Bewirtung

Essen gehört zum Leben dazu – deswegen betrachtet es das Finanzamt eigentlich als Privatsache, egal, ob Sie im Restaurant, in der Kantine oder daheim speisen. Wenn Sie jedoch mit Geschäftspartnern essen gehen oder Ihre Arbeitnehmer während einer längeren Besprechung bewirten, steht dies im direkten Zusammenhang mit Ihrer unternehmerischen Tätigkeit. Die Folge: Sie dürfen die Ausgaben dafür steuerlich geltend machen.

Allerdings macht es steuerlich betrachtet einen Unterschied, wen Sie zum Essen ausführen: Immer dann, wenn es sich um Geschäftspartner handelt, dürfen Sie die Kosten für Speisen und Getränke lediglich zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abziehen. Dies gilt etwa für Geschäftsessen mit Kunden, Lieferanten, Beratern oder potenziellen Interessenten.

Wenn Sie derartige Geschäftsessen steuerlich ansetzen wollen, müssen Sie einige Formalien beachten und die Kosten in Ihrer Buchhaltung getrennt aufzeichnen. Der berufliche oder betriebliche Anlass muss deutlich aus dem Beleg der Bewirtung hervorgehen. Sie benötigen einen maschinell erstellten und registrierten Rechnungsbeleg einer Registrierkasse. Darüber hinaus müssen Ort, Datum, die Namen aller Teilnehmer, der Anlass der Bewirtung, die verzehrten Speisen und Getränke sowie die einzelnen Preise aufgeführt sein.

Sie dürfen Ihre Geschäftspartner auch an einem Wochenende zum Essen einladen. Wichtig ist, dass Sie die Namen Ihrer Gäste auf dem Beleg notieren – die Adressen sind nicht erforderlich, aber das Finanzamt darf im Zweifelsfall nachhaken. Den Anlass sollten Sie möglichst detailliert beschreiben und sich nicht auf das Stichwort „Geschäftsessen“ beschränken.

Mit Ihrer Unterschrift bestätigen Sie, dass die Angaben korrekt sind. Damit Sie nicht vergessen, den Beleg zu vervollständigen, füllen Sie ihn daher am besten direkt im Restaurant aus. Denken Sie später daran, den Bewirtungsbeleg zu kopieren. Meist handelt es sich bei den Restaurant-Quittungen um Belege auf Thermopapier, die die zehnjährige Aufbewahrungsfrist nicht lesbar überstehen.

Spendieren Sie Ihren Angestellten ein Essen oder lassen Bewirtung für eine lange Besprechung ins Haus liefern, dürfen Sie die Kosten dafür zu 100 Prozent steuerlich ansetzen. Das gilt aber nur, wenn wirklich alle Verköstigten zu Ihren Mitarbeitern gehören. Sobald auch nur eine Person am Essen teilnimmt, die nicht zu Ihren Mitarbeitern zählt, wird aus dem betrieblichen ein geschäftlicher Anlass – und die Ausgaben sind nur noch beschränkt abzugsfähig.

Bewirten Sie Ihre Arbeitnehmer, sollten Sie den Anlass begründen - zum Beispiel mit dem Ablauf einer internen Schulung oder der Tagesordnung einer Projektbesprechung. Außerdem sollten Sie darauf achten, ob es sich um ein Arbeits- oder ein Belohnungsessen handelt. Denn bei einem Arbeitsessen ist die Bewirtung für den Angestellten steuer- und sozialversicherungsfrei. Voraussetzung ist ein überwiegendes betriebliches Interesse und ein außergewöhnlicher Arbeitseinsatz. Dieser ist beispielsweise gegeben, wenn innerhalb kurzer Zeit viel Arbeit anfällt. Außergewöhnliche betriebliche Besprechungen können ebenfalls Anlass für ein Arbeitsessen sein. Entscheidend ist, dass solche Essen nicht regelmäßig stattfinden.

Arbeitsessen sind für Ihre Mitarbeiter dann steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn Sie pro Mitarbeiter nicht mehr als 60 Euro inklusive Umsatzsteuer ausgeben. Diese Freigrenze sollten Sie unbedingt beachten, denn wenn die Kosten pro Arbeitnehmer den Betrag auch nur um einen Cent übersteigen, wird die komplette Summe steuerpflichtig.