Als Vermieter dürfen Sie einen Teil der entstehenden Nebenkosten an den Mieter umlegen. Hier erfahren Sie, welche Neben- und Betriebskosten es gibt und wie Sie diese im Mietvertrag angeben sollten, damit diese umlagefähig sind. Außerdem verraten wir Ihnen, wie Sie die Nebenkostenabrechnung am besten vornehmen können.

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Das Wichtigste in Kürze

  • Als Vermieter dürfen Sie die warmen und viele kalte Betriebskosten auf den Mieter umlegen.
  • Bei der Entscheidung darüber, welche Betriebskosten der Mieter übernehmen muss, gilt stets der Mietvertrag.
  • Kosten für die Verwaltung und für einige andere Posten dürfen Sie laut Betriebskostenverordnung unter keinen Umständen an den Mieter weitergeben.
  • Formulieren Sie den Mietvertrag-Abschnitt zu Betriebskosten so detailliert wie möglich, um Missverständnisse zu vermeiden.
  • Im Mietvertrag kommt es auf die Details an. Nutzen Sie deshalb vom Fachanwalt für Mietrecht erstellte Mustervorlagen. Bei ImmoScout24 gibt es diese kostenlos und inklusive Haftungsübernahme.

Was sind Nebenkosten und Betriebskosten?

Nebenkosten sind auch als Betriebskosten oder als „zweite Miete“ bekannt. Es handelt sich um die Kosten, die Ihnen als Vermieter durch Bewirtschaftung und Eigentum der Wohnung entstehen. Einen Teil der Nebenkosten können Sie an den Mieter weitergeben, aber dies muss schriftlich im Mietvertrag vereinbart werden.

Die Betriebskostenverordnung gibt Ihnen alle wichtigen Informationen rund um die rechtlichen Details. Zu den Betriebskosten gehören laut §1 all jene Kosten, die Ihnen durch das Eigentum an einer Immobilie und deren laufende Bewirtschaftung entstehen. Kosten zur Verwaltung, Instandhaltung und Instandsetzung gehören nicht zu den Betriebskosten und müssen von Ihnen selbst getragen.

Prinzipiell dürfen Sie Kosten, die Ihnen durch die laufende Bewirtschaftung des Mietobjektes entstehen, auf den Mieter umlegen. Dies ist zwar gang und gäbe, jedoch keine Selbstverständlichkeit. Wenn Sie im Mietvertrag keine entsprechende Vereinbarung treffen, muss der Mieter keine Betriebskosten zahlen.

Welche Nebenkosten sind umlagefähig und welche nicht?

Als Vermieter sollten Sie genau wissen, welche Nebenkosten umlagefähig sind. Diese dürfen Sie Ihren Mietern berechnen, vorausgesetzt, dies ist laut Mietvertrag erlaubt. Zu den umlagefähigen Nebenkosten gehören die sogenannten warmen und kalten Betriebskosten.

  • Die warmen Betriebskosten bestehen aus den Kosten für Heizung und Warmwasser. Es handelt sich um die Energiekosten, über die Sie auch in der Heizkostenverordnung weitere Informationen finden. Sie werden nach Verbrauch berechnet, um zu einem sparsamen Verhalten anzuhalten. Bei der Abrechnung gibt es daher keine Pauschale, sondern eine Vorauszahlung, die der Mieter leistet, um die voraussichtlichen Kosten zu decken. Normalerweise überweist er diesen Betrag monatlich mit der Miete („Warmmiete“). Als Vermieter müssen Sie einmal pro Jahr eine Abrechnung über die warmen Betriebskosten vorlegen und eine Rückzahlung vornehmen oder eine Nachzahlung anfordern.

  • Die kalten Betriebskosten schließen alle anderen Nebenkosten mit ein. Sie dürfen als Pauschale vereinbart werden und sollten ebenfalls monatlich mit der Miete entrichtet werden. Eine Betriebskostenabrechnung bei den kalten Betriebskosten ist nicht üblich, weshalb es auch keine Rück- und Nachzahlungen gibt.

