Immobilieneigentümer, die ihr Objekt vermieten, sind laut Paragraf 556 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) dazu verpflichtet, einmal jährlich eine Betriebs- und Heizkostenabrechnung zu erstellen. Als Heizkosten werden die Kosten der Wärme- und Warmwasserlieferung bezeichnet. Zu den Betriebskosten zählen diejenigen Aufwendungen, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes entstehen. Grundsätzlich sind die Betriebskosten vom Eigentümer zu tragen, er kann die Kosten aber auch auf den Mieter umlegen. Allerdings muss dies zwischen Mieter und Vermieter wirksam vertraglich vereinbart werden. Darüber hinaus ist eine hinreichende Bestimmung der Kosten erforderlich. Dementsprechend reicht es nicht aus, wenn im Mietvertrag die Übernahme der üblichen Nebenkosten geregelt wird. Vielmehr müssen die Kostenarten, die vom Mieter übernommen werden, einzeln aufgeführt werden. Sind die Betriebs- und Heizkosten vom Mieter zu tragen, können entweder Vorauszahlungen mit späterer Betriebs- und Heizkostenabrechnung oder eine angemessene Pauschale vereinbart werden (§ 556 Abs. 2 S. 1 BGB).

Betriebs- und Heizkosten auf Mieter umlegen

Haben Mieter und Vermieter vertraglich vereinbart, dass der Mieter die Betriebs- und Heizkosten trägt und hierfür Vorauszahlungen in angemessener Höhe leistet, muss der Vermieter einmal im Jahr eine Betriebs- und Heizkostenabrechnung erstellen. Rechtliche Grundlage für die Betriebs- und Heizkostenabrechnung ist die Verordnung über die Aufstellung von Betriebskosten, kurz Betriebskostenverordnung. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass die Abrechnung dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit folgen muss. Darüber hinaus muss die Betriebs- und Heizkostenabrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums zukommen. Wird diese Frist nicht eingehalten, können Vermieter keine Nachforderungen mehr geltend machen. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn der Vermieter die Verspätung nicht selbst zu vertreten hat. Sollten Mieter Teilabrechnungen fordern, können Vermieter diesem Wunsch nachkommen. Allerdings sind sie hierzu nicht verpflichtet.

Betriebs- und Heizkostenabrechnung bei vermieteten Eigentumswohnungen

Handelt es sich bei dem vermieteten Objekt um eine Eigentumswohnung, müssen Vermieter einige Besonderheiten berücksichtigen. Denn die Betriebs- und Heizkostenabrechnung für die Eigentümergemeinschaft wird nach anderen Grundsätzen erstellt als für Mieter. So ist im Wohnungseigentumsrecht das sogenannte Abflussprinzip maßgeblich. Das bedeutet, die Kosten müssen in dem Jahr in die Hausgeldabrechnung eingestellt werden, in dem sie beglichen werden. Im Mietrecht hingegen besteht die Möglichkeit, auch das Leistungsprinzip zugrunde zu legen. Die Betriebskosten werden dann in der Abrechnungsperiode angerechnet, in der die entsprechenden Leistungen erbracht wurden. Bei vermieteten Eigentumswohnungen kann es daher passieren, dass die Abrechnung der Hausverwaltung nicht für die Heiz- und Betriebskostenabrechnung des Mieters verwendet werden kann.

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