Rechnungen richtig schreiben
Kleine Beträge, weniger Vorschriften
Rechnungen zu schreiben ist nicht leicht. Denn die Finanzverwaltung hat umfangreiche Formvorschriften entwickelt, die einzuhalten sind. Die gute Nachricht lautet: Bei kleineren Rechnungsbeträgen sind die Formalitäten nicht ganz so streng.
Das Wichtigste in Kürze
Pflichtangaben auf einer Rechnung
Bei Rechnungen heißt es für Unternehmer stets genau hinzusehen. Das gilt auch in steuerlicher Hinsicht. Denn nur mit einer korrekten Rechnung kann derjenige, der die Rechnung bezahlt, die darin enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen. Zu den Pflichtangaben, die auf eine Rechnung gehören, zählen:
| Das muss auf die Rechnung |
| Name und Adresse des leistenden Unternehmers |
| Name und Adresse des Kunden |
| Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens |
| Ausstellungsdatum |
| Fortlaufende Rechnungsnummer |
| Menge und Art der Lieferung oder Leistung |
| Zeitpunkt/Zeitraum der Leistung |
| Nettoentgelt |
| Minderung des Entgelts |
| Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag (falls man umsatzsteuerpflichtig ist) |
| Hinweis auf Aufbewahrungspflicht bei Privatpersonen |
Tipp:
Achten Sie also immer darauf, dass Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen den Anforderungen des Finanzamts entsprechen. Sonst gefährden Sie für sich und für Ihre Kunden den Vorsteuerabzug.
Weniger Bürokratie für den Kassenzettel
Für kleinere Beträge gilt allerdings weniger Bürokratie. Bis zu einem Rechnungsbetrag von 250 € sind nicht sämtliche Pflichtangaben erforderlich. Bislang lag der Schwellenwert für Kleinbetragsrechnungen bei 150 Euro. Der Gesetzgeber hat diese Grenze rückwirkend zum 1. Januar 2017 angehoben. Die Anpassung bringt vor allem bei der Abrechnung von kleinen, häufig vorkommenden Barumsätzen Vorteile mit sich – beispielsweise im Handel mit Waren des täglichen Bedarfs. Aber auch bei Kleinbetragsrechnungen sind einige Punkte wichtig. Diese müssen in jedem Fall enthalten sein:
| Das muss auf die Kleinbetragsrechnung |
| vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers |
| Ausstellungsdatum |
| Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Leistungen |
| Bruttobetrag in einer Summe (Nettobetrag zzgl. Umsatzsteuer) |
| anzuwendender Umsatzsteuersatz |
| Hinweis auf Steuerbefreiung bei steuerfreien Umsätzen |
Kleinbeträge ohne große Formalia
Bei Kleinbetragsrechnungen brauchen Sie sich also keine Gedanken über Elemente wie eine fortlaufende Rechnungsnummer zu machen. Es ist auch nicht notwendig, die Umsatzsteuer gesondert auszuweisen und die Angabe der Steuernummer entfällt. Selbst auf die Adresse des Leistungsempfängers sowie den Zeitpunkt der Leistung können Sie verzichten. Der übliche Kassenbon reicht also in der Regel bis zu einem Betrag von 250 Euro aus. Aber Achtung: Der Grenzbetrag von 250 € bezieht sich auf den Bruttobetrag einschließlich möglicher Umsatzsteuer.
Die reduzierten Angaben für Kleinbetragsrechnungen gelten übrigens auch für Fahrausweise, beispielsweise Zugtickets oder Fahrscheine im öffentlichen Nahverkehr. Allerdings gibt es Ausnahmen von der Kleinbetragsregelung: So müssen Sie beim Versandhandel immer eine normale Rechnung mit allen Pflichtangaben ausstellen, auch wenn der Umsatz nicht mehr als 250 Euro beträgt.