Die allgemeinen kalten Betriebskosten:

  • Grundsteuer

  • Abwassergebühr

  • Betriebskosten für Personen- oder Lastenaufzug

  • Betriebskosten für Straßenreinigung und Müllabfuhr

  • Betriebskosten für Gebäudereinigung

  • Betriebskosten für Gartenpflege

  • Betriebskosten für Beleuchtung

  • Sach- und Haftpflichtversicherungen

  • Betriebskosten für einen gemeinschaftlichen Waschraum

  • Betriebskosten für Fernsehen, Antenne oder Kabelanschluss

  • Hausmeisterkosten

Darüber hinaus gibt es weitere Betriebskosten, die Sie nur dann auf den Mieter umlegen dürfen, wenn sie ausdrücklich im Mietvertrag aufgelistet sind. Eine einfache Zustimmung des Mieters zur Zahlung der Betriebskosten deckt diese Ausgaben nicht. Hierzu gehören zum Beispiel die Wartungskosten für Haustechnik, Feuerlöscher, Blitzableiter und Rauchmelder; die Reinigungskosten für Abwasseranlagen, Rollläden und Dachrinnen sowie die Beseitigungskosten von Graffiti.

Außerdem gibt es laut Betriebskostenverordnung Kosten, die Sie als Vermieter selbst tragen müssen. Nicht umlagefähig sind zum Beispiel:

  • Kosten für Instandhaltung

  • Kosten für Instandsetzung

  • Kosten für Verwaltungsarbeit

  • Leerstandskosten

  • Kontoführungsgebühren

  • Einkommenssteuer für Mieteinnahmen

  • Einmalige Kosten wie Ungezieferbekämpfung oder Abfuhr von Schutt und Gartenabfällen

Wie gebe ich die Nebenkosten im Mietvertrag an?

Sie sollten darauf achten, im Mietvertrag eine Klausel wie „Der Mieter übernimmt die Zahlung der Betriebskosten“ aufzunehmen. Dabei ist es nicht nötig, alle Einzelkosten aufzulisten. Der Begriff Betriebskosten beinhaltet alle umlagefähigen Nebenkosten, und zwar sowohl die warmen als auch die kalten Nebenkosten.

Wichtig

Die oben genannten Sonder-Betriebskosten wie die Wartung der Feuerlöscher oder die Reinigung von Graffiti zählen nur dann zu den umlagefähigen Nebenkosten, wenn Sie im Mietvertrag detailliert aufgeführt sind.

Sollte nur ein mündlicher Mietvertrag vorliegen, gilt es, diesen genau zu dokumentieren. Denn selbst wenn ein Mieter Ihnen verspricht, die Betriebskosten zu zahlen, können Sie diese Zusage im Zweifelsfall nur mit einem schriftlichen Beweisstück demonstrieren. Lesen Sie hier mehr über die Regelungen bei einem mündlichen Mietvertrag. Wir empfehlen Ihnen dringend, alle wichtigen Angaben schriftlich festzuhalten.

Als Vermieter müssen Sie die genannten nicht-umlagefähigen Kosten selbst tragen. Auch wenn Sie eine Klausel in den Mietvertrag aufnehmen, ist es nicht möglich, diese auf den Mieter umzulegen. Strittig ist manchmal die Frage nach Kosten, die durch Leerstand entstehen. Aber die Betriebskostenverordnung ist klar und verbietet es, diese Kosten auf den Mieter oder andere Mieter in der Immobilie umzulegen.

Tipps für die Aufnahme der Betriebskosten im Mietvertrag

  • Nutzen Sie den Begriff „Betriebskosten“, anstatt die Nebenkosten einzeln aufzuzählen

  • Achten Sie darauf, dass die Betriebskostenzahlung im Mietvertrag eindeutig vorhanden ist und alle gewünschten Kostenpunkte abdeckt

  • Vereinbaren Sie, welche Betriebskosten umlagefähig sind und geben Sie im Zweifelsfall eher zu viele Details an als zu wenige

  • Legen Sie fest, ob die Betriebskosten als Pauschale oder als Vorauszahlung gezahlt werden

  • Vereinbaren Sie den genauen Betrag der Betriebskosten

  • Überprüfen Sie, ob die Zählerstände zur Berechnung der Betriebskosten korrekt sind

  • Nutzen Sie einen Verteilerschlüssel, um nach Verbrauch, nach Wohnfläche, nach Personenanzahl oder nach Wohneinheit abzurechnen und geben Sie diesen im Mietvertrag an

  • Nehmen Sie eine pflichtgemäße Betriebskostenabrechnung vor (alle 12 Monate)

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