Büros, Lagerhallen, gastronomische Betriebe – Beim Vermieten von Gewerbefläche gibt es einiges zu beachten. Gewerbliche Mieter:innen genießen weniger Schutzrechte als private. Damit hast du mehr Gestaltungsspielraum. Außerdem ist die Versteuerung etwas komplexer, andere Unterlagen werden benötigt. Wir informieren dich in unserem Beitrag.
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Bei der gewerblichen Vermietung ist dein:e Mieter:in eine juristische Person, für die keine besonderen Mieterschutzrechte zutreffen. Du kannst das Vertragsverhältnis relativ frei aushandeln.
Die von den Mietinteressent:innen anzufordernden Unterlagen unterscheiden sich erheblich von denen einer privaten Vermietung.
Mit der Option auf Umsatzsteuerpflicht kannst du als gewerbetreibende:r Vermieter:n Kosten für Anschaffung, Herstellung und dem laufenden Unterhalt der Immobilie von der Vorsteuer abziehen.
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Unter Gewerbeimmobilien versteht man Räumlichkeiten, die gewerblich und nicht privat genutzt werden.
Als Zielgruppe kommen alle diejenigen infrage, die ein Gewerbe führen, angefangen von der Marketingagentur bis hin zur Fabrik für Solarmodule. Unterschieden werden folgende Typen von Gewerbeimmobilien:
- Büro vermieten, Geschäftshäuser vermieten
- Gastronomie
- Fabrikgebäude (bestehend aus Produktionstrakt, Büro, Lagerhalle)
- Freizeit Immobilien (wie z.B. Sportplätze und Fitnesscenter)
- Handelsimmobilien (z. B. Ladenlokale und Supermärkte)
- Logistikimmobilien (Material- und Warenlager)
- Spezialimmobilien (Reitställe, Tankstellen u.a.)
Bei der Vermietung einer Gewerbeimmobilie hast du viel mehr Spielraum bei der Gestaltung des Mietvertrages als bei einem Wohnraummietvertrag.
Bereits den Mietzins kannst du frei aushandeln mit dem:der Mietinteressent:in. Das ist ein entscheidender Vorteil, denn bei der gewerblichen Vermietung gilt die Mietpreisbremse nicht.
Ein weiterer Unterschied betrifft die Höhe der Kaution. Anders als bei privaten Mietverträgen können hier auch mehr als nur die ansonsten üblichen drei netto Monatsmieten verlangt werden.
Außerdem kannst du wahlweise einen unbefristeten Mietvertrag oder auch einen Vertrag mit Laufzeit abschließen und bist sicher vor Mieter:innen mit wenig Zahlungsmoral. Während der befristete Vertrag einfach ausläuft, kann der unbefristete Vertrag von beiden Parteien innerhalb der gesetzlichen Kündigungsfrist beendet werden, d. h. eine Kündigung bis spätestens zum dritten Werktag eines Quartals wird wirksam bis zum Ablauf des Folgequartals.
Du kannst den Konkurrenzschutz im Vertrag aufnehmen. Damit verpflichtest du dich, keine Räumlichkeiten an etwaige Konkurrent:innen zu verpachten. Allzu streng sollte die Auslegung allerdings auch nicht sein, damit du keine Probleme bekommst, Mieter:innen zu finden.
Nimm bei einem zeitlich befristeten Mietvertrag eine Klausel auf, die es den Mieter:innen erlaubt den Vertrag um jeweils ein Jahr zu verlängern. Bei längeren Vertragslaufzeiten empfiehlt es sich, automatische Mietzinserhöhungen in den Vertrag einzubauen. Im Pachtvertrag sollte die Nutzung der Immobilie so genau wie möglich festgelegt werden.
Wenn du eine Immobilie vermietest, erzielst du Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. Diese Einkünfte musst du mit deinem individuellen Steuersatz in der Einkommensteuererklärung versteuern.
