Mitarbeiter einstellen – das ist zu tun!

Sie haben sich für Ihren ersten Mitarbeiter entschieden und möchten ihn nun einstellen.
Erfahren Sie, welche Pflichten und Formalitäten auf Sie zukommen.

Arbeitsvertrag aufsetzen


Details im Arbeitsvertrag können Sie frei gestalten, allerdings sind gesetzliche Mindestanforderungen zu beachten:

  • Minimum 24 Urlaubstage
  • maximale Arbeitszeit pro Tag
  • Lohnfortzahlungen im Krankheitsfall etc.

Anmeldung des Mitarbeiters bei der Sozialversicherung


Die Anmeldung umfasst die Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung und Arbeitslosenversicherung. Zentrale Meldestellen für die Sozialversicherung sind die Krankenkassen. Hier werden die gesamten Sozialversicherungsbeiträge eingezogen und an die zuständigen Stellen weitergeleitet.

 

Die Meldungen zur Sozialversicherung und das Anfertigen der Beitragsnachweise sind nur elektronisch über ein Lohnabrechnungsprogramm oder die Software „sv-net“ möglich. Für die Software "sv-net" gibt es zwei Varianten:

 

  • sv.net/standard für die internetbasierende Online-Anwendung. Das Programm muss nicht auf dem Rechner installiert werden, kann allerdings auch keine Daten zwischenspeichern.
  • sv.net/classic, als Software für die PC-Installation.Die PC-basierte Lösung bietet die Möglichkeit, Meldungen sowie Firmen- und Personalstammdaten auf den lokalen PC-Systemen zu speichern.

 

Für die Nutzung von "sv.net/standard" geben Sie in den Browser Ihres PCs folgenden Link ein https://standard.gkvnet-ag.de/svnet, klicken Sie auf „Neuen Benutzer registrieren“. Jetzt können Sie das Anmeldeformular ausfüllen und absenden.

 

Die wichtigsten Angaben:

 

  • Sozialversicherungsnummer, die vom Rentenversicherungsträger vergeben wird. Besitzt Ihr neuer Mitarbeiter noch keine Sozialversicherungsnummer, erhält er sie automatisch mit der erstmaligen Anmeldung zur Sozialversicherung von der Krankenkasse.
  • persönliche Daten des Mitarbeiters (z. B. Name und Anschrift)
  • Grund der Meldung (z. B. Anmeldung wegen Beginn der Beschäftigung oder Beschäftigungszeiten)
  • Ihre Betriebsnummer
  • Angaben zu Beitragsgruppen, Art der Tätigkeit und Staatsangehörigkeit.

 

Meldefristen:  

 

  • innerhalb von sechs Wochen nach Aufnahme der Beschäftigung
  • bei folgenden Wirtschaftszweigen gilt die sofortige Meldefrist, spätestens aber bei  Beschäftigungsaufnahme: Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderungsgewerbe, Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe, Schaustellergewerbe, Unternehmen der Forstwirtschaft, Gebäudereinigungsgewerbe, Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen, Fleischwirtschaft

Beantragung einer Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit


Sobald ein Existenzgründer eine Person einstellt, muss er eine Betriebsnummer beantragen. Seit dem 1. Januar 2017 ist dafür ausschließlich der elektronische Weg zugelassen. Unter der URL  https://bno.arbeitsagentur.de/bns können Sie das entsprechende Formular ausfüllen und direkt absenden. Eine Gebühr wird nicht erhoben. Diese Nummer ist künftig der „Nachweis“ Ihres Unternehmens, den Sie für alle Meldungen und Zahlungspflichten an die Krankenkasse und Ihr Betriebsstätten-Finanzamt benötigen.

Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft (gesetzliche Unfallversicherung)


Unter der kostenfreien Rufnummer (0800 60 50 40 4) der Gesetzlichen Unfallversicherung können Sie sich informieren, welche Berufsgenossenschaft für Sie zuständig ist. Sie erreichen die Infoline von Montag bis Freitag zwischen 08:00 und 18:00 Uhr.


Das muss der Mitarbeiter vorlegen


Bevor der neue Mitarbeiter seine Arbeit bei Ihnen aufnimmt, sollten Sie die folgenden Unterlagen vollständig von ihm erhalten haben.

