Ein wichtiges Thema bei der Nebenkostenabrechnung sind die gesetzlich geregelten Fristen. Läuft alles fristgerecht, können Vermieter:innen und auch Mieter:innen Ihre Rechte in Anspruch nehmen. Halten Sie als Vermieter beispielsweise die Abrechnungsfrist nicht ein, verlieren Sie den Anspruch auf die Nachzahlung durch den:die Mieter:in. Damit Sie keine Fristen verpassen, erfahren Sie hier alles rund um den Abrechnungszeitraum, Abgabefrist, Zahlungsfrist, Widerspruchsfrist und Verjährung.


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Das Wichtigste in Kürze
  • Nach Ende des Abrechnungszeitraums haben Vermieter:innen zwölf Monate Zeit, die Nebenkostenabrechnung für ihre Mieter:innen zu erstellen.

  • Falls Sie die Frist der Nebenkostenabrechnung verpassen, dürfen Sie keine Nachzahlungen von den Mieter:innen einfordern.

  • Nach Fristablauf dürfen Mieter:innen Ansprüche auf Nachzahlungen jedoch noch geltend machen.

  • Zahlungsfrist, Widerspruchsfrist, Verjährungsfrist – wir informieren Sie über weitere wichtige Fristen der Nebenkostenabrechnung.

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Diese Fristen sind für die Nebenkostenabrechnung wichtig

Die Nebenkostenabrechnung ist an bestimmte Fristen und Zeiträume gebunden, die eingehalten werden müssen, damit die Nebenkostenabrechnung auch rechtsgültig ist. Zu diesen Fristen gehören:

  • Abrechnungszeitraum: 12 Monate 
  • Abgabefrist: 12 Monate 
  • Zahlungsfrist: 30 Tage 
  • Widerspruchsfrist: 12 Monate 
  • Verjährungsfrist: 3 Jahre 

Wenn Ihre Mieter:innen eine regelmäßige Nebenkostenvorauszahlung über die Warmmiete leisten, müssen Sie als Vermieter:in Ihnen einmal im Jahr eine Abrechnung schicken. Es gibt verschiedene Fristen bei der Nebenkostenabrechnung für Vermieter:innen zu beachten: Zuallererst gilt eine Frist von zwölf Monaten ab Ende des Abrechnungszeitraums. Innerhalb dieser Frist muss eine rechtsgültige Nebenkostenabrechnung an bei dem:der Mieter:in eingegangen sein. Mehr zu den Fristen einer Nebenkostenabrechnung erfahren Sie in diesem Beitrag. 


Fristen für die Nebenkostenabrechnung Übersicht Fristen für die Nebenkostenabrechnung

Abrechnungszeitraum: Welchen Zeitraum schließt die Nebenkostenabrechnung ein?

Grundsätzlich beträgt der Abrechnungszeitraum nach § 556 Abs. 3 des BGB immer zwölf Monate. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Abrechnungszeitraum zwischen Januar und Dezember oder zwischen April und März liegt. Folgen Sie dem Kalenderjahr, muss Ihre Nebenkostenabrechnung spätestens am 31.12.2024 dem:der Mieter:in vorliegen. Endet der Abrechnungszeitraum im März, muss Nebenkostenabrechnung Ende Februar vorliegen. Für welchen Abrechnungszeitraum Sie sich auch entscheiden, wichtig ist nur, dass Sie diesen Turnus in den folgenden Jahren beibehalten.  

Nebenkostenabrechnungen über mehr als zwölf Monate sind nicht ordnungsgemäß. Mieter:innen können die Nachzahlungen für solche Abrechnungen verweigern. 

Kürzere Abrechnungszeiträume sind in Ausnahmefällen zulässig. Diese Regelung kommt besonders häufig zur Anwendung, wenn Mieter:innen weniger als ein Jahr lang in der Mietwohnung wohnen. Die Nebenkostenabrechnung kann dann vorgezogen werden, auch wenn der:die Vermieter:in nicht dazu verpflichtet ist.  


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Abgabefrist: Nebenkostenabrechnung bis wann zustellen?

