§ 556 BGB regelt die „Vereinbarungen über Betriebskosten“, die der Vermieter dem Mieter in Rechnung stellen darf. Abgerechnet wird hierbei immer über einen Zeitraum von höchstens zwölf Monaten. Die Betriebskostenabrechnung darf höchstens zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums beim Mieter eintreffen, ansonsten wird sie ungültig.

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Das Wichtigste in Kürze

  • Der Abrechnungszeitraum für die Mietnebenkosten wird im Mietvertrag festgehalten und beläuft sich auf maximal zwölf Monate. Nach Ablauf dieses Zeitraums bleiben Vermietern zwölf Monate Zeit, um die Betriebskostenabrechnung zu stellen.
  • Eine verspätete Ausstellung der Nebenkostenabrechnung gilt als formeller Fehler, wodurch die Abrechnung ungültig wird.
  • Nach Verstreichen der Abrechnungsfrist verfallen Nachzahlungsforderungen seitens des Vermieters, Mieter können jedoch weiterhin eine Abrechnung einfordern und gegebenenfalls Rückzahlungsansprüche geltend machen.
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Was ist die Abrechnungsfrist für Betriebskosten?

Vermieter haben das Recht, entweder eine Pauschale oder eine Vorauszahlung für die Mietnebenkosten zu vereinbaren. Die Abrechnungsfrist bestimmt den Zeitraum, in dem Sie nach Ablauf Ihres mietvertraglich festgelegten Abrechnungszeitraums mit dem Mieter abrechnen müssen. Diese Abrechnungsfrist beträgt genau zwölf Monate und beginnt mit Ablauf des jährlichen Abrechnungszeitraums.

Gut zu wissen

Der Abrechnungszeitraum muss sich nicht zwingend mit dem Kalenderjahr decken. Sie müssen also nicht von Januar bis Dezember abrechnen, sondern können die Nebenkosten genauso gut immer von September bis August auflisten.

Nach § 556 Abs. 3 BGB sind Nachforderungen nach Ablauf der zwölfmonatigen Frist ausgeschlossen, es sei denn, Sie als Vermieter haben die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Dies muss jedoch nachweislich der Fall sein, beispielsweise wenn Ihnen der Grundsteuerbescheid vom Finanzamt zu spät zugestellt wurde. Regelungen zum Nachteil des Mieters sind nicht erlaubt.

Wann wird die Abrechnung unwirksam?

  • Grundsätzlich gilt, dass verspätet zugestellte Abrechnungen unwirksam sind, wenn sich daraus eine Nachzahlung ergibt. Die Gesetzeslage ist eindeutig, hier können Sie keine Ansprüche durchsetzen.
  • Anders sieht der Fall aus, wenn sich daraus eine Gutschrift zugunsten des Mieters ergibt. Nach Ablauf der Frist dürfen Sie zwar keine Nachzahlung mehr geltend machen, Ihr Mieter kann aber dennoch auf eine Abrechnung und auf eine etwaige Rückzahlung zu hoher Nebenkostenvorauszahlungen bestehen.
  • Mieter könnten als eine Art Sanktion für regelmäßig verspätet abgegebene Abrechnungen die laufenden Vorauszahlungen auslassen. Dieses Zurückbehaltungsrecht erlischt aber in dem Moment, in dem die Abrechnung formal und inhaltlich korrekt vorliegt.
  • Unterlassen Sie dauerhaft die Abrechnung, kann der Anspruch durch den Mieter auch auf gerichtlichem Wege eingeklagt werden.
  • Zwar räumt § 556 BGB dem Mieter eine Frist zur Überprüfung ein, allerdings verlängert oder verändert sich hierdurch nicht die Fälligkeit.
  • Die Ausschlussfrist beginnt nicht neu, wenn der Mieter ein Anerkenntnis noch innerhalb der Ausschlussfrist abgibt (vgl. BGH, Urteil vom 09. April 2008, Az. VIII ZR 84/07).
Info

Der Abrechnungszeitraum kann sich verkürzen, etwa wenn Mieter im Laufe eines Jahres einziehen. Hier dürfen Sie nicht mehrfach abrechnen, sondern müssen die Nebenkosten anteilig nach dem Zeitraum abrechnen.

Wie lässt sich die Nebenkostenabrechnung korrigieren?

Um die Jahresfrist nach § 556 BGB einzuhalten, muss Ihre Abrechnung vorerst nur formellen Bestimmungen entsprechen, um rechtlich wirksam zu sein. Darauf, ob sie auch inhaltlich richtig ist, kommt es zunächst nicht unbedingt an. Sollte beispielsweise ein Rechenfehler vorhanden sein, können Sie diesen auch noch nach Ablauf der Jahresfrist korrigieren. Dieser gilt nämlich als inhaltlicher Fehler, der nachträglich in einer erneuerten Betriebskostenabrechnung behoben werden kann. Kommt jedoch nach Korrektur ein höherer Nachzahlungsbetrag zu Ihren Gunsten zustande, dürfen Sie den höheren Betrag nicht vom Mieter einfordern (BGH, Urteil v. 17.11.2004 VIII ZR 115/04). Fällt die neue Abrechnung zugunsten des Mieters aus, sind Sie dazu verpflichtet, den fälligen Betrag zu begleichen.

Gut zu wissen

Formelle Fehler wie die Angabe eines falschen Abrechnungszeitraums oder nicht nachvollziehbare Kostenpunkte lassen sich nachträglich nicht mehr korrigieren und die Nebenkostenabrechnung kann für ungültig erklärt werden.

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