 

  • Geburtsdatum und Steuer-Identifikationsnummer
  • elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)
  • Sozialversicherungsausweis (enthält die Rentenversicherungsnummer)
  • Mitgliedsbescheinigung der aktuellen Krankenversicherung
  • Urlaubsbescheinigung des vorherigen Arbeitgebers
  • mögliche Unterlagen über vermögenswirksame Leistungen
  • Arbeitserlaubnis im Falle ausländischer Arbeitnehmer
  • ggf. Schwerbehindertenausweis

 

Mit Blick auf den Arbeitsbereich können weitere Nachweise erforderlich sein (z. B. eine Gesundheitsbescheinigung oder ein polizeiliches Führungszeugnis bzw. bestimmte Qualifikationsnachweise).


Lohnsteuer für den Mitarbeiter ans Finanzamt abführen


Als Arbeitgeber müssen Sie für Ihren Mitarbeiter die Lohnsteuer an das für Sie zuständige Betriebsstättenfinanzamt abführen. Das ist das Finanzamt, in dessen Bezirk sich Ihr Firmensitz befindet. Die Lohnsteuerkarte aus Papier gehört der Vergangenheit an. An ihre Stelle ist ein verpflichtendes elektronisches Verfahren getreten – das ELStAM (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale).

Wer seine Abrechnung nicht über einen Steuerberater laufen lässt, braucht ein Programm für die Lohnbuchhaltung, das ELStAM unterstützt. Die meisten Lohnbuchhaltungs-Programme verfügen über das sogenannte Lohnsteuermeldewesen. Wenn Sie Ihren ersten Mitarbeiter einstellen, müssen Sie sich einmalig als Arbeitgeber bei ELStAM registrieren. Danach können Sie jeden Mitarbeiter, den Sie künftig einstellen, bei ELStAM anmelden, um dessen Lohnsteuer korrekt abführen zu können.

Fazit:

Sobald Sie Ihren ersten Mitarbeiter einstellen, kommen neue Aufgabenbereiche und Anforderungen auf Ihre Firma zu. Ein wesentlicher Punkt ist die Lohnbuchhaltung. Hier werden die Lohn- und Gehaltsabrechnungen inklusive aller damit verbundenen Abgaben und Nebenkosten abgewickelt sowie die Stammdaten des Personals gepflegt.

Welche Art von Mitarbeiter passt zu Ihnen?

Ihr Geschäft läuft gut und Sie möchten weitere Mitarbeiter einstellen – herzlichen Glückwunsch! Aber: Wie finden Sie die neuen Kollegen? Nach welcher Art von Mitarbeitern sollen Sie Ausschau halten? Erfahren und besonnen oder jung und kreativ? Machen Sie jetzt den Schnelltest und finden Sie heraus, welche Mitarbeiter am besten zu Ihrem Unternehmen passen. Einfach pro Frage für eine Antwort entscheiden und auf das jeweilige Bild klicken:


Ich erstelle Anzeigen auf Job-Portalen. Für besonders wichtige Positionen engagiere ich einen Headhunter.

Ich nutze Vermittlungsportale von Hochschulen. Junge Absolventen sind schließlich hochmotiviert!

Ich nehme den Lebenslauf unter die Lupe – was hat der Bewerber vorzuweisen?

Anschreiben und Foto sind mir am wichtigsten, um einen persönlichen Eindruck zu erhalten.

Qualifikation und Erfahrung – ich möchte mich auf den neuen Kollegen verlassen können.

Sympathie und Lernfähigkeit – wer motiviert ist und gut ins Team passt, lernt schnell und ist offen für Neues.

Ich finde es gut, wenn neue Mitarbeiter selbstständig sind und sich möglichst schnell einfinden, ohne dass man ihnen alles erklären muss.

Für die Einarbeitung nehme ich mir viel Zeit, schließlich soll der neue Mitarbeiter mein Unternehmen gut kennenlernen.

Ich greife gern auf erprobte Muster zurück, die schon früher zum Erfolg geführt haben.

Ich bin innovativ und probiere gern etwas Neues aus. Nur so kommt man voran!

Meine Mitarbeiter sollen eigenständig, selbstorganisiert und erfahren sein. Das schafft Vertrauen und Verlässlichkeit.

Ich schätze Flexibilität und Neugierde. Ich wünsche mir Mitarbeiter, die nicht auf veraltete Methoden beharren.

