Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung er­stel­len: schnell, ein­fach und rechts­si­cher

Mit der Nebenkostenabrechnung berechnest du deinen Mieter:innen die tatsächlich angefallenen Betriebskosten ihrer Wohnung und verrechnest sie mit den geleisteten Vorauszahlungen. Dabei spielen sowohl die Betriebskosten als auch die vereinbarten Verteilerschlüssel eine wichtige Rolle. Wir haben für dich alle wichtigen Informationen in einem Starterpaket zusammengeschnürt – mit rechtssicherer Mustervorlage und praktischen Tipps. 

Mieter:innen haben nach § 556 Abs. 3 BGB Anspruch auf eine jährliche Nebenkostenabrechnung, sofern dies im Mietvertrag geregelt ist. Vermieter:innen müssen dabei die tatsächlich entstandenen Betriebskosten eines Wirtschaftsjahres in Rechnung stellen. Mit den Betriebs- bzw. Nebenkosten sind diejenigen Kosten gemeint, die beim Betrieb des Hauses anfallen, z. B. Heizung, Warmwasser, Abwasser, Hausmeister usw.

Eine Nebenkostenabrechnung gleicht die monatlichen Vorauszahlungen mit den tatsächlichen Betriebskosten ab.

Das Ergebnis ist eine Nachzahlung oder eine Rückerstattung. Hat der:die Mieter:in mehr bezahlt als verbraucht wurde, zahlst du das errechnete Guthaben aus. War hingegen der Verbrauch höher, lässt du dir die Differenz zurückzahlen.

Damit Vermieter:innen Nebenkosten abrechnen können, muss der Mietvertrag eine Regelung zu den Betriebskosten enthalten (§ 556 BGB). Ein Verweis im Mietvertrag auf die Betriebskostenverordnung (§ 2 BetrKV) genügt, um alle umlagefähigen Kosten einzuschließen. Ohne diesen Verweis dürfen nur explizit genannte Positionen abgerechnet werden.

Hinweis: Fehlt eine rechtswirksame Regelung im Mietvertrag, gilt eine Brutto- oder Inklusivmiete, und es können keine Nebenkosten abgerechnet werden. Rechtliche Stolperstricke wie diese kannst du umgehen, indem du einen rechtssicheren Mietvertrag für deine Vermietung nutzt.

Die Nebenkostenabrechnung darf nur umlagefähige Kosten enthalten. Diese müssen im Mietvertrag klar geregelt sein (§ 2 BetrKV). Umlagefähige Kosten sind regelmäßig anfallende Betriebskosten, die direkt mit der Nutzung des Mietobjekts zusammenhängen. Nicht umlagefähige Kosten hingegen dürfen nicht auf die Mietparteien abgewälzt werden.

Welche Betriebskosten auf Mieter:innen umgelegt werden dürfen, ist in der Betriebskostenverordnung geregelt und hat sich durch die jüngsten Gesetzesänderungen nicht verändert. 

Es handelt sich jeweils um die Kosten, die im Haus verursacht wurden durch Heizung, Wasserentnahme und Entwässerung, Stromverbrauch und Dienstleistungen. Lediglich Kosten für Schornsteinfeger, Legionellenprüfung und Dachrinnenreinigung fallen nicht jedes Jahr an.

Zu den regelmäßig umlegbaren Kosten gehören: 

• Heizkosten
• Warmwasser und Kaltwasser
• Abwassergebühren
• Müllabfuhr und Straßenreinigung
• Hausmeisterdienste
• Gartenpflege und Winterdienst
• Versicherungen (z. B. Gebäudeversicherung)
• Grundsteuer
• Beleuchtung der Gemeinschaftsflächen (z. B. Treppenhaus)
• Aufzugkosten
   

Hinweis zu den Heizkosten: Zu den Heizkosten gehören auch die CO₂-Kosten. Bei Wohngebäuden werden sie zwischen Vermieter:innen und Mieter:innen aufgeteilt. Wie hoch der jeweilige Anteil ausfällt, richtet sich nach dem CO₂-Ausstoß des Gebäudes. Da der CO₂-Preis weiter steigt, gewinnt diese Kostenposition zunehmend an Bedeutung. 
 