Zu versteuern sind folgenden Positionen:
- Mieteinnahmen
- Einnahmen aus Umlagen wie Müllabfuhr und Wasser
Das Ergebnis reduziert sich um die Ausgaben:
- Kosten für die Vermietung (Reparaturen, Zinsen für eine Hypothek)
- Anschaffungs- und Herstellungskosten in der Höhe von 2 % für 50 Jahre
Beispiel:
+ Einnahmen Verpachtung inklusive Mehrwertsteuer 48.000 €
+ Einnahmen aus Umlagen 20.000 €
= Einnahmen gesamt 68.000 €
- abzüglich Abschreibung (2 %) 12.000 €
- abzüglich Erhaltungsaufwendungen 16.000 €
- abzüglich Zinsaufwendungen 18.000 €
= zu versteuernder Einnahmen 22.000 €
→ Einkommensteuer (persönlicher Steuersatz 37 %) 8.140 €
Durch das Verrechnen von Eingaben und Ausgaben ist die Steuerlast nicht so hoch. Es kann sogar vorkommen, dass die Einnahmen negativ sind, in diesem Fall werden deine Einnahmen aus anderen Einkunftsarten mit dem Verlust aus der Vermietung und Verpachtung verrechnet.
Bei der Berechnung der Gewinne muss zusätzlich unterschieden werden, ob der:die Vermieter:in eine Privatperson ist oder als Gewerbetreibende:r vermietet. Bist du gewerbetreibend, so solltest du die Umsatzsteuer nicht vergessen. Für dich ist es nämlich nachteilig, wenn du keinen Vorsteuerabzug aus der Anschaffung, Herstellung und dem laufenden Unterhalt vornehmen kannst. Deine Kosten kannst du dann nur als Teil der Miete oder Nebenkosten an deine Mieter:innen weitergeben. Diese wiederum können diese verdeckt weiterbelasteten Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen.
Daher ist es üblich, sich vertraglich auf die Option zur Umsatzsteuerpflicht zu verständigen und auf die Steuerbefreiung zu verzichten (§ 9 I UStG). Du berechnest also Miete und Nebenkosten mit Umsatzsteuerausweis an deine:n Mieter:in weiter, damit diese:r die Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen kann und im Idealfall nicht mit Kosten belastet wird. In diesem Fall musst auch du die Einnahmen aus der Vermietung inklusive der Mehrwertsteuer bei deiner Einkommensteuer angeben und versteuern.
Kurzzeitige Vermietungen von Seminarräumen oder Ferienwohnungen sind immer umsatzsteuerpflichtig!
Die Option zur Umsatzsteuerpflicht gilt insofern, als der:die Mieter:in das Objekt für Tätigkeiten benutzt, die ihn:sie zum Vorsteuerabzug berechtigen. Vor allem bei der Vermietung an Banken und Finanzdienstleister, Versicherungen, Ärzte oder Krankenhäuser ist daher eine Option meistens nicht gestattet. Auch die Untervermietung ist mit Vorsicht zu genießen. Trifft die Umsatzsteuerpflicht bei der Untervermietung nicht zu, schlägt sich das auf den Hauptmietvertrag nieder, der dann auch nicht mehr umsatzsteuerpflichtig ist.
Die Regelungen zu Umsatzsteuer sind komplex. Wir empfehlen dir, eine steuerliche Beratung in Anspruch zu nehmen, um deine gewerbliche Vermietung steuerlich einwandfrei zu gestalten.
Eine gewerbliche Vermietung ist nicht nur auf steuerlicher Ebene anders zu behandeln. Deine Mieter:in ist eine juristische Person und keine natürliche Person. Im Einzelnen bedeutet das, dass es sich beispielsweise um eine GmbH oder AG handelt.
Die GmbH kann nur von allen Geschäftsführer:innen gemeinschaftlich vertreten werden, die AG vom gesamten Vorstand – es sei denn, es wird eine Vertretungsbefugnis ausgestellt.
Neben all diesen Unterschieden müssen auch ganz andere Unterlagen von den Mieter:innen angefordert werden als bei einer privaten Vermietung.
- Wirtschaftsauskunft
- Selbstauskunft für Gewerbe
- Kopie/ Personalausweis Gesellschafter/Geschäftsführer
- Handelsregisterauszug
- Gewerbeanmeldung
- Mietvertrag mit Unterschrift auf jeder Seite inkl. Gesellschafter Zustimmungserklärung
- BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung), Bilanz, Jahresabschluss
- Nachweis Umsatzsteuerpflicht
- Umsatzsteuer/ Umsatzsteueridentifikationsnummer
- Beleg über Zahlung der Kaution
- Bestätigung über Betriebshaftpflichtversicherung mit Mietsachschäden
Nimm dir bei einem zeitlich befristeten Mietvertrag eine Klausel auf, die es erlaubt, den Vertrag um jeweils ein Jahr zu verlängern.