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Sie setzen auf Selbstständigkeit und Vertrauen. Auf neue Mitarbeiter möchten Sie sich von Anfang an verlassen können, Professionalität und Erfahrung sind das Fundament, auf dem Ihr Unternehmen steht. Zu Ihnen passen Mitarbeiter, die mit Expertise und Knowhow das Geschäft voranbringen und auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf bewahren. Auf diese Kollegen können Sie bauen.

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Ist ein Mitarbeiter noch unerfahren, sehen Sie darin keinen Nachteil: Sie freuen sich über die Chance, ihn anlernen und „formen“ zu können, sodass er ganz individuell auf die Anforderungen Ihres Unternehmens reagieren kann. Zu Ihnen passen besonders junge Mitarbeiter wie Hochschulabsolventen oder gerade ausgelernte Fachkräfte, die motiviert ins Arbeitsleben starten und mit unkonventionellen Ideen die Firma voranbringen.


Das kostet ein Mitarbeiter - alternative Beschäftigungen

Neben dem Lohn kommen auch Nebenkosten auf Sie zu. Das sind Ausgaben für Arbeitgeberbeiträge zur Renten-, Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung in Höhe von bis zu 21 Prozent des Bruttolohns des Arbeitnehmers.


Alternative Beschäftigung
Das kostet ein Mitarbeiter
Minijob – unter 450 Euro monatlich Als Arbeitgeber zahlen Sie lediglich eine Pauschalabgabe von rund 30 Prozent an die Minijobzentrale der Bundesknappschaft.
„Midijob“ – 450,01 und 850 Euro monatlich Als Arbeitgeber zahlen Sie maximal ca. 21 Prozent des Arbeitsentgeltes als Lohnsteuer. Zuständig sind die jeweiligen Krankenkassen sowie das Finanzamt.
Teilzeitbeschäftigung  – 20 bis 30 Wochenstunden Bei diesem Jobmodell  müssen die Vor- und Nachteile im Einzelfall geprüft werden. Ein Nachteil ist unstrittig: bei Teilzeit entstehen nahezu dieselben Kosten wie bei einer Vollzeitstelle. Von Vorteil sind eine bessere Flexibilität bei Auftragsschwankungen sowie die höhere Motivation und Produktivität der Mitarbeiter.
 Studentenjobs Studenten aus einer relevanten Fachrichtung können viel frisches Wissen mitbringen. Sie sind nicht versicherungspflichtig in der Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung und daher kostengünstig. Liegt der Verdienst unter 400 Euro im Monat, entfällt auch die Rentenversicherungspflicht. Arbeitet ein Student hingegen mehr als 20 Stunden in der Woche, ist er sozialversicherungspflichtig. Tipp: Fragen Sie bei Studenten immer nach einem gültigen Immatrikulationsnachweis.

Einstellungszuschuss:

In der Anfangszeit können Sie die Personalkosten durch einen Einstellungszuschuss des Arbeitsamtes reduzieren. Voraussetzung für den Zuschuss: Sie stellen eine Person ein, die zuvor mindestens 3 Monate arbeitslos gemeldet war oder besonders schwer vermittelbar ist oder körperlich behindert ist.



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Den richtigen Mitarbeiter finden

Bewerbung
Vorstellungsgespräch Den richtigen Mitarbeiter finden
Sie erkennen eine gute Bewerbung daran, dass sich der Bewerber mit den zu erwartenden Aufgaben in Ihrer Firma auseinandergesetzt hat und seine entsprechenden Qualifikationen beschreibt. Wenn er bereits gearbeitet hat, sollte der Bewerber seine Arbeitszeugnisse hinzufügen. Haben Sie Fragen dazu, können Sie bei ehemaligen Arbeitgebern persönlich nachfragen. Nehmen Sie sich Zeit für die Vorbereitung: Nur wer genau weiß, was er sich vom Bewerber erhofft, kann im Gespräch gezielt Fragen stellen. Dabei zählt natürlich auch der persönliche Eindruck. Formulieren Sie immer offene Fragen, so bewegen Sie den Bewerber aus eigener Perspektive zu erzählen. Stellen Sie sich die folgenden Fragen: Wirkt der Bewerber auf Sie vertrauenswürdig? Erfüllt er die fachlichen Anforderungen in hohem Maße? Könnte er Ihre Firma so repräsentieren, wie Sie es sich wünschen? Können Sie sich vorstellen, täglich mit ihm zusammenzuarbeiten?Was sagt Ihnen Ihr Baugefühl?  

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