz bequem erledigen.
Sie erhalten in unserem Rechner einen einfachen Überblick aller umlegbaren Kosten. Diese können Sie dann im Formular mit wenigen Klicks eingeben, wodurch sich das Dokument automatisch anpasst. Sie haben außerdem Platz für eventuelle Ergänzungen. Unsere Vorlage erfüllt selbstverständlich alle gesetzlichen Richtlinien rund um die Nebenkostenabrechnung. Laden Sie die fertige Abrechnung ganz einfach als PDF herunter und versenden Sie sie elektronisch oder in Briefform an die Mieter!
Es ist Zeit für deine Betriebskostenabrechnung?
In nur wenigen Schritten erstellst du deine rechtssichere Betriebskostenabrechnung mit VermietenPlus. Im Anschluss kannst du diese einfach herunterladen oder sie direkt an deine Mieter:innen schicken.
Die ImmoScout24 Redaktion verfasst jeden Beitrag nach strengen Qualitätsrichtlinien und bezieht sich dabei auf seriöse Quellen und Gesetzestexte. Unsere Redakteur:innen haben ein hohes Niveau an Immobilienwissen und informieren Sie als Expert:innen mit informativen und vertrauenswürdigen Inhalten. Wir verbessern und optimieren unsere Inhalte kontinuierlich und versuchen, sie so leserfreundlich und verständnisvoll wie möglich aufzubereiten. Unser Anliegen ist es dabei, Ihnen eine erste Orientierung zu bieten. Für persönliche Anfragen Ihrer rechtlichen oder finanziellen Anliegen empfehlen wir Ihnen, eine:n Rechts-, Steuer-, oder Finanzberater:in hinzuzuziehen.