Nebenkostenpauschale: Hö­he, Be­rech­nung & An­pas­sung

Im Zuge der Vermietung können Sie auf Mieter:innen die umlagefähigen Nebenkosten in Form einer monatlichen Vorauszahlung oder einer Nebenkostenpauschale abwälzen. Worauf Vermieter:innen bei der Nebenkostenpauschale achten sollten und welche Nebenkosten nicht über eine Pauschale abgegolten werden dürfen, lesen Sie in diesem Ratgeber.

Als Vermieter:in können Sie einen großen Teil der Nebenkosten, die Ihnen durch die Bewirtschaftung der Immobilie entstehen, auf Mieter:innen abwälzen. Dabei muss es sich um umlagefähige Nebenkosten handeln und es muss zusätzlich eine entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag geben.

Sie haben die Wahl, ob Sie die Nebenkosten über monatliche Vorauszahlungen oder über eine Nebenkostenpauschale abrechnen wollen. Bei der Pauschale, die im § 556 des BGB näher geregelt ist, handelt es sich um einen von beiden Parteien vereinbarten Zahlbetrag zur pauschalen Abgeltung der verbrauchsunabhängigen Nebenkosten. Diese Pauschale zahlt der:die Mietende üblicherweise in monatlichen Raten.

Damit die Nebenkostenpauschale wirksam ist, benötigen Sie eine entsprechende mietvertragliche Vereinbarung über die umlagefähigen Nebenkosten und die Höhe der Mietpauschale. Sie dürfen nur die umlagefähigen Nebenkosten in die Pauschale einbeziehen, die auch im Mietvertrag fixiert sind. Wichtig bei der vertraglichen Gestaltung ist, dass Sie im Mietvertrag ganz genau anführen, welche Nebenkosten unter die Pauschalzahlung fallen und ob ein Teil gesondert abgerechnet wird. Durch die Pauschale sind alle umlagefähigen Nebenkosten abgegolten und Nachforderungen an die Mieter:innen nicht mehr möglich.

Nebenkostenpauschale pro Quadratmeter möglich?

Bei der Nebenkostenabrechnung können einige Nebenkosten nicht anhand der Quadratmeterzahl umgelegt werden. Das bedeutet, die Angabe der Nebenkostenpauschale pro Quadratmeter kann demnach nicht alle umlegbaren Nebenkosten abbilden. Dies betrifft vor allem die verbrauchsabhängigen Nebenkosten, wie etwa Warmwasser und Heizung.

Es gibt keine allgemeingültige Anleitung dafür, wie Sie die Höhe der Nebenkostenpauschale festlegen. Wichtig ist jedoch, dass Sie bei der Bestimmung des Pauschalbetrages eine angemessene Höhe wählen. Die Höhe der Nebenkostenpauschale ist also so festzulegen, dass sie der Höhe der tatsächlichen Nebenkosten in etwa entspricht.

Sollte die Pauschale zu hoch angesetzt sein, kann dies als eine Ordnungswidrigkeit gemäß § 5 Mietpreisüberhöhung WiStG eingestuft werden. Bei der Wohnraummiete wird der Differenzbetrag zwischen erhobener Nebenkostenpauschale und der tatsächlichen Höhe der Betriebskosten der Nettokaltmiete zugerechnet. Sollte die Miete dann über 20 Prozent über der ortsüblichen Vergleichsmiete liegen, können Mieter:innen den Mietpreis als überhöhte Miete anfechten.

Vermieter:innen sollten sich bei der Pauschale an die Vergleichswerte der vorherigen Mieter:innen der letzten drei Jahre, oder, wenn diese nicht vorhanden sind, am Betriebskostenspiegel orientieren. Wenn weiterhin Unsicherheit besteht, kann ein Fachanwalt für Mietrecht beim Ermitteln einer angemessenen Höhe der Nebenkostenpauschale helfen.

Weiterhin können Sie einen Sicherheitszuschlag einberechnen, um leichte Preiserhöhungen auszugleichen. Die Höhe der Pauschale darf insgesamt nach § 5 Absatz 2 Wirtschaftsstrafrecht (WiStG) nicht mehr als 20 Prozent über den Vergleichswerten liegen. Ist das der Fall, handelt es sich um eine Ordnungswidrigkeit und die Mieter:innen können den Mietpreis als überhöhte Miete anfechten. Behalten Sie auch im Blick, dass die Nachfrage bei Neuvermietung bei einer zu hohen Pauschale möglicherweise abnimmt.

Schwankungen der tatsächlichen Nebenkosten können eine Erhöhung der Nebenkostenpauschale oder auch eine Senkung notwendig machen. Naheliegend ist auch der Gedanke, die Nebenkostenpauschale in eine Nebenkostenabrechnung umzuwandeln.

Wenn Sie als Vermieter:in auf Schwankungen in den Nebenkosten mit Anpassungen der Pauschale reagieren möchten, sollten Sie dies gleich bei der Vertragsgestaltung berücksichtigen. 

•  Nach § 560 BGB muss im Mietvertrag die Nebenkostenpauschale vereinbart sein und eine Klausel stehen zur Anpassung der Nebenkostenpauschale 
• In einer gesonderten Erklärung müssen Sie der Mietpartei den Grund darlegen, warum Sie die Nebenkostenpauschale erhöhen.

Wenn Sie die Voraussetzungen erfüllen und Mieter:innen keinen Widerspruch einlegen, können Sie die Nebenkostenpauschale auch erhöhen, und zwar zum Beginn des übernächsten Monats nach Eingang der Mitteilung (§ 560 Absatz 2 BGB)

Eine zeitliche rückwirkende Erhöhung ist unter der Voraussetzung möglich, dass Sie die Erklärung innerhalb von drei Monaten nach Kenntnisname der höheren Kosten an die Mieter:innen schicken. Eine Begründung für die Erhöhung der Nebenkostenpauschale ist auch hier zwingend erforderlich. 

