Homeoffice oder externes Büro: Das lohnt sich mehr

Aktualisiert am 20. Oktober 2020

Gerade in Corona-Zeiten fragen sich Gründerinnen und Gründer, ob eine eigene Gewerbefläche überhaupt noch Sinn macht. Den die bedeutet erstmal Kosten und Arbeit. Doch ein eigenes Büro hat Vorteile – besonders finanzielle.

Gerade zu Beginn der Selbstständigkeit liegt es nahe, erst einmal in den eigenen vier Wänden zu starten. Aber auch Existenzgründer sollten durchaus darüber nachdenken, sich ein externes Büro zu suchen: Ein professioneller Auftritt, die Abgrenzung vom privaten Umfeld und nicht zuletzt die steuerlichen Abzugsmöglichkeiten bieten ein echtes Plus.

Ob Online-Shop oder Buchhaltungsbüro, ob Designer oder Coach: In vielen Branchen ist es inzwischen durchaus üblich, als Einzelkämpfer von zuhause aus zu arbeiten. Schließlich sparen Sie im häuslichen Arbeitszimmer den Arbeitsweg, geben für das Büro kaum mehr Geld aus und können bei Bedarf auch noch nach Feierabend und am Wochenende an den Schreibtisch zurückkehren. Allerdings fällt eine Abgrenzung zwischen beruflicher und privater Sphäre vielen Selbstständigen im Home Office schwer. Und Kunden möchten Sie vielleicht auch nicht in der heimischen Küche bewirten. Dazu kommt, dass das Finanzamt in puncto häusliches Arbeitszimmer sehr streng ist und die Kosten dafür als Betriebsausgaben nur unter eng gesteckten Voraussetzungen zulässt.

Mit einem externen Büro haben Sie es steuerlich deutlich leichter. Denn die Raumkosten für ein Büro außer Haus akzeptiert das Finanzamt in aller Regel ohne Probleme. Sie können also etwa die Miete für die Kanzlei oder den Platz in einer Bürogemeinschaft inklusive aller Nebenkosten absetzen. Zu den abzugsfähigen Kosten zählen

• die Miete
• Heizkosten
• Strom
• Wasser
• Grundsteuer
• Müllabfuhr
• Schornsteinfeger
• die Kosten für die Hausratversicherung

Einzige Ausnahme: Eine mögliche Kaution, die Sie zu Beginn des Mietverhältnisses geleistet haben, dürfen Sie in aller Regel nicht ansetzen. Denn dieses »Pfand« erhalten Sie – gegebenenfalls abzüglich möglicher Renovierungskosten – nach Beendigung des Mietverhältnisses zurück. Nur wenn Sie in einem solchen Fall ohne Grund und trotz Aufforderung Ihr Geld vom Vermieter nicht zurückbekommen, dürfen Sie die Kaution als Betriebsausgabe geltend machen.

Neben den laufenden Kosten für Ihr Büro haben Sie noch

• Ausgaben für Renovierung oder Reparaturen im häuslichen Arbeitszimmer,
• Reinigungskosten,
• Aufwendungen für die Ausstattung des Büros (zum Beispiel Tapeten, Teppiche, Vorhänge, Lampen).

Auch diese Ausgaben dürfen Sie in Ihrer Gewinnermittlung ansetzen. 

Je näher das Büro an Ihrer Wohnung liegt, umso kritischer wird das Finanzamt. Denn besteht eine räumliche Verbindung zu Ihrer Wohnung, wird das Büro als häusliches Arbeitszimmer eingestuft – mit der Folge, dass die Steuervorteile möglicherweise stark eingeschränkt werden. Ein von der Wohnung abgetrennter Raum muss immer auch außerhalb der Wohnung einen Zugang haben; in einem Mehrfamilienhaus zum Beispiel durch ein Treppenhaus, das auch andere Mieter benutzen. Bei einem Einfamilienhaus gehören in aller Regel alle Räume zur Wohnung, ein externes Büro wird das Finanzamt hier nicht anerkennen.

Übrigens: Wenn Sie Lagerräume oder eine Werkstatt nutzen, zählen diese Räume nicht als Büro – ganz gleich, wo sie liegen. Denn diese Räume sind steuerlich betrachtet eine Betriebsstätte, mit dem Vorteil, dass die Kosten dafür immer komplett abzugsfähig sind.