Die Grundsteuer zählt weiterhin zu den umlagefähigen Betriebskosten. Seit der Grundsteuerreform können sich die Beträge jedoch regional deutlich verändert haben. Dadurch kann die Position „Grundsteuer“ in der Nebenkostenabrechnung höher oder niedriger ausfallen als in den Vorjahren.

Die Verteilung der Kosten erfolgt in der Regel über Verteilerschlüssel, die idealerweise im Mietvertrag festgelegt sind. Sie können aber auch mit der ersten Nebenkostenabrechnung festgelegt werden. Wichtig dabei ist, dass sie nicht zu groben Ungerechtigkeiten führen.

Übliche Verteilerschlüssel sind:

• Wohnfläche: Kosten werden proportional zur Wohnfläche verteilt. (z. B. Grundsteuer). 
• Personenzahl: Kosten werden nach Anzahl der Bewohner:innen berechnet. (z.B. Müllentsorgung)
• Wohneinheit: Kosten werden nach Wohneinheiten berechnet (z. B. Kabelfernsehen).
• Verbrauch: besonders bei Heiz- und Wasserkosten, oft auf Basis von Zählerständen.
  
• Miteigentumsanteile: Bei Eigentumswohnungen werden die Nebenkosten über diesen Schlüssel verteilt.  
   

Die meisten Kostenpositionen lassen sich mit dem Umlageschlüssel konsequent verteilen. Für Heiz- und Warmwasserkosten gibt es eine Besonderheit: Hier schreibt die Heizkostenverordnung zwingend vor, dass der Verbrauch für Heizung und Wasser zu mindestens 50  % bis höchstens 70 % verbrauchsabhängig erfasst werden muss. Der Rest kann nach Wohnfläche bzw. Nutzfläche abgerechnet werden. 

Folgende Kosten dürfen nicht in die Nebenkostenabrechnung einfließen:

• Verwaltungskosten (z. B. Buchhaltung, Korrespondenz)
• Instandhaltungs- und Reparaturkosten
• Rechtsschutz- oder Hausratversicherungen
• Grunderwerbsteuer
• Kontoführungsgebühren
• Kosten für den Anschluss von Satellitenschüsseln und Kabeln
• Erstellungskosten für die Nebenkostenabrechnung (bis auf Heizungskostenabrechnung)
  

Bei der Nebenkostenabrechnung ist die Einhaltung des Abrechnungszeitraums und diverser Fristen wichtig. Ihre Einhaltung garantiert, dass sowohl Vermieter:innen als auch Mieter.innen ihre Rechte und Ansprüche behalten.

Der Abrechnungszeitraum beträgt 12 Monate (§ 556 BGB). Er ist frei wählbar, aber nach Festlegung bindend für zukünftige Jahre.

Für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung gilt eine Frist von insgesamt zwölf Monaten ab Ende des Abrechnungszeitraums.

Beispiel: Endet der Abrechnungszeitraum am 31.12.2024, hat der:die Vermieter:in Zeit bis zum 31.12.2025. Dabei ist nicht entscheidend, ob ein:e Mieter:in bereits im Juni 2024 ausgezogen ist. Er:sie hat kein Anrecht auf eine Teilabrechnung und muss sich gedulden, bis die Abrechnung spätestens zum Jahresende vorliegt.

Der:die Mieter:in eine eventuelle Nachzahlung in der Regel innerhalb von 30 Tagen begleichen. Vermieter:innen haben im Falle einer Rückerstattung ebenfalls 30 Tage Zeit, das Guthaben auszuzahlen.

Mieter:innen können innerhalb eines Jahres nach Zugang der Nebenkostenabrechnung Widerspruch einlegen (§ 556 BGB). Die Nachzahlung bleibt jedoch fällig, meist innerhalb von 30 Tagen. Ein Widerspruch hat keine aufschiebende Wirkung. Vermieter:innen müssen ihre Mieter:innen auf diese gesetzlichen Regelungen hinweisen. Unterstützung erhalten Mietende bei Wohnen+ – mit einem Musterschreiben für den Widerspruch und einem Nebenkosten-Check.

