Büro vermieten

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Wenn Sie ein Büro vermieten möchten, müssen Sie im Vergleich zu der Vermietung im privaten Bereich einige Besonderheiten berücksichtigen.

Zum einen unterscheidet sich die rechtliche Lage erheblich bei der Vermietung einer Gewerbeimmobilie von einer Vermietung von privatem Wohnraum. Zum anderen muss der Mietvertrag vollkommen anders aufgesetzt werden. Nachfolgend gibt es einige Tipps, die Sie bei einer Büro-Vermietung beachten müssen.

Das Wichtigste in Kürze:

  • Bei der Vermietung von einem Büro handelt es sich um eine gewerbliche Vermietung.
  • Ist der Mieter umsatzsteuerpflichtig müssen Sie die eingenommene Mehrwertsteuer als Einnahme in Ihrer Einkommensteuererklärung angeben.
  • Die Haftung unterscheidet sich zwischen einer natürlichen Person und einer juristischen Person enorm. Beispielsweis muss der Mietvertrag bei einer Aktiengesellschaft von allen Vorstandsmitgliedern unterzeichnet werden.

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Welche Zielgruppe wird bei Vermietung eines Büros angesprochen?

Bei einer Büro-Vermietung handelt es sich um eine Gewerbevermietung, womit Sie nicht nur andere gesetzliche Regeln beachten müssen als im Falle einer Privatvermietung, sondern Sie sprechen auch eine gänzlich andere Zielgruppe an. Denn Ihr Vertragspartner kann eine natürliche Person , aber auch eine juristische Person sein. Eine juristische Person ist zum Beispiel eine Aktiengesellschaft oder eine GmbH.

Dieser Sachverhalt ist sehr wichtig, wenn es um die Haftung geht, denn bei juristischen Personen haften nicht die dahinterstehenden Privatpersonen für die Zahlung der Miete und Pacht. Juristische Personen, zu denen nicht nur Gesellschaften zählen, sondern auch Organisationen und Vereine sind rechtsfähig mit dem Eintrag ins Handelsregister oder mit der Gründung. Das bringt einige Besonderheiten mit sich, wie zum Beispiel die Tatsache, dass bei einer Vermietung an eine Aktiengesellschaft der Mietvertrag nur dann gültig ist, wenn sämtliche Vorstandsmitglieder unterzeichnet haben.

Alternativ reicht es auch, wenn die unterzeichnenden Vorstandsmitglieder Vertretungsbefugnis für diejenigen haben, die nicht unterzeichnen. Ein Gewerbemietvertrag benötigt nur dann eine Schriftform, wenn Sie den Vertrag für eine Zeitdauer abschließen , die länger als ein Jahr ist. Das bedeutet, dass kürzere Laufzeiten auch mündlich abgeschlossen werden können. Der Vertrag kann befristet oder auf unbestimmte Zeit abgeschlossen werden.


Hinweis:

Auch wenn ein Mietvertrag mit einer Vermietungsdauer unterhalb eines Jahres nicht zwangsweise schriftlich erfolgen muss, ist es dennoch empfehlenswert aus Beweisgründen eine schriftliche Vereinbarung niederzulegen.

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Welche Kosten fallen bei der Vermietung eines Büros an?

Bei der Vermietung eines Büros fallen Kosten in Form von Einkommensteuern an. Der Vorteil ist aber, dass Sie sämtliche Kosten, die bei der Vermietung einer Gewerbeimmobilie angefallen sind, steuermindernd absetzen können. Von den Kosten absetzen können Sie zum Beispiel die Herstellungskosten oder die Anschaffungskosten in Form einer Abschreibung. Bei Immobilien, die nach dem Jahr 1924 hergestellt worden sind, schreiben Sie jährlich 2 Prozent der Herstellungskosten oder Anschaffungskosten ab.

Außerdem mindern alle Reparaturkosten, die sogenannten Erhaltungsaufwendungen , die Einnahmen. Sie können im Jahr der Zahlung in voller Höhe abgezogen werden. Auch die Zinsen, die mit dem Kauf der Immobilie zusammenhängen, können Sie von den Einnahmen abziehen. Vermieten Sie umsatzsteuerpflichtig , dann müssen Sie die vom Mieter gezahlte Umsatzsteuer abzüglich der erstatteten Vorsteuer ebenfalls als Einnahme versteuern.

Beispiel:

Einnahmen Verpachtung inklusive Mehrwertsteuer 24.000 €

Einnahmen aus Umlagen 10.000 €

= zu versteuernder Gewinn 34.000 €

abzüglich Abschreibung (2 %) 6.000 €

abzüglich Erhaltungsaufwand 8.000 €

abzüglich Zinsaufwendungen 9.000 €

= zu versteuernder Einnahmen 11.000 €

Einkommensteuer (persönlicher Steuersatz 37 %) 4.070 €



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Welche Steuern fallen bei der Büro-Vermietung an?

