Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung in der Steu­er­er­klä­rung: Was kannst du als Mie­ter:in ab­set­zen?

Alle Mieter:innen zahlen Nebenkosten, aber wenige kennen die Möglichkeit, bei den Nebenkosten Steuern zu sparen. In diesem Ratgeber liest du Schritt für Schritt, welche Nebenkosten du in der Steuererklärung absetzen kannst und wie du die Kosten ordnungsgemäß aufschlüsselst.

Diese Posten der Nebenkostenabrechnung kannst du z.B. absetzen: Gartenpflege, Treppenhausreinigung, Winterdienst (Schneeräumen), Hausmeisterdienste und Wartungs- und Reparaturarbeiten, wie ein:e Schornsteinfeger:in oder eine Aufzugswartung.  
 
Die Nebenkostenabrechnung ist die jährliche Abrechnung deines:deiner Vermieters:in über die Betriebskosten, die auf dich als Mieter:in umgelegt wurden.Das sind alles haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen. Du kannst für solche Kosten eine Steuerermäßigung nach Paragraph 35a EStG bekommen.  
 
Gut zu wissen: Reine Verbrauchskosten sind nicht absetzbar Das sind Kosten für Heizung, Strom und Wasser oder öffentliche Gebühren wie Müllabfuhr, Grundsteuer oder Versicherungen. 
 
In der Nebenkostenabrechnung, die auch Betriebskostenabrechnung genannt wird, steht aufgeschlüsselt, wie viel Geld du monatlich vorausgezahlt hast. Dagegen gerechnet wird das, was tatsächlich angefallen ist. Am Ende musst du entweder Nebenkosten nachzahlen oder du hast ein Guthaben. 

Das Steuergesetz unterscheidet zwischen haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen. Die Unterschiede sind folgende: 

Haushaltsnahe Dienstleistungen sind Arbeiten, die auch von den Mieter:innen erledigt werden könnten:

• Treppenhaus putzen,
• Gartenarbeit,
• Schnee räumen oder
• Hausmeistertätigkeiten.
  
  

Handwerkerleistungen sind etwa Reparaturen, Wartung oder Renovierungen rund ums Wohnhaus, das sind zum Beispiel:

• die Wartung der Heizungsanlage,
• Schornsteinfeger-Arbeiten,
• Reparaturen am Dach oder Aufzug.
   

Warum ist die Unterscheidung relevant?
Sowohl haushaltsnahe Leistungen als auch Handwerkerkosten bringen dir 20 Prozent Steuerermäßigung. Aber: Die Höchstbeträge sind unterschiedlich. Haushaltsnahe Dienstleistungen kannst du bis zu 20.000 Euro jährlich anrechnen, für Handwerkerleistungen werden nur bis zu 6.000 Euro berücksichtigt. Du sparst also:

• bei haushaltsnahen Dienstleistungen maximal 4.000 Euro
  (20 Prozent von 20.000 Euro)
• bei Handwerkerleistungen höchstens 1.200 Euro
  (20 Prozent von 6.000 Euro)

Es gibt in der Einkommensteuererklärung ein eigenes Formular, das „Anlage Haushaltsnahe Aufwendungen“ heißt. Hier kannst du deine haushaltsnahen Dienstleistungs- und Handwerkerkosten aufstellen. Wenn du eine Steuersoftware oder ELSTER nutzt, wirst du oft direkt gefragt, ob du solche Aufwendungen hast. Du musst dann die Summe der Kosten eintragen. Wichtig: Trage immer die vollen Kosten ein, nicht nur 20 Prozent. Der Fiskus rechnet den Steuerbonus aus.

Eine fehlerhafte Abrechnung muss dein:e Vermieter:in korrigieren. Eine Nachzahlung ist erst nach Klärung dieser Sache fällig. Entdeckst du Unstimmigkeiten in deiner Nebenkostenabrechnung, kannst du innerhalb von 12 Monaten schriftlich Widerspruch einlegen.  
 
Gesetzlich hast du Anspruch darauf, dass dein:e Vermieter:in dir die haushaltsnahen Dienstleistungs- und Handwerkerkosten aufschlüsselt. Nach Paragraph 259 BGB darfst du alle Rechnungen einsehen, aus denen sich deine Nebenkosten zusammensetzen. 
 
Was, wenn die Abrechnung zu spät für die Steuererklärung kommt?

Wenn du zum Beispiel die Abrechnung 2024 für 2023 erst im Jahr 2025 bekommst, darfst du sie in der Steuererklärung 2025 ansetzen. Selbst wenn du schon deine Steuererklärung abgegeben hast und die Nebenkostenabrechnung kurz darauf eintrudelt, ist nichts verloren.

Du hast drei Optionen:
Variante 1 Solange dein Steuerbescheid noch nicht da ist, kannst du die Kosten formlos nachreichen. Einfach dem Finanzamt per ELSTER-Nachricht oder Brief schreiben und die Beträge nachmelden.
Variante 2 Wenn der Steuerbescheid bereits vorliegt, hast du ab Zustellung einen Monat Zeit, Einspruch einzulegen und die Nebenkosten noch nachzutragen.
Variante 3 Selbst nach Ablauf der Einspruchsfrist ist eine Änderung möglich. Wegen eines -Gerichtsurteils darf das Finanzamt ausnahmsweise den Bescheid nachträglich ändern, wenn die Nebenkostenabrechnung erst später kam (FG Köln, Urteil vom 24.08.2016).

Nach Mietrecht muss deine Nebenkostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugestellt werden. Wenn nicht, darf dein:e Vermieter:in keine Nachzahlungen mehr verlangen. Als Mieter:in hast du aber umgekehrt trotzdem Anspruch auf ein Guthaben. In der Praxis kommt das selten vor. Wenn du aber nach Monaten keine Nebenkostenabrechnung hast, darfst du deine:n Vermieter:in abmahnen.

Wenn in deiner Nebenkostenabrechnung nur ein Gesamtbetrag für den Hausmeister oder ein Pauschalposten für „Sonstige Kosten“ steht, reicht das dem Finanzamt nicht aus. Aus der Abrechnung muss klar hervorgeht, welche Dienstleistung in welcher Höhe abgerechnet wurde und dass du sie bezahlt hast. Dein:e Vermieter:in sollte idealerweise drei Angaben liefern: Art der Leistung, Betrag und Bestätigung der unbaren Zahlung.

Der Bundesfinanzhof (BFH) hat 2023 bestätigt, dass auch Mieter:innen die Steuerermäßigung nach Paragraph 35a EStG nutzen dürfen. Das gilt auch, wenn sie nicht selbst Auftraggeber:in der Leistung waren.  
 
Zudem hat der Gesetzgeber mit dem Jahressteuergesetz 2024 die Regeln vereinheitlicht. Keine haushaltsnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen dürfen bar bezahlt werden. Und es muss eine klare Rechnung vorliegen. 

Als Mieter:in kannst du bestimmte Anteile der Nebenkostenabrechnung steuerlich geltend machen. Wichtig ist, dass diese Leistungen klar auf der Abrechnung ausgewiesen sind und nicht im Gesamtbetrag versteckt bleiben. Reiche sie in der Steuererklärung unter „Haushaltsnahe Dienstleistungen“ ein, um dir bis zu 20 Prozent der Kosten zurückzuholen.