Die 13 häufigsten Abrechnungsfehler

Worauf Sie als Vermieter achten müssen

Mieter und deren Anwälte machen immer häufiger von ihrem Recht Gebrauch, Einsicht in Unterlagen zu fordern. Achten Sie deshalb darauf, dass alle Belege auf den Namen des Vermieters ausgestellt sind. Nebenkostenabrechnungen, die auf einen anderen Namen laufen, müssen vom Mieter nicht bezahlt werden.

Bedenken Sie des Weiteren, dass keine Nebenkostenabrechnung über rechtlich nicht zusammengehörende Objekte erstellt werden darf.

Zudem ist bei Eigentumswohnungen zu klären, welcher Umlagemaßstab der Abrechnung und Verteilung der Betriebskosten zugrunde liegt. Demgemäß berechnen sich dann die Kosten entweder nach Miteigentumsanteilen (Tausendstel) oder Wohnfläche.

Die 13 häufigsten Abrechnungsfehler

  1. Achten Sie auf die Nachvollziehbarkeit, Korrektheit und Vollständigkeit Ihrer Abrechnung.
  2. Versichern Sie sich, dass allen Mietern die Abrechnung zugänglich gemacht wurde.
  3. Halten Sie die Abrechnungsfrist ein. Sie darf 12 Monate nicht überschreiten. Alle abgerechneten Kosten müssen eindeutig diesem Zeitraum zuzuordnen sein. Stellen Sie die Nebenkostenabrechnung später als 12 Monate nach Beendigung des Abrechnungszeitraums, dürfen Sie im Regelfall keine Nachforderungen an Ihre Mieter stellen.
  4. Denken Sie daran, dass der Verteilerschlüssel für den Mieter transparent sein muss.
  5. Prüfen Sie, ob die abgerechneten Betriebskosten mit den im Mietvertrag vereinbarten übereinstimmen.
  6. Betriebskosten sind einzeln aufzuführen. Der Abrechnungspunkt „sonstige Betriebskosten“ weckt Misstrauen. Dennoch ist der Posten ‚sonstige Betriebskosten’ in der Abrechnung nicht vollkommen fehl am Platz. Müssen Dienstleistungen wie Dachrinnenreinigungen regelmäßig vorgenommen werden, dürfen derartige Aufwände unter der Rubrik aufgeführt werden. 
  7. Rechnen Sie nur umlagefähige Kosten ab. Beachten Sie, dass Verwaltungs- und Reparaturkosten nicht dazu gehören. Als umlagefähige Kosten gelten Wassergeld, Kosten für die Wasseruhr sowie finanzielle Aufwendungen für Wasseraufbereitungsanlagen. Kosten für die Müllbeseitigung, Straßenreinigung, die Heizung samt Wartung der Heizanlage, für Brennstoff und den Betriebsstrom sind weitere Bestandteile der Nebenkostenabrechnung. Steuern und Versicherungen wie Gebäudeversicherungen und Grundsteuern müssen genauso aufgegliedert werden wie Hausmeisterkosten, monatliche Kabelgebühren fürs Fernsehen (falls vom Vermieter angeboten) oder Kosten zur Haus- und Gartenpflege. 
  8. Kosten für leer stehende Wohnungen dürfen nicht umgelegt werden.
  9. Überprüfen Sie die angegebenen Quadratmeterzahlen der Wohnfläche.
  10. Vergewissern Sie sich, dass die Zählerstände rechtzeitig und korrekt abgelesen wurden.
  11. Die Heizkosten sind verbrauchsabhängig abzurechnen.
  12. Beachten Sie die abweichende Kostenabrechnung bei Ein- und Auszug und denken Sie an die damit verbundene Zwischenablesung.
  13. Prüfen Sie die von Ihnen eingeforderten Betriebskosten nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit.

Steuerliche Vergünstigungen

Vermeiden Sie Abrechnungsfehler, indem Sie überprüfen, wie sich der Fiskus an einigen Kosten beteiligt. Seit dem Jahr 2006 sind haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen durch den Staat begünstigt. Aktuell muss das Finanzamt für Handwerkerleistungen Kosten bis zu 1.200 Euro berücksichtigen. Haushaltsnahe Dienstleistungen fließen bis zum Wert von 4.000 Euro in die Steuererklärungen ein. Dementsprechend lässt sich die Steuerlast auf bis zu 5.200 Euro reduzieren. Um den Steuerabzug geltend zu machen, müssen Sie die Rechnungen via Banküberweisung beglichen haben. Beachten Sie, dass das Jahr der Zahlung für den Erhalt der Steuervergünstigungen von Bedeutung ist.  

Gesonderte Abrechnungen für besondere Umstände

Berechnen Sie die Betriebsnebenkosten in Abhängigkeit der Wohnfläche oder der Miteigentumsanteile, treten unter Umständen Probleme auf, wenn sich Gewerbebetriebe wie ein Friseur in einer Immobilie mit Mietern befinden. Beziehen diese Unternehmen ihr Wasser über den allgemeinen Hausanschluss, müssen besonders preisintensive Nebenkosten separat von Abrechnungen für die anderen Mieter getrennt werden. Verursachen die Gewerbe jedoch keine überdurchschnittlich erhöhten Nebenkosten, müssen Ihre Mieter diese ‚kleinen Ungerechtigkeiten’ in Kauf nehmen. 

Kopien für Mieter – ja oder nein?

Sie sind nicht gezwungen die Kopien über entstandene Nebenkosten der Abrechnung beizufügen. Nennen Sie Sozialwohnungen Ihr Eigen oder ist der Besuch in Ihrem Büro für Mieter unzumutbar (beispielsweise aus gesundheitlichen Gründen), müssen Sie Ihren Mietern entsprechende Kopien übersenden. 

Weitere Artikel