Nebenkostenabrechnung

Was gehört in die Nebenkostenabrechnung? Eine Kontrolle der jährlichen Nebenkostenabrechnung lohnt sich

Nebenkosten sind einmal jährlich abzurechnen. Nachzahlungen werden erst fällig, wenn die Nebenkostenabrechnung richtig erstellt wurde und der Mieter genug Zeit zur Überprüfung hatte.

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Bei der Nebenkostenabrechnung muss der Vermieter bestimmte Mindestanforderungen einhalten. Die Gesamtkosten müssen geordnet zusammengestellt und der Verteilerschlüssel erläutert werden. Der Anteil des Mieters muss berechnet und dessen Vorauszahlungen abgezogen werden.

Inhalt der Nebenkostenabrechnung

Nebenkosten entstehen dem Eigentümer laufend durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes. Die Betriebskostenverordnung regelt die allgemein umlegbaren Betriebskosten. Diese können aber nur auf den Mieter umgelegt werden, wenn das im Mietvertrag vereinbart wurde. 

Die Zusammenstellung der Nebenkostenabrechnung muss übersichtlich sein. Einnahmen und Ausgaben sind aufzugliedern. Der betriebswirtschaftlich und juristisch nicht geschulte Mieter soll die umgelegten Kosten klar ersehen und überprüfen können.

Die Positionen der Nebenkostenabrechnung sollten möglichst genau bezeichnet werden. Unterschiedliche Positionen, wie Wasserversorgung und Strom oder Straßenreinigung und Müll müssen stets getrennt aufgelistet werden. Gleichartige Kosten, wie mehrere Versicherungen, dürfen in einer Summe zusammenfasst werden. Die Verwendung von Abkürzungen in der Nebenkostenabrechnung ist zulässig. Der Vermieter hat diese auf Verlangen zu erläutern.

Verteilerschlüssel und Mieteranteil

Der Verteilerschlüssel muss erläutert werden und nachvollziehbar sein. Die Betriebskosten des gesamten Anwesens müssen angegeben werden. In der Nebenkostenabrechnung muss klar erkennbar sein, wie sich daraus der Anteil des Mieters für die von ihm gemietete Wohnung errechnet. Wird der Verbrauch der einzelnen Wohneinheiten ermittelt, ist die Umlage nach den Messwerten zwingend. Dasselbe gilt, wenn die Kosten direkt einer bestimmten Wohneinheit zugeordnet werden, wie bei den Kabelgebühren. Im Übrigen können Mieter und Vermieter einen Umlageschlüssel für die Nebenkostenabrechnung vereinbaren. Wurde im Mietvertrag nichts vereinbart, schreibt das Gesetz die Umlage nach Wohnfläche vor. 

Bei einer Verteilung nach Wohnfläche müssen die Gesamtwohnfläche des Anwesens und die Fläche der betreffenden Wohnung aufgelistet werden. Bei einer Umlage nach Kopfteilen sind die Gesamtzahl der Personen und die in einer Wohneinheit lebenden Personen zu benennen.

Einsichtsrecht des Mieters

Zur Prüfung der Nebenkostenabrechnung hat der Mieter Anspruch auf Einsicht in die Rechnungsbelege und Gebührenbescheide. Will der Mieter die Belege einsehen, darf er eine Nachzahlung verweigern, bis er vom Vermieter Einsicht bekommt. Dabei genügt es, wenn der Vermieter einen Aktenordner mit den Belegen vorlegt. Der Mieter darf sich Notizen machen oder Belege abfotografieren.

Kopien muss der Vermieter nicht zur Verfügung stellen, außer die Einsichtnahme kann dem Mieter nicht zugemutet werden. Das ist der Fall, wenn Mieter und Vermieter heillos zerstritten sind oder die Einsichtnahme am Wohnort nicht möglich ist. Verlangt der Mieter Kopien, kann der Vermieter dafür 0,25 € bis 0,50 € pro Kopie verlangen.

Frist für die Nebenkostenabrechnung

Die Nebenkostenabrechnung erfolgt einmal jährlich für einen Abrechnungszeitraum von zwölf Monaten. Das Abrechnungsjahr muss nicht mit dem Kalenderjahr identisch sein. Nach Ende des Abrechnungszeitraums hat der Vermieter wiederum zwölf Monate Zeit, dem Mieter eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung zuzustellen. Ist diese Frist abgelaufen, muss der Mieter Nachzahlungen nicht mehr bezahlen. Er kann aber nach wie vor die Abrechnung der Betriebskosten sowie die Auszahlung eines Guthabens verlangen.