Die Verjährungsfrist einer Nebenkostenabrechnung beträgt 3 Jahre und beginnt mit dem Ende der Abrechnungsfrist. Innerhalb von diesem Zeitraum können sowohl Vermieter:innen als auch Mieter:innen ihre Ansprüche aus der Nebenkostenabrechnung geltend machen (§ 195 BGB). 

Mieter:innen haben umfangreiche Rechte, wenn es um die Prüfung und Beanstandung der Nebenkostenabrechnung geht. Gleichzeitig können häufige Fehler in der Abrechnung deren Gültigkeit beeinträchtigen.

• Prüfung und Widerspruch: Mieter:innen können die Abrechnung prüfen und innerhalb eines Jahres Widerspruch einlegen.
• Belegeinsicht: sie dürfen Einsicht in alle relevanten Rechnungen und Unterlagen verlangen.
• Guthabenauszahlung: Rückzahlungen müssen innerhalb von 30 Tagen erfolgen.
• Aussetzung der Vorauszahlungen: Bei fehlender Abrechnung können Vorauszahlungen gestoppt werden.
• Rückerstattung bei Mietende: Nicht verbrauchte Vorauszahlungen müssen erstattet werden.
  

Zu den häufigsten Fehlern, die Nachforderungen verhindern können, zählen:

• Fehlende Pflichtangaben: Angaben wie Abrechnungszeitraum, Verteilerschlüssel und Gesamtkosten sind verpflichtend.
• Unzulässige Kosten: Verwaltung, Reparaturen oder Leerstandskosten dürfen nicht umgelegt werden.
• Verspätete Zustellung: Abrechnungen, die nicht innerhalb von 12 Monaten zugestellt werden, verlieren ihre Gültigkeit.
• Falsche Verteilerschlüssel: Fehlerhafte Verteilung nach Wohnfläche, Personenanzahl oder Verbrauch führt zu Ungenauigkeiten.
• Vergessene umlagefähige Kosten: Nicht aufgeführte Kosten können nur während der Abrechnungsfrist korrigiert werden.

Eine Nebenkostenabrechnung muss bestimmte Mindestanforderungen erfüllen, um rechtsgültig zu sein. Dazu gehören:
 

• Vermieter:innen- und Mieter:innenangaben: Namen und Adressen beider Parteien.
• Abrechnungszeitraum: Maximal 12 Monate (§ 556 BGB).
• Kostenübersicht: Auflistung aller Kostenarten gemäß Mietvertrag.
• Verteilerschlüssel: Klare Angabe, wie die Kosten verteilt werden (z. B. nach Wohnfläche oder Verbrauch).
• Vorauszahlungen: Abgleich der geleisteten Zahlungen mit den tatsächlichen Kosten.
• Ergebnis: Berechnung des Guthabens oder der Nachzahlung.
  

In bestimmten Situationen müssen diese Anforderungen angepasst werden:
 

• Mieter:innenwechsel: Bei Aus- oder Einzug innerhalb der Abrechnungsperiode ist eine zeitanteilige Abrechnung erforderlich. Zählerstände sollten genau erfasst werden, um den individuellen Verbrauch korrekt zu berechnen.
• Leerstand: Kosten leerstehender Wohnungen dürfen nicht auf andere Mietparteien umgelegt werden und sind von der Vermieterpartei zu tragen.
• Gemischte Nutzung: Gewerbliche und private Mietparteien müssen fair abgerechnet werden, z. B. durch Vorwegabzüge für gewerbliche Nutzung.

Mit ImmoScout24 VermietenPlus kannst du Nebenkostenabrechnungen schnell und unkompliziert online erstellen. Gib den Gesamtverbrauch ein, wähle den Verteilerschlüssel, und das Tool berechnet automatisch die Abrechnungen für alle Mietparteien.

Dank des klaren Formularaufbaus und der transparenten Darstellung hast du alle umlagefähigen Kosten im Blick. Die fertige Abrechnung erhältst du per E-Mail und kannst sie direkt an deine Mieter:innen weiterleiten.

Tipp: So sparst du Zeit und vermeidest typische Fehler in der Abrechnung.