Nach Angaben von Mieterverbänden, die ihre Mitglieder in allen Streitpunkten mit Vermietern beraten, ist etwa jede zweite Nebenkostenabrechnung fehlerhaft. Nicht immer muss das bedeuten, dass die Abrechnung ungültig wird. Welche formellen Ungenauigkeiten zu einer fehlerhaften Nebenkostenabrechnung führen und wo bei der Erstellung die meisten Fehler entstehen, erfahren Sie hier.

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Das Wichtigste in Kürze

  • Bei Abrechnungsfehlern in der Nebenkostenabrechnung wird zwischen inhaltlichen und formellen Fehlern unterschieden. Während inhaltliche Fehler innerhalb von zwölf Monaten nach Ablauf des Berechnungszeitraums angeglichen werden können, wird die Betriebskostenabrechnung durch formelle Fehler ungültig.

  • Achten Sie auf die Angabe des korrekten Abrechnungszeitraums und des vertraglich vereinbarten Umlagemaßstabs. Ungenauigkeiten dieser Angaben gelten als formelle Fehler in der Betriebskostenabrechnung. Rechenfehler hingegen können nachträglich korrigiert werden.

  • Es können nur solche Nebenkosten auf die Mieter umgelegt werden, die in der Betriebskostenverordnung aufgeführt werden. So können beispielsweise Hausmeisterkosten oft nicht vollständig auf die Mieterschaft umgelegt werden.

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Worauf müssen Sie bei der Abrechnung von Betriebskosten achten?

Als Vermieter sollten Sie sich konkret an die gesetzlichen Vorgaben und Fristen halten. Auch dürfen nur solche Nebenkosten auf Mieter umgelegt werden, die explizit in der Betriebskostenverordnung aufgeführt sind. Hier gilt der Grundsatz: Nur das, was auch wirksam im Mietvertrag zulasten des Mieters vereinbart wurde, kann umgelegt werden.

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Damit die Nebenkostenabrechnung nicht zu hoch oder zu niedrig ausfällt, gilt es, einige Grundsätze zu beachten:

  1. Die Nebenkostenabrechnung sollte immer korrekte Angaben über Sie als Vermieter, die Mieteinheit und die Bewohner des Mietobjekts enthalten. Diese Angaben dienen dem Mieter, also dem Empfänger der Abrechnung, als Orientierung.
  2. Prüfen Sie, ob Sie den im Mietvertrag vereinbarten Umlageschlüssel (Verteilerschlüssel) der Abrechnung zugrunde gelegt haben und bei den einzelnen Kostenarten zutreffend angewandt haben. Die Nebenkostenabrechnungen der Hausverwaltung gehen auf Tausendstel. Die mietvertraglichen Abrechnungsgrößen sind entweder die Wohnfläche oder die Anzahl der Personen. Eine Abrechnung nach Tausendstel wird mit den Wohnungsmietern meist nicht vereinbart. Aus diesem Grund sind hier viele Nebenkostenabrechnungen fehlerhaft. Der angewendete Verteilerschlüssel muss in der Nebenkostenabrechnung deutlich erwähnt und erläutert werden.
  3. Damit die Betriebskostenabrechnung nicht fehlerhaft ausfällt, sollten eigene Wirtschaftseinheiten gebildet werden. Mehrere Häuser, die in keinem wirtschaftlichen Zusammenhang stehen, dürfen vom Vermieter nicht zusammengefasst werden. Es handelt sich um eine formell falsche Nebenkostenabrechnung, wenn diese für rechtlich nicht zusammengehörende Objekte erstellt wurde.

Was sind die häufigsten Abrechnungsfehler?

Grundsätzlich gilt, dass Sie viel Wert auf eine inhaltlich und formell korrekte Nebenkostenabrechnung legen sollten. Sollten sich Mieter dann aber wegen einer zu hohen Nebenkostenabrechnung beschweren, gilt es, die Nebenkostenabrechnung auf falsche Angaben oder Fehler zu prüfen. Bei dieser Prüfung wird zwischen inhaltlichen und formellen Fehlern unterschieden. Zur Ungültigkeit der Abrechnung führen nur formelle Fehler, während inhaltliche Fehler vom Vermieter noch korrigiert und angeglichen werden können. Eine fehlerhafte Betriebskostenabrechnung bedeutet also nicht, dass diese automatisch ungültig wird. Die folgende Tabelle zeigt in Kürze die unterschiedlichen inhaltlichen und formellen Fehler bei falschen Nebenkostenabrechnungen auf:

Inhaltliche Fehler

Formelle Fehler

  • Fehler bei der Anwendung des Verteilerschlüssels

  • Anwendung eines falschen Abrechnungsmaßstabs

  • Angabe einer falschen Wohn- oder Gesamtfläche

  • Allgemeine Schreib- oder Rechenfehler

  • Vergessene Unterschrift des Vermieters

  • Angabe eines falschen Abrechnungszeitraums

  • Abrechnungsfrist (12 Monate) nicht eingehalten

  • Auflistung der Kosten nicht nachvollziehbar

  • Kommt nicht vom Vermieter oder einer beauftragten Person (etwa ein Hausverwalter, unbedingt mit Vollmacht)