Noch eine wichtige Frist für Vermieter:innen bei der Nebenkostenabrechnung ist die Abgabefrist, die 12 Monate umfasst. Sie haben ein Jahr Zeit, um für Ihre:n Mieter:in die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Dabei ist wichtig, dass der:die Adressat:in die Nebenkostenabrechnung vor Ablauf der Frist auch erhält.  


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Beispiel: Abgabefrist der Nebenkostenabrechnung

Wenn Ihr Abrechnungszeitraum am 31.12.2023 endet, so müssen Sie die Nebenkostenabrechnung 2023 bis zum 31.12.2024 zugestellt haben. Gelingt Ihnen die fristgerechte Zustellung nicht, müssen Ihre Mieter:innen unter Umständen keine Nachzahlung leisten, behalten aber Ihr Anrecht auf das eventuell vorhandene durch Sie rückzahlbare Guthaben.


Bei besonders hohen Nachzahlungen kann eine verspäteten Nebenkostenabrechnung für Vermieter:innen schmerzhafte finanzielle Einbußen bedeuten. Aber was geschieht, wenn Sie überhaupt keine Nebenkostenabrechnung vorlegen? – Ihren Mieter:innen steht diese nach Betriebskostenverordnung zu. Laut § 273 (BGB) greift hier das Recht auf Zurückbehaltung. Ihre Mieter:innen dürfen die Vorauszahlungen der monatlichen Nebenkosten einstellen. Sobald die Nebenkostenabrechnung eingegangen ist, müssen die fehlenden Beträge allerdings umgehend nachgezahlt werden.  

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Keine Nachzahlung bei Nichteinhaltung der Frist

Wenn Sie die Nebenkostenabrechnung für die Wohnung nicht rechtzeitig zugestellt haben, können Sie keine Nachzahlungen von Ihren Mieter:innen einfordern. Die Mieter:innen haben aber dennoch ein Recht auf eventuelle Rückzahlungen

Können Mieter Widerspruch einlegen? Mit welcher Frist?

Sind Punkte unklar oder strittig geblieben, können Mieter:innen ihre Nebenkostenabrechnung prüfen lassen und Widerspruch einlegen. Der Widerspruch muss jedoch innerhalb eines Jahres nach dem Zugang der Abrechnung erfolgt sein. Nur so können Mieter:innen ihre Einwände nach § 556 Absatz 3 Sätze 5 und 6 (BGB) geltend machen. 

Wird ein Widerspruch eingelegt, müssen Mieter:innen aber dennoch zunächst die Nachzahlung tätigen. Sofern nicht anders vereinbart, ist die Nachzahlung innerhalb eines Zeitfensters von 30 Tagen nach Erhalt zu begleichen. Der Widerspruch an sich hat somit keine aufschiebende Wirkung auf den vorgegebenen Fälligkeitstermin. Vermieter:innen müssen auf die gesetzlichen Bestimmungen hinweisen, sich selbst aber auch daran halten und ein Guthaben ebenfalls in der 30-tägigen Frist auszahlen. 

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Um sich Gewissheit zu verschaffen, ist der:die Mieter:in berechtigt,Einsicht in die relevanten Rechnungen und Belege der Abrechnung zu nehmen

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Verjährung der Nebenkostenabrechnung

Eine weitere relevante Frist für die Nebenkostenabrechnung betrifft die Verjährung. Es handelt sich hierbei um die Frist, in der Ansprüche aus der Betriebskostenabrechnung von Vermieter- oder Mieterseite geltend gemacht werden können. Laut § 195 des BGB beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre
Die Verjährungsfrist bei Nebenkostenabrechnungen beginnt mit dem Ende der Abgabefrist

Beispiel:
Ihre Mieter:innen erwarten die Nebenkostenabrechnung 2023 bis zum 31.12.2024. Der Anspruch auf eine Nebenkostenabrechnung oder einer Rückzahlung verjährt nach 3 Jahren, in unserem Beispiel zum 31.12.2027. Nach dieser Frist stehen auch dem:der Vemieter:in keine Nachforderungen mehr zu. Mit Ablaufen der Verjährungsfrist kann keine der Vertragsparteien Ansprüche geltend machen. 

Wann ist eine verspätete Nebenkostenabrechnung erlaubt?

