Worauf sollten Eigentümer künftig achten?



Ab 25. Mai 2018 gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union. Hauptsächlich richtet sich die Verordnung an Unternehmen, doch auch private Vermieter sind von den neuen Regelungen betroffen. Denn auch sie verarbeiten regelmäßig personenbezogene Daten.

Jeder Vermieter erhebt ganz selbstverständlich persönliche Daten seiner Mieter wie Schufa-Auskunft, Fragebögen, SEPA-Lastschrift oder Nebenkostenabrechnung. Aus diesem Grund sind Eigentümer und Vermieter von der die EU-Datenschutzgrundverordnung genauso betroffen wie große Wohnungsbaugesellschaften oder Hausverwaltungen. – Vermieter sollten daher künftig einige Punkte im Umgang mit den Daten ihrer Mieter beachten; anderenfalls können hohe Geldstrafen oder Schadensersatzansprüche von Mietern drohen.



Einwilligung der betroffenen Person


Alle Daten, die bei der Anbahnung des Mietverhältnisses gesammelt werden wie z. B. Schufa-Auskünfte zur Bewertung der Bonität dürfen nur mit der Einwilligung des Mietinteressenten gespeichert werden. Das gilt selbst für die E-Mail-Kommunikation. Wird ein Vermieter von einem Interessenten angeschrieben und möchte er diese Daten dauerhaft speichern, muss er den Interessenten darüber informieren und dessen Einverständnis einholen. Wie er das macht, bleibt dem Vermieter überlassen.

Sollte es zu keinem Mietvertrag mit einem Interessenten kommen, ist der Vermieter verpflichtet, die bis dahin erhobenen Daten unverzüglich zu löschen.



Daten sparsam erfassen


Spätestens mit der Ausfertigung des Mietvertrages ist der Vermieter verpflichtet, Daten zu erheben, um seinen rechtlichen Pflichten nachzukommen. Hierbei gilt Datensparsamkeit: so viel wie nötig, so wenig wie möglich. Es dürfen also nur die Daten erfasst werden, die in der Praxis relevant sind. In der Regel werden für die Abwicklung des Vertragsverhältnisses nur der Name und die Anschrift des Vertragspartners sowie die Bankverbindung gegebenenfalls mit einer Einverständniserklärung für ein SEPA-Lastschriftmandat benötigt. In manchen Fällen kann es auch erforderlich sein, das Geburtsdatum zu erheben. Wer aus bestimmten Gründen mehr erfassen möchte, muss begründen können, wofür die Daten benötigt werden.



Mietverhältnis beendet – Daten löschen


Zieht ein Mieter aus der Wohnung wieder aus und beendet das Mietverhältnis, so endet auch die Verarbeitungsbefugnis der Personendaten des Mieters. Aus dem „Grundsatz der Datenminimierung und dem Erforderlichkeitsgrundsatz“ ergibt sich die Verpflichtung, die Mieterdaten nach Vertragsende zu löschen.

Bis zur Rückzahlung der Kaution und der Endabrechnung der Nebenkosten bleiben die Daten für den Vermieter erforderlich und müssen daher noch nicht gelöscht werden. Aus steuerrechtlichen Gründen oder bei laufenden Rechtstreitigkeiten mit dem ehemaligen Mieter dürfen die Daten über das Mietverhältnis hinaus zu behalten werden. Solange, bis der mit der Speicherung und Verarbeitung der Daten verbundene Zweck weggefallen ist.



Gegenüber den Mietern besteht Informationspflicht


So müssen Vermieter ihren Mietern bereits vor Mietbeginn und später immer dann, wenn Daten neu verarbeitet werden, in einfacher Sprache und möglichst schriftlich erklären, was mit ihren Daten geschieht. Eine konkrete Form gibt der Gesetzgeber nicht vor.

 

Diese Punkte müssen in den Hinweisen angesprochen werden:

  • Name und Kontaktdaten des Vermieters sowie gegebenenfalls seines Vertreters
  • Grund für die Datenerhebung – beispielweise Wasserverbrauch, weil der für die Nebenkostenabrechnung relevant sein kann
  • die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung – zum Beispiel aus vertraglichen oder steuerrechtlichen Gründen
  • Dauer der Datenspeicherung
  • ein Hinweis, dass der Mieter grundlegende Rechte im Bereich des Datenschutzes hat: das Recht auf Auskunft, auf eine Kopie der Daten, die Löschung (wenn der Vermieter rechtlich nicht verpflichtet ist, sie weiterhin zu speichern) sowie die Einschränkung der Verarbeitung
  • der Mieter hat ein Beschwerderecht bei der Datenschutzbehörde
  • der Mieter darf die Einwilligung jederzeit zurückziehen, wenn keine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht
  • Empfänger der Daten – zum Beispiel Firmen, die turnusmäßig Wasser-, Strom- oder Gaszähler ablesen

 

Hier empfiehlt es sich, eine entsprechende Datenschutzerklärung vorzuhalten und regelmäßig zu aktualisieren.



Gesicherte Datenübermittlung


Abhängig von der Art und Menge der erfassten Daten ist ab dem 25. Mai 2018 ein bestimmtes Sicherheitslevel an die Speicherung geknüpft. Das kann u. a. die Pflicht zur Verschlüsselung der Daten oder deren Pseudonymisierung bedeuten.

Fordert ein Vermieter allerdings in der Bewerbungsphase sensible Dokumente wie die Bonitätsauskunft an, ist er verpflichtet, eine gesicherte Datenübermittlung bereitzustellen.



Tipp für Vermieter


In einem Mietverhältnis muss der Vermieter nachweisen, dass er mit den Daten sorgfältig umgegangen ist. Werden die Datenschutzvorschriften der DSGVO nicht eingehalten, haben Datenschutzbehörden Handlungsoptionen, die von Verwarnung über Verbot der Verarbeitung bis zu empfindlichen Geldbußen reichen.


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