  • Umlagemaßstab wird in der Abrechnung nicht mitgeteilt und erläutert (Angaben müssen anhand des Verteilerschlüssels nachvollzogen werden können)

  • Anteilskosten des Mieters werden nicht an den Gesamtkosten gemessen

  • Abrechnung enthält ohne weitere Erklärung einen Teil namens „Dienstleistungen“ oder „Sonstige Kosten“

  • Mehrere Kostenpunkte oder Dienstleistungen sind ohne Grund zusammengefasst

  • Abrechnung enthält unsachgemäße Schätzungen oder Vorbehalte

  • Heizkosten wurden nicht verbrauchsabhängig abgerechnet

Achtung: Die Abgrenzung bei Abrechnungsfehlern gestaltet sich oft als schwierig, wenn es zur Anfechtung der Nebenkostenabrechnung kommt. Aufgrund des Interpretationsspielraums bei den falschen Betriebskostenabrechnungen ist die Rechtsprechung fallabhängig uneinheitlich. Es könnte zur Unterstellung einer vorsätzlich falschen Nebenkostenabrechnung kommen.

Einhaltung des Abrechnungszeitraums

Sie rechnen grundsätzlich nicht über mehr als zwölf Monate ab. Nach § 556 Abs. 3 Satz 2 muss innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraumes frist- und formgerecht abgerechnet werden. Ergeben sich Nachforderungen und wurde die Nebenkostenabrechnung verspätet zugestellt, müssen Ihre Mieter diese nicht ausgleichen. Etwas anderes gilt nur, wenn zu spät abgerechnet wurde und sich eine Gutschrift ergibt – Mieter haben auch dann noch Anspruch darauf.

Haben Sie eine Rechnungsposition vergessen und bleiben auf zu hohen Nebenkosten sitzen, die Sie eigentlich problemlos umlegen dürften, können Sie die Nebenkostenabrechnung korrigieren. Allerdings entfällt auch diese Möglichkeit der Nachforderung zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums. Bei bedeutend hohen Nebenkostennachzahlungen ist damit zu rechnen, dass der Mieter Widerspruch einlegen wird.

Nebenkostenabrechnung zu hoch: Das sind die Gründe

Die Gründe für zu hohe Betriebskostenabrechnungen sind also vielfältig. Oftmals geschieht dies durch Rechenfehler oder sogar Unwissenheit des Vermieters. Zu häufigen Irrtümern zählt die Annahme, dass einmalige Kosten wie Reparaturen am Objekt von den Mietern mitfinanziert werden. Das gilt auch, wenn diese Arbeiten von einem Hausmeister erledigt werden. Die Kosten liegen hier beim Vermieter, da es sich um einmalige Leistungen handelt. Hierzu gehört beispielsweise auch die Entfernung eines zu hoch gewachsenen Baumes. Die Mieter kommen lediglich für laufende Kosten der Hausverwaltung auf, wie beispielsweise Flurreinigung oder Gartenpflege. Damit die Nebenkosten nicht zu hoch angesetzt werden, müssen die einzelnen Leistungen zuordnungsfähig sein und Hausmeisterkosten dürfen nicht in Gänze umverteilt werden.

Sonderfall: Gewerbefläche im Haus

Gibt es im Mehrfamilienhaus eine Gewerbefläche, muss der jeweilige Gewerbeanteil herausgerechnet werden (Vorwegabzug). Erst danach dürfen Sie die Betriebskostenabrechnung vornehmen. Rechnen Sie dennoch ab, können die übrigen Betriebskostenabrechnungen zu hoch für die Mietparteien ausfallen. Der Vorwegabzug muss trotzdem auf der Nebenkostenabrechnung der übrigen Mieter erscheinen – ansonsten handelt es sich um einen formellen Fehler. Sollte durch die Mischnutzung des Hauses keine Mehrbelastung für Mieter entstehen, oder liegt die Mehrbelastung bei unter 15 Prozent, ist der Vermieter nicht gezwungen, gesondert abzurechnen.

Sollten jedoch wissentlich eine falsche Nebenkostenabrechnung erstellt und den Mietern zu hohe Betriebskosten in Rechnung gestellt werden, führt dies zu rechtlichen Folgen für den Vermieter. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn die Kosten einer leerstehenden Wohnung auf die restlichen Mieter umverteilt werden. Mieter können bis zu zwölf Monate nach Ende der Abrechnungsperiode Widerspruch einlegen, wenn die Betriebskostenabrechnung falsch aufgestellt wurde.

Nebenkostenabrechnung

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