Eine Senkung der Nebenkostenpauschale kommt seltener vor, ist aber auch deutlich unkomplizierter. Sie müssen keine besonderen Voraussetzungen erfüllen. Ist die Nebenkostenpauschale zu hoch, haben Sie als Vermieter:in die Pflicht, der Mietpartei die Ermäßigung der Pauschale direkt ab dem Zeitpunkt der Kostensenkung mitzuteilen.

Hat man sich einmal auf die Nebenkostenpauschale festgelegt, ist es deutlich umständlicher bei starken Schwankungen der tatsächlich angefallenen Nebenkosten zu reagieren. 

Sorgen bereiten die steigenden Energiekosten in diesem Zusammenhang allen Vermieter:innen die sich für die Pauschale entschieden haben. Allerdings sind die von den Schwankungen besonders betroffen Positionen wie Heizung, Warmwasser und Strom in der Regel nicht Teil der Pauschale. Sie werden verbrauchsabhängig abgerechnet. 

Aber auch andere Kostenpositionen wie Dienstleistungen sind indirekt von steigenden Energiepreisen betroffen und können in der Summe höhere Nebenkosten verursachen.

In der Praxis ist das nicht einfach so umzusetzen. Sie benötigen dafür, genauso wie bei der Ergänzung fehlender Positionen, die Zustimmung der Mieter:innen. Eine Ausnahme besteht allerdings nach § 556a Absatz 2 BGB: Wenn die neue Variante zu einer genaueren Abrechnung führt, ist keine Zustimmung der Mieter:innen notwendig, wohl aber eine schriftliche Ankündigung. Das deutsche Mietrecht schreibt außerdem vor, dass die Veränderung nicht zu Nachteilen der Mietenden führen darf.

Alle umlagefähigen Nebenkosten gemäß § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) dürfen über die Nebenkostenpauschale abgerechnet werden. Der Mietvertrag muss die einzelnen Positionen ganz konkret nennen, damit auf ihrer Grundlage die Pauschale kalkuliert werden darf.

In unserem Ratgeber zu umlagefähigen Nebenkosten erhalten Sie ausführliche Informationen und Erläuterungen.

Wenn die umlagefähigen Nebenkosten zu einer Nebenkostenpauschale zusammenstellen, dann achten Sie darauf, dass verbrauchsabhängige Kosten eine Ausnahme darstellen.

Kosten für Warmwasser und Heizung dürfen nur zu einem Teil von der Pauschale abgedeckt werden, die anderen mindestens 50 und höchstens 70 Prozent werden verbrauchsabhängig durch eine Heizkostenabrechnung dem:der Mieter:in direkt in Rechnung gestellt.

Es können nur Stromkosten mit der Nebenkostenpauschale abgegolten werden, die bei der Nutzung der Gemeinschaftsräume entstanden sind.

Dazu zählen beispielsweise Flur- und Außenbeleuchtung. Den Haushaltsstrom beziehen Mietparteien in der Regel selbst und erhalten hierfür gesonderte Abrechnungen vom Stromlieferanten.

Bei einigen Objekten, wie Einfamilienhäusern mit Einliegerwohnungen, bietet sich an, die gesamten Stromkosten mit der Nebenkostenpauschale abzudecken. Gründe dafür sind etwa unverhältnismäßig hohe Kosten für einen getrennten Zähler. Wichtig dabei ist, innerhalb des Mietvertrages exakt zu definieren, dass die Nebenkostenpauschale den persönlichen Haushaltsstrom enthält. Gleiches gilt für die formale Darstellung der Nebenkostenabrechnung.

Es gibt jedoch auch Ausnahmen von der Verpflichtung der verbrauchsabhängigen Abrechnung. Diese sind in § 11 der Heizkostenverordnung explizit aufgezählt. 

Eine Ausnahme besteht beispielsweise dann, wenn die Kosten einer erforderlichen technischen Ausstattung zur verbrauchsabhängigen Messung das Prinzip der Wirtschaftlichkeit nicht erfüllt. 

Für Heiz- und Warmwasserkosten müssen Sie als Vermieter:in anteilig eine Betriebskostenabrechnung erstellen, die die Vorgaben der Heizkostenverordnung berücksichtigt. Auch wenn die Nebenkostenpauschale also nicht für alle umlagefähigen Betriebskosten Anwendung findet, erspart sie dennoch erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand.

Zu den wesentlichen Vorteilen der Nebenkostenpauschale zählt, dass bei Kosten mit geringen Schwankungen der Aufwand für die konkrete Abrechnung entfällt und somit für beide Seiten überschaubar macht. Welche Vorteile und Nachteile die Nebenkostenpauschale für Vermieter:innen birgt, zeigt die folgende Übersicht:

Neben Vorteilen gibt es auch einige Nachteile zu beachten. Die Vorteile für den:die Mieter:in liegen in der Gewissheit über die Höhe der Nebenkostenpauschale: Die monatlichen Beiträge blieben gleich, es gibt keine unguten Überraschungen durch die Nebenkostenabrechnung und keine Nachzahlungen. Um Verschwendung vorzubeugen ist darum in der Heizkostenverordnung festgelegt, dass ein Teil dieser Kostenpositionen verbrauchsabhängig abgerechnet werden muss. Nachteilig für Mieter:innen ist, dass sie keine Gutschriften erhalten können. Wegen Ihrer Unflexibilität wird die Nebenkostenpauschale darum nur in Einzelfällen verwendet.   

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