Nichtumlagefähige Kosten

Bis wann Mieter Fehler in der Betriebskostenabrechnung reklamieren können

Rügt der Mieter Fehler in der Betriebskostenabrechnung zu spät, muss er die Kosten dennoch tragen. Das hat der BGH entschieden und damit eine häufige Streitfrage geklärt.

Hat der Mieter Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung, so muss er diese dem Vermieter laut Gesetz bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitteilen. Nun hat der Bundesgerichtshof entschieden, wie mit den nichtumlagefähigen Nebenkosten zu verfahren ist, wenn die Frist zu Reklamation nicht eingehalten wird.

Der Fall: Betriebskostenabrechnung enthält grobe Fehler

Im Juli 2012 übermittelte der Vermieter die Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2011. In der Abrechnung verfuhr er so, dass er den Mietern in einem Anschreiben die Jahresabrechnung der WEG für das Jahr 2011 übermittelte. Die Jahresabrechnung wies die im Einzelnen berechneten umlagefähigen Kosten für die Wohnung aus. Daneben waren in der WEG-Jahresabrechnung aber noch weitere Kosten, wie die für Instandhaltung und Verwaltung ausgewiesen. Sie wurden ausdrücklich als nicht umlagefähige Gemeinschaftskosten bezeichnet. Zudem war die Instandhaltungsrücklage gesondert ausgewiesen. Der Vermieter übernahm den für die Wohnung errechneten Gesamtbetrag aus der Jahresabrechnung (umlagefähige Kosten, nicht umlagefähige Kosten, Anteil an der Instandhaltungsrücklage) in die Betriebskostenabrechnung. Von der Summe zog er Vorauszahlungen der Mieter von 2.100 Euro ab, obwohl die Mieter 2.800 Euro vorausgezahlt hatten. Die Betriebskostenabrechnung endete mit einer Nachforderung, die die Mieter auch zahlten.

Mieter reklamieren erst knapp zwei Jahre später

Im Mai 2014, also 22 Monate später, beanstandeten die Mieter erstmals, dass die Betriebskostenabrechnung Kosten von 790 Euro enthält, die nicht umlagefähig sind. Zudem wiesen sie darauf hin, dass Vorauszahlungen von 700 Euro nicht berücksichtigt waren. Sie fordern eine Rückzahlung von 1490 Euro. Der Vermieter entgegnete, die Mieter könnten nichts zurückfordern, weil sie die Fehler der Betriebskostenabrechnung nicht innerhalb eines Jahres nach Zugang gerügt und daher die gesetzliche Einwendungsfrist (§ 556 Abs. 3 Satz 5, 6 BGB) versäumt wurde. Die Mieter wandten dagegen ein, dass sich die Frist nur auf eine unkorrekte Abrechnung umlagefähiger Kosten bezöge. Es seien aber Kosten in Rechnung gestellt, die gar nicht umlagefähig sind (§ 556 Abs. 1 BGB).

Bundesgerichtshof: Nur ein Teil der reklamierten Kosten erstattungsfähig

In letzter Instanz entschied nun der Bundesgerichtshof in seinem Urteil (Az.: VIII ZR 209/15) am 11. Mai 2016 über den Fall: Die Mieter können nur einen Teil zurückfordern, und dies auch nur aufgrund einer Besonderheit des Einzelfalls.

Dabei folgte das Gericht weitgehend der Argumentation des Vermieters: Grundsätzlich  obliege es dem Mieter, gegenüber dem Vermieter Einwendungen gegen die Abrechnung bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Nach Ablauf dieser Frist kann der Mieter Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 6 BGB). Der Einwendungsausschluss gelte grundsätzlich auch für solche Kosten, die in der Wohnraummiete generell nicht auf die Mieter umgelegt werden können. Im vorliegenden Fall waren dies die Verwaltungs- und Instandhaltungskosten und die Zuführung zur Instandhaltungsrücklage. Durch diesen gesetzlich festgelegten Einwendungsausschluss soll erreicht werden, dass in absehbarer Zeit nach einer Betriebskostenabrechnung Klarheit über die Ansprüche besteht. Die beabsichtigte Befriedungsfunktion wäre nicht umfassend gewährleistet, wenn die Einwendung des Mieters, bestimmte Kosten seien generell nicht als Betriebskosten umlagefähig, auch noch nach Fristablauf erhoben werden könnte. Dies gilt umso mehr, als die Zuordnung zu umlegbaren und nicht umlegbaren Betriebskosten nicht immer eindeutig ist.

Ein Widerspruch zum Gesetz (§ 556 Abs. 1 BGB), wonach nur bestimmte Kosten laut Betriebskostenverordnung umlagefähig sind, besteht nach Ansicht der Karlsruher Richter nicht. Denn der Einwendungsausschluss setzt gerade voraus, dass auch eine an sich unrichtige Abrechnung Bestand hat, wenn der Mieter inhaltliche Einwendungen nicht rechtzeitig erhebt. Der Grund für die Unrichtigkeit der Abrechnung ist dabei nicht von Bedeutung. Ebenso wenig kommt es darauf an, ob im konkreten Fall überhaupt Streit besteht, ob die verspätet erhobenen Einwendungen berechtigt sind.

Warum dennoch ein Teil der falsch abgerechneten Kosten erstattet werden

Ausnahmsweise kann sich der Vermieter in diesem Einzelfall aber mit Rücksicht auf Treue und Glauben nicht auf den Einwendungsausschluss berufen. Im Abrechnungsschreiben hat sich der Vermieter nämlich auf die beigefügte WEG-Jahresabrechnung bezogen, in der die beanstandeten Positionen ausdrücklich als nicht umlagefähige Kosten bezeichnet sind. Damit hat der Vermieter aus Sicht der Mieter schon bei der Abrechnung zum Ausdruck gebracht, dass ihm diese Positionen nicht zustehen. Hieran muss er sich auch nach Ablauf der Einwendungsfrist festhalten lassen. Daher muss der Vermieter die zu Unrecht umgelegten 790 Euro zurückzahlen.

Nicht berücksichtigte Vorauszahlungen

Hingegen können die Mieter keine Rückzahlung weiterer 700 Euro verlangen, weil der Vermieter Vorauszahlungen in dieser Höhe nicht berücksichtigt hat. Die Betriebskostenabrechnung ist insoweit zwar unrichtig. Hier greift aber der Einwendungsausschluss, weil die Mieter diesen Fehler nicht spätestens zwölf Monate nach Erhalt der Abrechnung, sondern erst nach 22 Monaten gerügt haben.

Tipp für Vermieter

Das Urteil bestätigt die Ablauffrist, nach der Mieter ihre Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang dem Vermieter mitteilen müssen. Die Vermieter können daher in der Regel nach Ablauf der Frist aufatmen, sofern ihnen Fehler bei der Betriebskostenabrechnung unterlaufen sind. Dies gilt nicht für die Fehler, die wie im Fall, als klare Verstöße gegen den Grundsatz von Treue und Glauben angesehen werden können.