Sollte die Verspätung der Nebenkostenabrechnung nicht Ihre Schuld sein, ist eine verspätete Zusendung erlaubt. Jedoch liegt die Beweispflicht darüber, dass die Fristüberschreitung nicht Ihr Verschulden ist, bei Ihnen. Nur, wenn Sie diese Bedingungen erfüllen, ist die Nebenkostenabrechnung nach dem Frist-Zeitraum wirksam.


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Folgende Gründe kommen für die Verspätung der Betriebskostenabrechnung infrage:

  • Der Versorger hat die Rechnung verspätet zugeschickt. 
  • Der:die Mieter:in ist unbekannt verzogen und Sie müssen die Anschrift der neuen Wohnung erst herausfinden. 
  • Es liegen Konflikte mit dem:der Mieter:in vor. 
  • Manchmal gibt es auch einen Rechtsstreit um die Nebenkosten, das vorhandene Guthaben oder um den Mietvertrag, den Sie erst klären müssen, bevor Sie Nebenkosten abrechnen können.  

Welche Frist gilt für die Nebenkostenabrechnung nach Auszug oder Tod des Mieters?

Die Fristen für die Mietnebenkostenabrechnung gelten auch dann, wenn der:die Mieter:in seitdem vorzeitig ausgezogen ist. Die Nebenkostenabrechnung bei Mietwechsel wird also nicht anders behandelt als sonst. Sie als Vermieter:in müssen Ihren mittlerweile verzogenen Mieter:innen zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums die Mietnebenkostenabrechnung in Schriftform zukommen lassen. Selbst für den Fall, dass ein:e Mieter:in verstirbt, ist eine Nebenkostenabrechnung erforderlich. Die Nebenkostenabrechnung geht nach dem Tod der Mieter:innen an die Erb:innen.  

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Nebenkosten bei vorzeitigem Auszug zahlen

Manche Mieter:innen würden die Mietzahlungen bei einem vorzeitigen Auszug gern mindern und in dieser Zeit nur noch die Kaltmiete zahlen, also keine Betriebskosten mehr entrichten. Dies ist jedoch nicht zulässig!

Was muss ich als Vermieter bei der Nebenkostenabrechnung beachten?

In der Nebenkostenabrechnung werden umlagefähige Betriebskosten aufgeführt, die die Mieter:innen tragen müssen. Als Vermieter:in sind Sie verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung so zu erstellen, dass sie klar, übersichtlich und nachvollziehbar ist. Sie muss also frei von komplizierten Rechnungen sein, damit die Mieter:innen sie einfach überprüfen können. Eine Betriebskostenabrechnung muss in schriftlicher Form erfolgen, also per Post, Fax oder E-Mail an die einzelnen Mietparteien übersandt werden.


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Um dies sicherzustellen, müssen formale und inhaltliche Mindestanforderungen an die Form der Nebenkostenabrechnung eingehalten werden, da sie ansonsten nicht gültig ist. Neben einer nachvollziehbaren Zusammenstellung aller Gesamtkosten und der Aufschlüsselung nach individuellem Verbrauch, muss die Abrechnung auch Angaben zum Verteilerschlüssel und den geleisteten Vorauszahlungen enthalten.

Wie kann ich die Nebenkostenabrechnung innerhalb der Frist rechtssicher zustellen?

Als Vermieter:in tragen Sie hinsichtlich der fristgerechten Zustellung der Nebenkostenabrechnung die volle Beweislast. Mieter:innen müssen das schriftliche Dokument rechtzeitig und vollständig erhalten. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie nachweisen, dass Sie das Dokument ordnungsgemäß versandt haben.

Es gibt die folgenden Möglichkeiten zur Zustellung der Nebenkostenabrechnung:

  1. Zustellung durch die Post oder andere Versandunternehmen
  2. Einschreiben
  3. Postzustellungsurkunde/Zustellung durch Gerichtsvollzieher
  4. Per E-Mail
  5. Per Fax
  6. Persönliche Übergabe des schriftlichen Dokuments

Der Versandbeleg allein ist bei keiner dieser Varianten ausreichend, um den Eingang der Nebenkostenabrechnung bei den Mieter:innen zu beweisen. Übrigens ist ein Aushang im Flur ebenfalls nicht ausreichend. Im Zweifelsfall können Sie die Nebenkostenabrechnung persönlich zustellen oder Ihre Mieter:innen um eine schriftliche Eingangsbestätigung bitten. Falls Sie erwarten, dass es Probleme geben könnte, ist es möglich, die Nebenkostenabrechnung unter Anwesenheit von neutralen Zeug:innen zu übergeben.