Die Option zur Umsatzsteuerpflicht gilt insofern, als der:die Mieter:in das Objekt für Tätigkeiten benutzt, die ihn:sie zum Vorsteuerabzug berechtigen. Vor allem bei der Vermietung an Banken und Finanzdienstleister, Versicherungen, Ärzte oder Krankenhäuser ist daher eine Option meistens nicht gestattet. Auch die Untervermietung ist mit Vorsicht zu genießen. Trifft die Umsatzsteuerpflicht bei der Untervermietung nicht zu, schlägt sich das auf den Hauptmietvertrag nieder, der dann auch nicht mehr umsatzsteuerpflichtig ist.
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Wenn man davon absieht, dass die gewerbliche Vermietung in Sachen Umsatzsteuer etwas sperrig ist, hat sie doch auch viele Vorteile.
Dies ist dem Umstand zu verdanken, dass der private Mieterschutz nicht greift, damit auch keine Mietpreisbremse, die Kaution nicht limitiert ist auf drei Monate, Instandhaltungskosten großzügiger in die Miete einfließen können und befristete Mietverträge möglich sind.
Wer sich nicht davor scheut, den Gestaltungsspielraum für sich zu nutzen, profitiert von zahlreichen Vorteilen und wenig Konfliktpotenzial, wenn er:sie faire Konditionen für beide Seiten auszuhandeln bereit ist.
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FAQ: Häufige Fragen zur Vermietung von Gewerbeimmobilien
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Wer sind die Mieter bei gewerblicher Vermietung?
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Wenn es um die Vermietung von Gewerbeflächen geht, kann es sich z. B. um ein Büro, eine Produktionsstätte, einen Laden, ein Lager, Einrichtungen für Sport- und Freizeitangebote, aber auch Gastronomie handeln. Genauso weit gefasst sind auch mögliche Zielgruppen für Gewerbeimmobilien.
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Was ist anders bei gewerblicher Vermietung?
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Bei einer gewerblichen Vermietung besteht ein Mietverhältnis mit einem: einer Gewerbetreibenden, einer juristischen Person. Basierend auf dieser Tatsache ergeben sich einige Unterschiede, angefangen von der Besteuerung, über die rechtlichen Regelungen im Mietverhältnis bis hin zu den Unterlagen, die ein:e Mietinteressent:in vorlegen muss.
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Welche Unterlagen müssen gewerbliche Mieter vor dem Einzug vorzeigen?
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Gewerbetreibende müssen bei Interesse an einer Gewerbefläche andere Unterlagen vorzeigen als private Mieter. Dazu gehören: Wirtschaftsauskunft, Selbstauskunft für Gewerbe, Handelsregisterauszug, Gewerbeanmeldung, BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung), Mietvertrag mit Unterschrift auf jeder Seite sowie Gesellschafter-Zustimmungserklärung.
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Was sind die Vorteile einer gewerblichen Vermietung?
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Bei der gewerblichen Vermietung kann der:die Vermieter:in die Höhe des Mietzinses frei verhandeln, die Höhe der Kaution darf höher sein als drei Kaltmieten, der Vertrag kann befristet werden. Auch kann der:die Mieter:in stärker an den Instandhaltungskosten beteiligt werden. Die gewerbliche Vermietung unterliegt keinem so starken Mieterschutz wie die private Vermietung.
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Ist die Vermietung an Gewerbetreibende umsatzsteuerpflichtig?
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Ist der:die Vermieter:in selbst gewerbetreibend, also umsatzsteuerpflichtig, kann die Vermietung einer Gewerbeimmobilie ebenfalls mit Umsatzsteuer einhergehen. Das bietet den Vorteil, dass Vorsteuerabzug aus der Anschaffung, Herstellung und dem laufenden Unterhalt vorgenommen werden können. Auch der:die Mieter:in kann vom Vorsteuerabzug profitieren, indem er:sie die Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend macht.
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