Büro-Organisation: wichtige Fragen für Existenzgründer

Unternehmensgründer stehen vor existenziellen Entscheidungen: Wage ich, mehr aus meiner Geschäftsidee zu machen? Kann ich davon leben und meinen bisherigen Job kündigen? Damit aus dem Businessplan ein Unternehmen wird, müssen nicht nur leidenschaftliche Mitstreiter gefunden werden, sondern auch die passenden Räumlichkeiten.

Die Technischen Regeln für Arbeitsstätten (ASR) geben Anhaltspunkte, wie viel Fläche ein Büromitarbeiter benötigt: Ein typischer Bildschirmarbeitsplatz im Großraumbüro sollte mindestens 18 m² groß sein. Die Quadratmeterzahl multipliziert mit der Mitarbeiterzahl ergibt die ungefähr benötigte Bürofläche. Viele junge Unternehmen planen, schnell zu wachsen, können sich aber nicht von Anfang an ein großes Büro leisten. Deshalb mieten sie Flächen an, die sie solange untervermieten, bis sie gebraucht werden. Vorübergehende Untermieter lassen sich schnell auf Onlineplattformen wie zum Beispiel dockboerse.de oder dasauge.de finden. Jede Untervermietung sollte vorher mit dem Vermieter abgesprochen werden. Weitere Richtwerte für Büroflächen finden Sie hier.

Bei der ersten Büroeinrichtung lässt sich sparen, indem Bürostühle und Schreibtische gebraucht angeschafft werden, zum Beispiel bei Onlineauktionen oder in Secondhand-Möbelläden. Mit handwerklichem Geschick können aus aufgebockten Holzplatten vom Baumarkt schnell Schreibtische entstehen. Sie bieten  gleich mehreren Kollegen Platz. Ein wenig Farbe und Lack und schon erhalten zusammengewürfelte Möbel einen einheitlichen und frischen Look.

Achten Sie vor dem Kauf darauf, dass sich die Arbeitsflächen gut reinigen lassen. Viele Oberflächen, die edel wirken, bestehen nicht den Praxistest. Denn im Büroalltag müssen Materialien größeren Belastungen standhalten als im privaten Gebrauch: An den Tischplatten wird über viele Stunden hinweg gesessen, auf dem Fußbodenbelag rollen täglich Bürostühle hin und her. Am besten, Sie lassen sich von einem Reinigungsexperten oder einem Innenarchitekten beraten, bevor Sie später regelmäßig für Spezialreinigungen zahlen müssen.

In einem Großraumbüro sollten Kollegen, die sich schnell abstimmen müssen, möglichst eng beieinandersitzen. Laut- und Stillarbeiter sollten dagegen weit entfernt voneinander arbeiten. Zusätzlich können Schallschutzwände aufgestellt und der Abstand zwischen den Mitarbeitern generell vergrößert werden. Auch Pflanzen schlucken den Schall und verbessern außerdem nachhaltig das Raumklima. Allerdings ist das Lärmempfinden von Mensch zu Mensch verschieden. Was manche nervt, nehmen andere nicht einmal wahr. Deshalb reichen nicht nur bauliche Maßnahmen, um den Geräuschpegel im Büro zu senken. Es empfiehlt sich auch, Verhaltensregeln aufzustellen:

• Handys lautlos stellen
• Leise und möglichst in abgeschirmten Bereichen telefonieren
• Längere persönliche Gespräche nicht am Platz, sondern in Meeting- oder Pausenräumen führen
• Niemand ruft laut quer durch den Raum
• Wer in Ruhe arbeiten will, kann sich mit Ohropax oder Kopfhörern ausklinken

Wer viel und lange arbeitet, muss sich im Büro wohlfühlen. Deshalb ist es gerade in Start-ups üblich, Getränke, Kaffee und Obst für alle anzubieten. Zum Wohlfühlen gehört aber auch die Sauberkeit. Orte wie die Kaffeeküche und Toiletten müssen täglich gereinigt werden. Andernfalls werden sie schnell zum Streitthema und belasten die Gemeinschaft. Für Existenzgründer ist es nicht einfach, die vielen kleinen Wohlfühlfaktoren abseits des Kerngeschäfts im Blick zu behalten. Das Office Management ist eine lästige Zusatzaufgabe, die meist nebenher bewältigt werden muss. Unser Tipp: Inzwischen gibt es verlässliche Dienstleister, die Getränke, Kaffee und Büromaterial ins Büro liefern und sich auch um die Reinigung kümmern.