Grundsätzlich müssen Sie zunächst einmal alle Einnahmen versteuern, die Sie aus der Vermietung von dem Büro erhalten. Dazu zählen aber auch weitere Dinge, wie zum Beispiel:

  • Mieteinnahmen für Nebenräume, Garagen, Keller, Stellplätze

  • Eingenommene Umlagen, wie zum Beispiel für Müllabfuhr und Energie

  • Erhaltene Entgelte für Werbeflächen oder andere Einnahmen, die mit dem Gebäude in Verbindung stehen

Bei der Versteuerung gilt das Zuflussprinzip . Das bedeutet, dass Sie die Einnahmen in dem Jahr versteuern müssen, in denen sie Ihnen zugeflossen sind. In der Praxis sind somit Pachten, die zum Beispiel rückwirkend für das vorangegangene Jahr gezahlt wurden, in dem Jahr zu versteuern, in dem die Einnahme erfolgte. Wichtig: Sie müssen nicht Eigentümer des Gebäudes sein, um Einkünfte aus der Vermietung eines Büros haben zu können. Auch als Mieter können Sie entsprechende Einkünfte generieren.


Hinweis:

Nicht zu den Mieteinnahmen zählen Kautionen, die Sie vom Mieter erhalten haben. Erst dann, wenn die Kaution entnommen wird, zum Beispiel deshalb, weil der Mieter seiner Zahlungspflicht nicht nachgekommen ist, müssen diese Einnahmen versteuert werden.

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Welche Unterlagen muss ein Vermieter für die Vermietung eines Büros besorgen?

Personen, die ein Büro vermieten möchten, müssen auf andere Dinge achten als bei einer privaten Vermietung. So gibt es auch andere benötigte Dokumente, wie zum Beispiel einen Handelsregisterauszug . Statt einer SCHUFA Auskunft holen Sie sich eine Wirtschaftsauskunft ein. Lassen Sie sich als Beleg, dass genügend Einnahmen vorhanden sind, einige wirtschaftliche Dokumente vorlegen, wie zum Beispiel eine BWA, den Jahresabschluss und die Bilanzen .

Benötigte Dokumente vor Vermietung Benötigte Dokumente nach Vermietung
Wirtschaftsauskunft Nachweis Umsatzsteuerpflicht
Selbstauskunft für Gewerbe Steuernummer/Umsatzsteueridentifikationsnummer
Kopie Personalausweis Gesellschafter/Geschäftsführer Beleg Zahlung Kaution
Handelsregisterauszug Versicherungsbestätigung Betriebshaftpflicht mit Mietsachschäden
Gewerbeanmeldung
Mietvertrag mit Unterschrift auf jeder Seite inkl. Gesellschafter Zustimmungserklärung
BWA, Bilanz, Jahresabschluss

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Worauf sollten Vermieter achten?

Während bei privaten Mietverträgen keine Befristung möglich ist, ist dies bei Gewerbeimmobilien nicht so, denn hier ist der Schutz des Mieters deutlich weniger ausgeprägt . Das bedeutet, dass Sie auch ohne Grund einen Mietvertrag befristet abschließen können. Im Gewerbe haben befristete Mietverträge viele Vorteile . Doch auch ein unbefristeter Vertrag kann mit einer Frist von sechs Monaten zum Ende eines Vierteljahres gekündigt werden.

Dahingegen kann ein befristeter Vertrag nur aus wichtigem Grund gekündigt werden, zum Beispiel dann, wenn der Mieter die Pacht nicht zahlt. Mit einer festen Laufzeit haben beide Seiten eine hohe Sicherheit. Aufgrund der langen Laufzeiten wünschen Vermieter, die ein Büro vermieten, dass die Miete und Pacht in dieser Zeit auch erhöht werden kann. Dies muss allerdings bereits im Vertrag festgelegt werden . Dafür gibt es vier verschiedene Möglichkeiten:

  • Wertsicherungsklausel : Miete wird der Inflation entsprechend angepasst.

  • Staffelmietvertrag : Festlegung, zu welchem Zeitpunkt sich die Miete erhöht.

  • Umsatzmiete : Orientierung der Miethöhe an dem Umsatz des Mieters.

  • Modernisierung : Miete wird nach Modernisierung erhöht.

Tipp:

Wenn Sie eine Wertsicherungsklausel vereinbaren möchten, sollten Sie hierfür einen Makler oder einen Fachanwalt für Mietrecht für die Ausgestaltung des Pachtvertrages hinzuziehen.


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