Gibt es ein Muster für Nebenkostenabrechnungen?

Um die Abrechnungen schnell erstellen zu können, bietet Ihnen Vermietet.de von ImmoScout24 eine einfache Berechnungsvorlage für die Nebenkostenabrechnung. Alles, was Sie tun müssen, ist den Gesamtverbrauch online einzugeben. Je nach Verteilerschlüssel werden anschließend die Abrechnungen für die einzelnen Mietparteien erstellt.


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Durch den klaren Aufbau des Formulars, die Transparenz aller Kosten und den nachvollziehbaren Verteilerschlüssel sind Sie auf der sicheren Seite und haben alle umlegbaren Kosten im Blick. Die Nebenkostenabrechnung, die Sie online erstellen, erhalten Sie ganz bequem per E-Mail. Die Abrechnung der Nebenkosten für Ihre Mieter:innen können Sie also ebenso unkompliziert per E-Mail weiterleiten.

FAQ: Häufige Fragen zu den Fristen der Nebenkostenabrechnung

Welche Frist gilt für die Nebenkostenabrechnung?

§ 556 Abs. 3 des BGB gibt an, dass Sie die Nebenkostenabrechnung alle zwölf Monate schicken müssen. Dafür dürfen Sie selbst den Zeitpunkt wählen, an den Sie sich dann in allen folgenden Jahren des Mietverhältnisses halten müssen.

Wann muss die Nebenkostenabrechnung spätestens da sein?

Vermieter:innen müssen die Nebenkostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach dem Ende der Abrechnungsperiode vorlegen (§ 556 Abs. 3 BGB). Diese endet in der Regel am 31. Dezember.

Wie lange kann ich Nebenkosten rückwirkend einfordern?

Als Vermieter:in haben Sie drei Jahre lang Anspruch auf die Zahlung ausstehender Nebenkosten. Jedoch gilt das nur, wenn Sie die Nebenkostenabrechnung fristgerecht innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums verschicken.

Was passiert, wenn die Nebenkostenabrechnung zu spät kommt?

Wenn Sie die Nebenkostenabrechnung nach Ablauf der Frist von 12 Monaten verschicken, müssen Mieter:innen Ihren Aufforderungen zur Nachzahlung nicht nachkommen. Rückzahlungen dürfen sie jedoch trotzdem von Ihnen fordern.

In welchem Zeitraum muss die Nebenkostenabrechnung bezahlt werden?

Nach Ende der Abgabefrist haben Mieter:innen 30 Tage Zeit, die Nachzahlungen zu begleichen. Vermieter:innen müssen innerhalb dieser Frist für die Rücküberweisung eines eventuellen Guthabens sorgen.

Wann verjährt die Nebenkostenabrechnung?

Ansprüche, die sich aus der Nebenkostenabrechnung ergeben, können nach §195 BGB nur innerhalb von drei Jahren geltend gemacht werden. Wurden innerhalb dieser dreijährigen Frist durch den:die Vermieter:in oder den:die Mieter:in keine Forderungen gestellt, sind eventuelle Ansprüche verjährt.


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Nadine Kunert
Expertin für Verkauf & Vermietung

Nadine Kunert informiert dich als Immobilienexpertin und Redakteurin von ImmoScout24 mit informativen und sorgfältig recherchierten Inhalten rund um das Thema Immobilienverkauf und Vermietung. Nadine ist studierte Kommunikationswissenschaftlerin, hat viele Jahre als Content Managerin in der Baubranche gearbeitet und ist seit 10 Jahren selbst Vermieterin. Dadurch hat sie einen praxisnahen Bezug und strebt danach, die Themen leserfreundlich und verständlich für dich aufzubereiten.

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